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素早く・確実に・効率的に緊急メールに対応できる
「急コール」お客様の声30選+α【2024年最新版】

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「急コール」お客様の声30選+α【2024年最新版】

素早く・確実に・効率的に緊急メールに対応できる
「急コール」お客様の声30選+α【2024年最新版】

公開日:2024/06/26   更新日:2024/06/26
素早く・確実に・効率的に緊急メールに対応できる「急コール」お客様の声30選+α【2024年最新版】

このページでは、メール通知に課題があり、その解決のために「急コール」をご導入いただいたお客様の声をご紹介します。

特定メールの受信を電話で通知する急コールの導入メリットは、「素早く・確実に・効率的に対応ができる」という点に集約されますが、お客様のニーズ(目的)は多様です。そこで、ユースケースとしても活用できるよう、お客様の声を集めました。急コール導入のご検討にお役立てください。

1. 24時間365日体制の監視システムで活用したい

(お客様の声)

  • 24時間365日体制でシステムを監視し、異常が発生したらすぐに通知してほしい。
  • 夜間や休日のシステム運用も安心できる体制を構築したい。
  • 時間外でも確実に対応してくれるサービスを探している。

監視システムと言えば、IT・情報通信産業におけるサーバーの状態やトラフィックの流れ、セキュリティ脅威などの監視システムをイメージする方も多いと思いますが、24時間365日体制の監視システムは、それ以外にも多くの業界で多様な用途で、それぞれ重要な役割を果たしています。

医療監視システム

病院や介護施設での患者の健康状態を24時間監視するシステム。重要な生命徴候や緊急事態が発生した場合に、迅速な対応が可能です。

エネルギー監視システム

電力供給網や再生可能エネルギーファームなど、エネルギー産業における施設を監視するシステム。エネルギーの生産、供給、消費の効率を最大化し、障害が発生した場合にはすぐに警告を発することができます。

医薬品保管庫の温度管理システム

医薬品やバイオロジカル製品は、品質維持のために特定の温度範囲内で保管する必要があります。冷凍庫内の温度を連続的に監視し、データを管理システムに送信することで、リアルタイムでの温度監視が可能となります。

交通管理・災害対策システム

都市部や高速道路の交通を管理するためのシステム。交通量、事故、道路の状態などを監視する交通インフラ整備だけではなく、道路の冠水や河川の氾濫を監視し災害対策に活かす社会インフラ整備のシステムもあります。

これら24時間365日体制で監視・管理を行うシステムでは、障害が発生した時に配信されるアラートメール(異常検知メール)に「いち早く」「確実に」気づき対応する必要があります。

急コールは、メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する、クラウドサービスです。アラートメールを解析し、担当者に自動架電を行うため、アラートメールの見落とし防止に効果的です。「一斉架電」「順次架電」と架電方法が選択できるだけではなく、呼出秒数を自由に設定できるため、初動対応を早めることも期待できます。

2. 見逃せない通知システムに確実に気づきたい

(お客様の声)

  • 重要なアラートメールを見落とさないように、メールだけでなく電話通知もしてほしい。
  • 緊急性の高い案件は、すぐに担当者に電話連絡してほしい。
  • 音声通知で確実に異常を知らせてもらいたい。
  • 外出時に重要メールへの気付きを早めたい。

前述の24時間365日体制のシステム監視・管理でのニーズに近いものが「通知システムに確実に気づきたい」というものです。これはシステム監視・管理におけるアラートメール(異常検知メール)に限らず、例えば、お客様からのお問い合わせメールを営業活動のためにいち早く気づきたい、というニーズも含まれます。

急コール導入事例:株式会社湘南ゼミナール 様

Web問合せにメールだけでは気づかず、営業の機会損失につながっていましたが、急コール導入後は電話で確実かつ即時に対応することができるようになり、問合せから施設見学につながる割合が向上しました。
Webからの問い合わせ顧客に即対応!架電通知で確実かつスムーズな対応が可能に

対応可否の回答取得ができる急コール

また急コールは、架電された対応者が「簡単なボタン操作で対応可否の回答を送信する」ことができます。管理者は担当者からの回答をメール通知や管理画面から確認することができます。

アラートメールを自動で電話通知するだけではなく、対応可否の回答を受けることで管理者が状況把握できることも、確実な気づきと確実な対応につながっています。

3. 通知の方法を柔軟に選びたい

(お客様の声)

  • 特定のメールを受信したら、自動的に電話連絡してほしい。
  • 担当者が不在の場合でも、別の担当者に自動的に通知してほしい。
  • メール、SMS、電話・音声通知など、状況に合わせて最適な通知方法を選択したい。
  • 担当者への連絡方法を、個別に設定したい。
  • 複数の担当者に同時に通知して、情報共有を促進したい。
  • メールの内容に基づいて、適切な担当者に電話連絡したい。

アラートメール(異常検知メール・通知メール)を受信したら、自動的に電話で音声案内を行うサービスは急コール以外にも複数あります。その中で、複数サービスを検討した上で急コールを選択いただいたお客様は、「通知方法が柔軟に選べることがメリット」とその理由を挙げられます。

一斉・順次、電話の架電方法が選べる

急コールの架電方法は2種類あります。

1.一斉架電…予め登録された担当者へ「一斉に」架電を行います。
2.順次架電…予め登録された担当者へ「順番に」架電を行います。

一斉架電は「いち早く気づく」ことを重視するお客様にお勧めしています。一斉架電の標準の回答方法は、最初に繋がった1名から回答を取得する「一人回答」ですが、オプションで全員から回答を得る「全員回答」も選択できます。
順次架電は「確実に気づく」ことを重視するお客様にお勧めしています。

呼出秒数が自由に設定できる

他にはない急コール独自の特長が、順次架電時の呼出秒数を10秒~30秒から自由に設定できることです。「対応可」の回答がなければ、最速10秒で直ちに次の担当者に架電しますので、緊急時に対応可能な担当者に早くつながります。

メール通知で対応状況を「全員が」把握できる

急コールから管理者に送信するメール通知は2種類あります。

1)受付メール・・・架電対象メールを受信時、受付日時、メール件名、本文が記載された受付メールを自動送信
2)架電処理結果メール・・・管理者向けに受付メールの架電処理結果を自動送信

管理者として登録するメールアドレスに、架電先担当者のメールアドレスやメーリングリストを設定することにより、管理者だけではなく担当者間でも「誰が対応可能と回答したのか」を全員で共有することができます。これも急コールの独自機能の一つです。

SMSでの通知ができる

管理者向け急コールの受付メール、架電処理結果メールをSMSでも送信できます。受付メールは、標準で架電先担当者にもSMS送信ができます。

SMSの開封率は99%(※)と他のコミュニケーション手段と比べて高いことは、情報を取得する手段としてSMSが活用できる証左です。急コールでも、管理者の状況把握を確実にするためにSMS通知が活用されています。
(※出典:デロイトミック「ミックITレポート2022年10月号:A2P-SMSの配信数と売上高の現状(38.9億通207.6億円)と中期予測」)

SMSでの通知ができる

4. 多様な監視対象

(お客様の声)

  • サーバーだけでなく、ネットワーク機器、アプリケーション、セキュリティ対策など、様々なシステムを監視したい。
  • 医療機器や設備機器など、専門性の高いシステムを監視したい。
  • 環境や温度・湿度等等を監視し、モニタリングシステムからの異常があれば通知してほしい。
  • セキュリティソフトからのアラートメールに迅速に対応したい。
  • 顧客からの問い合わせメールに迅速に対応したい。
  • 自社運用サービスのメール通知に気づきやすくしたい。
  • 一括査定の反響メールへの対応を迅速化したい。

冒頭でご紹介した通り、急コールは様々な業種・業界のお客様に多様な用途でご活用いただいています。
急コールのサービス内容が「メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する」という非常にシンプルであるからこそ、「メールを使用する」ことを条件としたあらゆるシステムに活用いただけます。

多様な監視対象に対応できること、IT・情報通信、運輸・物流・倉庫運送、建設、自治体、教育、施設・設備、エネルギーなど、業種問わず様々なお客様にご活用いただけることも、お客様から好評の声をいただく理由の一つです。

5. 自動化で業務効率を上げたい

(お客様の声)

  • 手動での対応作業を減らし、業務効率を上げたい。
  • 障害発生時に自動的に電話発信してくれるシステムが欲しい。
  • 温度異常を検知したら、自動的にメールと電話で通知してほしい。
  • 問い合わせメールに自動で対応したい。

これまでご紹介してきたお客様の課題は、アラートメール(異常検知メール)に「早く・確実に気づく」ことでしたが、それに加えて「業務効率を上げる」をキーワードに急コールを導入いただいているお客様もいらっしゃいます。

お客様の声にあるように「手動での対応作業を減らす」ことによる人的リソースの削減が、結果的に業務効率の向上につながるケースに加え、RPA等、既存システムの自動化対応のために急コールによる自動電話通報が必要になったケースもあります。

以下にお客様事例をご紹介します。

急コール導入事例:株式会社学研ロジスティクス 様

夜間は入出庫を行わず、外部業者に委託してバックヤード業務に専念していましたが、省人化によるコスト削減を目的にRPAを導入。これに伴い、夜間業務が自動化され無人となり、人による監視の目がなくなりました。

これまではサーバーのエラー等が発生しても、誰かが異常に気づくことができ、その都度システム担当者に電話をかけることで復旧対応をしてきました。しかしRPAへの切り替え後は、異常を知らせる通知メールの配信はできても、電話まではできません。

そこで、エラーメールを受信すると同時に、自動的に電話を鳴らしてくれる架電システムである「急コール」を採用する運びとなりました。
「急コール」の強力バックアップでRPA業務が“100%”に近づく

6. 夜間・休日も迅速に対応したい

(お客様の声)

  • 夜間や休日のシステム障害にも迅速に対応してほしい。
  • 時間外でもすぐに対応してくれる体制を構築したい。
  • 一斉架電など、緊急時の連絡手段も確保したい。

24時間365日体制のシステム監視において、アラートメール(異常検知メール)が発報されたら電話通知し、担当者による素早く・確実な対応を促進する、という用途は、急コールの得意とするところです。
逆に、「夜間や休日のみ」といったニーズにも応えることができるのが急コールの特長です。

平日夜間と休日(土日祝)だけ電話通知

急コールは2シフト利用いただけます。夜間や休日のみ電話通知する場合には、以下のようにシフトをご活用ください。
1シフト・・・平日日中(架電しない設定を行う)
2シフト・・・平日夜間・休日

なお、特定の日時を指定して電話通知を中断したい場合には、オプション機能である「架電中断予約」をお勧めいたします。

7. 特定状況へ対応したい

(お客様の声)

  • 医療従事者への緊急連絡
  • 基幹システムの夜間監視
  • 設備異常発生時の迅速な対応
  • 一斉架電による情報伝達
  • 順次架電による情報伝達

急コールのサービス内容は、「メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する」という非常にシンプルなものです。ですので、医療や金融などで使用されているユニークな基幹システムであっても、「メールを使用している」状況であれば急コールをご活用いただけます。

医療関連企業での活用事例をご紹介します。

急コール導入事例:株式会社STERS 様

夜間に特化した救急時の遠隔即時コンサルテーションを行う企業が、医療機関と国内外の放射線科医を結ぶ遠隔医療システムを活用。夜間救急時の対応に急コールを導入いただきました。電話が鳴るまでは「確実に休める」ため、働く方の負荷軽減にも効果を感じていただけました。
即時性と確実性が上がり、遠隔医療を行う医師の働き方改善に貢献

8. その他

(お客様の声)

  • SalesforceやSlack等と、連携して使用したい。
  • オペレーター対応が必要な場合もあるため、柔軟なサポート体制を希望する。
  • 導入コストや運用コストを抑えたい。
  • 絶対に気が付く、確実な通知システムを求めている。

最後に、プラスαとして届くお客様の声として「外部ツールとの連携」をご紹介します。

急コールは、他のシステムとの連携が可能です。農業IoTデバイス、工場排水施設の監視システムなどの連携実績があります。

連携したいシステムにメールを送信する機能があれば、システムのメール送信先に、急コールの受信用メールアドレスをはじめ、いくつかの項目を設定いただければ実現できます。以下のページでは、サーバーやネットワークの監視、アプリケーションを集中監視する総合システム監視ソフトウェア「Zabbix」の設定方法についてご紹介しています。あわせてご参考ください。
Zabbixのアラートメール通知の設定方法|飛ばない原因や見落とし対策は?



特定メールの受信を電話で知らせる「急コール」
詳しくはこちら


メール通知に課題があり、その解決のために「急コール」をご導入いただいたお客様の声をご紹介いたしました。

特定メールの受信を電話で通知する急コールの導入メリットは、「素早く・確実に・効率的に対応ができる」という点に集約されますが、お客様のニーズ(目的)は多様です。見逃し防止などアラートメールに関わる課題をお持ちの方はぜひ、急コールをご検討ください。無料のトライアルもご案内しております。

お問い合わせ・無料トライアルからアカウント開設まで




「Interop 24 Tokyo(幕張メッセにて2024年6月12日~14日開催)」
Zabbixブースに協賛出展いたします(終了)

TOP > お知らせ 2024年5月13日

「Interop 24 Tokyo(幕張メッセにて2024年6月12日~14日開催)」
Zabbixブースに協賛出展いたします(終了)

終了いたしました

※本イベントは、3日間の総来場者数12.4万人という、大盛況を以て終了いたしました。
「POLESTAR Automation」「急コール」を出展するZabbixブースに多数のご来場をいただき、
誠にありがとうございました。

【会期中の様子】

Interop 2024
Interop 2024
Interop 2024

6月12日(水)から3日間、幕張メッセにて開催されるInterop 24 Tokyoにて、当社が認定パートナーとなっているZabbix Japan様ブース内に、Zabbix連携ソリューションとして、「POLESTAR Automation」および「急コール」を協賛出展いたします。



名称 Interop 24 Tokyo
会期 2024年6月12日(水)~14日(金)
10:00~18:00 [最終日14日(金)のみ 10:00~17:00]
会場 幕張メッセ(千葉市美浜区・幕張新都心)
当社ブース番号 6F04(ホール6)[Zabbixブース]
入場料金 無料(オンライン登録制)
URL https://www.interop.jp/



【出展製品】

POLESTAR Automation

サーバー/ネットワーク機器の構成管理や変更履歴管理、点検、ファイル配布/収集、パッチ適用等を自動化する、オールインワンITインフラ運用自動化ソリューション
https://polestar.widetec.com/


急コール

監視ツールでのアラートメール等、重要なメールを自動でフィルタリングし、対応が必要なメールだけを自動で架電通知するクラウドサービス
https://www.cuecall.jp/



【ブース内ショートセミナー】

上記2製品を、コンパクトにご紹介いたします。
予約不要ですので、下記の時間にZabbixブースまでお越しください。


タイトル:インフラ運用DX:アラートメールの自動電話通知とデバイスのconfig管理


開催予定日時(各日1回)
6月12日(水)13:05〜13:20
6月13日(木)15:35〜15:50
6月14日(金)11:50〜12:05



皆様のご来場を心よりお待ちしております。



ご利用料金(月額費用・オプション料金)の改定と、オプション機能標準化のお知らせ

TOP > お知らせ 2024年4月1日

ご利用料金(月額費用・オプション料金)の改定と、オプション機能標準化のお知らせ

いつも急コールをご利用いただき、誠にありがとうございます。
お客様に、より手軽で便利にサービスを活用していただきたく、ご利用料金(月額費用・一部オプション料金)の改定と、一部オプション機能の標準化を実施することとなりました。

ご利用料金の改定や標準化の対象となるオプション機能については、以下にご案内する通りです。

変更日

2024年4月1日

変更対象

全てのお客様
※すでにご契約のお客様は、新たなお手続きは必要ございません。上記変更日以降の利用については自動的に新しいサービス・料金体系が適用されます。
※「スケジュール機能」をご利用開始されたいお客様は、お手数ですがメールにてご連絡ください。

変更内容

■月額費用の変更

変更後の月額費用です。

ご利用架電パターン数 1架電パターン単価 月額費用
共用環境 専用環境
1 10,000円 10,000円 20,000円
2 9,500円 19,000円 29,000円
3 8,900円 26,700円 36,700円
4 8,200円 32,800円 42,800円
5 7,400円 37,000円 47,000円
6 6,500円 39,000円 49,000円
7 5,500円 38,500円 48,500円
8 4,400円 35,200円 45,200円
9 3,200円 28,800円 38,800円
10~ 別途、お見積りとさせて頂きます。お問い合わせください。

■オプションから標準の機能へ変更

以下の機能はこれまでオプションとしてご提供しておりましたが、急コール標準機能として提供し、今後は利用料が必要ありません。

機能名 機能の説明
音声アナウンス(基本/変更) 急コールからの電話に出た直後に流れるアナウンスと、対応可/不可のボタン操作後に流れるアナウンス(基本)を10セット用意しています。アナウンスセットは、管理者画面(Web)からテキスト入力して、任意の内容に変更できます。また、メール件名/本文のキーワードとの紐づけにより、受信メールに応じたアナウンスを流せます。
※操作するボタンは仕様のため変更できません。
音声アナウンス言語追加 多言語対応ができます。担当者ごとに流すアナウンス言語の個別設定や変更も可能です。
対応言語は、Google Cloudがサポートしている言語です。
連続架電抑止 アラートメール等の「連続したメール送信の仕組み」に対し、「初報以降の一定時間、架電を抑止」します。「抑止結果」はメール送信します。
スケジュール 当番制などで電話を受ける担当者をスケジュール登録することで、システムが自動で電話番号を入れ替えます。
※電話番号は管理者画面(Web)で都度、変更も可能です。

■オプションご利用料金の改定

以下の機能はご利用料金(月額)の改定を行います。

機能名 機能の説明 改定後の料金(税抜)
架電中断予約 架電中断予約 架電対象となるメールを受信しても、架電処理を行わない日時をスケジュールできます。
サーバーメンテナンス等の「予め予定されたメール送信」に対し「指定時間内のメールを全て無視」する機能です。「架電中断結果」はメール送信します。
3,000円/月

急コールの機能については以下のページで詳細をご案内しています。あわせてご参考ください。



ワイドテックでは、「急コール」をより便利にご活用いただくことによって、緊急連絡手段としての電話の可能性を引き続き追及してまいります。


本件に関するご不明点は、下記までお問い合わせください。

株式会社ワイドテック 「急コール」お客様担当窓口 
メール:cuecall-inq@widetec.com
お問い合わせフォーム:https://www.cuecall.jp/inquiry
TEL:03-5829-4886(直通)



年末年始における営業および休業期間についてのお知らせ

TOP > お知らせ 2023年12月5日

年末年始における営業および休業期間についてのお知らせ

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
年末年始における弊社の営業および休業期間につきまして、下記の通りご案内いたします。


年末年始の営業および休業期間

年末営業 2023年 12月28日(木)まで通常業務
休  業 2023年 12月29日(金)~ 2024年   1月  3日(水)まで
年始営業 2024年   1月   4日(木)より通常業務

お問い合わせの受付

年  末 2023年 12月28日(木)17:00まで
年  始 2024年   1月   4日(木)10:00より

※メールでのお問い合わせにつきましては随時お受けいたしますが、弊社からの回答が、2024年1月 4日以降となります旨、予めご了承のほど、よろしくお願い申し上げます。


休業期間中につきましては、ご不便をおかけし誠に恐縮でございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。



送迎バスの置き去り防止対策を解説!安全装置ガイドラインの内容や活用法は?

TOP > コラム >  送迎バスの置き去り防止対策を解説!安全装置ガイドラインの内容や活用法は?

送迎バスの置き去り防止対策を解説!安全装置ガイドラインの内容や活用法は?

公開日:2023/11/08   更新日:2023/11/08
送迎バスの置き去り防止対策を解説!安全装置ガイドラインの内容や活用法は?

近年の保育園・幼稚園バスにおける置き去り事故について、ニュースなどで目にしたことがある方も多いでしょう。バスの置き去り事故を防ぐためには、人数確認に加えて見落とし対策ができるツールの活用などが不可欠です。

そこで今回は、バスでの置き去り事故の要因を詳しく解説したうえで、悲惨な事故を未然に防ぐための有用な対策についてもご紹介します。保育園・幼稚園にお勤めの方や事業主の方はもちろん、保育園・幼稚園に我が子を通わせる保護者にとっても重要な内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。



特定メールの受信を電話で知らせる「急コール」
詳しくはこちら

1. 保育園・幼稚園バスの置き去り事故対策は必須

保育園・幼稚園バスの置き去り事故対策は必須

記憶に新しい置き去り事故の事例として、直近の2つの事故をご紹介します。

2021年7月、福岡県中間市では、保育園の送迎バス内に当時5歳の園児が取り残され、熱中症で死亡した事件がありました。この事件の裁判の主な争点としては、保育園側の安全管理注意義務が挙げられています。母親側の主張では、確認が不十分なままドアを施錠したとして園側の過失が指摘されていました。

また、2022年9月には静岡県の認定こども園において、女児の通園バス置き去り事故が発生しました。同年12月には元園長ら4人が業務上過失致死の疑いで書類送検されています。

どちらのケースにおいても、園児を預かる施設側の管理責任が重要なポイントとなっており、痛ましい事故をこれ以上引き起こさないためにも、施設での対策は急務となっています。

2. 政府の緊急対策「こどものバス送迎・安全徹底プラン」について

政府の緊急対策「こどものバス送迎・安全徹底プラン」について

度重なる送迎バスの置き去り事故発生を受け、2022年10月、この深刻な問題に対処すべく、政府は緊急対策として「こどものバス送迎・安全徹底プラン」を発表し、こどもの安全を最優先事項として位置づけました。緊急対策は以下のような内容となっています。

緊急対策の概要

  • ① 所在確認や安全装置の装備の義務付け
  • ② 安全装置の仕様に関するガイドラインの作成
  • ③ 安全管理マニュアルの作成
  • ④ 早期のこどもの安全対策促進に向けた「こどもの安心・安全対策支援パッケージ」

引用:文部科学省|こどものバス送迎・安全徹底プラン〜バス送迎に当たっての安全管理の徹底に関する緊急対策〜

いずれのポイントも、直近の事故を受け問題となっていた点を基に、バスの乗降時の所在確認や安全装置の導入などを義務付けたものとなっています。施設ごとに政府のガイドラインやマニュアルに準拠した対策を、策定・実践することが重要です。

3. 送迎バスでの園児の置き去り事故が起きる原因

送迎バスでの園児の置き去り事故が起きる原因

なぜ園児送迎バスでの置き去り事故は発生してしまうのでしょうか。最近の事例から推測される主な原因は、以下の3つです。

  • 降車時の人数確認の漏れ
  • 降車後の車内点検の漏れ
  • 登園後の出欠確認の漏れ

一つずつ解説します。

降車時の車内確認の漏れ

送迎バスではこどもをバスから降ろした際に、運転手や乗務員が車内に残っているこどもがいないか点検し、園では降りたこどもの人数を把握します。

置き去りが発生してしまう要因は様々ですが、乗車時と降車時に人数を把握していなかったり、点呼をしていなかったり、そもそも必須業務として降車時の車内確認を実施していなかったりといったことが挙げられます。

特に外部からの派遣人員などが乗務を担当する場合は、人数の確認漏れが起こりやすく、注意が必要でしょう。

降車後の車内点検の漏れ

園児が降車した後の車内点検も、置き去り事故の防止は不可欠といえます。

幼児・園児はからだが小さく、運転席側からの確認だけでは見落としてしまうことがあります。多くの幼稚園や保育園では降車時に車内点検を行い、バス内の死角の確認を実施していますが、もし降車時の車内点検が漏れていると、置き去り事故に直結してしまうことになります。

登園後の出欠確認の漏れ

保育園や幼稚園では通常、登降園管理システムや出欠確認などで園児の登園状況を確認します。万が一、降車時の点検漏れにより置き去りが発生してしまった場合でも、出欠確認を徹底することで早期に発覚・対処が可能になります。

もし登園後の出欠確認が行われず、保護者へ連絡が取られていなかったとしたら、置き去りの危険に気づかない可能性が高まります。迅速な対応を可能にし、置き去り事故を未然に防ぐためにも、登園時の確認を徹底するのが大切です。

4. 送迎バスの置き去り事故を防止するための対策

送迎バスの置き去り事故を防止するための対策

保育園や幼稚園の送迎バスでの置き去り事故を防止するための対策として、次のいくつかの方法が挙げられます。

  • 乗降時の人数確認の徹底
  • 降車後すぐの車内点検の実施
  • 欠席連絡がない場合の保護者への確認
  • 万が一の事態に備えた訓練の実施

乗降時の人数確認の徹底

乗降時の人数確認は、置き去り事故を迅速に察知するために不可欠です。人数確認といっても、ただ呼びかけるだけでは実効性に欠ける場合もあります。

具体的には、日々の義務である日報に乗降人数を記録する仕組みを作るなど、人数確認を組み込んだ業務プロセスを構築するのが効果的でしょう。これにより早い段階で人数確認の見落としに気づき、車内点検や保護者への通報などの次の段階の対応を迅速に行えます。

降車後すぐの車内点検の実施

園児の降車後に車内点検をすぐに行うことも、重要なポイントです。特に幼稚園バスでは登園から降園までの間バスを使わないことが多く、一度見落としてしまうと長時間の置き去りのリスクが高まります。

そのため、車内点検と清掃を同時に行うことで、より細やかな点検が可能となります。降車後に速やかに車内点検を行えば、置き去り事故のリスク軽減、ひいてはこどもたちの安全確保に繋がるでしょう。

欠席連絡がない場合の保護者への確認

保護者の方へのタイムリーな連絡も、有効な対策の一つになります。保護者側の都合によっては、多忙な日々の中で欠席の連絡を忘れてしまうケースもあるかもしれません。

しかし、バスの中に置き去りにされていたにもかかわらず、園側が「多忙による連絡漏れだろう」という思い込みで確認をしなかったために事故に繋がったというケースもありました。保護者側から欠席の連絡がきていないにも関わらず園児が登園していない場合は、保護者へ必ず連絡を実施するべきです。

万が一の事態に備えた訓練の実施

たとえ万全の対策を講じていたとしても、万が一の可能性はぬぐい切れません。そのため、こどもがクラクションを鳴らす訓練を定期的に実施することが大切です。

「万が一のときはクラクションを鳴らす」をこどもたちにルール化して周知しておくことで、周囲に助けを求められます。また、クラクションを鳴らすには大人でも力が必要なため、こどもの力でも鳴らすことができるように練習させておくことも欠かせません。

5. 2023年4月から安全装置の設置が義務化

2023年4月から安全装置の設置が義務化

2023年4月から、置き去り防止のための安全装置の設置が義務化しました。以下では対象施設の種類をご紹介します。

安全装置義務化の対象施設

  • 幼稚園
  • 幼稚園型認定こども園
  • 特別支援学校
  • 幼保連携型認定こども園
  • 保育所
  • 保育所型認定こども園

参照:文部科学省|こどものバス送迎・安全徹底プラン〜バス送迎に当たっての安全管理の徹底に関する緊急対策〜

なお、設置義務については2023年4月から1年間の経過措置が設けられているため、もし未設置であれば早急に安全装置の情報収集、設置を進める必要があるでしょう。

6. 国土交通省認定の安全装置のガイドライン

国土交通省認定の安全装置のガイドライン

国土交通省が認定する安全装置には、以下の種類があります。

安全装置の種類

  • 降車時確認式の装置
  • 自動検知式の装置
  • これらの機能を組み合わせた装置

参照:国土交通省|送迎用バスの置き去り防止を支援する安全装置のガイドライン

また、国土交通省のガイドラインにより、それぞれの装置には最低限の要件が定められています。これらの装置は置き去り事故を防ぐために設計されているため、装置の品質と性能を担保し、信頼性を高める意味でも認定を受けている装置を選ぶことが大切です。

認定を受けている安全装置は、以下のこども家庭庁のウェブサイトで確認できます。

こども家庭庁|送迎用バスの置き去り防止を支援する安全装置リスト

降車時確認式の装置の要件

降車時確認式の装置は、運転手や乗務員がこどもの降車後に確認を実施するよう促す方式の装置です。最低限の要件は以下になっています。

  • ① エンジン停止後、運転者等に車内の確認を促す車内向けの警報
  • ② 車内を確認し、運転者等が車両後部の装置を操作すると警報が停止
  • ③ 確認が一定時間行われない場合、更に、車外向けに警報

運転手がエンジンを停止した後に必ず車内後方の停止ボタンを押さなければ警報が止まらない、という仕組みを要件にしています。

一定時間警報が止まらなかった場合は、車外への発報も要件として盛り込まれているため、万が一警報を解除しなかった場合でもスピーカーなどで第三者に危険を知らせ、二重に防止策としての機能が期待できます。

自動検知式の装置の要件

自動検知式の装置は降車時確認式と異なり、搭載されたセンサーによって車内が自動で確認される装置です。要件は以下の通りになっています。

自動検知式の装置の要件

  • ① エンジン停止から一定時間後にセンサーによる車内の検知を開始
  • ② 置き去りにされたこどもを検知すると、車外向けに警報

エンジン停止を起点とする、という点では降車時確認式と同様ですが、自動検知式の場合は停止後一定時間が経過すると、センサーが自動で社内確認を実施します。そして動きなどでこどもを検知すると外部にスピーカーや乗務員へのメール通知などで発報し、置き去りを未然に防ぐ仕組みになっています。

あくまで機械によるセンサー確認になりますので、人の手で必ず車内確認を実施して自動検知式の装置は補助的な役割で活用する、という意識は常に持っておく必要があるでしょう。

両装置に共通する要件

降車時確認式と自動検知式、両方に共通する要件もあります。

両装置に共通する要件

  • ① 運転者等が車内の確認を怠った場合には、速やかに車内への警報を行うとともに、15分以内に車外への警報を発すること
  • ② こども等がいたずらできない位置に警報を停止する装置を設置すること
  • ③ 十分な耐久性を有すること(例)-30~65℃への耐温性、耐震性、防水・防塵性等
  • ④ 装置が故障・電源喪失した場合には、運転者等に対してアラーム等で故障を通知すること

①については、エンジン停止後15分以内に必ず車外へ警報を発出する仕組みを必須とするものです。

また、②では車両の下部等に設置することは基本的にNGです。必ずこどもの手が届かない、車両の上部に設置するようガイドラインに記載されていますので、取り付けなどの際は注意しましょう。

7. 安全装置の導入で受けられる補助金

安全装置の導入で受けられる補助金

前述した通り、政府の「こどものバス送迎・安全徹底プラン」の緊急対策の一つである「こどもの安心・安全対策支援パッケージ」として、ガイドラインに適合した安全装置を導入する場合には、国からの定額補助があります。

安全装置の設置が義務化された施設か・そうでない施設か、また安全装置の使用に関するガイドラインに適合した製品かどうか、などの要件によって補助額に変動があります。

保育園や認定こども園などの装置設置が義務化された施設では17万5000万円、そうでない施設の場合は、ガイドラインに準拠した製品を購入することで、8万8000円の補助金を受け取ることができます。

8. おすすめの安全装置は「メール通知」機能付きのシステム

おすすめの安全装置は「メール通知」機能付きのシステム

置き去り防止のための安全装置における大切な要件は、置き去りにされたこどもを検知したときにブザーを発報し、外部に知らせるという機能を満たしていることです。

安全装置は様々な種類がありますが、その中でも特におすすめなのは、危険を検知した際の外部への通報機能が充実したものです。送迎バスの駐車場と保育スペースに距離があるなどの理由で、停車後に送迎バスから大人が離れてしまう場合、ブザータイプの外部通知システムでは置き去りにいち早く気づくことができない危険性があります。

たとえば、メール通知やスマートフォンへの連携の機能を搭載した装置であれば、置き去り発生時の警報を乗務員や運転手のスマートフォン宛にアラートメールを送信できます。通知を受け取れば万が一の場合に送迎バスの近くにいなくても、迅速に事態を把握、対処することが可能です。

9. 「急コール」との連携で電話通知も!見逃しを徹底防止

「急コール」との連携で電話通知も!見逃しを徹底防止

メール通知の機能が付いた安全装置を導入する場合、通知がくる仕組みを構築することも大切ですが、届いたメールの見逃しを防ぐことも同じくらい重要です。ここでは、緊急性の高いメールの見逃しを防ぐことができるサービスとして、「急コール」を紹介いたします。

「急コール」はワイドテックのクラウドサービスで、特定のメール受信を担当者へ自動で電話通知できるサービスです。

メールの件名、本文を解析し、特定のメールだけを必要なときにタイムリーに自動連絡する当システムですが、先に述べた置き去り防止の安全装置におけるメール通知システムとの連携が可能です。

たとえば置き去り防止安全装置の警報システム要件を満たし、メール通知が遠隔地の担当者に届いた際に、最短15秒以内に電話通知を実施。見落としのリスクを極限まで下げつつ、迅速な二次対応が可能になるのです。

また、「急コール」はクラウドサービスのためサーバーや電話機、専用の機器などの導入が不要で、初期費用を抑えながらすぐにシステムを構築することができます。

安全装置と組み合わせることで、見落としの危険性をカバーしながら理想的な形で置き去り防止の仕組みを実現できるため、業界から注目を集めているサービスです。

10. まとめ

まとめ

本記事では保育園・幼稚園における置き去り事故防止の重要性から政府のガイドライン、安全装置とメール見逃し防止システム「急コール」についてご紹介しました。

「急コール」を導入することでメールを受信してから最短15秒で登録済みの担当者に自動的に電話通報を行えるため、速やかで正確な対応が期待できます。置き去り防止装置のご導入を検討しており、自動電話通報に興味をお持ちであれば「急コール」の導入をご検討ください。



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「温度監視」のアラートを、電話で音声通知する「急コール」の利点とは?

TOP > コラム >  「温度監視」のアラートを、電話で音声通知する「急コール」の利点とは?

「温度監視」のアラートを、電話で音声通知する「急コール」の利点とは?

公開日:2023/06/12   更新日:2023/06/12
「温度監視」のアラートを、電話で音声通知する「急コール」の利点とは?

本ページでは、昨今非常に多くのお問い合わせをいただく、「温度監視」と「急コール」との連動について、一般情報とお客様からいただくフィードバックを集約し、お役立ちコラムとしてまとめています。

「温度監視」と「急コール」、この両者は連動することによって、高いパフォーマンスを発揮します。どんな業界や職業で役立つのか、どんな利点があるのか、そして「温度監視」と切り離すことのできない品質管理や安全管理にどのような影響があるのかを見ていきましょう。



特定メールの受信を電話で知らせる「急コール」
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1. 温度監視の重要性

温度監視は、さまざまな業界で大切な役割を果たしています。例えば、食品製造業や医薬品製造業、半導体製造業、化学工業、冷凍・冷蔵倉庫業などです。これらの業界では、品質や安全を守るために、厳しい温度管理が必要です。他にも、空調設備業、病院・医療機関、研究所・実験室、飲食業、農業、養殖業、酒造業、石油・ガス産業、データセンター運営、電力・エネルギー業、自動車製造業、航空宇宙産業、鉄道車両メンテナンス、冷蔵・冷凍輸送業、環境監視・測定業など、様々な業種・業界で重要視される「温度監視」は、非常に重要な事項といえるでしょう。

更に「医薬品の適正流通」と定義されるGDP(Good Distribution Practice)や、「食品製造工程の危害分析重要管理点」と定義されるHACCP(Hazard Analysisand Critical Control Point)、という観点から見ても、昨今の温度監視の重要性は増すばかりとなっています。
これらの規制や基準は、製品の品質や安全性を確保するために設定されており、温度管理はその中心的な役割を担っています。

2. 温度監視アラートが電話で音声通知されるメリットとは?

監視業務での重要事項通知を含め、温度監視アラートを電話通知する利点は、数多く存在します。
まず、電話の特性として、対応者はリアルタイムで対応を行う、ということが挙げられます。そのため問題が起こった時に対応者はリアルタイムで知ることができ、タイムラグが発生しません。これによって、重要なアラートに対し最短時間での対処ができるようになります。

次に電話の通知は、メールやアプリの通知とは違って、応答されるまで継続することができるため、もれなく伝えることが期待できます。また、様々な担当者などの連絡先に知らせることができるため、もし責任者が対応できない場合でも、他の担当者が対応できるようになります。この特性により、通知に気づかずに対応が遅れることや、誰も対応しないまま対応が漏れてしまう、ということが回避できるのです。

加えて電話での通知は、PCの前にいなくてもすぐに知ることができるため、テレワークなど、遠隔地での監視業務をも可能にします。

更に、急コールは「対象メールのフィルタリング」機能があるため、大量のアラートメールが発報されるような環境下においても、予め設定した「重要なメール」のみを架電通知します。したがって、メール選別のタイムロスもなく、間違えて不要なメールを通知する心配もありません。

★メリット4つ まとめ

  • リアルタイム対応が得られる「電話通知」で、緊急連絡に最適
  • 「最短時間で必ず誰かが対応する」体制の構築を可能にする
  • 監視機器の場所に依存しない、「遠隔監視」のサポートツールにも最適
  • 大量メールから、対応を要するメールだけを通知し、メール仕分けの時間とミスを削減

3. 温度監視の品質を高める「急コール」

温度監視の品質を高める「急コール」

薬品系の温度監視業務など、コンマ何度の温度変化も許されないような監視業務では、そのわずかな変化をいかに早くキャッチするかがとても重要な事項です。そのような監視業務でも、早期対応の1ツールとして、また万一の認識モレを防ぐ保険的な機能として、「急コール」をご利用いただくことで、温度監視業務の運用品質向上に寄与します。

また、夜間・休日の温度監視業務等、重要性の高い業務ながら、限られた人員での対応が必要な場合、24/365の監視体制を取ることが難しい場合、等においても、急コールの「アラートの電話通知」+「遠隔監視対応可能」といった特性を活用することによって、最大限のパフォーマンスを発揮します。


このような背景から、「温度監視」と「急コール」の連動は、業務効率化だけでなく、規制や法令の遵守という点でも価値を高めています。

特定メールの受信を電話で通知する「急コール」とは?

急コールは「特定のメールを受信すると担当者に自動で電話通知する」クラウドサービスで、サーバー監視のアラートを通知することを目的として企画・開発・販売され、現在ではメール発報を伴うあらゆる監視業務でご利用いただいています。
また、サービス利用継続率は94.8%(当社調べ)となっており、ご利用いただいているお客様からの高い信頼と評価をいただいております。



「音声アナウンス変更」新機能リリースのお知らせ

TOP > お知らせ 2023年4月26日

「音声アナウンス変更」新機能リリースのお知らせ

いつも急コールをご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度、お客様からたいへん多くいただいておりました「急コールの音声アナウンスを、任意の内容に任意のタイミングで変更したい」というご要望にお応えすべく、新機能「音声アナウンス変更」としてリリースいたしましたことをお知らせいたします。

概要

新機能「音声アナウンス変更」は、お客様ご自身で「急コール」の音声アナウンスを変更できるオプション機能で、複数の架電対象メールがある場合や複数の架電先担当者がいる場合など、架電内容に合わせたアナウンスの変更を、柔軟かつ容易に実現することを目的としています。

変更方法は、管理者画面(Web)で変更したい内容をテキスト入力で登録、メールと紐づける条件を登録するだけと、とても簡単です。

また、本機能では多言語にも対応し、標準では日本語と英語でアナウンス作成が可能です。
ご指定の言語追加や、担当者ごとに流すアナウンス言語の個別設定、変更も「言語追加」オプションで対応可能です。

さらに、複数のメール内容に応じたアナウンスを流すことが可能になる「音声アナウンスセット追加」オプションとともにご利用いただくことで、複数種類のメール/複数の担当者への架電時などに、通知内容を理解しやすく、かつ柔軟な運用を可能にします。

利用イメージ

・基本 パターン

アナウンス内容「緊急のご連絡です。対応が可能な場合は「1」を、対応が不可能な場合は「2」を押してください。もう一度聞き直す場合は「9」を押してください。」

・音声アナウンス変更 パターン

アナウンス内容「Aサーバで障害が発生しました。対応が可能な場合は「1」を、対応が不可能な場合は「2」を押してください。もう一度聞き直す場合は「9」を押してください。」

機能仕様

音声アナウンスセット【基本】
(①オープニング、②「1」選択時(対応可)、③「2」選択時(対応不可)) ②③の音声を管理画面上から任意変更可能にします。

※音声アナウンスセット【基本】は管理者画面(Web)でテキスト入力により任意変更可能

※選択するボタンは変更不可(「1」「2」「9」固定)

※従来の「独自アナウンス設定オプション」、「独自アナウンス制作オプション」は廃止になります。

ワイドテックでは、「急コール」の機能を拡張し、緊急連絡手段としての電話の可能性 を引き続き追及してまいります。


本件に関する詳細は、下記までお問い合わせください。

株式会社ワイドテック 「急コール」お客様担当窓口 
メール:cuecall-inq@widetec.com
お問い合わせフォーム:https://www.cuecall.jp/inquiry
TEL:03-5829-4886(直通)



Zabbixのアラートメール通知の設定方法|飛ばない原因や見落とし対策は?

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Zabbixのアラートメール通知の設定方法|飛ばない原因や見落とし対策は?

公開日:2023/04/26   更新日:2023/06/28

サーバーやネットワークの監視、アプリケーションを集中監視する総合システム監視ソフトウェアであるZabbix。不具合発生時には、アラートをメールによって通知するのが一般的です。しかし、メールでの障害通知には、運用・保守担当者が気づかないという問題があります。この記事では、Zabbixによるアラートメール通知に気づきやすい設定方法について分かりやすく解説します。



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1. Zabbixのアラートをメール通知に設定する方法

Zabbixのアラートをメール通知に設定する方法

Zabbixの利用においては、アラートをメール通知に設定するのが一般的です。アラートの発砲をメール通知にするためには、Zabbixマネージャーのコンソールから設定を行います。

Zabbixマネージャーのコンソールから、下記の手順で設定を行います。

  1. メディアタイプで「メール」を選択する
  2. SMTPサーバーやアカウント情報を設定する
  3. 送信先アドレスを入力してテストを実行する
  4. テストメールの受信を確認する
  5. メール設定をユーザー(管理者)に紐づけする

それぞれの手順について詳しく見ていきましょう。

1. メディアタイプで「メール」を選択する

メディアタイプで「メール」を選択する

メディアタイプで「メール」を選択します。

【操作方法】
「管理」>「メディアタイプ」>「Email(HTML)」

2. SMTPサーバーやアカウント情報を設定する

SMTPサーバーやアカウント情報を設定する

メールの送信に必要な項目をそれぞれ入力します。有効なSMTPサーバーとアカウント情報の入力を行い、最後に「更新」ボタンを押してください。

3. 送信先アドレスを入力してテストを実行する

送信先アドレスを入力してテストを実行する

「送信先」にメールアドレスを入力し、「テスト」ボタンを押します。

4. テストメールの受信を確認する

テストメールの受信を確認する

テストメールが届いていることを確認します。

5. メール設定をユーザー(管理者)に紐づけする

メールの設定を、ユーザー「管理者」に紐づけします。

【操作方法】
「管理」>「ユーザー」>「Admin」

メール設定をユーザー(管理者)に紐づけする

「メディア」>「追加」より、メディアタイプのプルダウンから(1. メディアタイプで「メール」を選択する)で設定した「Email(HTML)」を選択します。

「送信先」に、アラート通知を受信するメールアドレスを設定し「追加」ボタンを押下します。

メール設定をユーザー(管理者)に紐づけする

画面が変更されたら「更新」をクリックします。
デフォルトではAdminに設定されていますが、個別でユーザーを作成することも可能です。

2. Zabbixのアラートメールが送信されるか確認する方法

Zabbixのアラートメールが送信されるか確認する方法

メール通知の設定完了後、障害が発生した際、実際にメール通知が行われるかどうかテストを実施します。通知テストのためには、意図的に障害を発生させなければなりません。

意図的に障害を発生させるための方法として、監視対象のサーバーでCPUの使用率を100%にすることが挙げられます。障害を発生させた後、メール通知によるアラート発砲が確認できていれば、アラートメールの設定は完了です。

3. Zabbixのアラートメールが飛ばないときによくある原因

Zabbixのアラートメールが飛ばないときによくある原因

意図的に障害を発生させても、Zabbixがアラートメールを送信できていない場合は、以下の原因が考えられます。

  • 障害発生時のアクションが未設定
  • スクリプトのパスが間違っている
  • ユーザー設定のメディアが指定できていない

それぞれの対策について見てきましょう。

■対応①:障害発生時のアクションの設定を確認する
障害発生時に、何を実施するか設定します。

「設定」>「アクション」から設定画面を表示し、以下についてチェックします。

  • 一番下のチェックボックスで「有効」にチェックが入っているか
  • 実行条件欄に「実行条件」が登録されているか

この設定は、一見全ての障害でアラートを飛ばすように思えるかもしれませんが、実際はユーザーの通知設定によって必要な障害レベルを限定できます。


■対応②:通知メディアを指定する
どの手段で障害を通知して欲しいか設定します。

【操作方法】
「管理」>「ユーザー」>「ユーザーを選択」>「メディア」をクリックします。

通知メディアを指定する

「有効な時間帯」の、1-7,00:00-24:00という記載は、24 時間365日という意味です。

「指定した深刻度の時に使用」のチェックボックスでは、通知が欲しい深刻度をそれぞれ指定できます。

この設定で、チェックボックスがひとつも指定されてない場合、アクションログにはエラー表示である「!」マークが表示されます。

4. Zabbixのアラートメールの見落としを防ぐための対策

Zabbixのアラートメールの見落としを防ぐための対策

Zabbixからアラートメールが問題なく送信されていても、デフォルトでのメールの内容はシンプルなため、ユーザーがアラートに気付きづらいという問題が発生することが少なくありません。アラートメールの見落としを防ぐためには、以下のような対策方法があります。

  • メール内容を目立つようにカスタマイズする
  • 特定のメール受信を知らせるサービスを活用する

それぞれの対策方法について解説します。

メール内容を目立つようにカスタマイズする

Zabbixのアラートメールは、件名や本文をカスタマイズできるため、以下のように工夫することでメールに気づきやすくなります。

  • 件名で障害発生がわかるように設定する
  • 本文の冒頭に色づけした見出しを入れる
  • 見出しで障害が発生したホストが分かるようにする
  • 障害テストメールで、メールの内容を確認する

件名で障害発生が分かるように設定する

「管理」>「メディアタイプ」>「Email(HTML)」より、「メッセージテンプレート」タブを開きます。
続いて、「障害」のアクション「変更」を押下します。

件名で障害発生がわかるように設定する

障害が発生したことを分かりやすくするため、件名に「障害が発生しました」と記入します。

件名で障害発生がわかるように設定する

本文の冒頭に色づけした見出しを入れる

本文の冒頭に色づけした見出しを入れるため、「メッセージ」の最上段に以下のように記載します。

<h2 style=”colored”>障害が発生しました</h2><br>

本文の冒頭に色づけした見出しを入れる

「更新」をクリックし、元の画面に戻った後、さらに「更新」をクリックして設定は完了です。

見出しで障害が発生したホストがわかるようにする

見出しで障害が発生したホストがわかるように設定します。

<b>Host IP:</b>{HOST.IP}<br>

見出しで障害が発生したホストがわかるようにする

障害テストメールで、メールの内容を確認する

設定完了後、実際の画面を確認するため再度意図的に障害を発生させ、障害メールを確認します。

障害テストメールで、メールの内容を確認する

このように、赤い太字で「障害発生」の本文が目立つようになりました。

特定のメール受信を知らせるサービスを活用する

Zabbixを始めとするシステム監視ツールのアラートメールは、特定のメール受信を電話で知らせるサービスがあります。

メールでは、他の業務メールに埋もれてしまう可能性があり、そもそもメールを受信しているのに気づけないケースがあります。そのような課題を解決するために、障害アラートメールだけを検知して、電話で知らせるサービスがあります。

メールは、受信に気づくまでに時間がかかりますが、電話であれば障害発生からすぐに気づけるため、初動が早くなることで障害復旧までの時間短縮に役立ちます。

5. 必要なアラートのみを注視可能なフィルタリング機能

Zabbixには「フィルタリング機能」があり、監視対象の情報を絞り込んで表示することが可能です。デフォルトの設定では、監視しなくてもよいアラートまでメールで通知されるケースもあります。

検知したイベント(トリガー)ごとに重大度カスタマイズすることで、必要なアラートにのみ注視できるようになります。

またZabbixでは、他にも以下のようなカスタマイズが可能です。

  • 通知チャネル(SMS、メール、その他)
  • 名称の変更
  • 画面表示のカラー設定
  • グローバルアラームの音声(重要度によって音声を設定できる)
  • 重大度の条件ごとのアクション制限

■設定方法

「管理」>「一般」>「トリガー表示オプション」

必要なアラートのみを注視可能なフィルタリング機能

【引用】ZABBIX:1 一般設定

パラメータ 詳  細
イベントのステータス文字の色を変更 チェックすると「確認済み/未確認」の色のカスタマイズがオンになる
未確認の障害イベント
確認済の障害イベント

未確認の解決済みイベント
確認済みの解決済みイベント
  • 新しいカラーコードの入力、または色をクリックし、表示されたパレットから新しいカラーコードを選ぶ
  • 点滅のチェックボックスがONとなっている場合は、ステータスが変化するとトリガーがしばらく点滅するため発見しやすい
未分類
情報
警告
軽度の障害
重度の障害
致命的な障害
  • システムデフォルトの代わりに表示するカスタムの重大度の名称や色について設定できる
  • 新しいカラーコードの入力、または色をクリックし、表示されたパレットから新しいカラーコードを選択する
  • 設定された重大度の名称は、すべてのイベントで使用される

6. アラートメールの見落とし対策には「急コール」がおすすめ

アラートメールの見落とし対策には「急コール」がおすすめ

アラートメールの見落とし対策には、ワイドテックのクラウドサービス「急コール」の活用をおすすめします。急コールとは、メールの件名と本文を自動でチェックすることで、特定のメールだけを音声によって電話通知するクラウドサービスです。

24時間365日の監視システムは、異常を検知するとメールでアラートを通知しますが、メールだけでは保守担当者が見落すリスクがあります。Zabbixを始めとした監視システムのアラートメールの見落とし対策として、電話による通知が可能な「急コール」がおすすめです。

急コールがおすすめの理由

  • 緊急時の初動が早まる
  • 在宅シフトにて人件費を削減できる
  • 対応者の精神的な負担を軽減
  • 顧客からの信用を向上
  • 設定が簡単ですぐに使える
  • 必要な機能を全て網羅

>>1分で分かる動画解説を見てみる

「急コール」は、株式会社学研ロジスティクス 様や株式会社JTBグローバルアシスタンス 様を始めとする多くのお客様に、ご活用いただいている、「重要なメールの気づきを早め、確実に伝えるソリューション」です。

また、「急コール」を開発した株式会社ワイドテックは、Zabbixと認定パートナー契約を締結し、Zabbix運用にお役立ていただける別製品、ITインフラ運用自動化ソリューション「POLESTAR Automation」および、ITインフラ運用サポートサービス「ITインフラ運用DX支援サービス」も展開しております。

POLESTAR Automationは、サーバー・ネットワーク機器の運用管理作業を自動化する「ITインフラ運用自動化ソリューション」で、運用管理作業の自動化により、ヒューマンエラーの低減に役立てられます。また、作業内容が標準化されることで、属人性の排除・人件費の削減へとつなげることが可能です。

  • 毎朝の機器点検
  • 機器情報の収集
  • 設定変更やレポート作成
  • 差分チェック
  • 夜間や休日作業であるパッチ適用やパスワード変更

>>3分で分かる動画解説を見てみる

両製品につきましては、インターネットテクノロジーのイベント「Interop Tokyo 2023」にて、Zabbix社ブース内での出展を行いました。
会期中は、たいへん多くのお客様にご来場いただきまして、誠にありがとうございました。

7. まとめ

Zabbixのアラート通知メールは、保守担当者がアラートの発生を見落とさないよう設定が可能です。障害が発生したホスト名の本文への記載や文字を赤字や太字にすることで、一目でどの機器の障害が発生したか分かりやすいように設定できます。

また、ワイドテックの「急コール」と併用することで、見落としがちな障害アラートメールに気づくことが可能です。急コールは、Zabbixからのアラートメールの件名と本文を確認し、特定のメールのみを自動音声により担当者へ電話でお知らせします。



特定メールの受信を電話で知らせる「急コール」
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Zabbix Webセミナー
Zabbixの重要なトリガーアラートの対処を確実なものとするための2つのご提案

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Zabbixの重要なトリガーアラートの対処を確実なものとするための2つのご提案

重要なトリガーアラートが発生した場合、すばやく適切に、そしてより確実に対処できるように、特定のメールを受信すると担当者に自動で電話通知するクラウドサービス「急コール」や、障害対応の自動化をAPI連携で支援する運用自動化ツール「POLESTAR Automation」を、事例を交えながらご紹介します。


開催日時

本セミナーの開催は終了いたしました。
次回開催予定は、日程が決まり次第お知らせいたします。

2023年   3月 30日(木)  11:00~11:30
2023年   4月 21日(金)  11:00~11:30
2023年   5月 19日(金)  11:00~11:30

●参加費:無料

●お申し込み:セミナーのお申し込みはこちらから(Zabbixサイトに遷移します)
https://www.zabbix.com/jp/webinars


主な内容(抜粋)

POLESTAR Automation

  1. Zabbixのトリガーエラーを起点にした障害対応の自動化
  2. こんなに簡単、Zabbix側でのWebHook設定方法
  3. 自動化ジョブはPOLESTARのスクリプトジョブ・ウィザードが便利
  4. 1,100種類のサンプルジョブも利用可能

急コール

  1. Zabbixのトリガーエラーメールをフィルタリングし、緊急時に電話で通知
  2. キーワードを含むメールを受信すると、事前にリスト登録した架電先担当者へ自動で順番又は一斉に架電
  3. 通知受信からピ・ポ・パでボタン選択回答を取得、Web上で確認が可能
  4. 障害メールはあたりまえ、さまざまな緊急通知での活用事例

※お客様のご状況やリクエストに合わせて、セミナー内容をアレンジする場合があります

Zabbixパートナー

株式会社ワイドテックはZabbix認定パートナーです


『POLESTAR Automation』サービスについてはこちらでご案内しています。
https://polestar.widetec.com/


コールセンターでのメール対応の課題解決|対策方法や応対品質を上げるコツ

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コールセンターでのメール対応の課題解決|対策方法や応対品質を上げるコツ

公開日:2023/02/15   更新日:2023/02/15
コールセンターでのメール対応の課題解決|対策方法や応対品質を上げるコツ

目次

  1. コールセンターにおけるメール対応の重要性
  2. コールセンターのメール対応に関する課題点
  3. メールの対応が遅れる
  4. メールの対応漏れが起こる
  5. 別のスタッフが重複して対応する
  6. コールセンターにおけるメールの応対品質を上げるコツ
  7. メールのチェック体制を強化する
  8. オペレーター向けの研修を実施する
  9. コールセンターのメール対応に「急コール」を活用できる理由
  10. まとめ

コールセンターにおけるメール対応では、「返信が遅れる」「返信漏れがある」といった問題が発生しやすいとされています。そのため、メール対応ミスによる顧客満足度の低下に危惧を感じている管理者も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、コールセンターにおけるスピード対応にスポットを当て、メール対応の課題解決方法を紹介します。

後半部分では、メールを受けると担当者へ架電、コールセンターの担当者が顧客へ電話連絡する「急コール」というソリューションも紹介しております。このサービスを導入すれば、「返信が遅れる」「返信漏れがある」といった問題を防げる可能性は高まるので、一度チェックしてみてください。



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1. コールセンターにおけるメール対応の重要性

コールセンターにおけるメール対応の重要性

コールセンターでは、電話対応だけでなくメール対応も重要性を増すようになりました。メール対応が注目されるようになった理由としては、インターネットの社会インフラ化に加えて広くモバイルが普及したことによって、いつでもどこでも場所や時間を問わずに、問い合わせを行えるようになったことが挙げられます。

とはいえ、「即時対応」という側面を重視する企業では、昨今では問い合わせメールに対し、メールで返信するのではなく、担当者がメールの送り主に直接電話して対応するケースも増えてきているようです。
コールセンターでメール対応の仕組み作りや品質向上に取り組み、問い合わせへの対応品質を高めておけば、顧客満足度の上昇にも繋がります。

2. コールセンターのメール対応に関する課題点

コールセンターのメール対応に関する課題点

コールセンターで発生するメール対応の問題は多種多様です。例えば、メール対応の遅れや対応漏れ、対応の重複、といったケースが挙げられます。いずれも顧客の信用を損ないかねないため、あらかじめ問題を把握する必要があるでしょう。ここでは具体的な課題点を紹介しますので、問題発生を防ぐための参考にしてください。

メールの対応が遅れる

大量のメールに追われたりして対応が遅れることがあります。リアルタイムでのやり取りに慣れている顧客は、少しでも対応が遅れれば企業に対して不満を感じる可能性があります。顧客満足度を上げるためにも、スムーズな対応が求められるでしょう。

メールの対応漏れが起こる

1日に送られるメール量とスタッフ数のバランスが取れていないと、全てのメールに対応しきれず対応漏れが起きる場合があります。管理体制が整っていなければ、顧客から「反応がない」「連絡が遅い」などという問い合わせが来て初めて対応漏れを把握することもあるでしょう。企業の信頼を下げる要因に繋がるため注意が必要です。

こうしたミスは、スタッフ数の不足や対応状況の管理不足から起きると考えられます。スタッフの配置を見直し、余裕を持ってメール対応ができる環境を作るのがおすすめです。また、対応履歴の確認・共有フローを作り、抜け漏れのない管理体制を構築することも意識してみてください。

別のスタッフが重複して対応する

メールの管理体制が構築されていないと、既に対応したメールに別のスタッフが重複して対応する事態も起きやすくなります。対応したメールと未対応のメールの区分けができていないため、こういったミスが発生すると考えられるでしょう。異なる内容の対応は顧客の混乱を招き、トラブルに発展するリスクがあります。

ミスを防ぐには、メール内容に応じた担当者の振り分けを行うのも1つの方法です。あらかじめ担当者が決まっていれば、他のスタッフが間違えて重複メールを送る事態を回避できます。

常に監視していなければならない問い合わせメールへの対応スピードは、企業の信頼性を高める大切な要素のひとつ。顧客満足度を上げるにはメールの着信を常に監視、チェックする必要があります。そのためメールチェックだけのためにスタッフを用意しなければならず、人件費の高騰、業務効率の低下を招いてしまうのです。

3. コールセンターにおけるメールの応対品質を上げるコツ

コールセンターにおけるメールの応対品質を上げるコツ

コールセンターでは、メール対応の早さや正確さだけでなく、品質を維持することも重要です。メール応対における品質とは「顧客のニーズを捉えて解決に導ける」「顧客への共感性を持っている」「過不足のない情報を伝えられている」といったことが挙げられます。

コールセンターに勤めるスタッフの中には、応対に慣れている人もいれば、どのように応対すべきか理解しきれていない人もいるため、応対品質に差が出ることも少なくありません。応対品質を均一に上げるには、管理者やマネージャーによる取り組みが不可欠です。そこで、ここからは応対品質を上げるコツを紹介します。

メールのチェック体制を強化する

オペレーター同士や管理者によるチェック体制の強化も、応対品質向上に有効な手段です。例えば、オペレーターのリーダーや管理者から定期的にメール内容のダブルチェックを受け、アドバイスをもらうようにすると今後の品質向上に役立つでしょう。

また対応の電話連絡を録音するなどして、同様に上長のチェックを受け、品質を向上させる方法もあります。

チェック体制を強化するには、ツールを用いたダブルチェック体制の構築もおすすめです。ミスがあったらエラーのポップアップ画面が現れるなど、ツールによる自動チェックを整えることでヒューマンエラーを減らしやすくなります。

オペレーター向けの研修を実施する

オペレーター向けの研修は、実践的なメール対応力をつけるのに役立ちます。入社したてのスタッフはもちろんのこと、長期間業務にあたっているスタッフも定期的に研修を受けることで応対品質の低下を防げるでしょう。

オペレーター向け研修を実施する際には、社員研修ポータルサイト経由でプロの講師に依頼したり、研修に特化したコンサルティング会社に任せたりといった方法があります。また、基礎知識を学べる座学研修や基礎知識を実践できるロールプレイング研修など、研修にも複数の種類があるため、スタッフに合わせた方法を取り入れることも意識してみてください。

4. コールセンターのメール対応に「急コール」を活用できる理由

コールセンターのメール対応に「急コール」を活用できる理由

ここまで、メール対応の課題と解決策を説明してきましたが、じつはメールが届いたことを、自動で電話通知するサービスがあるのをご存知でしょうか?ここで紹介する、ワイドテックのコールセンター向けクラウドサービス「急コール」は、コールセンターのメール対応における下記の課題解決に役立ちます。

「急コール」で解決できるメール対応の課題

  • 緊急時の初動対応が遅れる
  • 対応漏れが起こる
  • 別のスタッフが重複して対応する
  • 対応者、管理者の精神的負担

「急コール」とは、特定のメールを受信すると担当者に自動で電話通知を行うクラウドサービスです。例えば、指定のキーワードを含むメールを受信した際には、優先順位に応じて指定担当者へ電話をかけ、電話を受けた担当者はボタンプッシュで対応可否の回答ができます。

電話通知で担当者が決まれば、トラブルの初動対応が遅れたり、対応漏れが起きたりといった事態を防げるでしょう。あらかじめ担当者が指定されているため、別のスタッフが重複して対応する事態も回避できます。

また、指定担当者が対応不可の場合は、2番目3番目に指定された他の指定担当者に転送されるため、チーム体制で対応できるのも「急コール」の特徴です。1人だけに負担が偏るのではなく、チームワークの中で対応できるため精神的負担が減り、管理者のストレス軽減にも役立ちます。

上記の課題が解決されてメール対応の仕組みが整えば、余裕のある対応が可能となるのが嬉しいポイントです。また、管理者は対応状況をメール通知もしくはWebサイト上で確認できますので、必要に応じてメールチェックや担当者へのアドバイスも実施できます。余裕のある対応環境を構築し、「スタッフごとに対応品質の差が出る」という課題の解決にも繋がるでしょう。

5. まとめ

コールセンターでのメール対応の課題解決|対策方法や応対品質を上げるコツ

インターネットの普及により、コールセンターにおけるメール対応の重要度は高まりつつあります。メール対応だからこそ、初動対応が遅れたり、漏れたりといった問題が発生する可能性があるため、現状の課題を理解して対策を立てることが大切です。

ワイドテックの「急コール」は、特定のメールを受信すると担当者に自動で電話通知を行うクラウドサービスです。担当者は電話のボタンプッシュで対応可否を回答し、早急にそのメールへの対応に着手することができます。また、対応可能な担当者が決まった際には管理者にメールが送られ、管理者も必要なときに対応状況を確認することが可能です。これらの機能により、メール対応の遅れや抜け漏れなどのケアレスミスを防げるでしょう。

「急コール」をコールセンター業務に取り入れることで、メール対応の時間短縮やミスの削減など、スムーズなメール対応、質の高いメール対応に繋がります。メール対応に関する課題でお悩みの方は、ぜひワイドテックの「急コール」の導入をご検討ください。



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遠隔監視設備導入の目的とメリット|選び方とおすすめのシステムを紹介!

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遠隔監視設備導入の目的とメリット|選び方とおすすめのシステムを紹介!

公開日:2022/07/15   更新日:2022/12/07
遠隔監視設備導入の目的とメリット|選び方とおすすめのシステムを紹介!

目次

  1. 設備の遠隔監視とは
  2. 遠隔監視でできることとメリット
  3. 設備の稼働状況の確認
  4. データの収集・分析
  5. 異常の早期検知
  6. 設備の遠隔監視システムを選ぶときのポイント
  7. どんなデータを集めたいか
  8. システムが現在の設備に対応しているか
  9. 費用はいくらかかるか
  10. セキュリティは安全か
  11. 急コールがおすすめの理由
  12. まとめ

現場や管理室での設備監視に不便さを感じている方は多いでしょう。従来の設備監視が抱える課題を解決する方法として、近年では「遠隔監視」が注目されています。

この記事では、遠隔監視の基礎知識からできること・メリット、遠隔監視システムを選ぶポイントまで幅広くお伝えします。設備監視の業務改善を実現したい方は、ぜひ参考にしてください。



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1. 設備の遠隔監視とは

設備の遠隔監視

遠隔監視とは、遠隔地から設備の監視を可能にする仕組みのことです。センサーやカメラで収集した設備の情報を、インターネット経由でパソコンやスマートフォンから閲覧して監視する仕組みとなっています。

従来の設備監視といえば、担当者による目視点検、あるいは有線を用いたオンライン監視が主流でした。目視点検では担当者が現場へ行く手間が発生するほか、設備点検時に怪我のリスクがあります。また、有線によるオンライン監視も、社内ネットワークにアクセス可能な管理室などに担当者が常駐する必要があります。

このような設備監視では、場所・時間的な制約が大きく、担当者の負担も増大してしまいます。こうした課題をIoT(モノのインターネット)などの技術により解決するのが、遠隔監視です。

遠隔監視は、現場や管理室などに担当者がいる必要はなく、場所・時間を問わず監視できるため、効率的な設備監視が可能です。また、設備点検時に危険を伴う作業や、内部にアクセスしにくい設備の監視においても有効となります。企業活動に必要な設備や施設を管理する「ファシリティマネジメント」の一環としても、遠隔監視の重要性は高まっています。

2. 遠隔監視でできることとメリット

遠隔監視でできることとメリット

遠隔監視でできることは、主に次の3つです。

  • 【遠隔監視でできること】
  • 設備の稼働状況の確認
  • データの収集・分析
  • 異常の早期検知

遠隔監視は、従来の設備監視と比べて監視業務を大幅に効率化でき、担当者の負担を減らせるのが大きなメリットといえます。以下では、遠隔監視でできることについて順番に解説します。

設備の稼働状況の確認

遠隔監視によって、遠隔地から設備の稼働状況を確認できます。従来は設備の稼働状況を把握するために、現場や社内の管理室などに担当者が常駐することが必要でした。

一方で、遠隔監視の場合は、センサーやカメラから収集した設備情報をどこでも見れるため、管理室に担当者が常駐する必要がありません。さらに、担当者が複数いる場合でも、各自のパソコンやスマートフォンから設備情報にアクセスできるため、効率的な情報共有が可能です。

現場やオフィスなどに捉われない監視業務を実現することで、リモートワークの促進にもつながります。結果として、担当者の負担軽減だけでなく生産性向上も期待できます。

データの収集・分析

遠隔監視は、効率的なデータの収集・分析を可能にします。複数の工場を持つ企業の場合、従来の設備監視では工場ごとに設備データを収集する必要があります。この場合、データを管理・分析する担当者を工場ごとに配置しなければなりません。また、全工場のデータを集約する際に、メールなどで情報共有することになるため手間がかかります。

その点、遠隔監視であれば各工場の設備データを無線通信で1か所に集約し、「設備監視システム」で一元管理できます。さらに、設備監視システムに搭載されたデータ分析機能を用いることで、従来よりも多くの知見を得ることが可能です。

例えば設備ごとの稼働実績を可視化・分析することで、ボトルネックとなっている工程を発見できます。遠隔監視は、工場におけるデータ活用基盤を強固にすることで生産ラインの最適化につながるのです。

異常の早期検知

遠隔監視を導入することで、設備の異常を早期検知することが可能です。担当者による目視での点検では、設備の異常を見逃すリスクがあります。また、有線によるオンライン監視でも担当者が管理室から離れていれば、異常の発見が遅れるでしょう。異常の発見が遅れることで生産ラインが停止する可能性があるため、企業にとって甚大な損失となりかねません。

一方で、遠隔監視の場合は、各工場・各設備の稼働状況を集約しリアルタイムに監視できます。あらゆる設備の挙動を可視化して稼働状況を把握できるため、異常があった場合でも迅速に検知できるのです。さらに、検出した異常は、メールなどで直ちに関係者へ情報共有されることから、故障した設備の修理などの早期対応が可能となります。

また、遠隔監視であれば、夜間に起きた異常でも素早く検知・対応できます。そのため、異常が起きにくい夜間の現場に担当者を配置する必要がなくなることから、大幅な人件費削減につながるでしょう。

3. 設備の遠隔監視システムを選ぶときのポイント

設備の遠隔監視システムを選ぶときのポイント

企業が遠隔監視システムを導入する場合、適切なシステムを選ぶことが大切です。遠隔監視システムを選ぶ際は、以下の4つのポイントを押さえておきましょう。

  • 【遠隔監視システムを選ぶポイント】
  • どんなデータを集めたいか
  • システムが現在の設備に対応しているか
  • 費用はいくらかかるか
  • セキュリティは安全か

ここでは、各ポイントについて順番に解説します。

どんなデータを集めたいか

遠隔監視システムを選ぶ場合は、具体的にどのデータを集める必要があるのかを明確にしましょう。理由としては、どのようなデータを扱うのかによって個々のデータサイズや全体的なデータ量が異なり、それに伴って運用コストが変動するためです。

例えばシステムの稼働ログを監視・収集だけ行うのであれば、データ量が少なくコストを抑えやすいでしょう。一方で、画像・映像データを収集する場合はそもそものデータサイズが大きいため、運用コストが上がるほか、センサーやカメラの設置などに対するイニシャルコストが発生します。

そのため、設備ごとに収集すべきデータを明確にすることで、コストを最適化することが可能なのです。自社の必要なデータを選りすぐった上で、適正なコストで収集できる遠隔監視システムを選びましょう。

システムが現在の設備に対応しているか

自社で使用している設備に対応した遠隔監視システムであるかどうかについても、遠隔監視システムを選ぶ際に重要なポイントです。

設備からデータを収集する際には、無線通信を行うことになります。しかし、設備の通信規格が古かったり、独自の通信規格を採用したりしている場合など、遠隔監視システムによっては無線通信が行えない事態になりかねません。このような事態を防ぐためには、遠隔監視システム導入前に必ず対応している設備を確認することが大切です。

とはいえ、遠隔監視システムによってデータを一元管理したい場合、データ収集の対象となる設備全てが遠隔監視システムに対応している必要があります。それゆえに、対応している設備に買い替えたり、ハードウェア・ソフトウェアの追加導入が必要になったりとコストが増大する可能性があるため注意しましょう。

費用はいくらかかるか

遠隔監視システムの導入・運用には、さまざまなコストが発生します。コストは企業の導入条件によって大きく変動するため、明確な費用をホームページなどで記載していない製品も少なくありません。まずは、見積依頼や問い合わせにより費用をしっかり確認しましょう。

遠隔監視システムにかかる主な費用は、下記の4つです。

  • 【遠隔監視システム導入・運用でかかる費用】
  • ソフトウェアの導入コスト
  • IoT端末の導入コスト
  • 通信コスト
  • サーバーの導入・利用コスト

製品によって料金体系は異なりますが、遠隔監視システムのソフトウェア自体に導入コストが発生する場合が多いです。また、IoT端末を設備に取り付ける際にも導入コストが発生するとともに、導入後にもIoT端末1台ごとに利用コストが生じる場合があります。IoT端末のスペックや数量によって、こうしたコストは変動するでしょう。

さらに、日々のデータ通信にもコストがかかります。利用量に応じて料金が決まる「従量課金制」の場合は、データ通信量が増えるほど通信コストも増大します。製品や利用プランによっては、定額の場合もあるでしょう。

収集したデータを管理するためには、サーバーも必要です。オンプレミス型システムの場合には、サーバー設置の初期費用がかかります。クラウド型システムであればサービス提供者のサーバーを利用できますが、利用料金にはサーバー代が含まれるのが一般的です。

セキュリティは安全か

遠隔地から設備データにアクセスする際は、サーバー・個人端末間のデータ通信が発生します。インターネットを経由することになるため、データの盗聴や改ざんといったセキュリティ面のリスクが避けられません。

万が一にもデータが流出するようなことがあれば、企業にとって甚大な損失が生じます。このような事態を防ぐためにも、セキュリティ性の高い遠隔監視システムを選ぶことが大切です。SSL通信などによりデータを暗号化できるか、セキュアな通信規格を利用できるかなどを導入前にチェックしましょう。

4. 急コールがおすすめの理由

急コールがおすすめの理由

遠隔監視システムを相応な費用で導入したものの、いざ異常が発生したときに素早く対応できなければ、生産ラインの停止による甚大な損失が生じる可能生があります。とはいえ、遠隔監視システムの中には、異常検知時にメールでの連絡しか行われない製品も少なくありません。メールは担当者の確認が遅れる可能性があるほか、業務連絡に紛れて見逃してしまうリスクがあります。

このような事態を防ぐための有力な手段となるのが、ワイドテック社が提供している「急コール」の導入です。急コールとは、大事なメールを電話でお知らせするクラウドサービスのことです。特定のメールをスピーディーに抽出し関係者へ電話で通知してくれるため、メールの見逃しを防げるとともに、異常に対して迅速な対応が可能となります。

そのため、急コールを遠隔監視システムと併用すれば、異常検知から担当者への通知受け取りまでのフローを限りなく最短化できるのです。また、優先順位をもとに電話をかける「順次架電」と、複数の担当者へ一斉に電話をかける 「一斉架電」が選べますので、適切な担当者へ確実に知らせることができ、遠隔監視システムの補完機能に有効な、急コールの導入がおすすめです。

5. まとめ

遠隔監視設備導入の目的とメリット|選び方とおすすめのシステムを紹介!

遠隔監視とは、遠隔地から設備の監視を可能にする仕組みのことです。インターネットを経由して自宅などから設備の稼働状況を確認できるため、担当者の負担軽減につながります。また、リアルタイムで設備の異常を検知することも可能です。

遠隔監視システムにより「予知保全」を実現するためには、異常を人に素早く伝える仕組みが必要となります。それを実現させるためには、異常検知メールを受けて関係者へ自動で電話をかける「急コール」の導入がおすすめです。遠隔監視システム導入と急コールの併用により、大規模な業務改善を図れるとともに、大幅な人件費の削減が可能になります、ぜひ急コールの導入をご検討ください。



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自動電話通報とは?|導入のメリットや活用事例を紹介

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自動電話通報とは?|導入のメリットや活用事例を紹介

公開日:2022/03/18   更新日:2024/07/04
自動電話通報とは?|導入のメリットや活用事例を紹介

目次

  1. 自動電話通報とは
  2. 自動電話通報の仕組み
  3. 自動電話通報の使われ方
  4. 電話対応のDX化が実現
  5. 自動電話通報のメリット
  6. 対応時間が早くなる
  7. 省人化によるコスト削減
  8. メールの見落とし予防
  9. 自動電話通報の活用事例
  10. 在宅にシフトしたコールセンター
  11. どこよりも早く対応!ポータルサイト運営
  12. 動物の危機を察知し損失を防ぐ
  13. 自動電話通報システムの導入について
  14. 迅速な情報共有と運用効率の向上がメリット
  15. 導入前の準備に必要なプラットフォーム選択
  16. 自動電話通報サービス「急コール」
  17. 急コールの概要
  18. 利用方法
  19. 導入事例
  20. 自動電話とアラートシステムの未来と進化
  21. AIと自然言語処理の統合の可能性
  22. 物理セキュリティシステムとの統合展望
  23. まとめ

自動電話通報は、特定のメール着信を自動的に電話通報で知らせてくれるもので、夜間のトラブルや顧客対応などのシーンで活用されています。人による対応が必要であった電話連絡の業務に導入すれば、スピードアップや効率化とともに、人件費の負担を軽減することにも繋がるでしょう。

この記事では、自動電話通報の概要やメリット、活用事例について紹介します。併せて、メール見落としのリスクに対応できる自動電話通報サービス「急コール」の特徴も詳しく解説いたします。
ぜひ参考にしてみてください。



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1. 自動電話通報とは

自動電話通報とは?|導入のメリットや活用事例を紹介

自動電話通報は、指定されたメールの受信時に自動的に電話で通知を行うシステムです。これにより、重要なメールを見逃すことなく、迅速に対応することが可能になります。

自動電話通報は、通信技術と自動化の進化により実現されており、その具体的な動作と利点について詳しく見ていきましょう。

自動電話通報の仕組み

自動電話通報の仕組みは、事前に設定された条件に基づいて自動的に電話がかかるようなシステムです。このシステムは、迅速かつ正確に情報を伝達するために設計されています。手動での連絡が不要なため、時間と手間を大幅に削減できます。

例えば、サーバーの異常を検知した際に、運営担当者へ自動で電話がかかり、即対応が可能です。また、災害時に特定の緊急連絡先に自動で通報することもできます。このような自動電話通報の導入により、タイムリーかつ効率的に情報伝達が行われ、業務の効率化が図れます。

自動電話通報の使われ方

自動電話通報の多くは、緊急時の対応の迅速化と省力化を目的に使われます。

例えば、システム障害が発生した際には、設定された条件に応じて自動的に障害通知が行われ、運用担当者が迅速に対応できます。これにより、システムダウンの時間を最短に抑えることが可能です。深夜に発生する問題に対しても24時間365日対応可能な体制を構築できます。

また、自動電話通報は、メールやSMSの連絡手段と連携させることも一般的です。特に、重要な通知を見逃さないよう、複数の連絡手段を組み合わせることで、確実な情報伝達が行われます。

電話対応のDX化が実現

電話対応のデジタルトランスフォーメーション(DX)にも、自動電話通用を活用することができます。

例えば、自動電話通報サービスを導入することで人件費やヒューマンエラーの削減が可能となり、業務効率を向上させることができます。企業にとってのコスト削減へも繋がるでしょう。さらに、顧客からの問い合わせに迅速かつ的確に対応することができれば、顧客満足度の向上も見込めます。DX化により、企業はより効率的かつ効果的な電話対応を実現し、競争力を高めることができます。

2. 自動電話通報のメリット

自動電話通報とは?|導入のメリットや活用事例を紹介

自動電話通報システムは、現代のビジネス環境で非常に有効なツールです。さまざまなメリットがあり、企業の業務効率を大幅に向上させることができます。ここでは、自動電話通報システムの主なメリット

  • 対応時間が早くなる
  • 省人化によるコスト削減
  • メールの見落とし予防

について、それぞれ具体的にどのような利点をもたらすかを説明していきます。

対応時間が早くなる

自動電話通報によって自動化されたシステムは、手動操作による遅延を防ぎ、即座に情報を伝達できるため、対応時間が飛躍的に向上します。

例えば、緊急時に自動電話通報システムが作動することで、瞬時に関係者全員に通知が行き渡り、迅速な対応や情報共有が可能になります。これは災害時やシステム障害発生時において、問題の早期解決に大いに貢献します。

また、コールセンターやデータセンターが24時間体制で稼働している場合でも、迅速な対応が必要となるシチュエーションにおいて、自動化された通報システムの活用は、人手による対応の必要が減り、コスト削減や運用効率の向上が期待できます。

さらに、特定のメール受信に対して自動電話通報を設定することで、重要な情報を見落とすリスクも軽減されます。例えば、サーバー障害やネットワーク機器の異常を即時に通知することで、問題発生時の初動対応がより迅速に行えるようになります。こうした機能は、企業のシステム運用や保守においても非常に重要な役割を果たします。

省人化によるコスト削減

自動電話通報システムによる自動化は、人的リソースの削減につながります。
24時間対応が求められるカスタマーサポートセンターでは、夜間のシフト要員を減らすことができ、給与やその他労務費を節約できます。自動電話通報システムの導入は人件費の削減に大きく寄与し、企業のコスト効率を向上させます。しかも、深夜や休日など、人手が足りない時間帯でも対応が可能となるため、顧客対応の質を落とさずに業務を継続することができます。

さらに、


総じて、自動電話通報システムは、業務の効率化とコスト削減を同時に実現する強力なツールです。省人化によるコスト削減効果は、企業の競争力を高め、持続可能な成長を支援します。このようなシステムの導入は、今後さらに多くの企業で重要な経営戦略の一環として推進されるでしょう。

メールの見落とし予防

重要なメールの見落とし防止にも、自動電話通報システムが効果的です。
具体的な例として、取引先からの緊急のメール通知がある場合に、自動電話通報システムを通じて担当者へ直接電話がかかってくる仕組みがあります。これにより、受信漏れを心配することなく、迅速に対応することが可能となります。

この自動電話通報システムは、既存のメールシステムと簡単に連携できるものが多く、柔軟な運用が実現します。

3. 自動電話通報の活用事例

自動電話通報とは?|導入のメリットや活用事例を紹介

ここでは、実際に自動電話通報サービスの活用事例を紹介します。今回紹介する活用事例は以下の3つです。

  • 在宅にシフトしたコールセンター
  • どこよりも早く対応!ポータルサイト運営
  • 動物の危機を察知し命を救う

上記の項目からも、幅広い産業で自動電話通報サービスが活用されていることが見受けられます。まず1つ目の活用事例「在宅にシフトしたコールセンター」から見ていきましょう。

在宅にシフトしたコールセンター

さまざまな職種でコールセンターも含め、夜間のバックヤード業務の無人化を進めています。その際には、RPA(Robotic Process Automation)といわれる、人が担っていた業務をルールエンジンやAIが代行し、自動化することが一般的です。

この無人化の懸念点は、サーバーエラー時に発見が遅れやすいため、迅速に対応できない点が挙げられます。そこで自動電話通報サービスを導入することで、夜間にサーバーエラーなどが発生した場合も、速やかに担当者へ電話で連絡ができる仕組みを構築できます。それゆえに、夜間に掛かる人的コストの削減にも繋がります

どこよりも早く対応!ポータルサイト運営

不動産取引業のポータルサイトで自動電話通報サービスを活用することで、他社よりも早く対応することが可能です。

不動産ポータルサイトには、基本的に「一括査定機能」と呼ばれるものが備わっており、お客様は複数の不動産会社に対して、問い合わせメールを一斉に送信できます。その仕組みに自動電話通報サービスを導入することにより、そのお客様からの問い合わせメールに対して、競合他社よりも迅速に対応できるようになります。

大手の不動産会社の中には、メール画面の前に専門オペレーターが常に待機して、すぐに折り返し連絡できる体制を取っている会社も少なくありません。しかし、小規模の企業ではそのような体制を実現することが難しいものですが、自動電話通報サービスを導入することで、余分な人件費や工数を割くことなく、迅速に対応できる体制を整えることが可能になります。

動物の危機を察知し損失を防ぐ

畜産業において、出荷間際になると牛の体が大きくなることから、自力で立ち上がることができない「起立困難状態」に陥ってしまう牛がいます。「起立困難状態」が長引くと牛は窒息死してしまうため、出荷することで得られるはずの利益がなくなるばかりか、飼育に掛けた餌代や人件費も無駄になってしまいます。

牛の採食や起立、歩行状態などをセンサーで観察できるIoTシステムと自動電話通報サービスを併用することで、起立困難アラートメールを自動電話通報サービスが読み取り、迅速に電話で連絡してくれるシームレスなシステムを構築できます。

4. 自動電話通報システムの導入について

現代のビジネス環境では、迅速な情報共有と効率的な運用が求められており、自動電話通報システムの導入は、企業や組織にとって多大な利点をもたらします。

迅速な情報共有と運用効率の向上がメリット

自動電話通報システムの導入により、迅速な情報共有と運用効率の向上が実現します。

例えば、企業や組織において非常時にシステムが自動的に関連部署へ電話通知することで、必要な対応がすぐに開始されます。これにより、短縮された対応時間が損害を最小限に抑え、迅速に問題を解決する手助けとなります。また、企業の業務プロセスが自動化されることで、人手不足の問題も解消でき、リソースの効率的な利用が可能となります。オフィスから遠隔地まで一元管理ができ、どこからでも同じ対応が可能となります。

自動電話通報システムの導入により、各プロジェクトや業務フローが自動化され、確認作業や手動の連絡手段にかかる時間と手間を大幅に削減できます。これにより、管理者や担当者は重要な業務に集中でき、全体的な生産性の向上に寄与します。特に緊急時には、システムが摩擦なく情報を伝達できるため、ミスや遅延が発生しにくくなるのです。

導入前の準備に必要なプラットフォーム選択

自動電話通報システムを選択する際には、自社のニーズに合わせたステークホルダーの要件とコスト、セキュリティのバランスを慎重に評価することが重要です。各々のシステムの利点と課題を理解し、特定の事例や利用目的によって最適な解決策を見つけることで、業務の効率化や迅速な対応が期待できます。

クラウドベースとオンプレミスのシステムについて、それぞれの強みが異なることをご紹介します。

クラウドベース

クラウドベースのシステムは、インターネット経由でシステムにアクセスできるため、初期投資が比較的少なくスケーラビリティに優れています。これにより、企業は必要に応じてリソースを迅速に拡張できるため、リモートワークのような柔軟な労働環境にも適しています。

コストについては初期費用の負担が軽い反面、月額利用料などのランニングコストがかかる点に注意が必要です。

また、クラウドサービスプロバイダーがデータのセキュリティやバックアップを担当するため、運用管理が簡便な点はメリットです。

オンプレミス

オンプレミスシステムは自組織内で管理することが前提となっているため、高いセキュリティとカスタマイズ性を提供します。例えば、金融機関や政府機関など、高いデータ保護が求められる業界で多く使用される傾向にあります。

ですが、オンプレミスシステムは初期コストが高く、システムの運用や保守における負担が大きくなります。担当者はネットワーク機器やサーバーの管理も行う必要があるため、専門知識が求められることが多くあります。

5. 自動電話通報サービス「急コール」

自動電話通報とは?|導入のメリットや活用事例を紹介

ここからは、自動電話通報サービス「急コール」の特徴や導入事例について紹介します。「急コール」の大きな特徴は、メールの有無を1分間隔で確認してくれるとともに、既定のキーワードが含まれていた場合、メールを受信してから最短15秒で担当者へ自動的に電話連絡してくれることです。担当者の回答はボタンプッシュで簡単にできるため、スピード感のある対応へと繋がります。

急コールの概要

自動電話通報サービス「急コール」は、企業や個人が重要なメールを見落とすことなく対応できるように設計された革新的なツールです。このサービスの基本機能を理解することで、業務の効率化や迅速な対応が可能となります。

急コールの主要な機能の一つは、特定のメールを受信した際に特定の電話番号に自動で通報する機能です。例えば、データセンターやコールセンター運用中に緊急のメールを受け取った場合でも、即座にメールの受信を電話で通知されることで迅速な対応が可能になります。この機能によって対応の迅速化が図れるだけではなく、メールの見落としによる重要な問題発生を未然に防ぐことができます。

柔軟な設定

さらに、急コールの利用者は、通報先の電話番号や通知方法を柔軟に設定することができる点が大きな特徴です。ユーザーは、特定の条件に応じて通知方法を設定し、複数の連絡先を登録することが可能です。これにより、24時間365日の体制で緊急対応が求められる現場でも、確実な連絡が取れるようになります。

クラウドのため導入が簡単

また、急コールはクラウドベースのサービスとして提供されているため、専用のハードウェアやソフトウェアのインストールが不要です。このため、初期導入の手間を大幅に軽減し、運用開始までの時間を最短に抑えることができます。さらに、クラウドサービスの特性を活かし、常に最新の機能やセキュリティ対策が適用されるため、安心して利用できます。

例えば、緊急事態が発生した際に対応可能なスタッフが深夜に自宅で待機している状況でも、急コールを利用することで即座に電話通知を受け取り、迅速に対応が可能になります。これにより、企業の信頼性を保ち、顧客満足度を高めることができます。

急コールの機能を最大限に活用することで、企業や個人は業務の効率化を図り、重要な通知を見逃さず、迅速かつ的確な対応を実現できます。このように、自動電話通報サービス「急コール」の導入は、現代のビジネス環境において不可欠なソリューションとなり得るのです。

利用方法

「急コール」を利用するにあたり、事前にサーバーを用意したり、専用の設備を導入したりする必要はありません。「急コール」お問い合わせフォームから、必要事項を入力しお申し込みいただくと、お客様アカウント用の「お客様ID」「パスワード」「ログイン画面URL」と併せて、1架電パターンが提供されます。ログイン画面では、上記のIDやパスワードを使ってログインします。その後、受信メールの解析用キーワード、担当者リストの電話番号などを設定すれば運用が開始できます。

まずは無料のデモ環境を2週間お試しいただき、急コールの機能や使い勝手についてぜひご確認ください。

導入事例

出版物、レンタル物品など幅広い分野の物流事業を手掛ける株式会社学研ロジスティクス様では、夜間のバックヤード業務の無人化を図るため、エラーメールの見落としに対する課題を解決する必要がありました。従来は、常にスタッフがいたため、サーバーエラーなどが発生しても気づくことが可能でした。しかし、自動化に伴い導入したRPAでは、エラーメールによる通知はしてくれますが、人間側のチェック次第で見落としてしまう恐れもあります。

そこで複数の自動電話通報サービスを検討したところ、導入が簡単で、かつ負担が少ない「急コール」が選ばれました。サーバーエラーの発生頻度は少ないものの、対応の遅れは大きな損害をもたらしますが「急コール」の導入によってエラーメールの見逃しを防ぐことができました。今後の展開としては、夜間のサポートツールだけではなく、日中の入出庫管理のエラーメールなどにも「急コール」を活用したいとのことです。
事例の詳細はこちら:「急コール」の強力バックアップでRPA業務が“100%”に近づく



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6. 自動電話とアラートシステムの未来と進化

自動電話とアラートシステムは、現代のビジネスや生活の中で重要な役割を果たしています。これらの技術は、今後どのように進化し、未来にどんな影響を与えるのでしょうか。

AIと自然言語処理の統合の可能性

AIと自然言語処理(NLP)の統合は、今日の技術革新の中で欠かせない要素となっており、さまざまな分野で革命的な変化をもたらしています。自然言語処理は、人間が日常的に用いる言葉を理解し、処理する技術であり、これがAIと統合されることで高度な情報解析や自動化が実現されます。

例えば、カスタマーサポートでは、自然言語処理を用いたAIチャットボットが顧客の質問に迅速かつ正確に応答し、人間のオペレーターの負担を大幅に軽減することができます。これにより、24時間対応が可能となり、顧客満足度の向上に寄与します。また、AIの学習能力により、時間が経つにつれて応答の精度も向上し、よりパーソナライズされたサポートを提供することができます。

さらに、AIと自然言語処理の統合は、自動化技術の進化を牽引し、多くの業界において労力の節減と効率化をもたらします。医療分野では、患者の症状を迅速に解析し、適切な医療アドバイスを提供したり、金融業界では、不正取引の検知や投資アドバイスの自動化が進められています。

AIと自然言語処理の統合は、単なる技術革新に留まらず、日常業務の中での適用も拡大し続けており、これにより多くの分野での業務効率が向上し、新たな価値が創出されています。この技術の進化は、上述の分野や用途に限らず、自動電話やアラートシステムにさらなる進展と利便性の向上が期待されています。

物理セキュリティシステムとの統合展望

自動電話通報システムは、カメラやドア、窓のセンサーといった物理セキュリティシステムと統合することで、さらなる効果を発揮する可能性があります。

例えば、ドアや窓のセンサーが侵入者を検出した場合、自動的に管理者やセキュリティサービスに即座に通知が行われます。これにより、侵入者に対する初動対応がスムーズに行われ、大きな事故や損害を未然に防ぐことが可能となります。また、このようなシステムは24時間365日稼働し、人手による監視の負担を大幅に軽減することができます。

実際の運用例を挙げると、夜間や週末のビル管理において、物理セキュリティシステムのアラームが作動した場合、自動電話通報システムが管理者に緊急通知を行い、速やかに現場確認を促します。これにより、迅速かつ適切な対応が可能となり、安全性が確保されます。

今後ますます需要が高まるであろうこのシステムは、さまざまな場面でのリスク管理において重要な役割を果たすでしょう。

7. まとめ

自動電話通報とは?|導入のメリットや活用事例を紹介

自動電話通報サービスは、アラートメールにキーワードを指定することで、自動的に架電してくれるサービスです。導入すれば、省人化によるコスト削減や、メールの見落とし予防など多くのメリットがあります。既存のアラートメール通知システムと組み合わせれば、活用できる分野はさらに大きく広がるでしょう。

連絡情報解析&通知システムの「急コール」は、「架電パターン設定機能」や「発信情報設定機能」などの機能を持ち、簡単に利用が開始できます。また、メールを受信してから最短15秒で、登録済みの担当者へ正確に架電してくれるため、スピード感のある対応はもちろん、トラブル対応の品質向上などの効果も期待できます。自動電話通報サービスに興味を持っているという方は、ぜひ「急コール」の導入をご検討ください。



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メール見落とし対策|原因とツールを使った防止の対策を紹介

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メール見落とし対策|原因とツールを使った防止の対策を紹介

公開日:2022/03/18   更新日:2022/12/07
メール見落とし対策|原因とツールを使った防止の対策を紹介

目次

  1. メールを見落としたことで発生したトラブル事例
  2. システムダウン!真夜中のサーバー監視業務でトラブル
  3. メールの見落としでまさかの失注!
  4. 社内評価ダウン!あのメールさえ見ていれば…
  5. メールを見落とす原因
  6. 確認・返信の時間を確保していない
  7. メールが多く整理できていない
  8. 後回しにしてしまう
  9. メールを見落としてしまった場合には、電話やメールで謝罪の連絡を
  10. メールの見落とし防止対策
  11. 対応状況に応じてフラグ付け・ラベル分けをする
  12. フォルダー分けをする
  13. ツールを活用する
  14. 「急コール」を利用したメール見落とし対策
  15. 緊急メールにおける連絡対応の「自動化」で「素早い認知」が可能
  16. 緊急メールに確実に気づき、対応結果も把握できる
  17. 運用に合わせた設定が可能
  18. 急コールの導入事例
  19. まとめ

日々の業務に追われるあまり、メールの見落としで悩んでいる方も多いのではないでしょうか。特に、入社したばかりの会社であれば優先すべき業務が山積みで、ついついメールの確認を後回しにしてしまいがちです。メール見落としを防ぐためには、メールフォルダーの工夫や見落とし対策ができるツールの活用などが不可欠です。

そこで今回は、メールを見落とす原因やトラブル事例の紹介と併せて、メールの見落とし対策についても解説します。さらに、おすすめの防止対策ツールも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。



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1. メールを見落としたことで発生したトラブル事例

メール見落とし対策|原因とツールを使った防止の対策を紹介

ここからは、メールを見落としたことで発生したトラブルについて以下の3つの事例を紹介します。

  • システムダウン!真夜中のサーバー監視業務でトラブル
  • メールの見落としでまさかの失注!
  • 社内評価ダウン!あのメールさえ見ていれば…

まずは、1つ目のトラブル事例を確認していきましょう。

システムダウン!真夜中のサーバー監視業務でトラブル

自社の提供しているサービスが24時間対応の場合、深夜にトラブルが発生することもあります。その際には、メールでエラーが発生している旨を自動的に通達されるように設定されています。しかしこの事例では、システムのサーバー監視中にエラーが発生した際の通知メールに気づかずに、対応が遅れてしまいました。

システムダウンなどのエラーは年に数回と頻度自体は低いものの、仮にエラー状態のまま翌朝を迎えてしまうと、夜間のデータ転送作業が止まるなど甚大な損害をもたらしてしまいます。

メールの見落としでまさかの失注!

ポータルサイト経由でお客さまから見積り依頼や問い合わせが来るシステムの場合、競合他社よりも迅速に連絡対応することが重要です。この事例では、お客さまからメールを受信したまま1時間近く気づかず、結果的に問い合わせ案件は失注してしまいました。
また、重要メールの見落としから既存のお客様の信頼を失ったり、場合によっては取引自体が中止になってしまったりする場合もあります。

一般的に、初動が早いほど商談に持ち込める傾向にあるため、メール受信に気づかないことは企業にとって大きな損失に繋がることもあります。

社内評価ダウン!あのメールさえ見ていれば…

顧客のメールだけではなく、会社内でも日々多くのメールがやり取りされています。上司にとってみれば、メールは「見て当たり前」のものであるため、部下がメールを見落としてしまうことは、職務に対する怠慢と取られても仕方ありません。

社内評価が下がるだけではなく、優先されるべきだった業務がスケジュールを圧迫してくる可能性もあります。メール確認を後回しにせず、迅速に処理していくことが重要です。

2. メールを見落とす原因

メール見落とし対策|原因とツールを使った防止の対策を紹介

万が一、メールを見落としてしまうと以下の事態を招く恐れがあります。

  • 顧客からのクレームに繋がる
  • 自身の社内評価が下がる
  • 対応の遅れにより案件が失注する

これらのトラブルの原因にもなってしまうメールの見落としは、なぜ発生するのでしょうか。この項目では、メール見落としの原因となる以下3つの内容について紹介します。

  • 確認・返信の時間を確保していない
  • メールが多く整理できていない
  • 後回しにしてしまう

例えば、「確認・返信の時間を確保していない」や「後回しにしてしまう」という項目は、メールチェックを不要にすることで見落としが解消できるでしょう。また、「メールが多く整理できていない」という項目に関しては、フィルタリング機能の活用で解決へと導くことができます。

また、これらの原因を解消するために、メール見落としを防ぐツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。適切なツール選定を行うためにも、3つの原因について詳しく見ていきましょう。

確認・返信の時間を確保していない

1日の業務スケジュールの中に、メールの確認・返信に要する時間を確保していないと、未読のメールは溜まる一方です。その膨大なメールを短時間で一気に確認しようとすると、重要度の高いメールを見逃す可能性も高まりやすくなります。

改善するには、メールの確認・返信の時間を決まったルーティーンで確保すると良いでしょう。例えば、1日の始業と終業の30分間だけメール確認をするなど、メールの確認・返信に充てられるようにスケジュールを組んでおくことで、毎日の習慣になります。

メールが多く整理できていない

受信するメールの数が多い場合に、フォルダー分けなどをしていないケースもメール見落としの原因になります。優先度の高い顧客や上司からの大事なメールが、営業メールやメールマガジンの中に埋もれ、見落としてしまう恐れがあるためです。

メールを整理するために、まずはフォルダーの振り分けを行いましょう。フリーメールでも自動的にフォルダー分けができる機能が基本的にありますので、設定だけすれば後は自動でやってくれます。これにより、優先度の高いメールがフォルダーで一目瞭然に分かることに加えて、大事なメールを探し出す手間も省けます。また、目を通す必要のないメールマガジンは配信停止の手続きを行うこともおすすめです。

後回しにしてしまう

メールを確認する時間を確保しても、返信を後回しにすると、返信自体を忘れてしまうこともあるため注意が必要です。そのため、忙しい時間帯であってもメールを確認次第、可能な限りすぐに返信するように心がけましょう。

特に複数の案件をやり取りしている場合やマルチタスクをしている場合、メールをチーム全体で管理している場合などに返信を忘れやすくなります。対応が済んだらきちんと「返信対応済み」のフォルダーへ移動させるなどして、管理することが重要です。万が一、顧客に二重対応のメールを送信してしまうと、会社の信用問題へと発展する恐れもあります。

3. メールを見落としてしまった場合には、電話やメールで謝罪の連絡を

メール見落とし対策|原因とツールを使った防止の対策を紹介

万が一、メールの見落としが発生した場合、できる限り迅速に謝罪することが大切です。誠意を持ってスピード感のある対応をすれば、顧客が自社に対してマイナスな印象を抱くことを最小限にできるでしょう。以下では、メールの見落としがあった際の、お詫び文例を紹介します。

■メールの謝罪文の例
件名:○○のお返事に関してのお詫び 

○○株式会社
営業部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○です。

○月○日にお送り頂いたメールに関して、ご連絡が大変遅れてしまい申し訳ございません。
私の不手際により、○○の対応に関して遅れが生じてしまい、○○様には大変ご迷惑をお掛けしました。

つきましては、○○に関して早急に対応させて頂きますので、今しばらくお待ち頂けますと幸いです。
進展について、○月○日までには必ずご報告致します。

今後は二度とこのような不手際を起こさぬよう
誠心誠意努めて参ります。
ご迷惑をお掛けして申し訳ございませんでした。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

場合によっては、メールを送信する前に、お詫びの電話を入れておいた方が良いでしょう。メールと電話で併せてお詫びの気持ちを伝えることで、相手の印象が変わることを期待できます。

4. メールの見落とし防止対策

メール見落とし対策|原因とツールを使った防止の対策を紹介

メールの見落としに対する防止対策には、以下3つの項目が挙げられます。

  • 対応状況に応じてフラグ付け・ラベル分けをする
  • フォルダー分けをする
  • ツールを活用する

返信テンプレートの作成や、ツールの活用など、すぐに実践できる内容ばかりです。ここでは、この3つの項目の具体的な内容を見ていきましょう。

対応状況に応じてフラグ付け・ラベル分けをする

未読・既読などメールの対応状況や重要度に応じて、フラグ付け、色ラベルによる分類を行うと良いでしょう。目で見てはっきりとメールの性質が把握できるため、業務の効率化へと繋がります。

代表的なメールサービスとして、GmailとOutlookの色ラベルやフラグ付けなどを紹介します。例えばGmailでは、「その他アイコン」から「ラベルの色」を選択すれば、色ラベルのカラーを自分で設定可能です。一方、Outlookでは、カテゴリーの項目からグループ別に色を選べます。

また、Outlookではカテゴリー項目の横にフラグ付けの項目もあるため、必要に応じてチェックを入れられます。Gmailはフラグの代わりに、重要なメールに対しては重要マークを2種類から選べるため、活用すればメールチェックを簡素化できるでしょう。

フォルダー分けをする

送信元に応じてフォルダー分けしておくことで、大事なメールが埋もれる可能性を減らせます。GmailとOutlookを例に、メールフォルダーの作成方法についてそれぞれ紹介します。(※2022年3月時点の情報です)

■Gmailのメールフォルダーの作成方法
  • 1. Gmailの画面左にある「もっと見る」の項目をクリック
  • 2. 「新しいラベルを作成」の項目をクリック
  • 3. ラベル名を入れて、「作成」ボタンをクリック
  • 4. 画面右上にある「設定」(歯車のアイコン)を選択し、「すべての設定を表示」の項目をクリック
  • 5. 「フィルタとブロック中のアドレス」を選択し、「新しいフィルタを作成」の項目をクリック
  • 6. 「To」の項目に受信するメールアドレスを入れて、「フィルタを作成」ボタンをクリック
  • 7. 「ラベルを付ける」の項目で、任意のラベルを選択し、「フィルタを作成」の項目をクリック

■Outlookのメールフォルダーの作成方法
  • 1. Outlookの画面上の「受信トレイ」の箇所で右クリックを行い、「フォルダーの作成」の項目を選択
  • 2. 受信トレイに作成されたフォルダーの名前を、任意の名称に変更
  • 3. Outlookの上部のタブから「ホーム」を選択し、「ルール」の項目をクリック
  • 4. 「仕分けルールの作成」の項目をクリック
  • 5. 表示されたダイアログボックスの「差出人・件名・宛先」などの項目を設定
  • 6. 「アイテムをフォルダーに移動する」にチェックを入れ、「フォルダーの選択」ボタンをクリック
  • 7. 振り分けたいフォルダーを選択し、「OK」ボタンをクリック
  • 8. 「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリック

ツールを活用する

上記で紹介した2つの方法以外にも、大事なメールを受信した際に、アラートを掛けてくれる便利なツールもあります。特に、メールアカウントをチームで管理しているような場合、膨大な数のメールを受信するため、その効果が大いに期待できます。次の項目で、メール見落とし対策として抜群の効果を発揮するツールの内容を詳しく見てみましょう。

5. 「急コール」を利用したメール見落とし対策

メール見落とし対策|原因とツールを使った防止の対策を紹介

ここからは、メールの見落とし防止に効果的な「急コール」を活用した対策を、具体的に紹介します。「急コール」は、メールの有無を1分間隔でチェックし、メールの件名と本文を解析して特定のメールを抽出後、担当者に対して自動的に電話連絡してくれるシステムです。「急コール」を活用したメリットには、以下3つが挙げられます。

■急コールを使うメリット
  • 緊急メールにおける連絡対応の「自動化」と「素早い認知」が可能
  • 緊急メールに確実に気づき、対応結果も把握できる
  • 運用に合わせた設定が可能

このように「急コール」を導入するメリットは豊富にあります。まずは1つ目の項目から見ていきましょう。。

緊急メールにおける連絡対応の「自動化」で「素早い認知」が可能

「急コール」を活用する大きな利点に、メールを自動でフィルタリングする点、担当者へ自動的に電話連絡してくれる点があります。架電パターンは最大5個設定可能で、電話番号は最大20個まで登録できます。自動化することによって電話対応する人件費も最小限に抑えられるとともに、タスクが多く忙しい場合でも対応せずに済むため、ヒューマンエラーも防ぐことが可能です。

また、登録した電話番号に対して最短15秒で順次電話を掛けてくれるため、トラブルによる緊急メールが来た際などにも迅速に対応ができるので安心です。また、電話番号登録のシフトは2パターンまで登録できるため、例えば日中対応と深夜対応のグループを分けたい場合も便利に使えるでしょう。

緊急メールに確実に気づき、対応結果も把握できる

電話連絡した際、担当者Aが出なければ担当者B に自動的に繋ぎなおすため、緊急時のメールでも確実に気づくことが可能です。また、架電の結果は、「処理状況送信先」に登録していた管理者のメールアドレスへ送信されます。そのため、誰が対応を行うかといった対応結果を確認できるとともに、誰でも時間を問わず状況を把握できます。メールアドレスは複数登録できるため、幅広い状況共有も可能です。

運用に合わせた設定が可能

電話の呼出時間の設定や、他に担当できる人がいない場合のリトライ設定の回数も設定できます。また、電話対応の可否は、対応可能であれば「1」、対応不可であれば「2」をプッシュするだけで良いなど、社内体制に合わせた運用を実現するために自社独自で設定ができるので、電話を受ける担当者側の負担も大幅に軽減できます。

急コールの導入事例

それでは、実際に「急コール」を取り入れて業務改善を行った事例を見ていきましょう。

BtoBtoC市場における企業向け会員制アウトソーシング事業を担われている、株式会社JTBグローバルアシスタンス様では、海外へ渡航されるお客様の安全を24時間365日サポートする受託業務を行っています。 危機やリスクといったそれらの情報の中には時差がある海外発信のものも含まれ、日々休みない情報収集が不可欠で、かつ、収集した情報の内容を迅速に把握し、危機管理方針の判断から実行といった業務を速やかに遂行するため、メール監視が必要でした。担当者はそれをアラートにして定期的にメールをチェックするのですが、見落としてしまうリスクを限りなく回避できる方法を模索していました。

そこで「急コール」を導入した結果、「メール見落としのリスクを最大限に避ける」という最も課題に感じていた点がクリアになっています。 また、導入後は以前のしくみよりも対応が迅速になり、使い勝手も良く、非常に低コストで導入が可能だった点にもご満足いただけたとのことです。

>事例の詳細はこちら:お客様の安全を、24時間365日サポートするために
>旅行、物流、不動産…様々な業種で急コールをご活用いただいています。事例の一覧はこちらから

6. まとめ

メール見落とし対策|原因とツールを使った防止の対策を紹介

メールの見落としを防ぐためには、フォルダー分けを実施してメールを整理したり、1日のスケジュールにメールを確認・返信する時間を設けたりするなどの工夫が大切です。メールの見落としが原因で案件の失注や顧客とのトラブルに発展するケースもあるため、見落としにおける対策を怠らないようにしましょう。

「急コール」を導入すれば、既定のキーワードを含むメールを抽出し、担当者に自動的に電話連絡をしてくれます。メールの見落としを防ぎ確実な対応ができるだけではなく、これまで連絡対応に割いていた人件費削減の効果も期待できるでしょう。また、Web画面上で設定・管理できるため、インターネット環境があればどこでも簡単に利用できます。メールの見落とし対策を検討しているという方は、「急コール」を導入してみてはいかがでしょうか。



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緊急自動架電サービスの失敗しない選び方|ポイントは初動対応速度にあり!

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緊急自動架電サービスの失敗しない選び方|ポイントは初動対応速度にあり!

公開日:2021/09/03   更新日:2022/12/07
緊急自動架電サービスの失敗しない選び方

新型コロナウイルスを背景に一気にリモートワークが普及するなど、ビジネスにおけるIT化が急速に進み、その影響はあらゆる分野におよんでいます。

この急速な環境変化を支えるサービスの一つが、緊急自動架電サービスです。
今回は、緊急時に迅速対応できる緊急自動架電サービスの導入を検討する際に知っておきたい、失敗しない選び方をご紹介します。



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1. 緊急自動架電サービスとは?

緊急自動架電サービスとは、事前に設定した、特定の宛先やキーワードを含むメールを受信した際に、自動で電話をかけてくれるクラウドサービスのことです。パソコンやスマートフォンをチェックしなくてもメールの受信がわかり、設備から発信されるアラ―トメールだけでなく、手動で作成したメールでも対応できます。

電話のかけ先は複数設定でき、もし電話がとれなくても、次に別の電話番号にかける設定や、曜日によって違う電話番号リストを登録できるなど、サービスによって多彩な機能があり、自社に適した機能を組み合わせることが可能です。

緊急自動架電サービスは、メールの見落としというヒューマンエラーをなくし、本来注力すべき業務に取り組める環境を生み出す、業務改善ツールと言えるでしょう。

2. 緊急メールを自動抽出・自動架電することで解決できる課題

緊急メールを自動抽出・自動架電することで解決できる課題

緊急時の対応を手動で対応する際の課題として、以下の4点が挙げられます。

  • ヒューマンエラーによる緊急メールの見落とし
  • 対応者の特定に時間がかかる
  • 連絡先を間違えてしまう
  • 対応可否の連絡に時間がかかってしまう

これらの課題は、緊急時の迅速な対応を妨げるものです。解決できなければ、その結果、初動対応の遅れを招き、被害がより広がってしまったり、顧客からのクレームが発生したり、より大きな損害を与える危険性を高めてしまうのです。

ヒューマンエラーによる緊急メールの見落とし

ヒューマンエラーによる緊急メールの見落とし

緊急メールを抽出し自動架電することにより、「ヒューマンエラーによる緊急メールの見落とし」という課題を解決することができます。

また、緊急時のメールはいつ届くかわからないため、どこか時間帯を区切って確認することも難しく、どうしても注意が散漫になりがちです。連絡が夜間であった場合、担当者が眠ってしまっている恐れもあります。
緊急メールの見落としというヒューマンエラーの不安が常につきまとい、「メールを常に確認し続けなければいけない」という担当者のプレッシャーや負担も大きくなります。

緊急メールを抽出し自動架電すれば、ヒューマンエラーによる見落としが無くなり、いつ何時でも漏れなく確実に緊急メールの受信をキャッチし、緊急時の迅速な対応が可能になります。

対応者の特定に時間がかかる

手動の場合、何か緊急事態や障害が起きたときに、誰が対応するべきなのかを特定し、電話をかけなければなりません。当然、担当者に連絡をするのですが、起きた内容によっては複数の候補者がいる場合もあります。

適切な対応者を特定するために、何度も電話をかけることになってしまい、時間のロスは避けられません。また、せっかく特定してもその担当者が対応できない状態であれば、さらに次の担当者を特定しなければなりません。

連絡先を間違えてしまう

緊急事態が発生する中で、あわてて電話リストや社員名簿を引っ張り出して電話連絡をすれば、連絡先を間違えてしまう可能性があります。焦りや不安から、ミスが起こりやすい状況にあるからです。

特に夜間や休日の対応となった場合、連絡先を間違えてしまうことは、新たなクレームを生みかねず、企業のブランドイメージを傷つけることにもつながりかねません。

対応可否の連絡に時間がかかってしまう

対応者が特定でき、対応可否の確認のため連絡をとったとしても、顧客対応をしているなど別の対応をしていて、対応可否の返事がすぐにはもらえない場合があります。また、別の電話が長引いていて、いつまでたっても電話がつながらないということも起こります。その場合、折り返しの連絡を待たねばならず、時間がかかり大きなロスとなります。

3. 緊急自動架電サービスの活用シーン

緊急自動架電サービスの活用シーン

それでは、具体的な活用シーンを見ていきましょう。

  • システム・ネットワークの緊急連絡

基幹システムやセキュリティなど、企業ではさまざまなシステムやネットワークが運用されており、それらを監視するソフトが組み込まれ、監視メールを発信しています。
緊急自動架電サービスを使えば、発信されたメールの中から、即時対応が必要なメールを選別して、各担当者に電話連絡できます。

  • 設備異常の緊急連絡

設備機器は自動で稼働するものも多く担当者が近くにいなかったり、監視システムからの緊急メールに気づくのが遅れたりすることもあり、電話で知らせる緊急自動架電サービスが有効です。
病院や研究施設などで使われる単独の設備から、生産ラインが稼働する工場全体の設備まで幅広く対応できます。
また、農業・林業・漁業や、建設・工事の作業など、アウトドアでの作業が頻繁にあるような、メールに気づくことが難しいシチュエーションでも、電話であれば気づきやすくなります。

どちらも、重要なメールへの迅速な対応を実現しています。
より詳しい事例を知りたい方は、こちらの記事がおすすめです。

参考:「急コール」の導入事例

4. 緊急自動架電サービスの主な機能

緊急自動架電サービスには、さまざまな機能があります。
主な機能を表にまとめました。

機能 概要
メールフィルター 件名や本文に特定の文字が含まれている場合に架電、逆に別の指定した文字が含まれる場合は架電しないなど、メールを選別できる
架電先担当者への自動架電 該当メールを着信した場合、登録した担当者へ自動で架電する
自動音声読み上げ 指定した文章を自動音声で読み上げる
順番発信・同時発信 登録された複数の番号に順次架電する・登録された番号に一斉に架電する
対応可否の自動メール通知 架電した相手の対応可否の結果を管理者にメール送信する
リダイヤル 応答がないときに再度架電する。呼出時間の指定やリトライ回数の設定も可能

メールフィルターや架電先担当者への自動架電、リダイヤル機能は各社ほぼ標準搭載されています。
自動音声読み上げ機能に対応しているサービスは限られており、事前に登録したアナウンスを流すタイプが一般的です。
順番発信・同時発信機能は各社選択が可能で、順番発信がオプションになっている製品もあります。対応可否の自動メール通知など、対応状況を確認する機能は製品によって機能差が見られます。

このように、同じ緊急自動架電サービスと言ってもさまざまな機能がありますが、大事なのは、如何に早く確実に、重要なメールの着信を知らせることができるかという点です。
また、自社に合わせて設定がスムーズに行えるかなど、日々の管理のしやすさも重要です。

5. なぜ「急コール」が選ばれるのか?

「急コール」が選ばれる理由

数ある緊急自動架電サービスの中で、多くの企業から支持を集めているのが「急コール」です。では、なぜ「急コール」が選ばれているのでしょうか。
その理由は、以下の特徴により、重要なメールを、ミスなく迅速に担当者につなぐことが可能だからです。

  • 設定が簡単
  • 用途に応じて選べる豊富な機能
  • 架電結果の処理履歴機能で、対応状況の把握が可能
  • 設備投資が不要

詳しくは、以下で解説します。

設定が簡単

「急コール」は普段使っているインターネット経由で、簡単に設定や登録ができるクラウドサービスです。そのため、インターネットにつながればいつでもどこでも設定できます。
設定画面は、一画面で把握できるシンプルなデザイン。直感的な操作が可能で、どうしたらよいかが一目で分かるようになっています。架電対象者の登録画面では、電話番号を電話帳から引用することができるなど、操作が簡単でミスを防ぎます。

メールを抽出するために必要なキーワード設定は、送信元メールアドレスの他、メール件名、本文など最大5個まで設定できます。また架電対象者のリストを複数作成できるので、当番制や臨時のシフトで対応する場合など、さまざまな現場での運用にも役立ちます。

用途に応じて選べる豊富な機能

架電対象となるメールを受信すると、架電先担当者へ自動で架電しますが、不在の場合は次の担当者に自動で順次架電します。また全担当者が不在の場合は、リトライできます。リトライ回数は最大3回ですが、6回まで増やすことも可能です。
受電した場合は、担当者が電話のボタンプッシュで対応可否を回答、管理者は架電結果をメールとインターネット上で確認することができるので安心です。
このメールの正確性と電話の即時性の強みを利用した仕組みで、重要なメールに早く気づき、取りこぼしを防ぎます。

架電結果の処理履歴機能で、対応状況の把握が可能

架電結果は、即時管理者にメール配信されますが、管理画面からも、対応状況や履歴などを一括で確認することができます。現在の処理状況だけではなく、過去の履歴、メール本文の確認もすることができ、きちんと対応状況を確認することで、全体の状況把握ができ、結果的にミスをなくすことにつながります。

履歴管理機能

【対応状況、履歴など一括管理】
管理者へのメール通知だけでなく、Web画面上でも対応状況をご確認いただけます。
また、架電結果の履歴も一覧表示されるので、一括管理が可能です。

架電結果の処理履歴機能で、対応状況の把握が可能

設備投資が不要

「急コール」はインターネット経由のクラウドサービスなため、インターネットがつながるオンライン環境さえあれば、新たな設備投資は不要です。
専用サーバーや特別な機器などを設置する必要がないため、導入も手間が無く簡単で、すぐにサービスが利用できます。また、導入コストが抑えられる、場所をとらないなどのメリットもあります。



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6. 「急コール」の導入事例

「では、実際に急コールを導入した事例を紹介します。

導入企業様 株式会社ニュージェック 地圏グループ(東京)
導入に至った背景 24時間監視システムから緊急メールが送信され、メールに極力早く気づく必要があること、また夜間・休日に担当者がメールを見落とす不安があった
導入の決め手となったポイント ・24時間、緊急メールに対して架電対応できる
・対応品質を高める複数の機能を備えていた
導入後の効果・感想 ・緊急メールの2~3分後にはすべて架電されており課題の解決を実感
・警報への気づきを早め、見落とし等のミスが減少
導入事例ページ https://www.cuecall.jp/casestudy/construction-consultant

「急コール」を導入する前は、24時間監視システムから発信される緊急メールに対して、極力早く気づけるか、夜間・休日に担当者がメールを見落とさないかという不安が常にあり、担当者も見落とした場合の精神的プレッシャーを感じながら業務にあたっているという課題がありました。

そういった課題の改善が可能なサービスを探していたところ、「急コール」が

  • 24時間、緊急メールに対して架電対応できる
  • 複数の担当者に、複数回架電できる
  • 緊急対応可の担当者がいた場合、そこで架電が終了する
  • 架電結果を別途メールで確認できる
  • 各担当の緊急対応への可否状況がメール送信され、確認でき、誰が対応したかもわかる

という、求める複数の機能を備えていたことが決め手となり、導入されました。
サービスの導入後は、昼夜問わず、緊急メールの2~3分後にはすべて架電され、メールを見落とす心配がなくなりました。

7. まとめ

緊急自動架電サービス

緊急自動架電サービスは、企業のさまざまな課題を解決できる優れたサービスです。しかし、自社に適さない機能や操作性の悪いサービスを導入してしまっては、また新たな課題を抱えてしまいかねません。
緊急時の初動対応のスピードアップにつながるか、自社で設定などが簡単に行えるかなどに注意して製品を選定し、導入を成功させましょう。



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BCP対策とは?|策定方法や緊急事態に不可欠なクラウドサービス「急コール」を解説

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BCP対策とは?|策定方法や緊急事態に不可欠なクラウドサービス「急コール」を解説

公開日:2021/07/05   更新日:2022/12/07
BCP対策

会社を経営する上で、BCP(事業継続計画)対策は欠かせない重要な施策として、認識されるようになってきました。
特に地震や台風などの災害が多い日本では、事前の備えが大切とされています。
さらに新型コロナウイルスの猛威により、緊急事態における、事業継続のための方針や運用方法を作成しておく必要性が浮き彫りになりました。
今回は、BCP対策を行うべき理由や、BCPを策定・運用する際のポイントを解説するとともに、BCP対策として、有効な側面のあるクラウドサービス「急コール」についてもご紹介します。



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1. BCP対策とは

BCP対策とは

BCP対策とは、「Business Continuity Plan」を略したもので、日本語では「事業継続計画」と訳されます。
地震や台風、浸水などの自然災害や、大事故あるいはテロ攻撃などにより、緊急事態に陥った場合に、事業資産への損害を最小限にとどめ、主幹ビジネスを継続しつつ早期に復旧できるようにするための対策のことです。
日本では2011年の東日本大震災をきっかけに、特にその重要性を認識されるようになりました。

BCP対策の目的

BCP対策は、いつ発生するかわからない緊急事態に備え、非常時でも事業を継続するための計画を策定するというものです。
突発的な緊急事態が発生したときにも、可能な限り仕事を続け、企業活動の早期復旧を目指すことこそが、BCP対策の最大の目的です。
それでは、BCPにおける緊急事態とは、どのようなものなのでしょうか。
自然災害を想像しやすいですが、実はそれだけでなく、事故やテロ攻撃など、企業における通常の業務を停止せざるを得ない状態を指します。
今般の新型コロナウイルスをはじめとした疫病のまん延なども、緊急事態であると言えるでしょう。

BCPを行う理由

企業にとってBCP対策を行うことが重要である理由として、以下の2点が挙げられます。

  • 経営の安定や向上を図ることができる
  • 企業として信頼性の向上が見込める

BCP対策を行っていることにより、経営の安定や向上を図ることができることが、1つ目の理由です。
緊急事態でも事業を継続できれば、見込んでいた利益を減らすことなく、安定した経営を実現できます。
また、同業他社が事業を継続できない場合は、その分のリカバーを担うことで、さらなる売上の向上にもつながるかもしれません。

そして2つ目の理由として、企業として信頼性の向上が見込めるということが挙げられます。
もし予期せぬ出来事で企業活動を停止することになったとしても、BCP対策を行っておくことで、早期に事業を再開することにつながり、顧客との関係性を継続することができます。
事業を続けられれば、「災害に強い会社」「リスクマネジメントがしっかりしている企業」として強く印象付けることができ、クライアントやユーザーからの信頼も向上することでしょう。
CSR(=企業の社会的責任)が重視される昨今、緊急事態でも事業を継続できるように対策することは、まさに大きな社会的責任を果たすことに他なりません。

災害対策との違い

BCP対策に近い取り組みに、災害対策があります。簡単に、BCP対策と災害対策の違いを見ておきましょう。
災害対策とは、避難経路の確保や防災用品や備蓄品などの準備を行い、災害による人的・物理的被害をできる限り最小にとどめる工夫のことです。
災害による被害から生命や資産を守ることを最大の目的とします。

一方でBCP対策は、災害などで被害が発生した後も企業活動を継続し、早急に復旧することを目的としています。
しかし、いずれも円滑な企業活動には欠かせないものですので、企業は災害対策とBCP対策の両方を行う必要があります。

2. 企業におけるBCPの策定状況

企業

緊急時の企業活動を行ううえで、大切なBCP対策ですが、実際のところ、どれくらいの企業が策定しているのでしょうか。
中小企業庁がまとめた2021年版「小規模企業白書」を見てみましょう。

2020年5月現在、日本国内企業におけるBCPの策定状況は、「策定している」あるいは「現在、策定中」と回答した企業は、大企業では4割を超えているのに対し、中小企業ではまだ2割強と少なく、BCP対策が進んでいない様子が伺えます。

グラフ

政府目標では「国土強靱化年次計画2019」において、BCP策定済みの企業の割合を、2020年までに大企業でほぼ100%、中小企業で50%(いずれも全国)を目指すとしていましたが、いずれも目標の半数程度に留まっているのが現状です。
BCPを策定していない理由としては、「策定に必要なスキル・ノウハウがない」「策定する人材を確保できない」「書類作りでおわってしまい、実践的に使える計画にすることが難しい」というものが挙げられています。

3. BCPの策定と運用

仕事

中小企業庁「小規模白書」でも、策定や運用が難しいとされているBCPですが、企業でBCPを策定するにあたり、注意すべき点や、策定したBCPを運用する際のポイントをまとめました。ぜひ参考にしてみてください。

BCP策定のポイント

まずは、以下のようなポイントを考えて、BCPを策定してみましょう。

  • BCPの基本方針や目的の決定
  • 中核事業・業務の明確化
  • リスクの洗い出し、優先順位付け
  • 具体策の決定
  • 緊急時の体制の整備

最初に、BCPを策定することで企業が何を実現したいのか、基本方針や目的をはっきりさせる必要があります。
災害時に何を優先させるのかで、BCPが果たす役割も変わってきます。
クライアントの信頼を優先させる、自社の利益を優先させるなど、経営方針などと照らし合わせながら、BCP策定の最終目的を決定しましょう。
次に、企業の中核となる事業や業務を確認します。
緊急事態で企業活動を継続させるために、重要なのはどの事業なのかを明確にすることで、限られた人材や設備、資金などのリソースの配分も行いやすくなります。
続いて、リスクの洗い出しと優先順位付けを行います。
その企業にとって「起きては困ること」がリスクそのものであり、避けたいと考えるものです。
例えば、実在庫を多数抱える企業にとっては、天災などで商品が汚損・消失すること、個人情報を取り扱うIT企業であれば、システム障害やサイバー攻撃による情報流失こそが最大のリスクとなります。
自社にとってのリスクをすべて洗い出したら、優先順位を付けましょう。

ここからは、具体的な内容を考えます。
誰が指示を出して、誰がどう動くのかを決め、マニュアルに記載します。
BCPが発動するのは突発的な緊急時です。
いざとなるとパニックになり、なかなか行動に移せないことも考えられます。
マニュアルはできるだけ細かく、具体的なところまで記入しましょう。
そして、緊急時の体制もマニュアルに併せて記載します。
災害発生から平常時に戻るまでを大きく3つのスパンに分け、人的リソース、施設・設備、資金調達、指示系統、情報収集などの観点から、細かく体制分けしておきましょう。

BCP運用のポイント

BCPを運用する際の注意点としては、以下のものが挙げられます。

  • 従業員への周知
  • 環境や状況の変化による見直し(BCM)

まず大切なのが、従業員への周知です。
BCPが出来上がっても、その存在や実行する目的が従業員に知られていなければ、宝の持ち腐れとなってしまいます。
研修などを行い、従業員のBCPへの理解を深めましょう。
そして、緊急時にも落ち着いてBCPで策定した行動が取れるように、折に触れ教育するようにしましょう。

さらに、一度策定したBCPも、内容を柔軟に見直していくことが重要です。
訓練をしてみて使いにくいと感じることがあった場合や、環境や状況が変化したときには、見直し、より良いものに変化させましょう。
これは、事業継続計画を、より実践的、戦略的に活用を図るBCM(Business Continuity Management=事業継続マネジメント)へと発展させていくことになります。

中小企業庁でもBCP策定や運用をサポートしています。「入門コース」「基本コース」など、コースも分かれていますので、確認してみるとよいでしょう。

中小企業庁 中小企業BCP策定運用指針

4. 「急コール」でBCP対策をしよう

急コール

BCP対策の欠かせないポイントの一つが『速やかな復旧』で、初動対応の早さが重要です。
突発的な緊急時は、パニックになることも考えられます。緊急時に「早く」「確実に」気付く仕組みを作っておきましょう。

「急コール」は特定のキーワードを含んだメールを受信すると、登録した電話番号へ即時に架電してくれるサービスです。
自動ですのでパニックになることもなく、問題発生からすぐに、担当者に電話がかかってきます。
素早い初動対応に「急コール」が活用できます。

◆「急コール」の詳しいサービス内容はこちらのページをご覧ください。



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スマート農業(スマートアグリ)とは|導入するメリットやITを取り入れた事例も紹介

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スマート農業(スマートアグリ)とは|導入するメリットやITを取り入れた事例も紹介

公開日:2021/06/10   更新日:2022/12/07

自然相手の仕事である農業は、長年の経験や人手が必要になる仕事と思われがちですが、近年ではIT化が進み、デジタルの情報やツールを利用して作業を行うことが進んでいます。この新しい農業の形は、「スマート農業やスマートアグリ」と呼ばれています。今回は、スマート農業とは何かを解説するとともに、スマート農業導入のメリットや成功事例を取り上げます。また、スマート農業を行う際に、導入すると役立つ電話通知システム「急コール」についてもご紹介します。



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1. スマート農業(スマートアグリ)とは

農林水産省が掲げるスマート農業(スマートアグリ)の定義は、「ロボット技術やICTを活用して省力化・精密化・高品質生産を実現する新たな農業」とされています。

具体的には、ロボットトラクターの活用や、スマートフォンなどのアプリを利用して水田の水量を管理するなど、ICT先端技術による作業の自動化・簡素化のことを指しています。さらに、ICTを通じて、ベテラン農家の農業技術や知恵を若手にスムーズに継承することや、過去のデータの活用・解析から、農作物の生育状況や病害の怖れを正確に予測することが可能になります。

スマート農業(スマートアグリ)の目的

農業をスマート化する目的は、現在の農業が抱えるいくつもの課題を解決することにあります。

1つ目は、農作業を担う労働力不足の課題を解決するということです。日本の農家では年々高齢化が進み、人手が足りないことが慢性的な悩みとなっています。そこで、スマート農業によって省力化を図り、労働力不足を補うというのが目的です。

2つ目は、農業技術の継承の難しさが挙げられます。これも、高齢化が要因となっている課題です。これまで、農業技術は、親子や孫などの血縁関係の中で伝承されてきました。長年の経験と勘を代々受け継いできたのです。しかし、後継者不足によりそのような技術の伝達が失われつつあります。そこで、ICT機器を使ってシステマティックに農業技術を継承するという目的がスマート農業にはあります。

3つ目は、食料自給率の向上を目的とするものです。令和12年度までに、カロリーベース総合食料自給率を45%に高める目標を掲げていますが、日本の食料自給率(令和元年度)は、カロリーベースで約38%となっており、深刻な課題となっています。人手不足の中で国内の農業生産量を上げるには、ICT技術を活用した作業の効率化が欠かせず、スマート化の大きな目的になっています。

スマート農業(スマートアグリ)でできること

農業をスマート化するために導入すべき設備や技術の一例として、以下のものが挙げられます。

  • 農業用ロボット
  • AI(人工知能)
  • IoT
  • ビッグデータ

農業用ロボットの代表的なものは自動走行トラクターです。無人で走行し、耕地や種まき、収穫が自動的にできるようになります。またAI(人工知能)の活用法として、ドローンで上空から撮影した画像を解析し、果実の収穫時期を見極めることもできます。

また、AIを搭載したスマートフォンのアプリを導入することで、農作業者の労働時間を管理し、健康管理や特定の作業者に集中する負担の軽減を予測し、改善に役立てるなどの活用法もあります。

さらに、インターネットを搭載したIoT農機具の導入においては、IoTトラクターやIoTコンバインが挙げられます。走行時に土壌の水分量を自動で計測・分析し、収穫時にどの程度乾燥させればよいのかなどを判断することができます。

農作物の生育状況や、日照などの気象情報をビッグデータ化し、分析・解析することで、近い未来の作業量ややるべきことが分かるようになります。例えば、野菜が放出する炭酸ガス量を測定することで、収穫に最適な時期が予測でき、作業要員を臨時的に確保するなどの事前の調整が可能となります。

2. スマート農業(スマートアグリ)のメリット

以下では、スマート農業のメリットを見てみましょう。主に下記のようなものが挙げられます。それぞれのメリットについて詳しくは、次項で解説します。

  • 作業の見える化
  • 農作業の効率化(省力・軽労化)
  • 農業技術の継承

作業の見える化

スマート農業の導入により、農作物を作り出荷するまでの一連の業務を見える化できます。たとえば、「誰がどこでどのような作業を、どれだけ行ったか」といった情報を明らかにすることで、作業の偏りや、無理や無駄を洗い出すことができます。それにより、全体的な業務効率化が実現します。また作業の見える化で、後継者への引継ぎが楽になるといったメリットもあります。

農作業の効率化

農業のスマート化は、農作業自体の省力・軽労化も実現できます。自動運転トラクターなどの農機具による無人化と、農業用ドローンなどのICT技術の活用により、より広い範囲の農作業が、これまでよりも少ない人数で行えるようになります。農作業が効率化して作業者の手が空いた分、広範囲の作付けができるようになれば、農家1軒あたりの生産量がアップし、売上増につながります。

農業技術の継承

農業技術を継承しやすくなることも、スマート農業のメリットです。従来、農業は家族単位で代々引き継いできたことが多かったため、「目と耳で覚える」ことが当たり前となっていました。データや書面で残すことがあまりなく、マイナス面になっていました。後継者不足の現在、ますます引き継ぎがしづらくなり、農業技術そのものが廃れてしまうという心配もあります。

しかし、スマート農業では、このような課題を解決できるかもしれません。農業技術をAIに学習させ、技術の伝承を可視化します。経験者が伝えにくかった部分を数値化して、技術を受け取る人が理解しやすくなります。例えば、作付け量や収穫量をデータ化することで、将来的な売上予測も立てやすくなり、農業への新規参入者が増えるといった副次効果にも期待できます。

3. スマート農業(スマートアグリ)を取り入れた事例を紹介

ポテもーふぁーむ様 導入事例より引用

ここからは、スマート農業に緊急電話対応サービス「急コール」を取り入れ、牛の体調の急変を知らせるツールに活用した肥育農家のケースをご紹介します。

北海道・十勝で、肉用牛の飼養管理全般に携わる、ポテもーふぁーむ株式会社様は、出荷直前の牛が自らの体の重みで起き上がれなくなり、起立困難状態から窒息死してしまうという事故に悩んでいました。こうした事故を防ぐため、起立困難を感知するとメールで通知するアラートシステムを導入したものの、メールに気づかずにそのまま牛を死なせてしまうこともありました。

そこで、特定のキーワードを含むメールを受信すると、即時に架電するツール「急コール」の導入に踏み切りました。

メールの受信は作業をしていると気づかないことがあっても、電話の着信音は鳴り続けるので聞き逃すことがなくなりました。そして、事故が起きてもすぐに牛舎に駆け付け、牛を助けることができるようになったのです。ITツールを活用し、出荷直前で牛を死なせるという損失を激減させた、スマート農業の成功事例です。

◆牛の起立困難事故を激減!肥育農家の「急コール」導入事例はこちらのページをご覧ください。

◆知らないと損!スマート農業には補助金が出る【2021年版】はこちらのページをご覧ください。

4. 農業のスマート化にも活用できる「急コール」とは

最後に、「急コール」の特徴やできることをご紹介します。

「急コール」とは、あらかじめ指定したキーワードを含むメールを受信すると、事前にリスト登録した番号へ順番に架電するシステムです。緊急性の高いメールを受信したら、すぐに確実に知りたい場合に大活躍します。

先に挙げた事例のような家畜の事故以外にも、農作物に被害をもたらす霜やひょうなどの気象情報メールや、田畑の異常を知らせるアラートメールを電話に転送するといった活用方法も有効で、スマート農業の一助となります。異常事態の発生などの緊急性の高いメールを受け取ることがある方は、ぜひご検討ください。

◆「急コール」の詳しいサービス内容はこちらのページをご覧ください。



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営業部門の業務効率化・生産性向上の方法|電話対応の重要性

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営業部門の業務効率化・生産性向上の方法|電話対応の重要性

公開日:2021/05/24   更新日:2023/05/31

業種に限らず、企業の要となるのは営業部門といっても過言ではありません。営業部門の業務が滞りなく進行すれば、企業全体の業績も上がる可能性は高まります。今回は、営業部門での生産性の向上ならびに、業務効率をアップさせる方法についてご紹介します。



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1. 営業部門における生産性向上

営業部門における生産性向上とは、「働く時間に対して得られる成果を大きくすること」を意味しています。単純に売り上げや業績を伸ばせばいいということではなく、労働時間に対して適正な対価を得られているかが指標となります。仮に業績が前年比よりアップしたところで、それが残業の増加や労働時間の過度な延長による結果であるのならば、生産性の向上とは言えません。

生産性向上が必要な理由

生産性の向上が必要とされる理由として、次の2つが挙げられます。

  • 近年、働き方が見直されている
  • 日本の生産性は外国と比べると低い

近年は「働き方改革」の流れから、営業部門でも生産性向上が求められています。働き方改革とは、厚生労働省が進めている政策のひとつで、「働き方改革」は、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少、そして育児や介護との両立などの働く人のニーズの多様化などの課題解決のため、働く人の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く人がより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。

正規労働者に限らず、時短勤務やテレワークをする人など、すべての人がより柔軟な働き方ができるようさまざまな制度を整えているもの「働き方改革」のひとつです。こうした働き方の見直しにより、短い時間でより大きな成果を出すことが期待され、営業部門の生産性向上の施策にも注目が集まっているのです。

また、先進国諸国と比較すると、日本企業の生産性が高くないということも、生産性向上が求められる原因のひとつです。公益財団法人日本生産性本部の2020年版の調査によると、日本の時間当たりの労働生産性は、OECD加盟37カ国中21位。主要先進7カ国のなかでは、1970年以降、最下位が続いています。

世界の国々と比較すると、日本はまだまだ生産性向上の余地がありそうです。また、働き方改革を進める社会の動きからも、働き方を見直して生産性を向上することが求められています。

営業部門における生産性向上の方法

営業部門の生産性を向上させる方法としては、どのようなものがあるのでしょうか。いくつか具体的な例を挙げて見てみましょう。

  • 目的や目標の確認・周知
  • 業務の明確化
  • 従業員のスキルアップ
  • 業務の見直し
  • 人材不足の解消
  • 生産性向上ツールの導入

まず営業活動を行う際には、目的や目標を事前に設定し、それを営業部門や関係部署に周知しておくことが大切です。目的や目標が曖昧なまま、なりゆきで業務に当たることは、生産性が上がらない要因になります。「目的や目標がどのようなもので、何を行えば達成できる」という基準がないままに業務を進めると、ムダな営業活動を行うだけで、成果にはつながりません。

同じように、日々の業務の明確化も、生産性の向上に大きく貢献します。「自分が今日やるべきこと」がはっきりとわかれば、スムーズに業務を進めることができます。タスクが集中している場合には、どのようにしたら業務が滞りなく進められるかを考えたり、上司や同僚と相談したりすることで改善できます。

従業員の営業スキルが不足しているようであれば、研修や教育などをして、スキルを補うことが必要になります。社会や時代の変化により、必要な営業スキルも変わるので、何が必要で何が足りていないのかを把握することから始めましょう。また足りないスキルがあれば、昨今ではWebスクールやセミナーなどが多数開催されていますので、気軽にスキルアップも図れます。

また、人材が不足している、手が足りないので、生産性が上がらないというのであれば、どのような内容で人手が足りていないのかをまずは把握しましょう。営業部門では、商談などの売り上げに直接つながる「営業業務」と、データ入力や資料作成などの「営業外業務」があります。どの業務を、どのように改善すれば生産性が上がるのかを検討してみましょう。

このような営業部門での施策を行った上でも、生産性の改善が見られないという場合は、生産性向上ツールの導入を検討してみましょう。最近はデジタルを駆使した高性能なツールが、手軽な価格で利用できるようになっています。ぜひ自社に必要なツールを探してみてください。

2. 営業部門における業務効率化

次に「業務効率化」を考えてみましょう。営業部門における業務効率化とは、営業にかかわる業務の全体の中からムリ・ムダ・ムラをなくすことを指します。労働時間に対する成果をアップさせる「生産性向上」とは異なり、業務の中身そのものを見直す必要があります。

業務効率化が必要な理由

営業にかかわる業務の全体の中からムリ・ムダ・ムラをなくすということは、言い換えれば生産性向上のために、業務リソース削減の工夫が必要になるということです。業務リソース削減の中でも、次の2つは大きな効果を見込めます。

  • コスト削減
  • ミスの減少・防止

営業部門で、ムダな人的・時間的リソースはないかを見直して改善することで、コスト削減ができ、業務効率化につながります。

そして、ミスの減少や防止も業務効率化につながります。営業部門でミスを発生することにより、そのミスの影響は、同僚や他部門、お客様やクライアントなど多岐にわたります。通常の業務以外に、ミスを修正する時間や人員も必要になります。そして、お客様やクライアントの信頼関係を回復するコストは計り知れないものとなります。

営業部門で効率化を検討したい業務の内容

ここからは、営業部門の業務効率化を検討したい具体的な内容を見ていきましょう。

  • 属人的な営業行為
  • 受注確度の低い顧客への営業(優先順位の決定)
  • 営業報告書の作成
  • 顧客との過剰なコミュニケーション
  • 営業手法

まず、トップセールスなどの優秀な個人に頼りきった属人的な営業行為は、可能な限り減らしたいものです。あまりにも属人的なノウハウや能力に依存してしまうと、営業部門全体としての業務効率は上がりません。資料や営業トークの内容、お客様の反応などを共有して、営業部門全体での効率化を図りましょう。たとえば、オンライン営業システム「bellFace」のように商談を録画・録音できるツールもあります。実際の商談を見ることで、トップセールスのノウハウを共有することが可能です。

また、受注確度が低い顧客への営業は、人的・時間的リソースをムダにして、営業部門全体の生産性を低下させてしまう恐れがあります。営業先には必ず優先順位をつけ、成約に結びつく可能性がある顧客から回るようにすると、業務効率が上がります。それには、SFAでの情報の蓄積や分析が役立つことでしょう。

営業報告書の作成は、営業活動の進捗や目標達成度を共有するために必要ではあるものの、営業スタッフの大きな負担となります。報告書を手作業で作成する、そのデータを資料としてまとめる時間がかかっているということがあれば、効率化を図りましょう。フォーマットを統一する、ITツールを使うなどの工夫が必要です。

さらに、顧客との過剰なコミュニケーションも、業務効率化を妨げる要因となります。「情報収集のためには、顧客と接触するのが一番」といった昔ながらの営業手段は一理あるものの、コストに見合っているのかを把握する必要があります。メールや電話、オンラインでの商談など、効率的な手段は何なのかを検討する必要があります。

3. 緊急電話対応「急コール」導入で業務効率がアップ

営業部門で大きな負担となるのは、やはりメールや電話の対応業務です。通常、メールや電話は、メールの中身を確認したり、電話に出てみたりしないと、重要度や緊急度がわかりません。メールや電話の内容には、平時の連絡事項、ユーザーからのお問い合わせ、クライアントからのクレームなど、さまざまあります。特にたくさんの連絡が来ている場合は、優先順位をつけるだけでも時間がかかってしまうことでしょう。

緊急電話対応ツール「急コール」は、そのような際に非常に有効なITツールです。大型の契約につながりそうな大切なお客様からのメール、トラブルなどの緊急度の高いメールを受信すると、特定の電話を鳴らして知らせてくれます。「急コール」であらかじめ指定しておいたキーワードを含むメールを受信すると、事前にリスト登録した架電先担当者へ自動で架電してくれるのです。担当者を複数人登録しておくことも可能で、担当者に架電する順番も指定できます。

対応状況も自動で管理ができ、架電先の担当者がボタンプッシュにより「対応可」であることを知らせると、その時点までの対応状態を管理者にメールで知らせることができ、対応状況を都度、連絡する手間もかかりません。そのため、取次ぎのための人的リソースが不要となり、業務効率化および生産性向上につなげることができます。

◆メールで電話がかけられるクラウドサービス「急コール」の詳しい内容はこちらのページをご覧ください。

営業部門の生産性向上および業務効率化を図ることは、企業にとって喫緊の課題となっています。なかでも、営業部門で重要ではあるけれど、業務負担も重いメール・電話対応に関する改善は、即効性もあり、効果が大きいものです。自社のメール・電話対応に問題を抱えているという方は、ぜひ連絡情報解析通知の特許も取得している「急コール」の導入を検討してみてください。

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企業に必要なITインフラ(基盤)とは?ビジネスに不可欠な電話とつながるクラウドサービス

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企業に必要なITインフラ(基盤)とは?ビジネスに不可欠な電話とつながるクラウドサービス

公開日:2021/05/17   更新日:2022/12/07

どのような企業にとっても、これからの時代にはITインフラが必要不可欠です。今回は、ITインフラの一つであるクラウドサービスについて解説します。数あるクラウドサービスを種類別に紹介するとともに、ビジネス運用上で大変便利な、電話とつながるクラウドサービスについてもご案内します。



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1. 企業に必要なITインフラとは

インフラとは日本語にすると「基盤」という意味で、人々の生活を根底から支えてくれるものを指しています。たとえばガスや電気、水道などは「社会インフラ」、道路や鉄道、空港などは「交通インフラ」と呼ばれ、いずれも私たちの生活に欠かせない基盤です。

そして、現代では、パソコンやスマートフォン、ネットワーク、クラウド、サーバー、ストレージなども、生活する上でなくてはならないものとなり、「ITインフラ」と呼ばれるようになっています。

生活する個人だけでなく、企業にとっても、業種を問わずITインフラは欠かせないものであり、今やネットワークやクラウドサービスを使用しなければ、ビジネスが成り立たないという会社がほとんどです。以下では、ITインフラのなかでも、特にクラウドサービスに焦点を当て、解説していきます。

2. クラウドサービスとは

クラウドとは、ユーザーが専用インフラやソフトウェアを持たずとも、インターネット上で必要に応じてサービスを利用できる仕組みのことで、クラウドを用いて提供されるサービスが「クラウドサービス」と呼ばれています。

クラウドは英語で「Cloud(雲)」を意味し、クラウドの仕組みが、雲に隠れて見えない状態に似ているため、このような呼び名になったとされています。クラウドは、コンピューターのリソースを抽象化する「仮想化技術」という雲が、サーバーの所在地を隠し、自分がアップロードしたファイルがどこに収められているかを知ることができません。
もやもやとした雲越しに利用するサービスということで、感覚的に覚えやすい名前となっています。

従来のストレージサービスを利用する際は、まずハードウエアを購入し、次にソフトを購入してパソコンにインストールしないと、サービスを利用することができず、ハード・ソフトを購入する際にかなりの初期投資が必要でした。また、ソフトをインストールした機器がある場所でないとサービスを利用できないということがありました。

しかしクラウドサービスであれば、初期投資の費用を抑えられることが多く、場所やデバイスを選ばなくなってきています。そのサービスのアカウントを持っていれば、パソコン以外にスマホやタブレットからも利用でき、ストレージサービスに比べ、圧倒的に便利になっています。この利便性がクラウドの最大の特長であり、近年、人気が高まっています。

3. 広がるクラウドサービス

クラウドサービスは、その仕組みや提供するサービス内容の違いがあります。ここでは、代表的なクラウドサービスをご説明します。

  • SaaS
  • PaaS
  • HaaS/IaaS

クラウドサービスの種類:SaaS

SaaSは、「Software as a Service」の略で、従来パッケージ製品として提供されていたソフトウェアを、インターネットを経由して、手軽に利用できるようにしたサービスです。SaaSは、さまざまなデバイスからアクセスできる、サービス内容によっては複数人が同時にデータにアクセスして作業・編集を行える、などのメリットがあります。エンジニア以外の一般的なユーザーが多く利用するのが、このSaaSです。

<SaaSサービスの代表例>
  • Google Workspace
  • Salesforce
  • Gmail

クラウドサービスの種類:PaaS

PaaSは、「Platform as a Service」の略で、アプリケーションやソフトを稼働させるためのプラットフォームをインターネット上で提供するサービスです。インターネット上で開発・構築されるこれらのサービスは、顧客などにも提供することが可能です。コストを抑えて短期間でシステム開発を進めたいサービスに特に有効です。

<PaaSサービスの代表例>
  • Amazon Web Services
  • Google App Engine
  • Microsoft Azure

クラウドサービスの種類:HaaS/IaaS

HaaSは、「Hardware as a Service」の略、IaaSは、「Infrastructure as a Service」の略で、サーバー、ストレージ、ネットワーク回線など、システム構築に必要なハードウエアをインターネット上で提供するクラウドサービスのことです。どちらも同様のサービスを提供しています。HaaSと呼ばれるサービスが先にあり、その後IaaSが浸透しました。そのため、HaaSは、ストレージだけの仮想インフラネットを提供するサービスを指す場合もあります。

HaaSやIaaSは、サーバーの運用コストを抑え、災害の復旧対策やセキュリティー対策を安全に簡単に行えるなどの利点があります。また、サーバーを利用する際に必要となるハードウエアのスペックやOSを、ユーザーである開発者が自由に選定できるため、柔軟なシステム運用ができるという点も大きな特長です。

<HaaS/IaaSサービスの代表例>
  • Amazon Elastic Compute Cloud
  • Google Compute Engine
  • IDCFクラウド


4. ビジネスに不可欠な電話とつながるクラウドサービス

さまざまなクラウドサービスを見てきましたが、ここからは一般的なユーザーが使うことの多いクラウドサービスを見ていきましょう。

クラウドサービスの中には、オフィスの電話に対応しているサービスも存在します。電話に対応したクラウドサービスを利用することで、以下のようなメリットが挙げられます。

  • テレワークや営業活動で社外にいても対応できる
  • 社内の連絡ミスを防げる
  • 業務効率化につながる
  • 少ないコストで導入できる

電話と連携ができるクラウドサービスは、このようにビジネス利用にさまざまなメリットをもたらしてくれる優れものです。次項では、電話に対応したサービスの具体的な例として、特定メールの受信を電話で通知するクラウドサービス「急コール」を挙げ、その仕組みを解説します。


5. 「急コール」で電話連絡のタイムロスを防ぐ

クラウドサービス「急コール」とは、あらかじめ指定しておいたキーワードを含むメールを受信すると、事前にリスト登録した架電先担当者へ、自動で順番に架電するシステムです。

たとえば、「緊急」「至急」などのキーワードを指定しておけば、即時に電話をコールし、素早い対応が可能になります。アラートのメールや、メールでの急なトラブル対応依頼(メンテナンスなど)があった場合にも、メールを見逃さずに対応できます。

「急コール」の機能には次のようなものがあり、必要性に応じて組み合わせて使うことができます。

  • 受信メール内のキーワード解析
  • 架電先担当者への自動架電
  • 架電先担当者が受電すると音声アナウンスを流し、架電先担当者からのボタンプッシュ回答を取得
  • 架電先担当者不在またはNGのボタンプッシュ回答時は、次の担当者への自動架電
  • 全担当者不在の場合、リトライ架電
  • 案件対応可の回答までの対応結果を管理者にメールで通知(Web画面上でも確認可能)

◆「急コール」の詳しいサービス内容はこちらのページをご覧ください。

最後に、「急コール」を導入して課題を解決した企業様の事例をご紹介します。
国内外の社会資本整備に係る調査、計画、設計および施工監理に携わる、建設コンサルタント様。地すべりの対策工事を行っている発注者様からのご依頼で、地すべりの兆候が現れた際に、緊急メールを受信し、地すべりの観測データから滑動の危険性について判断を行っていました。地すべりは、24時間いつ起きるかわかりません。会社にいる時だけでなく、家にいる夜間や休日にも起こります。時には人命にまでかかわる重要な課題事項です。担当者がメールを見落としてしまう不安が常にあり、精神的プレッシャーも大きなものがありました。

そこで、「急コール」を導入しました。サービスの導入後、3件の緊急メールが発生しましたが、いずれもメール受信から2~3分後には架電され、通知に気付くことができ、確実に課題を解決しています。 詳しい内容は下記の導入事例ページをご覧ください。

◆ 導入企業:「株式会社ニュージェック 地圏グループ(東京)」については、こちらのページをご覧ください。



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業務効率化のアイデアをご紹介!メール受信を電話通知すると効率的!?

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業務効率化のアイデアをご紹介!メール受信を電話通知すると効率的!?

公開日:2021/04/19   更新日:2023/05/31

「業務効率化」とは、「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけて排除し、より効率的に業務を行うための取り組みです。非効率な状態のままビジネスを続けていると、売り上げが頭打ちになり、会社の成長もストップしてしまいます。今回は、時間的・経済的なコストを削減することで、業務効率化させるアイデアや業務効率化に役立つ便利なツールについて、ご紹介します。



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1. 業務効率化になるアイデア

業務を効率化させるアイデアには、大小さまざまなものがあります。日々のルーティンを工夫するだけでも、業務効率化を行うことは可能です。以下で、経営層レベルや部門・チームレベルなど、会社におけるポジショニングレベル別に業務効率化のアイデアをご紹介します。


経営レベル

まずは、経営レベルでの業務効率化を実現する手法をご紹介します。

  • 会社全体での目的を定める
  • 優先順位を決める
  • 決裁権を分散する
  • 制度・体制を変更する

自社のビジネスが目指す最終目的を明確に定めることで、会社が進むべき道筋がはっきりし、おのずと業務効率がアップします。さらに、トップダウンで業務の優先順位をつけることで、社員が安心して自分の仕事に集中できるようになります。その上で決裁権を分散させてボトルネックを防ぐことが、業務効率を上げるためには重要です。また、目的を達成するために必要な制度や社内人事体制を整えることも大切です。


部門・チームレベル

部門・チームレベルでの業務効率化を実現するアイデアは、次のようなものです。

  • 情報・ナレッジを共有する
  • 担当を変更する・アウトソーシングを利用する
  • システムを導入する
  • 優先順位を決める
  • 期限を決める

部門・チームレベルでは、業務の内容を見直し、情報やナレッジを共有することが大切です。その上で、担当を見直し、最適な配置にすることが肝要です。場合によっては、アウトソーシングなど外部の人材を活用することも、業務効率化につながります。さらに、手作業で行っていたものを、システムを利用して自動化することで効率化を図れます。

また、業務の優先順位や提出期限を決めることは、非常に重要なことです。特に新人や若手など、仕事の内容を把握して優先順位を決めることが難しいメンバーがいる場合は、先輩社員やリーダーがフォローアップし、チーム全体で業務効率を上げていくようにしましょう。


実務レベル

実務レベルでの業務効率化になるアイデアは、次のようなものが挙げられます。

  • 業務マニュアルを作成する
  • フォーマットを統一する
  • データベースを活用する

まずは、業務マニュアルを作成し、現在行っている業務に無駄がないか、改善できるところはないかを確認します。業務マニュアルを作成することで、担当者の不在時に代わりに対応することができたり、担当者の変更の際に引継ぎがスムーズに行えたりするというメリットもあります。

実務レベルでは、実際に作業を行う際に、あらかじめ用意したり、揃えておいたりすると業務効率がアップするものがあります。必要な書類のフォーマットを統一しておく、データベースを活用するというのは、その一例です。フォーマットを整え、データベースにデータを蓄積しておくことで、数値化や見える化がしやすくなります。また問い合わせなどの情報を記録しておくと、再度問い合わせがあったときにも、すぐに内容が把握できて便利です。実際に行う業務の中で必要なものを検討してみましょう。


個人レベル

個人レベルでの業務効率化を実現するアイデアは、次のようなものが挙げられます。

  • ショートカットキーを使いこなす
  • よく使う固有名詞を「辞書登録」する
  • 確認をこまめに行う
  • 時間を決めて行動する
  • 適度に休憩をとる

個人レベルでは、PC作業を改善することで、作業時間を短縮できます。一例として、ショートカットキーの活用、辞書登録機能の活用、ショートカットアイコンの設置などが挙げられます。ちょっとした改善のように思えることでも、毎日何度も行う作業のため、1ヵ月・1年という長期のスパンで考えると、かなりの業務改善になります。

業務を行う上では、確認をこまめに行うことも大切です。最後まで作業をしてから確認をしたところ、方向性が全く違って、最初から作業をやり直すことになるのでは、業務効率は大変悪くなってしまいます。作業の合間合間で上司やクライアントなどにこまめに確認を取り、こまめに軌道修正できるようにしましょう。また、時間を決めて行動することも進捗状況を把握し、業務を効率よく進めるには大変有効です。

そして、作業をしていると、当前のことながら、疲労がたまります。疲労が蓄積したまま無理に作業を継続すると、効率が落ちてしまいます。1時間働いたら5分休憩するなど、適度に休みをはさむことで、結果的に業務効率アップにつながります。


2. 業務効率化に役立つツールやサービス

現在、業務効率化に役立つ便利なツールが数多く存在します。正しく使いこなすことで、日々の業務効率アップに貢献してくれるビジネスツールをご紹介します。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、パソコンやスマートフォンなどを通じて、複数人とリアルタイムでメッセージのやり取りができるチャットツールや、音声通話機能ツールの総称です。

チャットは、情報共有をよりタイムリーに行いたい場合に、とても有効な手段となります。短いテキストのやり取りを通じて、コミュニケーションできるのが特長です。最近では、ビジネスシーンに対応した社員間でのみ利用可能な社内チャットや、クライアントなど外部ともやり取りできるビジネスチャットなど、さまざまなものがあります。

<代表的なツール>
  • Slack
  • チャットワーク
  • LINE
    (LINE WORKS)
  • Facebook
    (Workplace)

スクリーンショットツール

スクリーンショット(スクショ)とは、PC画面のキャプチャ画像を撮影できる機能のことです。自分が見ている画面をそのまま切り出すことができるため、情報共有や資料作成に活用できます。また、長いページを自動でスクロールして撮影してくれるものや、撮影した後の加工をサポートしてくれる機能がついているツールもあります。

<代表的なツール>
  • Winshot
  • SnapCrab for Windows
  • Screenpresso

オンラインストレージサービス

オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保管するサービスで、クラウドストレージとも呼ばれています。用意された保管場所(ストレージ)に、利用者はファイルを保存します。クラウド上にファイルを置いているため、複数のPCやモバイル端末からデータにアクセスすることができます。1つのファイルを複数人で共有して、リアルタイムで閲覧・編集することも可能です。

<代表的なサービス>
  • Dropbox
  • Googleドライブ
  • box
  • Microsoft OneDrive

タスク管理サービス

タスク管理サービスには、手持ちの業務タスクを可視化してくれます。作業の進行状況を把握できるサービス、ToDoリスト化するサービス、Web上のカレンダーに表示するサービスなどさまざまです。日々のタスクが多くて優先度が分かりにくい、対応漏れが発生するなどの課題を抱えている場合におすすめです。業務全体のボリュームやタスクの優先順位などを把握しやすくなります。

<代表的なサービス>
  • Backlog
  • Trello
  • JIRA

RPAツール

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ロボットを活用して業務自動化を行うソフトウェアツールです。入力値のチェックや合計金額の照合など、割合単純な定型業務であれば完全に自動化することができ、例えば、手作業で行っていた請求書の処理作業などの業務効率化につなげることができます。またロボットによる自動作業となるため、人間が行うよりもエラーやミスが発生しにくいというメリットもあります。

<代表的なツール>
  • UIPath
  • WinActor
  • BizRobo!

オンライン会議システム

オンライン会議システムは、PCやタブレット端末、スマートフォンなどを用いて、オンライン上で会議を開催できるシステムのことです。国内のみならず、海外拠点との会議にも活用でき、移動時間を節約して業務効率化に大きく貢献するツールです。特にコロナ過でテレワークが急速に増えてからは、在宅ワーカーやサテライトオフィスワーカーとの間でもスムーズに会議ができることで注目が集まりました。

<代表的なシステム>
  • Zoom
  • Google Meet
  • Microsoft Teams

勤怠管理ツール

勤怠管理システムとは、手作業で行うと手間がかかる勤怠管理を自動化し、システム上で社員の出退勤時間や休暇日数などを管理できるシステムです。勤怠管理の自動化により、煩雑な給与計算など労務担当者の負担を軽減します。また、近年、変化している労働基準法に照らして、従業員の働き方を把握するにも役立ちます。

<代表的なツール>
  • ジョブカン
  • KING OF TIME
  • jinjer勤怠

SFAツール

SFAとは「Sales Force Automation」の略で、日本語では「営業支援システム」と訳され、営業スタッフの行動を管理し、効率化することを目的としたシステムです。最近では、他のシステムと連携することで営業現場の入力の負荷を軽減し、ナレッジを共有するツールとしても活用されています。

<代表的なツール>
  • Sales Cloud
  • Senses

CRMツール

CRMは「Customer Relationship Management」の略で、「顧客関係管理」の意味を持ち、お客様に関連する情報を管理し、そのデータを活用して売り上げアップを狙うことを目的としています。顧客情報・営業情報をデータ化し、情報の共有・分析・管理に役立ちます。

<代表的なツール>
  • Kintone
  • Oracle CRM

マーケティングオートメーション(MA)ツール

マーケティングオートメーション(MA)ツールとは、収益の向上を目的として、マーケティング活動を自動化するツールです。MAを導入することで、顧客情報を一元管理でき、顧客の興味・関心の状態に合わせたアプローチや施策が行え、業務効率を大幅にアップすることができます。

<代表的なツール>
  • Marketo(マルケト)
  • Salesforce Pardot
  • SATORI

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、業務の流れに関連する申請や承認手続きをデジタル化するシステムのことです。ワークフローシステムを利用することで、業務手続きがオフィス外でも可能となり、紙の申請書を提出するための出社も不要です。また、決裁までの状況も可視化され、申請者や管理者はどこまで進んでいるのかも把握できます。最近では、可視化できるという利点を活かし、改ざん防止や早期の不正発見を目的にして、ワークフローシステムを導入する企業も増えてきています。

<代表的なシステム>
  • rakumo
  • kintone

電話自動架電システム

上記でご紹介したツールやシステムを導入して活用するには、部署やチーム全体の協力があってはじめて成立するものが多いですが、システムを導入して、簡単な設定を行うだけで業務効率につながるシステムもあります。代表的なものが、電話自動架電システムです。

電話自動架電システムは、特定のアドレスからのメールや、あらかじめ指定したキーワードを含むメールを受信した際に、電話を鳴らして受信を知らせるというシステムです。重要なクライアントからのメールや、急ぎの要件を含むメールを埋もれさせず、確実に受信状況をキャッチアップできるのが特長です。

具体的な電話自動架電システムとしては、「急コール」が挙げられます。「急コール」は1分間隔でメールの有無をチェック。件名や本文に指定のキーワードが含まれているメールを抽出し、音声アナウンスを使用した架電を行います。対象となるメールを発見してからの時間は、最短で15秒。スピーディーなお知らせが可能です。

なお、架電先の担当者が電話に出られない状態であれば、決められた順に次の担当者へと電話を自動的に回します。また、音声アナウンスによって対応の可否を質問し、電話を受けた担当者はボタンプッシュで回答することも可能です。

架電結果はシステム上で確認でき、どの架電先担当者が応答したかなどのチェックもできます。さらに、そのデータを蓄積して、業務が忙しい時間曜日や時間帯がわかっている場合には、あらかじめその担当者に電話を回さない、その時間帯だけサポートのメンバーを増やすなどして、会社全体での業務効率化を図る検討ができるようになります。

<代表的なシステム>
  • 急コール

3. 業務効率化するときの注意点

業務効率化は、しっかり検討した上で行わないと、余計な作業やコストを発生させてしまい、本末転倒になってしまうということもあるようです。業務を効率化する際に注意すべき点を下記でご説明します。


手間やコストが増える

単にシステムやツールを導入しても、実際の現場環境にマッチしていない場合は、余計に手間が増えるということがあります。そして、無理に使用することでミスを連発したり、逆にシステムやツールを使わずにコストだけが増加したりすることもあります。

また、業務委託やアウトソーシングなどで社外の人材・サービスを活用する場合も、指示伝達が充分でないと、行ってほしい作業をやってもらえなかったり、さらには大きなミスに発展してしまったりする場合もあります。ミスやクレームが発生すると、その対処に追われ、結果として業務効率が低下してしまうので、注意が必要です。


業務効率化は検証することも大切

業務効率化のツールなどを導入した後は、期待した効果が実際に出ているかを検証することが重要です。検証の際は「PDCAサイクル」と呼ばれる方法が有効です。「計画(Plan)」→「実行(Do)」→「検証(Check)」→「改善(Action)」の一連の流れを繰り返して検証精度を高めましょう。

検証を始める前に、まず何を目的として改善を行っているのかを明確にし、その指標を基準に、業務効率化の前後でどう変化したかを記録します。指標の一例としては、以下のものが挙げられます。


分類
時間 各工程の作業時間や残業時間 など
コスト 人件費や設備費の増減 など
品質/精度 ミスの発生数 など
付加価値 クレーム件数減 など

4.「急コール」で業務効率化!メールを受信したら電話でお知らせ

ここまでさまざまな業務効率化のアイデアをご紹介してきました。現在の業務と照らし合わせ、何を行えば業務効率化になるのかを検討してみてください。

即効性の高い施策としては、緊急性の高いメールを受信したら、すぐ電話で通知する電話自動架電システム「急コール」の導入をおすすめします。電話とメールはどの業態にも欠かせないビジネスツールです。双方の利点を組み合わせることで、クライアントニーズを取りこぼしません。

「急コール」では1分間隔でメールの有無をチェックし、既定のキーワードが含まれているメールを抽出することができます。対象となるメールを発見してから最短15秒で、音声アナウンスを使用した架電を開始します。メインの担当者が電話に出られなければ、別の担当者へと順に電話を回すことも可能です。

また、架電結果はメールとWeb画面上のマイページで確認できます。どの架電先担当者が応答したのかなど、状況をチェックすることも可能です。



特定メールの受信を電話で知らせる「急コール」
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