現場や管理室での設備監視に不便さを感じている方は多いでしょう。従来の設備監視が抱える課題を解決する方法として、近年では「遠隔監視」が注目されています。

この記事では、遠隔監視の基礎知識からできること・メリット、遠隔監視システムを選ぶポイントまで幅広くお伝えします。設備監視の業務改善を実現したい方は、ぜひ参考にしてください。

1. 設備の遠隔監視とは

遠隔監視とは、遠隔地から設備の監視を可能にする仕組みのことです。センサーやカメラで収集した設備の情報を、インターネット経由でパソコンやスマートフォンから閲覧して監視する仕組みとなっています。

従来の設備監視といえば、担当者による目視点検、あるいは有線を用いたオンライン監視が主流でした。目視点検では担当者が現場へ行く手間が発生するほか、設備点検時に怪我のリスクがあります。また、有線によるオンライン監視も、社内ネットワークにアクセス可能な管理室などに担当者が常駐する必要があります。

このような設備監視では、場所・時間的な制約が大きく、担当者の負担も増大してしまいます。こうした課題をIoT（モノのインターネット）などの技術により解決するのが、遠隔監視です。

遠隔監視は、現場や管理室などに担当者がいる必要はなく、場所・時間を問わず監視できるため、効率的な設備監視が可能です。また、設備点検時に危険を伴う作業や、内部にアクセスしにくい設備の監視においても有効となります。企業活動に必要な設備や施設を管理する「ファシリティマネジメント」の一環としても、遠隔監視の重要性は高まっています。

2. 遠隔監視でできることとメリット

遠隔監視でできることは、主に次の3つです。

遠隔監視は、従来の設備監視と比べて監視業務を大幅に効率化でき、担当者の負担を減らせるのが大きなメリットといえます。以下では、遠隔監視でできることについて順番に解説します。

設備の稼働状況の確認

遠隔監視によって、遠隔地から設備の稼働状況を確認できます。従来は設備の稼働状況を把握するために、現場や社内の管理室などに担当者が常駐することが必要でした。

一方で、遠隔監視の場合は、センサーやカメラから収集した設備情報をどこでも見れるため、管理室に担当者が常駐する必要がありません。さらに、担当者が複数いる場合でも、各自のパソコンやスマートフォンから設備情報にアクセスできるため、効率的な情報共有が可能です。

現場やオフィスなどに捉われない監視業務を実現することで、リモートワークの促進にもつながります。結果として、担当者の負担軽減だけでなく生産性向上も期待できます。

データの収集・分析

遠隔監視は、効率的なデータの収集・分析を可能にします。複数の工場を持つ企業の場合、従来の設備監視では工場ごとに設備データを収集する必要があります。この場合、データを管理・分析する担当者を工場ごとに配置しなければなりません。また、全工場のデータを集約する際に、メールなどで情報共有することになるため手間がかかります。

その点、遠隔監視であれば各工場の設備データを無線通信で1か所に集約し、「設備監視システム」で一元管理できます。さらに、設備監視システムに搭載されたデータ分析機能を用いることで、従来よりも多くの知見を得ることが可能です。

例えば設備ごとの稼働実績を可視化・分析することで、ボトルネックとなっている工程を発見できます。遠隔監視は、工場におけるデータ活用基盤を強固にすることで生産ラインの最適化につながるのです。

異常の早期検知

遠隔監視を導入することで、設備の異常を早期検知することが可能です。担当者による目視での点検では、設備の異常を見逃すリスクがあります。また、有線によるオンライン監視でも担当者が管理室から離れていれば、異常の発見が遅れるでしょう。異常の発見が遅れることで生産ラインが停止する可能性があるため、企業にとって甚大な損失となりかねません。

一方で、遠隔監視の場合は、各工場・各設備の稼働状況を集約しリアルタイムに監視できます。あらゆる設備の挙動を可視化して稼働状況を把握できるため、異常があった場合でも迅速に検知できるのです。さらに、検出した異常は、メールなどで直ちに関係者へ情報共有されることから、故障した設備の修理などの早期対応が可能となります。

また、遠隔監視であれば、夜間に起きた異常でも素早く検知・対応できます。そのため、異常が起きにくい夜間の現場に担当者を配置する必要がなくなることから、大幅な人件費削減につながるでしょう。

3. 設備の遠隔監視システムを選ぶときのポイント

企業が遠隔監視システムを導入する場合、適切なシステムを選ぶことが大切です。遠隔監視システムを選ぶ際は、以下の4つのポイントを押さえておきましょう。

ここでは、各ポイントについて順番に解説します。

どんなデータを集めたいか

遠隔監視システムを選ぶ場合は、具体的にどのデータを集める必要があるのかを明確にしましょう。理由としては、どのようなデータを扱うのかによって個々のデータサイズや全体的なデータ量が異なり、それに伴って運用コストが変動するためです。

例えばシステムの稼働ログを監視・収集だけ行うのであれば、データ量が少なくコストを抑えやすいでしょう。一方で、画像・映像データを収集する場合はそもそものデータサイズが大きいため、運用コストが上がるほか、センサーやカメラの設置などに対するイニシャルコストが発生します。

そのため、設備ごとに収集すべきデータを明確にすることで、コストを最適化することが可能なのです。自社の必要なデータを選りすぐった上で、適正なコストで収集できる遠隔監視システムを選びましょう。

システムが現在の設備に対応しているか

自社で使用している設備に対応した遠隔監視システムであるかどうかについても、遠隔監視システムを選ぶ際に重要なポイントです。

設備からデータを収集する際には、無線通信を行うことになります。しかし、設備の通信規格が古かったり、独自の通信規格を採用したりしている場合など、遠隔監視システムによっては無線通信が行えない事態になりかねません。このような事態を防ぐためには、遠隔監視システム導入前に必ず対応している設備を確認することが大切です。

とはいえ、遠隔監視システムによってデータを一元管理したい場合、データ収集の対象となる設備全てが遠隔監視システムに対応している必要があります。それゆえに、対応している設備に買い替えたり、ハードウェア・ソフトウェアの追加導入が必要になったりとコストが増大する可能性があるため注意しましょう。

費用はいくらかかるか

遠隔監視システムの導入・運用には、さまざまなコストが発生します。コストは企業の導入条件によって大きく変動するため、明確な費用をホームページなどで記載していない製品も少なくありません。まずは、見積依頼や問い合わせにより費用をしっかり確認しましょう。

遠隔監視システムにかかる主な費用は、下記の4つです。

製品によって料金体系は異なりますが、遠隔監視システムのソフトウェア自体に導入コストが発生する場合が多いです。また、IoT端末を設備に取り付ける際にも導入コストが発生するとともに、導入後にもIoT端末1台ごとに利用コストが生じる場合があります。IoT端末のスペックや数量によって、こうしたコストは変動するでしょう。

さらに、日々のデータ通信にもコストがかかります。利用量に応じて料金が決まる「従量課金制」の場合は、データ通信量が増えるほど通信コストも増大します。製品や利用プランによっては、定額の場合もあるでしょう。

収集したデータを管理するためには、サーバーも必要です。オンプレミス型システムの場合には、サーバー設置の初期費用がかかります。クラウド型システムであればサービス提供者のサーバーを利用できますが、利用料金にはサーバー代が含まれるのが一般的です。

セキュリティは安全か

遠隔地から設備データにアクセスする際は、サーバー・個人端末間のデータ通信が発生します。インターネットを経由することになるため、データの盗聴や改ざんといったセキュリティ面のリスクが避けられません。

万が一にもデータが流出するようなことがあれば、企業にとって甚大な損失が生じます。このような事態を防ぐためにも、セキュリティ性の高い遠隔監視システムを選ぶことが大切です。SSL通信などによりデータを暗号化できるか、セキュアな通信規格を利用できるかなどを導入前にチェックしましょう。

4. 急コールがおすすめの理由

遠隔監視システムを相応な費用で導入したものの、いざ異常が発生したときに素早く対応できなければ、生産ラインの停止による甚大な損失が生じる可能生があります。とはいえ、遠隔監視システムの中には、異常検知時にメールでの連絡しか行われない製品も少なくありません。メールは担当者の確認が遅れる可能性があるほか、業務連絡に紛れて見逃してしまうリスクがあります。

このような事態を防ぐための有力な手段となるのが、ワイドテック社が提供している「急コール」の導入です。急コールとは、大事なメールを電話でお知らせするクラウドサービスのことです。特定のメールをスピーディーに抽出し関係者へ電話で通知してくれるため、メールの見逃しを防げるとともに、異常に対して迅速な対応が可能となります。

そのため、急コールを遠隔監視システムと併用すれば、異常検知から担当者への通知受け取りまでのフローを限りなく最短化できるのです。また、優先順位をもとに電話をかける「順次架電」と、複数の担当者へ一斉に電話をかける　「一斉架電」が選べますので、適切な担当者へ確実に知らせることができ、遠隔監視システムの補完機能に有効な、急コールの導入がおすすめです。

5. まとめ

遠隔監視とは、遠隔地から設備の監視を可能にする仕組みのことです。インターネットを経由して自宅などから設備の稼働状況を確認できるため、担当者の負担軽減につながります。また、リアルタイムで設備の異常を検知することも可能です。

遠隔監視システムにより「予知保全」を実現するためには、異常を人に素早く伝える仕組みが必要となります。それを実現させるためには、異常検知メールを受けて関係者へ自動で電話をかける「急コール」の導入がおすすめです。遠隔監視システム導入と急コールの併用により、大規模な業務改善を図れるとともに、大幅な人件費の削減が可能になります、ぜひ急コールの導入をご検討ください。

自動電話通報は、特定のメール着信を自動的に電話通報で知らせてくれるもので、夜間のトラブルや顧客対応などのシーンで活用されています。人による対応が必要であった電話連絡の業務に導入すれば、スピードアップや効率化とともに、人件費の負担を軽減することにも繋がるでしょう。

この記事では、自動電話通報の概要やメリット、活用事例について紹介します。併せて、メール見落としのリスクに対応できる自動電話通報サービス「急コール」の特徴も詳しく解説いたします。
ぜひ参考にしてみてください。

1. 自動電話通報とは

自動電話通報は、指定されたメールの受信時に自動的に電話で通知を行うシステムです。これにより、重要なメールを見逃すことなく、迅速に対応することが可能になります。

自動電話通報は、通信技術と自動化の進化により実現されており、その具体的な動作と利点について詳しく見ていきましょう。

自動電話通報の仕組み

自動電話通報の仕組みは、事前に設定された条件に基づいて自動的に電話がかかるようなシステムです。このシステムは、迅速かつ正確に情報を伝達するために設計されています。手動での連絡が不要なため、時間と手間を大幅に削減できます。

例えば、サーバーの異常を検知した際に、運営担当者へ自動で電話がかかり、即対応が可能です。また、災害時に特定の緊急連絡先に自動で通報することもできます。このような自動電話通報の導入により、タイムリーかつ効率的に情報伝達が行われ、業務の効率化が図れます。

自動電話通報の使われ方

自動電話通報の多くは、緊急時の対応の迅速化と省力化を目的に使われます。

例えば、システム障害が発生した際には、設定された条件に応じて自動的に障害通知が行われ、運用担当者が迅速に対応できます。これにより、システムダウンの時間を最短に抑えることが可能です。深夜に発生する問題に対しても24時間365日対応可能な体制を構築できます。

また、自動電話通報は、メールやSMSの連絡手段と連携させることも一般的です。特に、重要な通知を見逃さないよう、複数の連絡手段を組み合わせることで、確実な情報伝達が行われます。

電話対応のDX化が実現

電話対応のデジタルトランスフォーメーション（DX）にも、自動電話通用を活用することができます。

例えば、自動電話通報サービスを導入することで人件費やヒューマンエラーの削減が可能となり、業務効率を向上させることができます。企業にとってのコスト削減へも繋がるでしょう。さらに、顧客からの問い合わせに迅速かつ的確に対応することができれば、顧客満足度の向上も見込めます。DX化により、企業はより効率的かつ効果的な電話対応を実現し、競争力を高めることができます。

2. 自動電話通報のメリット

自動電話通報システムは、現代のビジネス環境で非常に有効なツールです。さまざまなメリットがあり、企業の業務効率を大幅に向上させることができます。ここでは、自動電話通報システムの主なメリット

について、それぞれ具体的にどのような利点をもたらすかを説明していきます。

対応時間が早くなる

自動電話通報によって自動化されたシステムは、手動操作による遅延を防ぎ、即座に情報を伝達できるため、対応時間が飛躍的に向上します。

例えば、緊急時に自動電話通報システムが作動することで、瞬時に関係者全員に通知が行き渡り、迅速な対応や情報共有が可能になります。これは災害時やシステム障害発生時において、問題の早期解決に大いに貢献します。

また、コールセンターやデータセンターが24時間体制で稼働している場合でも、迅速な対応が必要となるシチュエーションにおいて、自動化された通報システムの活用は、人手による対応の必要が減り、コスト削減や運用効率の向上が期待できます。

さらに、特定のメール受信に対して自動電話通報を設定することで、重要な情報を見落とすリスクも軽減されます。例えば、サーバー障害やネットワーク機器の異常を即時に通知することで、問題発生時の初動対応がより迅速に行えるようになります。こうした機能は、企業のシステム運用や保守においても非常に重要な役割を果たします。

省人化によるコスト削減

自動電話通報システムによる自動化は、人的リソースの削減につながります。
24時間対応が求められるカスタマーサポートセンターでは、夜間のシフト要員を減らすことができ、給与やその他労務費を節約できます。自動電話通報システムの導入は人件費の削減に大きく寄与し、企業のコスト効率を向上させます。しかも、深夜や休日など、人手が足りない時間帯でも対応が可能となるため、顧客対応の質を落とさずに業務を継続することができます。

さらに、

総じて、自動電話通報システムは、業務の効率化とコスト削減を同時に実現する強力なツールです。省人化によるコスト削減効果は、企業の競争力を高め、持続可能な成長を支援します。このようなシステムの導入は、今後さらに多くの企業で重要な経営戦略の一環として推進されるでしょう。

メールの見落とし予防

重要なメールの見落とし防止にも、自動電話通報システムが効果的です。
具体的な例として、取引先からの緊急のメール通知がある場合に、自動電話通報システムを通じて担当者へ直接電話がかかってくる仕組みがあります。これにより、受信漏れを心配することなく、迅速に対応することが可能となります。

この自動電話通報システムは、既存のメールシステムと簡単に連携できるものが多く、柔軟な運用が実現します。

3. 自動電話通報の活用事例

ここでは、実際に自動電話通報サービスの活用事例を紹介します。今回紹介する活用事例は以下の3つです。

上記の項目からも、幅広い産業で自動電話通報サービスが活用されていることが見受けられます。まず1つ目の活用事例「在宅にシフトしたコールセンター」から見ていきましょう。

在宅にシフトしたコールセンター

さまざまな職種でコールセンターも含め、夜間のバックヤード業務の無人化を進めています。その際には、RPA（Robotic Process Automation）といわれる、人が担っていた業務をルールエンジンやAIが代行し、自動化することが一般的です。

この無人化の懸念点は、サーバーエラー時に発見が遅れやすいため、迅速に対応できない点が挙げられます。そこで自動電話通報サービスを導入することで、夜間にサーバーエラーなどが発生した場合も、速やかに担当者へ電話で連絡ができる仕組みを構築できます。それゆえに、夜間に掛かる人的コストの削減にも繋がります

どこよりも早く対応！ポータルサイト運営

不動産取引業のポータルサイトで自動電話通報サービスを活用することで、他社よりも早く対応することが可能です。

不動産ポータルサイトには、基本的に「一括査定機能」と呼ばれるものが備わっており、お客様は複数の不動産会社に対して、問い合わせメールを一斉に送信できます。その仕組みに自動電話通報サービスを導入することにより、そのお客様からの問い合わせメールに対して、競合他社よりも迅速に対応できるようになります。

大手の不動産会社の中には、メール画面の前に専門オペレーターが常に待機して、すぐに折り返し連絡できる体制を取っている会社も少なくありません。しかし、小規模の企業ではそのような体制を実現することが難しいものですが、自動電話通報サービスを導入することで、余分な人件費や工数を割くことなく、迅速に対応できる体制を整えることが可能になります。

動物の危機を察知し損失を防ぐ

畜産業において、出荷間際になると牛の体が大きくなることから、自力で立ち上がることができない「起立困難状態」に陥ってしまう牛がいます。「起立困難状態」が長引くと牛は窒息死してしまうため、出荷することで得られるはずの利益がなくなるばかりか、飼育に掛けた餌代や人件費も無駄になってしまいます。

牛の採食や起立、歩行状態などをセンサーで観察できるIoTシステムと自動電話通報サービスを併用することで、起立困難アラートメールを自動電話通報サービスが読み取り、迅速に電話で連絡してくれるシームレスなシステムを構築できます。

4. 自動電話通報システムの導入について

現代のビジネス環境では、迅速な情報共有と効率的な運用が求められており、自動電話通報システムの導入は、企業や組織にとって多大な利点をもたらします。

迅速な情報共有と運用効率の向上がメリット

自動電話通報システムの導入により、迅速な情報共有と運用効率の向上が実現します。

例えば、企業や組織において非常時にシステムが自動的に関連部署へ電話通知することで、必要な対応がすぐに開始されます。これにより、短縮された対応時間が損害を最小限に抑え、迅速に問題を解決する手助けとなります。また、企業の業務プロセスが自動化されることで、人手不足の問題も解消でき、リソースの効率的な利用が可能となります。オフィスから遠隔地まで一元管理ができ、どこからでも同じ対応が可能となります。

自動電話通報システムの導入により、各プロジェクトや業務フローが自動化され、確認作業や手動の連絡手段にかかる時間と手間を大幅に削減できます。これにより、管理者や担当者は重要な業務に集中でき、全体的な生産性の向上に寄与します。特に緊急時には、システムが摩擦なく情報を伝達できるため、ミスや遅延が発生しにくくなるのです。

導入前の準備に必要なプラットフォーム選択

自動電話通報システムを選択する際には、自社のニーズに合わせたステークホルダーの要件とコスト、セキュリティのバランスを慎重に評価することが重要です。各々のシステムの利点と課題を理解し、特定の事例や利用目的によって最適な解決策を見つけることで、業務の効率化や迅速な対応が期待できます。

クラウドベースとオンプレミスのシステムについて、それぞれの強みが異なることをご紹介します。

クラウドベース

クラウドベースのシステムは、インターネット経由でシステムにアクセスできるため、初期投資が比較的少なくスケーラビリティに優れています。これにより、企業は必要に応じてリソースを迅速に拡張できるため、リモートワークのような柔軟な労働環境にも適しています。

コストについては初期費用の負担が軽い反面、月額利用料などのランニングコストがかかる点に注意が必要です。

また、クラウドサービスプロバイダーがデータのセキュリティやバックアップを担当するため、運用管理が簡便な点はメリットです。

オンプレミス

オンプレミスシステムは自組織内で管理することが前提となっているため、高いセキュリティとカスタマイズ性を提供します。例えば、金融機関や政府機関など、高いデータ保護が求められる業界で多く使用される傾向にあります。

ですが、オンプレミスシステムは初期コストが高く、システムの運用や保守における負担が大きくなります。担当者はネットワーク機器やサーバーの管理も行う必要があるため、専門知識が求められることが多くあります。

5. 自動電話通報サービス「急コール」

ここからは、自動電話通報サービス「急コール」の特徴や導入事例について紹介します。「急コール」の大きな特徴は、メールの有無を1分間隔で確認してくれるとともに、既定のキーワードが含まれていた場合、メールを受信してから最短15秒で担当者へ自動的に電話連絡してくれることです。担当者の回答はボタンプッシュで簡単にできるため、スピード感のある対応へと繋がります。

急コールの概要

自動電話通報サービス「急コール」は、企業や個人が重要なメールを見落とすことなく対応できるように設計された革新的なツールです。このサービスの基本機能を理解することで、業務の効率化や迅速な対応が可能となります。

急コールの主要な機能の一つは、特定のメールを受信した際に特定の電話番号に自動で通報する機能です。例えば、データセンターやコールセンター運用中に緊急のメールを受け取った場合でも、即座にメールの受信を電話で通知されることで迅速な対応が可能になります。この機能によって対応の迅速化が図れるだけではなく、メールの見落としによる重要な問題発生を未然に防ぐことができます。

柔軟な設定

さらに、急コールの利用者は、通報先の電話番号や通知方法を柔軟に設定することができる点が大きな特徴です。ユーザーは、特定の条件に応じて通知方法を設定し、複数の連絡先を登録することが可能です。これにより、24時間365日の体制で緊急対応が求められる現場でも、確実な連絡が取れるようになります。

クラウドのため導入が簡単

また、急コールはクラウドベースのサービスとして提供されているため、専用のハードウェアやソフトウェアのインストールが不要です。このため、初期導入の手間を大幅に軽減し、運用開始までの時間を最短に抑えることができます。さらに、クラウドサービスの特性を活かし、常に最新の機能やセキュリティ対策が適用されるため、安心して利用できます。

例えば、緊急事態が発生した際に対応可能なスタッフが深夜に自宅で待機している状況でも、急コールを利用することで即座に電話通知を受け取り、迅速に対応が可能になります。これにより、企業の信頼性を保ち、顧客満足度を高めることができます。

急コールの機能を最大限に活用することで、企業や個人は業務の効率化を図り、重要な通知を見逃さず、迅速かつ的確な対応を実現できます。このように、自動電話通報サービス「急コール」の導入は、現代のビジネス環境において不可欠なソリューションとなり得るのです。

利用方法

「急コール」を利用するにあたり、事前にサーバーを用意したり、専用の設備を導入したりする必要はありません。「急コール」お問い合わせフォームから、必要事項を入力しお申し込みいただくと、お客様アカウント用の「お客様ID」「パスワード」「ログイン画面URL」と併せて、1架電パターンが提供されます。ログイン画面では、上記のIDやパスワードを使ってログインします。その後、受信メールの解析用キーワード、担当者リストの電話番号などを設定すれば運用が開始できます。

まずは無料のデモ環境を2週間お試しいただき、急コールの機能や使い勝手についてぜひご確認ください。

お申し込みや詳細はこちらからご確認ください：「急コール」導入フロー

導入事例

出版物、レンタル物品など幅広い分野の物流事業を手掛ける株式会社学研ロジスティクス様では、夜間のバックヤード業務の無人化を図るため、エラーメールの見落としに対する課題を解決する必要がありました。従来は、常にスタッフがいたため、サーバーエラーなどが発生しても気づくことが可能でした。しかし、自動化に伴い導入したRPAでは、エラーメールによる通知はしてくれますが、人間側のチェック次第で見落としてしまう恐れもあります。

そこで複数の自動電話通報サービスを検討したところ、導入が簡単で、かつ負担が少ない「急コール」が選ばれました。サーバーエラーの発生頻度は少ないものの、対応の遅れは大きな損害をもたらしますが「急コール」の導入によってエラーメールの見逃しを防ぐことができました。今後の展開としては、夜間のサポートツールだけではなく、日中の入出庫管理のエラーメールなどにも「急コール」を活用したいとのことです。
事例の詳細はこちら：「急コール」の強力バックアップでRPA業務が“100％”に近づく

6. 自動電話とアラートシステムの未来と進化

自動電話とアラートシステムは、現代のビジネスや生活の中で重要な役割を果たしています。これらの技術は、今後どのように進化し、未来にどんな影響を与えるのでしょうか。

AIと自然言語処理の統合の可能性

AIと自然言語処理（NLP）の統合は、今日の技術革新の中で欠かせない要素となっており、さまざまな分野で革命的な変化をもたらしています。自然言語処理は、人間が日常的に用いる言葉を理解し、処理する技術であり、これがAIと統合されることで高度な情報解析や自動化が実現されます。

例えば、カスタマーサポートでは、自然言語処理を用いたAIチャットボットが顧客の質問に迅速かつ正確に応答し、人間のオペレーターの負担を大幅に軽減することができます。これにより、24時間対応が可能となり、顧客満足度の向上に寄与します。また、AIの学習能力により、時間が経つにつれて応答の精度も向上し、よりパーソナライズされたサポートを提供することができます。

さらに、AIと自然言語処理の統合は、自動化技術の進化を牽引し、多くの業界において労力の節減と効率化をもたらします。医療分野では、患者の症状を迅速に解析し、適切な医療アドバイスを提供したり、金融業界では、不正取引の検知や投資アドバイスの自動化が進められています。

AIと自然言語処理の統合は、単なる技術革新に留まらず、日常業務の中での適用も拡大し続けており、これにより多くの分野での業務効率が向上し、新たな価値が創出されています。この技術の進化は、上述の分野や用途に限らず、自動電話やアラートシステムにさらなる進展と利便性の向上が期待されています。

物理セキュリティシステムとの統合展望

自動電話通報システムは、カメラやドア、窓のセンサーといった物理セキュリティシステムと統合することで、さらなる効果を発揮する可能性があります。

例えば、ドアや窓のセンサーが侵入者を検出した場合、自動的に管理者やセキュリティサービスに即座に通知が行われます。これにより、侵入者に対する初動対応がスムーズに行われ、大きな事故や損害を未然に防ぐことが可能となります。また、このようなシステムは24時間365日稼働し、人手による監視の負担を大幅に軽減することができます。

実際の運用例を挙げると、夜間や週末のビル管理において、物理セキュリティシステムのアラームが作動した場合、自動電話通報システムが管理者に緊急通知を行い、速やかに現場確認を促します。これにより、迅速かつ適切な対応が可能となり、安全性が確保されます。

今後ますます需要が高まるであろうこのシステムは、さまざまな場面でのリスク管理において重要な役割を果たすでしょう。

7. まとめ

自動電話通報サービスは、アラートメールにキーワードを指定することで、自動的に架電してくれるサービスです。導入すれば、省人化によるコスト削減や、メールの見落とし予防など多くのメリットがあります。既存のアラートメール通知システムと組み合わせれば、活用できる分野はさらに大きく広がるでしょう。

連絡情報解析＆通知システムの「急コール」は、「架電パターン設定機能」や「発信情報設定機能」などの機能を持ち、簡単に利用が開始できます。また、メールを受信してから最短15秒で、登録済みの担当者へ正確に架電してくれるため、スピード感のある対応はもちろん、トラブル対応の品質向上などの効果も期待できます。自動電話通報サービスに興味を持っているという方は、ぜひ「急コール」の導入をご検討ください。

日々の業務に追われるあまり、メールの見落としで悩んでいる方も多いのではないでしょうか。特に、入社したばかりの会社であれば優先すべき業務が山積みで、ついついメールの確認を後回しにしてしまいがちです。メール見落としを防ぐためには、メールフォルダーの工夫や見落とし対策ができるツールの活用などが不可欠です。

そこで今回は、メールを見落とす原因やトラブル事例の紹介と併せて、メールの見落とし対策についても解説します。さらに、おすすめの防止対策ツールも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

1. メールを見落としたことで発生したトラブル事例

ここからは、メールを見落としたことで発生したトラブルについて以下の3つの事例を紹介します。

まずは、1つ目のトラブル事例を確認していきましょう。

システムダウン！真夜中のサーバー監視業務でトラブル

自社の提供しているサービスが24時間対応の場合、深夜にトラブルが発生することもあります。その際には、メールでエラーが発生している旨を自動的に通達されるように設定されています。しかしこの事例では、システムのサーバー監視中にエラーが発生した際の通知メールに気づかずに、対応が遅れてしまいました。

システムダウンなどのエラーは年に数回と頻度自体は低いものの、仮にエラー状態のまま翌朝を迎えてしまうと、夜間のデータ転送作業が止まるなど甚大な損害をもたらしてしまいます。

メールの見落としでまさかの失注！

ポータルサイト経由でお客さまから見積り依頼や問い合わせが来るシステムの場合、競合他社よりも迅速に連絡対応することが重要です。この事例では、お客さまからメールを受信したまま1時間近く気づかず、結果的に問い合わせ案件は失注してしまいました。
また、重要メールの見落としから既存のお客様の信頼を失ったり、場合によっては取引自体が中止になってしまったりする場合もあります。

一般的に、初動が早いほど商談に持ち込める傾向にあるため、メール受信に気づかないことは企業にとって大きな損失に繋がることもあります。

社内評価ダウン！あのメールさえ見ていれば…

顧客のメールだけではなく、会社内でも日々多くのメールがやり取りされています。上司にとってみれば、メールは「見て当たり前」のものであるため、部下がメールを見落としてしまうことは、職務に対する怠慢と取られても仕方ありません。

社内評価が下がるだけではなく、優先されるべきだった業務がスケジュールを圧迫してくる可能性もあります。メール確認を後回しにせず、迅速に処理していくことが重要です。

2. メールを見落とす原因

万が一、メールを見落としてしまうと以下の事態を招く恐れがあります。

これらのトラブルの原因にもなってしまうメールの見落としは、なぜ発生するのでしょうか。この項目では、メール見落としの原因となる以下3つの内容について紹介します。

例えば、「確認・返信の時間を確保していない」や「後回しにしてしまう」という項目は、メールチェックを不要にすることで見落としが解消できるでしょう。また、「メールが多く整理できていない」という項目に関しては、フィルタリング機能の活用で解決へと導くことができます。

また、これらの原因を解消するために、メール見落としを防ぐツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。適切なツール選定を行うためにも、3つの原因について詳しく見ていきましょう。

確認・返信の時間を確保していない

1日の業務スケジュールの中に、メールの確認・返信に要する時間を確保していないと、未読のメールは溜まる一方です。その膨大なメールを短時間で一気に確認しようとすると、重要度の高いメールを見逃す可能性も高まりやすくなります。

改善するには、メールの確認・返信の時間を決まったルーティーンで確保すると良いでしょう。例えば、1日の始業と終業の30分間だけメール確認をするなど、メールの確認・返信に充てられるようにスケジュールを組んでおくことで、毎日の習慣になります。

メールが多く整理できていない

受信するメールの数が多い場合に、フォルダー分けなどをしていないケースもメール見落としの原因になります。優先度の高い顧客や上司からの大事なメールが、営業メールやメールマガジンの中に埋もれ、見落としてしまう恐れがあるためです。

メールを整理するために、まずはフォルダーの振り分けを行いましょう。フリーメールでも自動的にフォルダー分けができる機能が基本的にありますので、設定だけすれば後は自動でやってくれます。これにより、優先度の高いメールがフォルダーで一目瞭然に分かることに加えて、大事なメールを探し出す手間も省けます。また、目を通す必要のないメールマガジンは配信停止の手続きを行うこともおすすめです。

後回しにしてしまう

メールを確認する時間を確保しても、返信を後回しにすると、返信自体を忘れてしまうこともあるため注意が必要です。そのため、忙しい時間帯であってもメールを確認次第、可能な限りすぐに返信するように心がけましょう。

特に複数の案件をやり取りしている場合やマルチタスクをしている場合、メールをチーム全体で管理している場合などに返信を忘れやすくなります。対応が済んだらきちんと「返信対応済み」のフォルダーへ移動させるなどして、管理することが重要です。万が一、顧客に二重対応のメールを送信してしまうと、会社の信用問題へと発展する恐れもあります。

3. メールを見落としてしまった場合には、電話やメールで謝罪の連絡を

万が一、メールの見落としが発生した場合、できる限り迅速に謝罪することが大切です。誠意を持ってスピード感のある対応をすれば、顧客が自社に対してマイナスな印象を抱くことを最小限にできるでしょう。以下では、メールの見落としがあった際の、お詫び文例を紹介します。

場合によっては、メールを送信する前に、お詫びの電話を入れておいた方が良いでしょう。メールと電話で併せてお詫びの気持ちを伝えることで、相手の印象が変わることを期待できます。

4. メールの見落とし防止対策

メールの見落としに対する防止対策には、以下3つの項目が挙げられます。

返信テンプレートの作成や、ツールの活用など、すぐに実践できる内容ばかりです。ここでは、この3つの項目の具体的な内容を見ていきましょう。

対応状況に応じてフラグ付け・ラベル分けをする

未読・既読などメールの対応状況や重要度に応じて、フラグ付け、色ラベルによる分類を行うと良いでしょう。目で見てはっきりとメールの性質が把握できるため、業務の効率化へと繋がります。

代表的なメールサービスとして、GmailとOutlookの色ラベルやフラグ付けなどを紹介します。例えばGmailでは、「その他アイコン」から「ラベルの色」を選択すれば、色ラベルのカラーを自分で設定可能です。一方、Outlookでは、カテゴリーの項目からグループ別に色を選べます。

また、Outlookではカテゴリー項目の横にフラグ付けの項目もあるため、必要に応じてチェックを入れられます。Gmailはフラグの代わりに、重要なメールに対しては重要マークを2種類から選べるため、活用すればメールチェックを簡素化できるでしょう。

フォルダー分けをする

送信元に応じてフォルダー分けしておくことで、大事なメールが埋もれる可能性を減らせます。GmailとOutlookを例に、メールフォルダーの作成方法についてそれぞれ紹介します。（※2022年3月時点の情報です）

ツールを活用する

上記で紹介した2つの方法以外にも、大事なメールを受信した際に、アラートを掛けてくれる便利なツールもあります。特に、メールアカウントをチームで管理しているような場合、膨大な数のメールを受信するため、その効果が大いに期待できます。次の項目で、メール見落とし対策として抜群の効果を発揮するツールの内容を詳しく見てみましょう。

5. 「急コール」を利用したメール見落とし対策

ここからは、メールの見落とし防止に効果的な「急コール」を活用した対策を、具体的に紹介します。「急コール」は、メールの有無を1分間隔でチェックし、メールの件名と本文を解析して特定のメールを抽出後、担当者に対して自動的に電話連絡してくれるシステムです。「急コール」を活用したメリットには、以下3つが挙げられます。

このように「急コール」を導入するメリットは豊富にあります。まずは1つ目の項目から見ていきましょう。。

緊急メールにおける連絡対応の「自動化」で「素早い認知」が可能

「急コール」を活用する大きな利点に、メールを自動でフィルタリングする点、担当者へ自動的に電話連絡してくれる点があります。架電パターンは最大5個設定可能で、電話番号は最大20個まで登録できます。自動化することによって電話対応する人件費も最小限に抑えられるとともに、タスクが多く忙しい場合でも対応せずに済むため、ヒューマンエラーも防ぐことが可能です。

また、登録した電話番号に対して最短15秒で順次電話を掛けてくれるため、トラブルによる緊急メールが来た際などにも迅速に対応ができるので安心です。また、電話番号登録のシフトは2パターンまで登録できるため、例えば日中対応と深夜対応のグループを分けたい場合も便利に使えるでしょう。

緊急メールに確実に気づき、対応結果も把握できる

電話連絡した際、担当者Aが出なければ担当者B に自動的に繋ぎなおすため、緊急時のメールでも確実に気づくことが可能です。また、架電の結果は、「処理状況送信先」に登録していた管理者のメールアドレスへ送信されます。そのため、誰が対応を行うかといった対応結果を確認できるとともに、誰でも時間を問わず状況を把握できます。メールアドレスは複数登録できるため、幅広い状況共有も可能です。

運用に合わせた設定が可能

電話の呼出時間の設定や、他に担当できる人がいない場合のリトライ設定の回数も設定できます。また、電話対応の可否は、対応可能であれば「1」、対応不可であれば「2」をプッシュするだけで良いなど、社内体制に合わせた運用を実現するために自社独自で設定ができるので、電話を受ける担当者側の負担も大幅に軽減できます。

急コールの導入事例

それでは、実際に「急コール」を取り入れて業務改善を行った事例を見ていきましょう。

BtoBtoC市場における企業向け会員制アウトソーシング事業を担われている、株式会社JTBグローバルアシスタンス様では、海外へ渡航されるお客様の安全を24時間365日サポートする受託業務を行っています。 危機やリスクといったそれらの情報の中には時差がある海外発信のものも含まれ、日々休みない情報収集が不可欠で、かつ、収集した情報の内容を迅速に把握し、危機管理方針の判断から実行といった業務を速やかに遂行するため、メール監視が必要でした。担当者はそれをアラートにして定期的にメールをチェックするのですが、見落としてしまうリスクを限りなく回避できる方法を模索していました。

そこで「急コール」を導入した結果、「メール見落としのリスクを最大限に避ける」という最も課題に感じていた点がクリアになっています。 また、導入後は以前のしくみよりも対応が迅速になり、使い勝手も良く、非常に低コストで導入が可能だった点にもご満足いただけたとのことです。

6. まとめ

メールの見落としを防ぐためには、フォルダー分けを実施してメールを整理したり、1日のスケジュールにメールを確認・返信する時間を設けたりするなどの工夫が大切です。メールの見落としが原因で案件の失注や顧客とのトラブルに発展するケースもあるため、見落としにおける対策を怠らないようにしましょう。

「急コール」を導入すれば、既定のキーワードを含むメールを抽出し、担当者に自動的に電話連絡をしてくれます。メールの見落としを防ぎ確実な対応ができるだけではなく、これまで連絡対応に割いていた人件費削減の効果も期待できるでしょう。また、Web画面上で設定・管理できるため、インターネット環境があればどこでも簡単に利用できます。メールの見落とし対策を検討しているという方は、「急コール」を導入してみてはいかがでしょうか。

新型コロナウイルスを背景に一気にリモートワークが普及するなど、ビジネスにおけるIT化が急速に進み、その影響はあらゆる分野におよんでいます。

この急速な環境変化を支えるサービスの一つが、緊急自動架電サービスです。
今回は、緊急時に迅速対応できる緊急自動架電サービスの導入を検討する際に知っておきたい、失敗しない選び方をご紹介します。

1. 緊急自動架電サービスとは？

緊急自動架電サービスとは、事前に設定した、特定の宛先やキーワードを含むメールを受信した際に、自動で電話をかけてくれるクラウドサービスのことです。パソコンやスマートフォンをチェックしなくてもメールの受信がわかり、設備から発信されるアラ―トメールだけでなく、手動で作成したメールでも対応できます。

電話のかけ先は複数設定でき、もし電話がとれなくても、次に別の電話番号にかける設定や、曜日によって違う電話番号リストを登録できるなど、サービスによって多彩な機能があり、自社に適した機能を組み合わせることが可能です。

緊急自動架電サービスは、メールの見落としというヒューマンエラーをなくし、本来注力すべき業務に取り組める環境を生み出す、業務改善ツールと言えるでしょう。

2. 緊急メールを自動抽出・自動架電することで解決できる課題

緊急時の対応を手動で対応する際の課題として、以下の4点が挙げられます。

これらの課題は、緊急時の迅速な対応を妨げるものです。解決できなければ、その結果、初動対応の遅れを招き、被害がより広がってしまったり、顧客からのクレームが発生したり、より大きな損害を与える危険性を高めてしまうのです。

ヒューマンエラーによる緊急メールの見落とし

緊急メールを抽出し自動架電することにより、「ヒューマンエラーによる緊急メールの見落とし」という課題を解決することができます。

また、緊急時のメールはいつ届くかわからないため、どこか時間帯を区切って確認することも難しく、どうしても注意が散漫になりがちです。連絡が夜間であった場合、担当者が眠ってしまっている恐れもあります。
緊急メールの見落としというヒューマンエラーの不安が常につきまとい、「メールを常に確認し続けなければいけない」という担当者のプレッシャーや負担も大きくなります。

緊急メールを抽出し自動架電すれば、ヒューマンエラーによる見落としが無くなり、いつ何時でも漏れなく確実に緊急メールの受信をキャッチし、緊急時の迅速な対応が可能になります。

対応者の特定に時間がかかる

手動の場合、何か緊急事態や障害が起きたときに、誰が対応するべきなのかを特定し、電話をかけなければなりません。当然、担当者に連絡をするのですが、起きた内容によっては複数の候補者がいる場合もあります。

適切な対応者を特定するために、何度も電話をかけることになってしまい、時間のロスは避けられません。また、せっかく特定してもその担当者が対応できない状態であれば、さらに次の担当者を特定しなければなりません。

連絡先を間違えてしまう

緊急事態が発生する中で、あわてて電話リストや社員名簿を引っ張り出して電話連絡をすれば、連絡先を間違えてしまう可能性があります。焦りや不安から、ミスが起こりやすい状況にあるからです。

特に夜間や休日の対応となった場合、連絡先を間違えてしまうことは、新たなクレームを生みかねず、企業のブランドイメージを傷つけることにもつながりかねません。

対応可否の連絡に時間がかかってしまう

対応者が特定でき、対応可否の確認のため連絡をとったとしても、顧客対応をしているなど別の対応をしていて、対応可否の返事がすぐにはもらえない場合があります。また、別の電話が長引いていて、いつまでたっても電話がつながらないということも起こります。その場合、折り返しの連絡を待たねばならず、時間がかかり大きなロスとなります。

3. 緊急自動架電サービスの活用シーン

それでは、具体的な活用シーンを見ていきましょう。

基幹システムやセキュリティなど、企業ではさまざまなシステムやネットワークが運用されており、それらを監視するソフトが組み込まれ、監視メールを発信しています。
緊急自動架電サービスを使えば、発信されたメールの中から、即時対応が必要なメールを選別して、各担当者に電話連絡できます。

設備機器は自動で稼働するものも多く担当者が近くにいなかったり、監視システムからの緊急メールに気づくのが遅れたりすることもあり、電話で知らせる緊急自動架電サービスが有効です。
病院や研究施設などで使われる単独の設備から、生産ラインが稼働する工場全体の設備まで幅広く対応できます。
また、農業・林業・漁業や、建設・工事の作業など、アウトドアでの作業が頻繁にあるような、メールに気づくことが難しいシチュエーションでも、電話であれば気づきやすくなります。

どちらも、重要なメールへの迅速な対応を実現しています。
より詳しい事例を知りたい方は、こちらの記事がおすすめです。

参考：「急コール」の導入事例

4. 緊急自動架電サービスの主な機能

緊急自動架電サービスには、さまざまな機能があります。
主な機能を表にまとめました。

メールフィルターや架電先担当者への自動架電、リダイヤル機能は各社ほぼ標準搭載されています。
自動音声読み上げ機能に対応しているサービスは限られており、事前に登録したアナウンスを流すタイプが一般的です。
順番発信・同時発信機能は各社選択が可能で、順番発信がオプションになっている製品もあります。対応可否の自動メール通知など、対応状況を確認する機能は製品によって機能差が見られます。

このように、同じ緊急自動架電サービスと言ってもさまざまな機能がありますが、大事なのは、如何に早く確実に、重要なメールの着信を知らせることができるかという点です。
また、自社に合わせて設定がスムーズに行えるかなど、日々の管理のしやすさも重要です。

5. なぜ「急コール」が選ばれるのか？

数ある緊急自動架電サービスの中で、多くの企業から支持を集めているのが「急コール」です。では、なぜ「急コール」が選ばれているのでしょうか。
その理由は、以下の特徴により、重要なメールを、ミスなく迅速に担当者につなぐことが可能だからです。

詳しくは、以下で解説します。

設定が簡単

「急コール」は普段使っているインターネット経由で、簡単に設定や登録ができるクラウドサービスです。そのため、インターネットにつながればいつでもどこでも設定できます。
設定画面は、一画面で把握できるシンプルなデザイン。直感的な操作が可能で、どうしたらよいかが一目で分かるようになっています。架電対象者の登録画面では、電話番号を電話帳から引用することができるなど、操作が簡単でミスを防ぎます。

メールを抽出するために必要なキーワード設定は、送信元メールアドレスの他、メール件名、本文など最大５個まで設定できます。また架電対象者のリストを複数作成できるので、当番制や臨時のシフトで対応する場合など、さまざまな現場での運用にも役立ちます。

用途に応じて選べる豊富な機能

架電対象となるメールを受信すると、架電先担当者へ自動で架電しますが、不在の場合は次の担当者に自動で順次架電します。また全担当者が不在の場合は、リトライできます。リトライ回数は最大3回ですが、6回まで増やすことも可能です。
受電した場合は、担当者が電話のボタンプッシュで対応可否を回答、管理者は架電結果をメールとインターネット上で確認することができるので安心です。
このメールの正確性と電話の即時性の強みを利用した仕組みで、重要なメールに早く気づき、取りこぼしを防ぎます。

架電結果の処理履歴機能で、対応状況の把握が可能

架電結果は、即時管理者にメール配信されますが、管理画面からも、対応状況や履歴などを一括で確認することができます。現在の処理状況だけではなく、過去の履歴、メール本文の確認もすることができ、きちんと対応状況を確認することで、全体の状況把握ができ、結果的にミスをなくすことにつながります。

履歴管理機能

【対応状況、履歴など一括管理】
管理者へのメール通知だけでなく、Web画面上でも対応状況をご確認いただけます。
また、架電結果の履歴も一覧表示されるので、一括管理が可能です。

設備投資が不要

「急コール」はインターネット経由のクラウドサービスなため、インターネットがつながるオンライン環境さえあれば、新たな設備投資は不要です。
専用サーバーや特別な機器などを設置する必要がないため、導入も手間が無く簡単で、すぐにサービスが利用できます。また、導入コストが抑えられる、場所をとらないなどのメリットもあります。

6. 「急コール」の導入事例

「では、実際に急コールを導入した事例を紹介します。

「急コール」を導入する前は、24時間監視システムから発信される緊急メールに対して、極力早く気づけるか、夜間・休日に担当者がメールを見落とさないかという不安が常にあり、担当者も見落とした場合の精神的プレッシャーを感じながら業務にあたっているという課題がありました。

そういった課題の改善が可能なサービスを探していたところ、「急コール」が

という、求める複数の機能を備えていたことが決め手となり、導入されました。
サービスの導入後は、昼夜問わず、緊急メールの２～3分後にはすべて架電され、メールを見落とす心配がなくなりました。

7. まとめ

緊急自動架電サービスは、企業のさまざまな課題を解決できる優れたサービスです。しかし、自社に適さない機能や操作性の悪いサービスを導入してしまっては、また新たな課題を抱えてしまいかねません。
緊急時の初動対応のスピードアップにつながるか、自社で設定などが簡単に行えるかなどに注意して製品を選定し、導入を成功させましょう。

会社を経営する上で、BCP（事業継続計画）対策は欠かせない重要な施策として、認識されるようになってきました。
特に地震や台風などの災害が多い日本では、事前の備えが大切とされています。
さらに新型コロナウイルスの猛威により、緊急事態における、事業継続のための方針や運用方法を作成しておく必要性が浮き彫りになりました。
今回は、BCP対策を行うべき理由や、BCPを策定・運用する際のポイントを解説するとともに、BCP対策として、有効な側面のあるクラウドサービス「急コール」についてもご紹介します。

1. BCP対策とは

BCP対策とは、「Business Continuity Plan」を略したもので、日本語では「事業継続計画」と訳されます。
地震や台風、浸水などの自然災害や、大事故あるいはテロ攻撃などにより、緊急事態に陥った場合に、事業資産への損害を最小限にとどめ、主幹ビジネスを継続しつつ早期に復旧できるようにするための対策のことです。
日本では2011年の東日本大震災をきっかけに、特にその重要性を認識されるようになりました。

BCP対策の目的

BCP対策は、いつ発生するかわからない緊急事態に備え、非常時でも事業を継続するための計画を策定するというものです。
突発的な緊急事態が発生したときにも、可能な限り仕事を続け、企業活動の早期復旧を目指すことこそが、BCP対策の最大の目的です。
それでは、BCPにおける緊急事態とは、どのようなものなのでしょうか。
自然災害を想像しやすいですが、実はそれだけでなく、事故やテロ攻撃など、企業における通常の業務を停止せざるを得ない状態を指します。
今般の新型コロナウイルスをはじめとした疫病のまん延なども、緊急事態であると言えるでしょう。

BCPを行う理由

企業にとってBCP対策を行うことが重要である理由として、以下の2点が挙げられます。

BCP対策を行っていることにより、経営の安定や向上を図ることができることが、1つ目の理由です。
緊急事態でも事業を継続できれば、見込んでいた利益を減らすことなく、安定した経営を実現できます。
また、同業他社が事業を継続できない場合は、その分のリカバーを担うことで、さらなる売上の向上にもつながるかもしれません。

そして2つ目の理由として、企業として信頼性の向上が見込めるということが挙げられます。
もし予期せぬ出来事で企業活動を停止することになったとしても、BCP対策を行っておくことで、早期に事業を再開することにつながり、顧客との関係性を継続することができます。
事業を続けられれば、「災害に強い会社」「リスクマネジメントがしっかりしている企業」として強く印象付けることができ、クライアントやユーザーからの信頼も向上することでしょう。
CSR（＝企業の社会的責任）が重視される昨今、緊急事態でも事業を継続できるように対策することは、まさに大きな社会的責任を果たすことに他なりません。

災害対策との違い

BCP対策に近い取り組みに、災害対策があります。簡単に、BCP対策と災害対策の違いを見ておきましょう。
災害対策とは、避難経路の確保や防災用品や備蓄品などの準備を行い、災害による人的・物理的被害をできる限り最小にとどめる工夫のことです。
災害による被害から生命や資産を守ることを最大の目的とします。

一方でBCP対策は、災害などで被害が発生した後も企業活動を継続し、早急に復旧することを目的としています。
しかし、いずれも円滑な企業活動には欠かせないものですので、企業は災害対策とBCP対策の両方を行う必要があります。

2. 企業におけるBCPの策定状況

緊急時の企業活動を行ううえで、大切なBCP対策ですが、実際のところ、どれくらいの企業が策定しているのでしょうか。
中小企業庁がまとめた2021年版「小規模企業白書」を見てみましょう。

2020年5月現在、日本国内企業におけるBCPの策定状況は、「策定している」あるいは「現在、策定中」と回答した企業は、大企業では4割を超えているのに対し、中小企業ではまだ2割強と少なく、BCP対策が進んでいない様子が伺えます。

政府目標では「国土強靱化年次計画2019」において、BCP策定済みの企業の割合を、2020年までに大企業でほぼ100％、中小企業で50％（いずれも全国）を目指すとしていましたが、いずれも目標の半数程度に留まっているのが現状です。
BCPを策定していない理由としては、「策定に必要なスキル・ノウハウがない」「策定する人材を確保できない」「書類作りでおわってしまい、実践的に使える計画にすることが難しい」というものが挙げられています。

3. BCPの策定と運用

中小企業庁「小規模白書」でも、策定や運用が難しいとされているBCPですが、企業でBCPを策定するにあたり、注意すべき点や、策定したBCPを運用する際のポイントをまとめました。ぜひ参考にしてみてください。

BCP策定のポイント

まずは、以下のようなポイントを考えて、BCPを策定してみましょう。

最初に、BCPを策定することで企業が何を実現したいのか、基本方針や目的をはっきりさせる必要があります。
災害時に何を優先させるのかで、BCPが果たす役割も変わってきます。
クライアントの信頼を優先させる、自社の利益を優先させるなど、経営方針などと照らし合わせながら、BCP策定の最終目的を決定しましょう。
次に、企業の中核となる事業や業務を確認します。
緊急事態で企業活動を継続させるために、重要なのはどの事業なのかを明確にすることで、限られた人材や設備、資金などのリソースの配分も行いやすくなります。
続いて、リスクの洗い出しと優先順位付けを行います。
その企業にとって「起きては困ること」がリスクそのものであり、避けたいと考えるものです。
例えば、実在庫を多数抱える企業にとっては、天災などで商品が汚損・消失すること、個人情報を取り扱うIT企業であれば、システム障害やサイバー攻撃による情報流失こそが最大のリスクとなります。
自社にとってのリスクをすべて洗い出したら、優先順位を付けましょう。

ここからは、具体的な内容を考えます。
誰が指示を出して、誰がどう動くのかを決め、マニュアルに記載します。
BCPが発動するのは突発的な緊急時です。
いざとなるとパニックになり、なかなか行動に移せないことも考えられます。
マニュアルはできるだけ細かく、具体的なところまで記入しましょう。
そして、緊急時の体制もマニュアルに併せて記載します。
災害発生から平常時に戻るまでを大きく3つのスパンに分け、人的リソース、施設・設備、資金調達、指示系統、情報収集などの観点から、細かく体制分けしておきましょう。

BCP運用のポイント

BCPを運用する際の注意点としては、以下のものが挙げられます。

まず大切なのが、従業員への周知です。
BCPが出来上がっても、その存在や実行する目的が従業員に知られていなければ、宝の持ち腐れとなってしまいます。
研修などを行い、従業員のBCPへの理解を深めましょう。
そして、緊急時にも落ち着いてBCPで策定した行動が取れるように、折に触れ教育するようにしましょう。

さらに、一度策定したBCPも、内容を柔軟に見直していくことが重要です。
訓練をしてみて使いにくいと感じることがあった場合や、環境や状況が変化したときには、見直し、より良いものに変化させましょう。
これは、事業継続計画を、より実践的、戦略的に活用を図るBCM（Business Continuity Management＝事業継続マネジメント）へと発展させていくことになります。

中小企業庁でもBCP策定や運用をサポートしています。「入門コース」「基本コース」など、コースも分かれていますので、確認してみるとよいでしょう。

4. 「急コール」でBCP対策をしよう

BCP対策の欠かせないポイントの一つが『速やかな復旧』で、初動対応の早さが重要です。
突発的な緊急時は、パニックになることも考えられます。緊急時に「早く」「確実に」気付く仕組みを作っておきましょう。

「急コール」は特定のキーワードを含んだメールを受信すると、登録した電話番号へ即時に架電してくれるサービスです。
自動ですのでパニックになることもなく、問題発生からすぐに、担当者に電話がかかってきます。
素早い初動対応に「急コール」が活用できます。

◆「急コール」の詳しいサービス内容はこちらのページをご覧ください。

自然相手の仕事である農業は、長年の経験や人手が必要になる仕事と思われがちですが、近年ではIT化が進み、デジタルの情報やツールを利用して作業を行うことが進んでいます。この新しい農業の形は、「スマート農業やスマートアグリ」と呼ばれています。今回は、スマート農業とは何かを解説するとともに、スマート農業導入のメリットや成功事例を取り上げます。また、スマート農業を行う際に、導入すると役立つ電話通知システム「急コール」についてもご紹介します。

1. スマート農業（スマートアグリ）とは

農林水産省が掲げるスマート農業（スマートアグリ）の定義は、「ロボット技術やICTを活用して省力化・精密化・高品質生産を実現する新たな農業」とされています。

具体的には、ロボットトラクターの活用や、スマートフォンなどのアプリを利用して水田の水量を管理するなど、ICT先端技術による作業の自動化・簡素化のことを指しています。さらに、ICTを通じて、ベテラン農家の農業技術や知恵を若手にスムーズに継承することや、過去のデータの活用・解析から、農作物の生育状況や病害の怖れを正確に予測することが可能になります。

スマート農業（スマートアグリ）の目的

農業をスマート化する目的は、現在の農業が抱えるいくつもの課題を解決することにあります。

1つ目は、農作業を担う労働力不足の課題を解決するということです。日本の農家では年々高齢化が進み、人手が足りないことが慢性的な悩みとなっています。そこで、スマート農業によって省力化を図り、労働力不足を補うというのが目的です。

2つ目は、農業技術の継承の難しさが挙げられます。これも、高齢化が要因となっている課題です。これまで、農業技術は、親子や孫などの血縁関係の中で伝承されてきました。長年の経験と勘を代々受け継いできたのです。しかし、後継者不足によりそのような技術の伝達が失われつつあります。そこで、ICT機器を使ってシステマティックに農業技術を継承するという目的がスマート農業にはあります。

3つ目は、食料自給率の向上を目的とするものです。令和12年度までに、カロリーベース総合食料自給率を45％に高める目標を掲げていますが、日本の食料自給率（令和元年度）は、カロリーベースで約38％となっており、深刻な課題となっています。人手不足の中で国内の農業生産量を上げるには、ICT技術を活用した作業の効率化が欠かせず、スマート化の大きな目的になっています。

スマート農業（スマートアグリ）でできること

農業をスマート化するために導入すべき設備や技術の一例として、以下のものが挙げられます。

農業用ロボットの代表的なものは自動走行トラクターです。無人で走行し、耕地や種まき、収穫が自動的にできるようになります。またAI（人工知能）の活用法として、ドローンで上空から撮影した画像を解析し、果実の収穫時期を見極めることもできます。

また、AIを搭載したスマートフォンのアプリを導入することで、農作業者の労働時間を管理し、健康管理や特定の作業者に集中する負担の軽減を予測し、改善に役立てるなどの活用法もあります。

さらに、インターネットを搭載したIoT農機具の導入においては、IoTトラクターやIoTコンバインが挙げられます。走行時に土壌の水分量を自動で計測・分析し、収穫時にどの程度乾燥させればよいのかなどを判断することができます。

農作物の生育状況や、日照などの気象情報をビッグデータ化し、分析・解析することで、近い未来の作業量ややるべきことが分かるようになります。例えば、野菜が放出する炭酸ガス量を測定することで、収穫に最適な時期が予測でき、作業要員を臨時的に確保するなどの事前の調整が可能となります。

2. スマート農業（スマートアグリ）のメリット

以下では、スマート農業のメリットを見てみましょう。主に下記のようなものが挙げられます。それぞれのメリットについて詳しくは、次項で解説します。

作業の見える化

スマート農業の導入により、農作物を作り出荷するまでの一連の業務を見える化できます。たとえば、「誰がどこでどのような作業を、どれだけ行ったか」といった情報を明らかにすることで、作業の偏りや、無理や無駄を洗い出すことができます。それにより、全体的な業務効率化が実現します。また作業の見える化で、後継者への引継ぎが楽になるといったメリットもあります。

農作業の効率化

農業のスマート化は、農作業自体の省力・軽労化も実現できます。自動運転トラクターなどの農機具による無人化と、農業用ドローンなどのICT技術の活用により、より広い範囲の農作業が、これまでよりも少ない人数で行えるようになります。農作業が効率化して作業者の手が空いた分、広範囲の作付けができるようになれば、農家1軒あたりの生産量がアップし、売上増につながります。

農業技術の継承

農業技術を継承しやすくなることも、スマート農業のメリットです。従来、農業は家族単位で代々引き継いできたことが多かったため、「目と耳で覚える」ことが当たり前となっていました。データや書面で残すことがあまりなく、マイナス面になっていました。後継者不足の現在、ますます引き継ぎがしづらくなり、農業技術そのものが廃れてしまうという心配もあります。

しかし、スマート農業では、このような課題を解決できるかもしれません。農業技術をAIに学習させ、技術の伝承を可視化します。経験者が伝えにくかった部分を数値化して、技術を受け取る人が理解しやすくなります。例えば、作付け量や収穫量をデータ化することで、将来的な売上予測も立てやすくなり、農業への新規参入者が増えるといった副次効果にも期待できます。

3. スマート農業（スマートアグリ）を取り入れた事例を紹介

ポテもーふぁーむ様 導入事例より引用

ここからは、スマート農業に緊急電話対応サービス「急コール」を取り入れ、牛の体調の急変を知らせるツールに活用した肥育農家のケースをご紹介します。

北海道・十勝で、肉用牛の飼養管理全般に携わる、ポテもーふぁーむ株式会社様は、出荷直前の牛が自らの体の重みで起き上がれなくなり、起立困難状態から窒息死してしまうという事故に悩んでいました。こうした事故を防ぐため、起立困難を感知するとメールで通知するアラートシステムを導入したものの、メールに気づかずにそのまま牛を死なせてしまうこともありました。

そこで、特定のキーワードを含むメールを受信すると、即時に架電するツール「急コール」の導入に踏み切りました。

メールの受信は作業をしていると気づかないことがあっても、電話の着信音は鳴り続けるので聞き逃すことがなくなりました。そして、事故が起きてもすぐに牛舎に駆け付け、牛を助けることができるようになったのです。ITツールを活用し、出荷直前で牛を死なせるという損失を激減させた、スマート農業の成功事例です。

◆牛の起立困難事故を激減！肥育農家の「急コール」導入事例はこちらのページをご覧ください。

◆知らないと損！スマート農業には補助金が出る【2021年版】はこちらのページをご覧ください。

4. 農業のスマート化にも活用できる「急コール」とは

最後に、「急コール」の特徴やできることをご紹介します。

「急コール」とは、あらかじめ指定したキーワードを含むメールを受信すると、事前にリスト登録した番号へ順番に架電するシステムです。緊急性の高いメールを受信したら、すぐに確実に知りたい場合に大活躍します。

先に挙げた事例のような家畜の事故以外にも、農作物に被害をもたらす霜やひょうなどの気象情報メールや、田畑の異常を知らせるアラートメールを電話に転送するといった活用方法も有効で、スマート農業の一助となります。異常事態の発生などの緊急性の高いメールを受け取ることがある方は、ぜひご検討ください。

◆「急コール」の詳しいサービス内容はこちらのページをご覧ください。

業種に限らず、企業の要となるのは営業部門といっても過言ではありません。営業部門の業務が滞りなく進行すれば、企業全体の業績も上がる可能性は高まります。今回は、営業部門での生産性の向上ならびに、業務効率をアップさせる方法についてご紹介します。

1. 営業部門における生産性向上

営業部門における生産性向上とは、「働く時間に対して得られる成果を大きくすること」を意味しています。単純に売り上げや業績を伸ばせばいいということではなく、労働時間に対して適正な対価を得られているかが指標となります。仮に業績が前年比よりアップしたところで、それが残業の増加や労働時間の過度な延長による結果であるのならば、生産性の向上とは言えません。

生産性向上が必要な理由

生産性の向上が必要とされる理由として、次の2つが挙げられます。

近年は「働き方改革」の流れから、営業部門でも生産性向上が求められています。働き方改革とは、厚生労働省が進めている政策のひとつで、「働き方改革」は、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少、そして育児や介護との両立などの働く人のニーズの多様化などの課題解決のため、働く人の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く人がより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。

正規労働者に限らず、時短勤務やテレワークをする人など、すべての人がより柔軟な働き方ができるようさまざまな制度を整えているもの「働き方改革」のひとつです。こうした働き方の見直しにより、短い時間でより大きな成果を出すことが期待され、営業部門の生産性向上の施策にも注目が集まっているのです。

また、先進国諸国と比較すると、日本企業の生産性が高くないということも、生産性向上が求められる原因のひとつです。公益財団法人日本生産性本部の2020年版の調査によると、日本の時間当たりの労働生産性は、OECD加盟37カ国中21位。主要先進7カ国のなかでは、1970年以降、最下位が続いています。

世界の国々と比較すると、日本はまだまだ生産性向上の余地がありそうです。また、働き方改革を進める社会の動きからも、働き方を見直して生産性を向上することが求められています。

営業部門における生産性向上の方法

営業部門の生産性を向上させる方法としては、どのようなものがあるのでしょうか。いくつか具体的な例を挙げて見てみましょう。

まず営業活動を行う際には、目的や目標を事前に設定し、それを営業部門や関係部署に周知しておくことが大切です。目的や目標が曖昧なまま、なりゆきで業務に当たることは、生産性が上がらない要因になります。「目的や目標がどのようなもので、何を行えば達成できる」という基準がないままに業務を進めると、ムダな営業活動を行うだけで、成果にはつながりません。

同じように、日々の業務の明確化も、生産性の向上に大きく貢献します。「自分が今日やるべきこと」がはっきりとわかれば、スムーズに業務を進めることができます。タスクが集中している場合には、どのようにしたら業務が滞りなく進められるかを考えたり、上司や同僚と相談したりすることで改善できます。

従業員の営業スキルが不足しているようであれば、研修や教育などをして、スキルを補うことが必要になります。社会や時代の変化により、必要な営業スキルも変わるので、何が必要で何が足りていないのかを把握することから始めましょう。また足りないスキルがあれば、昨今ではWebスクールやセミナーなどが多数開催されていますので、気軽にスキルアップも図れます。

また、人材が不足している、手が足りないので、生産性が上がらないというのであれば、どのような内容で人手が足りていないのかをまずは把握しましょう。営業部門では、商談などの売り上げに直接つながる「営業業務」と、データ入力や資料作成などの「営業外業務」があります。どの業務を、どのように改善すれば生産性が上がるのかを検討してみましょう。

このような営業部門での施策を行った上でも、生産性の改善が見られないという場合は、生産性向上ツールの導入を検討してみましょう。最近はデジタルを駆使した高性能なツールが、手軽な価格で利用できるようになっています。ぜひ自社に必要なツールを探してみてください。

2. 営業部門における業務効率化

次に「業務効率化」を考えてみましょう。営業部門における業務効率化とは、営業にかかわる業務の全体の中からムリ・ムダ・ムラをなくすことを指します。労働時間に対する成果をアップさせる「生産性向上」とは異なり、業務の中身そのものを見直す必要があります。

業務効率化が必要な理由

営業にかかわる業務の全体の中からムリ・ムダ・ムラをなくすということは、言い換えれば生産性向上のために、業務リソース削減の工夫が必要になるということです。業務リソース削減の中でも、次の2つは大きな効果を見込めます。

営業部門で、ムダな人的・時間的リソースはないかを見直して改善することで、コスト削減ができ、業務効率化につながります。

そして、ミスの減少や防止も業務効率化につながります。営業部門でミスを発生することにより、そのミスの影響は、同僚や他部門、お客様やクライアントなど多岐にわたります。通常の業務以外に、ミスを修正する時間や人員も必要になります。そして、お客様やクライアントの信頼関係を回復するコストは計り知れないものとなります。

営業部門で効率化を検討したい業務の内容

ここからは、営業部門の業務効率化を検討したい具体的な内容を見ていきましょう。

まず、トップセールスなどの優秀な個人に頼りきった属人的な営業行為は、可能な限り減らしたいものです。あまりにも属人的なノウハウや能力に依存してしまうと、営業部門全体としての業務効率は上がりません。資料や営業トークの内容、お客様の反応などを共有して、営業部門全体での効率化を図りましょう。たとえば、オンライン営業システム「bellFace」のように商談を録画・録音できるツールもあります。実際の商談を見ることで、トップセールスのノウハウを共有することが可能です。

また、受注確度が低い顧客への営業は、人的・時間的リソースをムダにして、営業部門全体の生産性を低下させてしまう恐れがあります。営業先には必ず優先順位をつけ、成約に結びつく可能性がある顧客から回るようにすると、業務効率が上がります。それには、SFAでの情報の蓄積や分析が役立つことでしょう。

営業報告書の作成は、営業活動の進捗や目標達成度を共有するために必要ではあるものの、営業スタッフの大きな負担となります。報告書を手作業で作成する、そのデータを資料としてまとめる時間がかかっているということがあれば、効率化を図りましょう。フォーマットを統一する、ITツールを使うなどの工夫が必要です。

さらに、顧客との過剰なコミュニケーションも、業務効率化を妨げる要因となります。「情報収集のためには、顧客と接触するのが一番」といった昔ながらの営業手段は一理あるものの、コストに見合っているのかを把握する必要があります。メールや電話、オンラインでの商談など、効率的な手段は何なのかを検討する必要があります。

3. 緊急電話対応「急コール」導入で業務効率がアップ

営業部門で大きな負担となるのは、やはりメールや電話の対応業務です。通常、メールや電話は、メールの中身を確認したり、電話に出てみたりしないと、重要度や緊急度がわかりません。メールや電話の内容には、平時の連絡事項、ユーザーからのお問い合わせ、クライアントからのクレームなど、さまざまあります。特にたくさんの連絡が来ている場合は、優先順位をつけるだけでも時間がかかってしまうことでしょう。

緊急電話対応ツール「急コール」は、そのような際に非常に有効なITツールです。大型の契約につながりそうな大切なお客様からのメール、トラブルなどの緊急度の高いメールを受信すると、特定の電話を鳴らして知らせてくれます。「急コール」であらかじめ指定しておいたキーワードを含むメールを受信すると、事前にリスト登録した架電先担当者へ自動で架電してくれるのです。担当者を複数人登録しておくことも可能で、担当者に架電する順番も指定できます。

対応状況も自動で管理ができ、架電先の担当者がボタンプッシュにより「対応可」であることを知らせると、その時点までの対応状態を管理者にメールで知らせることができ、対応状況を都度、連絡する手間もかかりません。そのため、取次ぎのための人的リソースが不要となり、業務効率化および生産性向上につなげることができます。

◆メールで電話がかけられるクラウドサービス「急コール」の詳しい内容はこちらのページをご覧ください。

営業部門の生産性向上および業務効率化を図ることは、企業にとって喫緊の課題となっています。なかでも、営業部門で重要ではあるけれど、業務負担も重いメール・電話対応に関する改善は、即効性もあり、効果が大きいものです。自社のメール・電話対応に問題を抱えているという方は、ぜひ連絡情報解析通知の特許も取得している「急コール」の導入を検討してみてください。

◆ 「急コール」は特許取得済みのサービス！
　詳しくはこちらのページをご覧ください。

どのような企業にとっても、これからの時代にはITインフラが必要不可欠です。今回は、ITインフラの一つであるクラウドサービスについて解説します。数あるクラウドサービスを種類別に紹介するとともに、ビジネス運用上で大変便利な、電話とつながるクラウドサービスについてもご案内します。

1. 企業に必要なITインフラとは

インフラとは日本語にすると「基盤」という意味で、人々の生活を根底から支えてくれるものを指しています。たとえばガスや電気、水道などは「社会インフラ」、道路や鉄道、空港などは「交通インフラ」と呼ばれ、いずれも私たちの生活に欠かせない基盤です。

そして、現代では、パソコンやスマートフォン、ネットワーク、クラウド、サーバー、ストレージなども、生活する上でなくてはならないものとなり、「ITインフラ」と呼ばれるようになっています。

生活する個人だけでなく、企業にとっても、業種を問わずITインフラは欠かせないものであり、今やネットワークやクラウドサービスを使用しなければ、ビジネスが成り立たないという会社がほとんどです。以下では、ITインフラのなかでも、特にクラウドサービスに焦点を当て、解説していきます。

2. クラウドサービスとは

クラウドとは、ユーザーが専用インフラやソフトウェアを持たずとも、インターネット上で必要に応じてサービスを利用できる仕組みのことで、クラウドを用いて提供されるサービスが「クラウドサービス」と呼ばれています。

クラウドは英語で「Cloud（雲）」を意味し、クラウドの仕組みが、雲に隠れて見えない状態に似ているため、このような呼び名になったとされています。クラウドは、コンピューターのリソースを抽象化する「仮想化技術」という雲が、サーバーの所在地を隠し、自分がアップロードしたファイルがどこに収められているかを知ることができません。
もやもやとした雲越しに利用するサービスということで、感覚的に覚えやすい名前となっています。

従来のストレージサービスを利用する際は、まずハードウエアを購入し、次にソフトを購入してパソコンにインストールしないと、サービスを利用することができず、ハード・ソフトを購入する際にかなりの初期投資が必要でした。また、ソフトをインストールした機器がある場所でないとサービスを利用できないということがありました。

しかしクラウドサービスであれば、初期投資の費用を抑えられることが多く、場所やデバイスを選ばなくなってきています。そのサービスのアカウントを持っていれば、パソコン以外にスマホやタブレットからも利用でき、ストレージサービスに比べ、圧倒的に便利になっています。この利便性がクラウドの最大の特長であり、近年、人気が高まっています。

3. 広がるクラウドサービス

クラウドサービスは、その仕組みや提供するサービス内容の違いがあります。ここでは、代表的なクラウドサービスをご説明します。

クラウドサービスの種類：SaaS

SaaSは、「Software as a Service」の略で、従来パッケージ製品として提供されていたソフトウェアを、インターネットを経由して、手軽に利用できるようにしたサービスです。SaaSは、さまざまなデバイスからアクセスできる、サービス内容によっては複数人が同時にデータにアクセスして作業・編集を行える、などのメリットがあります。エンジニア以外の一般的なユーザーが多く利用するのが、このSaaSです。

クラウドサービスの種類：PaaS

PaaSは、「Platform as a Service」の略で、アプリケーションやソフトを稼働させるためのプラットフォームをインターネット上で提供するサービスです。インターネット上で開発・構築されるこれらのサービスは、顧客などにも提供することが可能です。コストを抑えて短期間でシステム開発を進めたいサービスに特に有効です。

クラウドサービスの種類：HaaS/IaaS

HaaSは、「Hardware as a Service」の略、IaaSは、「Infrastructure as a Service」の略で、サーバー、ストレージ、ネットワーク回線など、システム構築に必要なハードウエアをインターネット上で提供するクラウドサービスのことです。どちらも同様のサービスを提供しています。HaaSと呼ばれるサービスが先にあり、その後IaaSが浸透しました。そのため、HaaSは、ストレージだけの仮想インフラネットを提供するサービスを指す場合もあります。

HaaSやIaaSは、サーバーの運用コストを抑え、災害の復旧対策やセキュリティー対策を安全に簡単に行えるなどの利点があります。また、サーバーを利用する際に必要となるハードウエアのスペックやOSを、ユーザーである開発者が自由に選定できるため、柔軟なシステム運用ができるという点も大きな特長です。

4. ビジネスに不可欠な電話とつながるクラウドサービス

さまざまなクラウドサービスを見てきましたが、ここからは一般的なユーザーが使うことの多いクラウドサービスを見ていきましょう。

クラウドサービスの中には、オフィスの電話に対応しているサービスも存在します。電話に対応したクラウドサービスを利用することで、以下のようなメリットが挙げられます。

電話と連携ができるクラウドサービスは、このようにビジネス利用にさまざまなメリットをもたらしてくれる優れものです。次項では、電話に対応したサービスの具体的な例として、特定メールの受信を電話で通知するクラウドサービス「急コール」を挙げ、その仕組みを解説します。

5. 「急コール」で電話連絡のタイムロスを防ぐ

クラウドサービス「急コール」とは、あらかじめ指定しておいたキーワードを含むメールを受信すると、事前にリスト登録した架電先担当者へ、自動で順番に架電するシステムです。

たとえば、「緊急」「至急」などのキーワードを指定しておけば、即時に電話をコールし、素早い対応が可能になります。アラートのメールや、メールでの急なトラブル対応依頼（メンテナンスなど）があった場合にも、メールを見逃さずに対応できます。

「急コール」の機能には次のようなものがあり、必要性に応じて組み合わせて使うことができます。

◆「急コール」の詳しいサービス内容はこちらのページをご覧ください。

最後に、「急コール」を導入して課題を解決した企業様の事例をご紹介します。
国内外の社会資本整備に係る調査、計画、設計および施工監理に携わる、建設コンサルタント様。地すべりの対策工事を行っている発注者様からのご依頼で、地すべりの兆候が現れた際に、緊急メールを受信し、地すべりの観測データから滑動の危険性について判断を行っていました。地すべりは、24時間いつ起きるかわかりません。会社にいる時だけでなく、家にいる夜間や休日にも起こります。時には人命にまでかかわる重要な課題事項です。担当者がメールを見落としてしまう不安が常にあり、精神的プレッシャーも大きなものがありました。

そこで、「急コール」を導入しました。サービスの導入後、3件の緊急メールが発生しましたが、いずれもメール受信から2～3分後には架電され、通知に気付くことができ、確実に課題を解決しています。 詳しい内容は下記の導入事例ページをご覧ください。

◆ 導入企業：「株式会社ニュージェック　地圏グループ（東京）」については、こちらのページをご覧ください。

「業務効率化」とは、「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけて排除し、より効率的に業務を行うための取り組みです。非効率な状態のままビジネスを続けていると、売り上げが頭打ちになり、会社の成長もストップしてしまいます。今回は、時間的・経済的なコストを削減することで、業務効率化させるアイデアや業務効率化に役立つ便利なツールについて、ご紹介します。

1. 業務効率化になるアイデア

業務を効率化させるアイデアには、大小さまざまなものがあります。日々のルーティンを工夫するだけでも、業務効率化を行うことは可能です。以下で、経営層レベルや部門・チームレベルなど、会社におけるポジショニングレベル別に業務効率化のアイデアをご紹介します。

経営レベル

まずは、経営レベルでの業務効率化を実現する手法をご紹介します。

自社のビジネスが目指す最終目的を明確に定めることで、会社が進むべき道筋がはっきりし、おのずと業務効率がアップします。さらに、トップダウンで業務の優先順位をつけることで、社員が安心して自分の仕事に集中できるようになります。その上で決裁権を分散させてボトルネックを防ぐことが、業務効率を上げるためには重要です。また、目的を達成するために必要な制度や社内人事体制を整えることも大切です。

部門・チームレベル

部門・チームレベルでの業務効率化を実現するアイデアは、次のようなものです。

部門・チームレベルでは、業務の内容を見直し、情報やナレッジを共有することが大切です。その上で、担当を見直し、最適な配置にすることが肝要です。場合によっては、アウトソーシングなど外部の人材を活用することも、業務効率化につながります。さらに、手作業で行っていたものを、システムを利用して自動化することで効率化を図れます。

また、業務の優先順位や提出期限を決めることは、非常に重要なことです。特に新人や若手など、仕事の内容を把握して優先順位を決めることが難しいメンバーがいる場合は、先輩社員やリーダーがフォローアップし、チーム全体で業務効率を上げていくようにしましょう。

実務レベル

実務レベルでの業務効率化になるアイデアは、次のようなものが挙げられます。

まずは、業務マニュアルを作成し、現在行っている業務に無駄がないか、改善できるところはないかを確認します。業務マニュアルを作成することで、担当者の不在時に代わりに対応することができたり、担当者の変更の際に引継ぎがスムーズに行えたりするというメリットもあります。

実務レベルでは、実際に作業を行う際に、あらかじめ用意したり、揃えておいたりすると業務効率がアップするものがあります。必要な書類のフォーマットを統一しておく、データベースを活用するというのは、その一例です。フォーマットを整え、データベースにデータを蓄積しておくことで、数値化や見える化がしやすくなります。また問い合わせなどの情報を記録しておくと、再度問い合わせがあったときにも、すぐに内容が把握できて便利です。実際に行う業務の中で必要なものを検討してみましょう。

個人レベル

個人レベルでの業務効率化を実現するアイデアは、次のようなものが挙げられます。

個人レベルでは、PC作業を改善することで、作業時間を短縮できます。一例として、ショートカットキーの活用、辞書登録機能の活用、ショートカットアイコンの設置などが挙げられます。ちょっとした改善のように思えることでも、毎日何度も行う作業のため、1ヵ月・1年という長期のスパンで考えると、かなりの業務改善になります。

業務を行う上では、確認をこまめに行うことも大切です。最後まで作業をしてから確認をしたところ、方向性が全く違って、最初から作業をやり直すことになるのでは、業務効率は大変悪くなってしまいます。作業の合間合間で上司やクライアントなどにこまめに確認を取り、こまめに軌道修正できるようにしましょう。また、時間を決めて行動することも進捗状況を把握し、業務を効率よく進めるには大変有効です。

そして、作業をしていると、当前のことながら、疲労がたまります。疲労が蓄積したまま無理に作業を継続すると、効率が落ちてしまいます。1時間働いたら5分休憩するなど、適度に休みをはさむことで、結果的に業務効率アップにつながります。

2. 業務効率化に役立つツールやサービス

現在、業務効率化に役立つ便利なツールが数多く存在します。正しく使いこなすことで、日々の業務効率アップに貢献してくれるビジネスツールをご紹介します。

コミュニケーションツール

スクリーンショットツール

オンラインストレージサービス

タスク管理サービス

RPAツール

オンライン会議システム

勤怠管理ツール

SFAツール

CRMツール

マーケティングオートメーション（MA）ツール

ワークフローシステム

電話自動架電システム

3. 業務効率化するときの注意点

業務効率化は、しっかり検討した上で行わないと、余計な作業やコストを発生させてしまい、本末転倒になってしまうということもあるようです。業務を効率化する際に注意すべき点を下記でご説明します。

手間やコストが増える

単にシステムやツールを導入しても、実際の現場環境にマッチしていない場合は、余計に手間が増えるということがあります。そして、無理に使用することでミスを連発したり、逆にシステムやツールを使わずにコストだけが増加したりすることもあります。

また、業務委託やアウトソーシングなどで社外の人材・サービスを活用する場合も、指示伝達が充分でないと、行ってほしい作業をやってもらえなかったり、さらには大きなミスに発展してしまったりする場合もあります。ミスやクレームが発生すると、その対処に追われ、結果として業務効率が低下してしまうので、注意が必要です。

業務効率化は検証することも大切

業務効率化のツールなどを導入した後は、期待した効果が実際に出ているかを検証することが重要です。検証の際は「PDCAサイクル」と呼ばれる方法が有効です。「計画（Plan）」→「実行（Do）」→「検証（Check）」→「改善（Action）」の一連の流れを繰り返して検証精度を高めましょう。

検証を始める前に、まず何を目的として改善を行っているのかを明確にし、その指標を基準に、業務効率化の前後でどう変化したかを記録します。指標の一例としては、以下のものが挙げられます。

4.「急コール」で業務効率化！メールを受信したら電話でお知らせ

ここまでさまざまな業務効率化のアイデアをご紹介してきました。現在の業務と照らし合わせ、何を行えば業務効率化になるのかを検討してみてください。

即効性の高い施策としては、緊急性の高いメールを受信したら、すぐ電話で通知する電話自動架電システム「急コール」の導入をおすすめします。電話とメールはどの業態にも欠かせないビジネスツールです。双方の利点を組み合わせることで、クライアントニーズを取りこぼしません。

「急コール」では1分間隔でメールの有無をチェックし、既定のキーワードが含まれているメールを抽出することができます。対象となるメールを発見してから最短15秒で、音声アナウンスを使用した架電を開始します。メインの担当者が電話に出られなければ、別の担当者へと順に電話を回すことも可能です。

また、架電結果はメールとWeb画面上のマイページで確認できます。どの架電先担当者が応答したのかなど、状況をチェックすることも可能です。

農業の生産性を上げるために、近年ではIT を活用した「スマート農業」が注目されている一方で、スマート農業に取り組む際には、IoT機器やITシステムなどの導入のための費用や、その技術を扱える人材が必要になるなどの課題も挙げられています。しかし、効率的に農業を行えるスマート農業を政府も推進しており、補助金の支給が行われています。導入を検討する際は、補助金制度についても調べてみるとよいでしょう。今回はスマート農業補助金制度の概要や申請方法などについて、ご紹介します。

特定メールの受信を電話で通知する「急コール」は農畜産業でも活用されています

飼養する肉用牛に関するアラートメールの見逃しを防止するために、『電話ならどんなことがあっても絶対に気づく』ことをメリットに感じ、「急コール」を導入いただきました。
安心・安全で高品質な国産銘柄牛の肥育・出荷をされている「ポテもーふぁーむ株式会社」様の導入事例をぜひご覧ください。

>>導入事例：助けられる牛を1頭でも多く！アラートメールの気づきを早めるために

1. スマート農業の導入時に受け取れる補助金とは？

農林水産省では、スマート農業について「ロボット技術やICTを活用して省力化・精密化・高品質生産を実現する新たな農業」と説明しています。このスマート農業を始めるにあたり、新たに費用が必要となり、国や自治体ではスマート農業の補助金支給制度を設けることで、その導入を推進しています。

しかし、この補助金は農業を営んでいるすべての人が無条件で受け取れるわけではありません。例えば、使用目的に明確な規定があり、それを満たさない人が申請をしても却下されてしまいます。また、スマート農業関連の補助金制度はいくつか存在するため、最適な制度を利用することも大切といえるでしょう。このほか、スマート農業関連の補助金制度は期間が定められている点や、申請内容と異なる用途での使用が禁止されている点などにも注意が必要です。

スマート農業の補助金の目的　

スマート農業の補助金が支給される目的は主に以下の3つに分類することができます。

• 必要な経費の負担軽減
  スマート農業を始めるにあたり、設備の整備費用など多くの経費がかかります。国や自治体の補助金制度には、この経費による事業者側への負担を軽減する目的があり、高額な設備を購入する必要があるケースなどがその対象となります。


• 継続的な実施のサポート
  スマート農業は事業として継続的に行う上でも多くの費用がかかります。補助金制度には、このような運営における金銭面でのサポートを行うという目的もあり、設備の維持費などが高額になるケースなどでも利用できます。


• サポート開発・試作品開発・生産プロセスの改善
  スマート農業で生産効率を向上させるには、新たな設備やその試作品の開発、さらには生産プロセスの改善なども不可欠です。国や自治体から支給される補助金は、これらの過程において発生する経費の埋め合わせとして使用することも可能です。

スマート農業で農林水産省から出される補助金

スマート農業は農林水産省主導のもと、全国的に推進されている新しい農業の形です。農林水産省による補助金には以下の2つがあります。

• スマート農業総合推進対策事業費補助金
• スマート農業総合推進対策事業費地方公共団体補助金

これら2つの補助金には国が支給するか、地方自治体が支給するかという点で違いがありますが、基本的には同じ趣旨にもとづいて運営されている制度と考えてよいでしょう。

スマート農業補助金の申請方法

スマート農業総合推進対策事業費補助金の申請は以下の手順で行います。

• 【１】農林水産省が毎年発表する公募要領を確認し、受給条件を満たしているかを確認する
• 【２】指定された様式に則って申請書を作成する
• 【３】申請書を指定された提出先へ持参、もしくは郵送して提出する
• 【４】書類審査、選定審査委員会で交付対象として認められると補助金が支給される

申請書には、事業目的や事業計画、収支予算などを細かく記載する必要があります。そのため、時間に余裕をもって早めに作成を始めるとよいでしょう。また、「スマート農業総合推進対策事業費地方公共団体補助金」に関しては、自治体によって募集要項などが異なるため、必ず居住する自治体が発表する情報を確認してください。

ちなみに、申請期間も一定期間が指定されていますので、申請したいと考えている方は、最新の情報を確認するようにしましょう。

スマート農業の補助金の対象となる事業内容

スマート農業の補助金制度では、対象となる事業内容が細かく指定されています。主な対象事業としては以下のものが挙げられます。

• ロボット技術安全性確保策検討事業
  スマート農業ではドローンやロボット型の農機が使用されることも珍しくありません。これらの技術を農業へ導入する際に発生する経費は上述した補助金の支給対象となります。


• 次世代につなぐ営農体系確立支援
  スマート農業では、効率を重視して開発した新たな農業手法を後世へ継承していくことも、課題のひとつです。この課題解決のために行う事業に必要な経費もまた、スマート農業の補助金の支給対象となっています。


• データ駆動型土づくり推進事業
  スマート農業では多くのデータを収集・処理し、それを農業そのものの改善に活かすことも重要です。「データ駆動型土づくり推進事業」は、このことを目的とする事業の典型例のひとつであり、こちらもまた補助金の支給対象となります。

スマート農業の補助金の注意点

スマート農業の補助金を受給する際には以下の点に注意することも必須です。

• 申請内容と異なる用途で使用する
  スマート農業の補助金はスマート農業の推進を目的として支給されており、申請書には詳細な使用目的を記載しなければなりません。もしも当初の申請内容とは異なる用途で補助金を使用すると、不正受給とみなされ、罰則の対象となってしまうこともありうるため注意しなければなりません。


• 補助金の支給はいずれ終了する
  補助金の申請受付は毎年度行われており、期間が過ぎるとその年度分の支給も終了することとなります。また、いずれは補助金の支給制度自体が終了することが考えられるため、補助金頼みの経営をいつまでも続けることはできないという点は覚えておかなければなりません。

2. スマート農業導入時の注意点

スマート農業の導入時には、以下の注意点を覚えておくことが大切です。

• 導入コストの負担が大きい
  スマート農業では、高性能技術を取り入れた農機の購入が避けられません。そのため、補助金を受けられたとしても、導入コストが大きくなる可能性があるという点には注意しましょう。


• スマート農業の経験者がほとんどいない
  新しい取り組みのため、現状でスマート農業の経験者はほとんどいません。そのため、すでにスマート農業を行っている人からアドバイスをしてもらったり、一緒にスマート農業を始める経験者を探したりするのが難しいということも覚えておくとよいでしょう。


• 農家に新たなデータの集計・分析作業の負担がかかる
  スマート農業を始めると、新たにデータの集計・分析などの作業が発生します。これまでデータ分析をあまり行ってこなかった農家にとってはこの作業が大きな負担となり、場合によっては逆に作業効率が低下してしまったり、人件費が高騰してしまったりすることもあるかもしれません。

3. スマート農業補助金を支給している自治体の事例

自治体により、スマート農業の補助金が支給されていることがあります。居住している自治体で制度を設けているかどうか、どのような内容であるのかを確認してみましょう。以下で、スマート農業の補助金制度を設けている自治体をご紹介します。

埼玉県

埼玉県では令和2年度にスマート農業普及推進事業の一環として、モデル経営体に認定された農業者や法人へ補助金の支給を行いました。この補助金を受給すると、モデル経営体として企業名や実際に行っているスマート農業の手法などが公開されます。

• 申請資格
  この補助金では埼玉県内で農業を営んでおり、なおかつスマート農業を行っていること、または今後開始する予定があることが申請資格となりました。その上で補助金の利用用途がスマート農業を行うこと、さらにスマート農業の普及の役割を担うと見込まれると、補助金が支給されます。


• 支給される金額
  この補助金制度では補助対象経費の２分の１以内が支給限度となっています。ただし、補助金を含めた標準事業費は1,000万円です。

浜松市

浜松市では、スマート農業の認定農業者向けに令和3年度の補助金の募集を行いました。

• 申請資格
  こ浜松市の補助金制度では「認定農業者3人以上で構成された農業者団体」であることが申請資格の一つに指定されています。また、市税を滞納していないことや、給与所得者を雇用する場合に市民税・県民税特別徴収義務者の指定を受けていることなども申請資格となっています。


• 支給される金額
  浜松市の制度では「補助率2分の1以内、上限600万円」との支給制限が定められています。

神戸市

神戸市でも、令和2年度にスマート農業に特化した補助金の支給制度を設けていました。その詳細は以下のとおりです。

• 申請資格
  神戸市の制度では「市内の集落営農組合」、もしくは「市内で農業を営む農業法人」が支給対象者となっています。そのため、すでに何らかの形で農業を行っている人でないと受給するのは難しいでしょう。


• 支給される金額
  神戸市の補助金制度では、補助金の用途を「リモコン式自走草刈機等の導入」と「水管理システムの導入」の2つに限定しています。どちらの用途においても経費の50％以内、上限300万円が支給制限となっています。また、水管理システムの購入経費に関しては、１台あたり7万5千円が上限でした。

4. スマート農業に「急コール」を組み合わせてさらに効率的に

スマート農業補助金制度は、経費負担を軽減できる点で事業者側に大きなメリットがあります。これからスマート農業を始める方、さらに導入を進めたい方は、制度の利用を検討してみてはいかがでしょうか。ただ、スマート農業補助金制度には、条件や期間があります。すぐに、そして誰でも簡単な設定で、日々の仕事を支援するサービスをお探しの方には、農業をサポートするITサービスと併用し、特定のメール受信を電話で通知するサービス「急コー ル」の利用をおすすめします。

農業をサポートするITサービスには、設備や機器、圃場などに異常があったとき、アラートメールを送って知らせてくれるものなどがあります。例えば、農地では温度や湿度、照度などを計測したり、畜産の現場では牛舎の牛の活動を管理したりして、異常を検知した場合にアラートを送ってくれます。

しかし、作業をしている人はメールを受信しても、なかなか気づかないということもあるようです。すぐに気付けないと、長い期間、労力と費用をかけて育ててきた出荷間近の商品を台無しにしてしまうという可能性もあります。せっかく上がってきたアラートをしっかりと活用して、効率的な農業を行いたいものです。そのような場合に、メール受信を電話で知らせてくれる「急コール」を併用することで、解決できます。

「急コール」は、1分に1回、メールをチェックします。対象となるメールを発見した場合、最短15秒で、音声アナウンスを使用した架電を開始します。担当者が電話に出られない場合は、設定次第で別の担当者に電話を回すことも可能で、通知が確実になります。また、サービス導入に際しての月々のランニングコストは低く抑えられているのも特徴です。

実際に、農業をサポートするITサービスと「急コール」を組み合わせて活用している肥育農家さんもいらっしゃいます。困っていた内容や導入後の状況なども詳しくお話しいただきました。スマート農業や農業をサポートするITサービスにご興味をお持ちの方は、導入事例もあわせてご覧ください。