システム運用や監視の現場では、大量のログや通知の中から必要な情報を抽出し、不要なデータを除外することが求められます。そこで活用されるのが「正規表現」です。

正規表現を使うことで、特定のキーワードや条件に一致するデータを素早く検索・抽出・フィルタリングできます。例えば、エラーログのみを抽出したり、特定の単語を含むメールだけを通知する設定が可能になります。

本コラムでは、日々の業務を効率化する方法として、正規表現の基本と具体的な活用例を紹介します。

目次

1. 正規表現とは？
2. 正規表現の基本説明
3. システム運用の現場で正規表現が用いられる背景
4. メールのフィルタリングに正規表現を使う方法（具体例）
5. 不要なメールを除外する
6. 重要なメールだけを通知する
7. 特定の送信者からのメールを分類
8. 夜間・休日の不要なアラートを抑制
9. 自社以外の送信元をブロック
10. フィルタリング後の通知を確実に届ける方法
11. 「急コール」の機能とそのメリット
12. 急コールの主な機能（処理フロー）
13. 急コール導入のメリット
14. 急コール独自の特長
15. まとめ：通知のフィルタリングで業務効率を向上する方法

正規表現とは？

システム運用やデータ管理の現場では、日々膨大なログや通知が生成され、必要な情報が埋もれやすくなります。この状況では障害の見落としや対応遅延のリスクが発生し、業務負担も増加します。このような課題を解決するために活用される方法の一つが 「正規表現」 です。

正規表現の基本説明

特定の文字列のパターンを定義し、それに一致するデータを検索・抽出・置換するための仕組みを「正規表現」と言います。
例えば、以下のような用途で活用されています。

• ログファイルから特定のエラーメッセージを抽出する
• メール通知のフィルタリング行う
• フォーマットの異なる日付を統一する
• 入力データのバリデーション

シンプルなキーワード検索では対応できない複雑な条件も、正規表現を使うことで簡潔に記述できます。

システム運用の現場で正規表現が用いられる背景

監視ツールやシステムからは、日々大量のエラーメールやログが送信されます。すべてを手作業で確認すると時間がかかり、緊急対応の遅れにつながる可能性があります。さらに、通知が多すぎると、重要な警告が埋もれ、見落としのリスクが高まります。

通知の過多によって担当者の運用負荷が増大すると、本来の業務に集中できなくなるという問題も発生します。大量の通知を処理するためにリソースが割かれ、経験や知識を活かした判断・対応が後回しになることも問題です。

この課題を解決するのが正規表現によるフィルタリングです。特定のキーワードや条件を定義し、本当に必要な通知のみを抽出することで、対応の優先順位を明確にし、業務負担を軽減できます。

正規表現によるフィルタリングのメリットまとめ

• 重要な通知の見落としを防ぐ
• 不要な通知が減り、監視チームの業務負担を軽減
• 障害発生時の初動対応がスピードアップ
• 無駄な作業（不要な通知への対応）を削減

正規表現はシステム運用や監視の現場で広く利用されており、大量のデータを効率よく処理するために不可欠なツールとなっています。

メールのフィルタリングに正規表現を使う方法（具体例）

メールのフィルタリングに正規表現を活用すると、特定のパターンに一致するメールを分類・除外・優先通知することが可能です。これにより、重要なアラートのみを抽出し、不要な通知を効率的にフィルタリングできます。

具体的には、件名・送信者・本文の内容を正規表現で判別し、必要なアクションを自動化できます。ここからは、具体的なフィルタリング方法をご紹介します。

不要なメールを除外する

監視ツールから大量のアラートメールが届く場合、重要なエラーだけを残し、情報通知レベルのメールを除外する場合。

• 具体例：ログレベルが「INFO」「DEBUG」のメールを除外（行頭に [INFO], [DEBUG]がある行を除外対象としてフィルタ）
  ^\[(INFO|DEBUG|NOTICE)\]
• フィルタ対象（除外）
  [INFO] System check completed
  [DEBUG] API response time: 100ms
• フィルタ非対象（通知）
  [CRITICAL] Server down detected

重要なメールだけを通知する

障害レベルが 「CRITICAL」や「SEVERE」 であるメールのみを受信し、それ以外はスルーする場合。

• 具体例：重要なアラートだけを通知 （「CRITICAL」,「SEVERE」の文字列が、行頭以外でもどこに現れても対象とする）
  (CRITICAL|SEVERE)
• フィルタ対象（通知）
  Zabbix Alert: CRITICAL – CPU Usage 99%
  Nagios: SEVERE – Memory Leak Detected
• フィルタ非対象（除外）
  Zabbix Alert: WARNING – Disk Usage 70%

特定の送信者からのメールを分類

特定の監視ツール（Zabbix, Nagios, AWS CloudWatch など）のみを通知対象にする場合。

• 具体例：特定の送信元だけ通知（件名や本文中に「Zabbix Alert」「Nagios: SERVICE ALERT」「AWS CloudWatch Alarm」のいずれかが含まれる場合にマッチ）
  (Zabbix Alert|Nagios: SERVICE ALERT|AWS CloudWatch Alarm)
• フィルタ対象（通知）
  Zabbix Alert: CRITICAL – DB Connection Failed
  AWS CloudWatch Alarm – High Latency – ALARM

夜間・休日の不要なアラートを抑制

夜間（22時～翌6時）の「WARNING」レベルの通知を除外し、深刻なアラートのみを受け取る場合。

• 具体例：夜間の不要な通知をフィルタ
  ^.*(WARNING).*(22:..|23:..|00:..|01:..|02:..|03:..|04:..|05:..)
• フィルタ対象（通知）
  23:45 Nagios: CRITICAL – Web Server Down
• フィルタ非対象（除外）
  23:30 Nagios: WARNING – High Disk Usage

自社以外の送信元をブロック

自社など特定のドメイン（@example.com）のメールのみ許可し、それ以外の送信元を除外する場合。

• 具体例：自社ドメインからのメール以外を除外
  ^From: .*@example\.com
• フィルタ対象（通知）
  From: alert@example.com – CRITICAL: Server Down（通知）
• フィルタ非対象（除外）
  From: bot@randomdomain.com – Daily Log Report（除外）

フィルタリング後の通知を確実に届ける方法

ここまで見てきたように、正規表現を活用してメールをフィルタリングすることで、重要なアラートのみを通知することが可能になります。

正規表現には業務効率の向上など多くのメリットがありますが、通知を最適化するだけでは、本当に必要な情報が担当者に確実に届き、適切に対応されるとは限りません。重要なメールを選別しても、「そのメールが確認されなかった」場合、意味がなくなってしまいます。

24時間365日稼働するシステム運用・監視の現場では、特に夜間や休日の対応が課題になります。 メール通知だけでは、緊急性の高いアラートを確実に伝えるには不十分なケースもあります。

このような課題を解決するのが「急コール」です。
急コールは、特定のアラートメールをトリガーに、担当者へ自動で電話通知を行い、確実な伝達と対応状況の確認が可能なクラウドサービスです。
次に、急コールの機能とそのメリットについてご紹介します。

「急コール」の機能とそのメリット

急コールは、システム運用・監視の現場で広く導入されている自動電話通知サービスです。自社のインフラ監視や運用業務の効率化のために活用されるだけでなく、監視サービスを提供する企業がクライアント向けのソリューションとして導入するケースも増えています。
「急コール」Webサイトはこちら

急コールの主な機能（処理フロー）

急コールは、アラートメールをトリガーに担当者へ即時電話通知し、リトライ機能や対応状況の記録機能により、重要なアラートの見落としを防ぐことができるクラウドサービスです。

1．受信したアラートメールの内容を解析・・・特定のキーワードを含むメールを抽出
2．担当者に自動架電（自動で電話通知）・・・受信したメールをトリガーに、設定された担当者へ自動架電（一斉/順次）、応答がない場合はリトライ機能で再発信し、確実に通知
3．音声ガイダンスによる通知・・・通話時にアラート内容を音声で伝達
4．担当者による応答・・・担当者はボタン操作で対応状況を入力（例：「1」で対応済み、「2」で別担当へ転送）
5．架電結果の通知・・・架電結果をメールやSMSで自動通知（複数の通知先に送信可能）
6．ログ管理・履歴確認・・・全ての架電履歴や対応状況を記録し、管理者が確認可能、証跡管理や運用改善に活用

急コール導入のメリット

急コールは、サーバー監視・ネットワーク機器監視・設備異常検知などのシーンで活用され、特定のアラートメールをトリガーに担当者へ自動で電話通知を行い、迅速な対応を支援します。メール通知だけでは見落としが発生しやすい環境でも、電話による確実な伝達とリトライ機能により、重要なアラートが確実に対応者へ届く仕組みを提供します。

• 重要なアラートを確実に伝達し、見落としを防ぐ
• リトライ機能により、担当者が応答するまで通知を継続
• 夜間・休日のアラート対応を自動化し、監視業務の負担を軽減
• 不要なメール通知を削減し、効率的な運用を実現
• 架電結果を共有し、チーム全体で迅速な対応が可能

急コールを導入することで、システム監視や障害対応の確実性を向上させ、運用コストの最適化にも貢献します。

急コール独自の特長

急コールは、2017年にクライアント様の要望を受けて開発され、名称「連絡絡情報解析通知システム及び連絡解析通知装置」として特許を取得（特許番号: 特許第6244057号）しています。緊急時の迅速な連絡（自動化）と初動対応の高速化に役立つ、高い技術力を活かしたサービスであることが特長です。

機能も豊富で、非架電条件の設定では、任意で非正規表現を使用することもできます（非正規表現の使用は、サービスのサポート対象外です）。呼出秒数設定の自由度が高いことも特長で、「対応可能な人に早く確実に通知ができる」点に特にご好評をいただいています。

急コール独自の特長

• 特許取得技術
• 「非架電条件」に正規表現が使用できる
• 呼出秒数設定の自由度が高い

重要なアラートのみをメールで通知するだけではなく、「情報を確実に届ける」「初動対応を迅速に行う」ことが求められる現場では、より確実な通知手段が不可欠です。急コールなら、アラートをリアルタイムで担当者に自動で通知し、対応状況の確認まで一元化できます。夜間・休日でも確実に伝達し、障害対応の遅れを防ぐ仕組みを提供します。確実な通知と迅速な対応を実現したい方は、ぜひ急コールの導入をご検討ください。



特定メールの受信を電話で知らせる「急コール」
詳しくはこちら

まとめ：通知のフィルタリングで業務効率を向上する方法

システム運用や監視業務において、通知の最適化は不可欠です。通知精度が低いと、対応の遅れや業務負担の増大といった問題が発生し、運用全体に悪影響を及ぼします。

例えば、障害発生時に対応が遅れると、サービスの停止時間が長引き、顧客への影響が大きくなります。 一方で、不要な通知が多すぎると、監視担当者の負担が増加し、本当に重要なアラートを見落とすリスクが高まります。 また、夜間や休日にも不要な通知が届くと、対応負担が増し、監視担当者のワークライフバランスが悪化する要因にもなります。

このような課題を解決する手段の一つが「正規表現を活用した通知フィルタリング」です。正規表現を活用することで、特定のキーワードを含む重要な通知のみを抽出し、不要な通知を削減できます。

別の手段として「急コール」の導入があります。重要なアラートメールを電話の自動架電で確実に伝達し、迅速な対応を促すことが可能です。

通知の最適化の必要性（通知精度が低いと起こる問題の具体例）

• 障害発生時の対応遅れ → サービス停止時間の長期化 → 顧客への影響
• 不要通知が多すぎる → 監視担当者の負担増大 → 重要なアラートを見逃す
• 夜間や休日の対応負担が増加 → 監視担当者のワークライフバランス悪化

解決方法

• 正規表現は、データ検索・抽出・フィルタリングを強力に支援するツール
• 急コールは重要なアラートメールを抽出し自動架電することで確実に伝達できる
• 適切な正規表現を設定することで、不要な通知を削減し、運用負荷を軽減できる

通知の最適化は、システムの安定運用と迅速な障害対応を支える重要な要素です。正規表現によるフィルタリングや急コールの活用により、確実な通知と効率的な運用を実現し、より安心できる監視体制を構築しましょう。

※本コラム内の「非正規表現による記載例」の箇所は、信頼性の高い最新情報を幅広い視点から提供することを目的に、ChatGPTを活用して作成いたしました。なお、ログの形式やシステム環境など、前提条件によって挙動や動作が異なります。実際のご運用にあたっては、貴社環境での動作確認をお願いいたします

※機能や情報は公開日時点のものです

生産ラインの効率化は、製造業における共通の課題となっています。効率化された生産ラインは、生産コストの削減、生産速度の向上、品質の一貫性の保持というメリットがあり、これらはすべて企業の競争力を強化し、市場での優位性を確立するために不可欠です。しかし、生産効率の最大化は、通常の業務時間だけでなく、夜間や休日にも注目する必要があります。

特に夜間や休日の監視は、その重要性がしばしば見過ごされがちです。この時間帯に生産ラインが稼働している場合、少ないスタッフで事故や機械の故障に対応しなければならないことが多いです。不測の事故や機器の故障が迅速に対処されない場合、生産停止につながり、企業の収益に直接的な損失をもたらす可能性があります。

このコラムでは、生産ラインにおける監視システムの課題と、その解決策となる「急コール」の導入についてご紹介します。

生産ラインが夜間や休日にも稼働している背景

多くの製造業では夜間や休日の生産ラインの稼働が一般的となっており、経済的な利益の追求だけではなく、市場での競争力を保つための戦略的な必要性からも推進されています。

市場や消費者のニーズ

グローバルな市場を対象とする企業は、タイムゾーンの違いにより、夜間や休日でも生産を続けることが必要です。また、消費者への早い納期が競争力を左右する産業においては、生産ラインを常に稼働させることが非常に重要です。夜間や休日にも生産を継続することで、オーダーから出荷までの時間を大幅に削減できます。

生産効率の最大化

生産設備は高価であり、その稼働率を最大限に高めることで、投資対効果を最適化できます。夜間や休日に生産ラインを稼働させることで、機械と設備のアイドルタイムを減少させ、全体の生産能力を向上させることが可能です。これは特に、高い固定コストがかかる製造業において重要です。

コスト削減

電力料金は時間帯によって異なる場合があり、夜間の電力料金が安いことを利用してコスト削減効果を狙う企業も多いです。

夜間や休日の生産ラインの課題

生産ラインの24時間稼働は、生産性の向上、設備投資の効率化、および全体の経済的効率の向上、などを総合的に考慮した結果、企業にとって経済的に合理的な選択となる場合がありますが、同時にいくつか特有な課題も存在します。

人員不足

労働力の確保は、労働力人口の減少に伴いますます難しくなっています。企業が提供する労働条件が魅力的でなければ、労働力を確保することは一層困難ですが、特に夜間や休日のシフトは不人気であり、専門技術を要する業界では適切な技能を持った労働力を確保するのがさらに難しくなっています。

この人員不足は、生産ラインの効率に直接影響を及ぼすため、企業はこの問題に対処するために、自動化の導入を進めるか、またはより競争力のある給与や労働条件を提供して人材を惹きつける戦略を考える必要があります。

緊急対応の遅れ

人員不足は「緊急対応の遅れ」にもつながります。
生産ラインの緊急対応には、異常の検出・緊急停止・問題の診断と対処・再稼働・検証・報告といった複雑なプロセスがありますが人員不足が生じると、これらの緊急対応プロセスの各ステップにおいて適切な対応が遅れます。特に、適切なスタッフが不足している場合、異常の検出や緊急停止の操作がタイムリーに行われず、小さな問題が大きなトラブルに発展するリスクが高まります。

また、日中の正規の時間帯に比べて、夜間や休日は経営層やサポート部門とのコミュニケーションが取りにくい。これにより、問題解決のための意思決定が遅れることがあります。

生産ラインのダウンタイムが長引くと、生産効率の低下に直結するだけではなく、安全な製品を生産するための品質管理においても影響が出ます。

根底にあるのは「人力」対応

夜間や休日の生産ラインの課題として「人員不足」「緊急対応の遅れ」がありますが、それらに共通するのは、監視やモニタリングを当直の従業員や警備員などが人力で対応しているケースが多いことです。

生産ラインの複雑なプロセスは、産業用コンピューターによって自動化されているケースがほとんどです。その代表的なものが「シーケンサー」です。正式には「プログラマブルロジックコントローラー（PLC）」とも呼ばれ、幅広い産業で利用されています。

ただし、生産ラインの稼働はシーケンサーなどの自動制御システムで管理しているものの、監視やモニタリング作業については依然として人の目視に頼っている場合が少なくありません。このため、生産プロセスの自動化が進んでいるにも関わらず、監視の精度や効率性には限界が存在し、人的ミスや見落としのリスクが残されています。

これらの課題に対処するには、現場に人がいなくても監視が行えるリアルタイムモニタリングシステムや遠隔監視システムなどの活用が考えられます。特に「急コール」などの自動化技術を活用することで、夜間や休日の運用におけるリスクを最小限に抑えることが期待できます。

異常検知メールを自動で電話通知「急コール」

「急コール」とは、「特定メールの受信を自動で電話通知する」クラウドサービスです。

生産ラインの設備からの異常や障害、トラブル発生時に発報されるメール（緊急メール・アラートメール）を自動で解析し、条件に合致するメールを検出して担当者へ自動で電話通知ができるため、現場での人による常時監視が不要になります。

工場現場の監視、特に夜間や休日を当直や警備スタッフが対応するなど、人力に依存している中小製造業は依然として多く存在します。「急コール」の活用によって、これらの製造業は、異常やトラブル発生時に自動で通知を受け取れる体制を構築し、夜間や休日でも迅速な対応が可能です。

メールの見落とし防止で品質管理

また「急コール」には、重要な通知を確実に担当者へ電話で伝えることができる呼出方法の仕組みがあります。

1. 順次架電・・・対応可能な担当者まで一人ひとり順次架電していきます。架電の順番はお客様に予め設定していただきます。電話通報を、確実に対応したい場合に有用です。（確実性を優先）
2. 一斉架電・・・架電先担当者全員に一斉架電し、最初に繋がった1名から回答を取得します。
   電話通報を、いち早く気づきたい場合に有用です。（早さ優先）

この仕組みにより、重要な通知を確実に担当者へ電話で伝えるため、見落としによる対応遅延を防止できます。これにより、トラブル発生時の迅速な対応と安定稼働の確保が可能となり、品質管理の強化にもつながります。

レスポンス取得で監視体制をより強化

対応可否の回答が取得できるのも「急コール」の特長です。
電話を受けた担当者は、簡単なボタン操作で「対応可」の回答ができます。管理者は架電が開始されたこと、また担当者からに回答結果をメールやSMSによって知ることができます。

この回答取得の機能によって、現場担当者がアラートに確実に応答したかどうかをリアルタイムで確認できるため、迅速かつ確実な対応が実現します。管理者は各担当者の対応状況を即時に把握でき、さらなるフォローアップやエスカレーションが必要かどうかを判断できるため、レスポンス取得で監視体制をより強化することが可能になります。

生産ライン監視での急コール活用例

最後に、「急コール」が生産ラインにおける監視業務の効率化に活用できる運用例をご紹介します。

生産ライン停止時の即時対応

機械の故障や異常が発生した場合、生産ラインは停止しますが、「急コール」による自動架電により技術者や管理者に迅速にアラートが通知されるため、問題発生時にも速やかな対応が可能となり、ダウンタイムを大幅に短縮できます。

例えば、自動車製造ラインで重要なプレス機械が停止した際には、「急コール」による即時通知によって修理チームが迅速に対応し、生産遅延を最小限に抑えることが可能です。

食品工場での品質管理強化

生産ラインの各種センサーが収集したデータから発せられるアラートメールにも「急コール」を活用できます。温度や湿度などが指定の範囲を超えた際に異常を検知し、担当者へ自動で通知するため、対応の遅れを防ぎます。

特にこれは食品工場における品質管理に有益で、これにより、製品の安全性と品質が確保され、最終的にはクレームやリコールなどのリスクを低減することが可能です。

これらの運用例からも分かるように、「急コール」は単に常時監視の負担軽減だけではなく、生産効率の向上、安全管理の強化、品質保持の自動化など多くのメリットがあり、生産ラインの継続的な改善と効率化が期待できます。

生産ラインの効率的な監視体制 － 無料トライアルで体験いただけます

「急コール」は、異常発生時に発せられたアラートメールを解析し、担当者へ自動架電を行います。
アラートメールに確実に気づく体制が構築できるため、特に夜間や休日でも生産ラインの監視と維持が保証され、全体の精算効率が大きく向上します。結果として、企業は不断の生産体制を維持しつつ、リスク管理とコスト削減のバランスを取ることが可能になります。

生産ラインの監視の効率化にはぜひ「急コール」の導入をご検討ください。
クラウドサービスのため設備投資が不要で、お申し込みから短期間でご利用開始できます。月額費用は10,000円～と手軽に利用できる料金体系です。

デモ環境でサービスを体験いただける無料トライアルをご用意しています（標準機能 / 期間2週間）。無料トライアル期間中は、アラート検知から通知、対応状況の確認まで一連の機能を実際にご体験いただけます。ぜひこの機会に「急コール」の利便性と効果をご確認いただき、貴社の監視体制の強化にお役立てください。



※機能や情報は公開日時点のものです

「本部の指示が店舗に浸透せず、現場の対応にばらつきがある」
「スタッフ同士の情報伝達がスムーズではなく、ミスや作業の重複が発生している」
「人手不足によるスタッフの負担の増加」

これらの課題は、店舗運営の効率化と人材管理を難しくしており、対応策が求められています。

本コラムでは、チェーンストアの多くが抱える上記の課題を解決し、店舗運営の最適化を実現する方法について、「急コール」に実際にいただいたお問い合わせを元にご紹介します。

はじめに－「急コール」とは？

「急コール」は、様々なシステムから送信されるアラートメールをリアルタイムで解析し、特定の条件に該当する場合に担当者の電話へ自動的に音声通知を行うことで、メール通知を見逃さない仕組みを提供しています。

これにより、担当者は緊急事態に発せられるアラートメールや、重要な通知メールを見逃さず、素早く対応することができます。例えば、店舗の防犯アラートや設備の異常などをメール通知で受け取るだけでは対応が遅れる可能性がありますが、急コールを使えばその通知を電話でリアルタイムに受け取れるため、担当者がすぐに対応可能です。これにより、店舗運営の安全性と業務効率が向上します。

メールによる業務指示の本部と店舗の現状

今回、小売りチェーンの本部のお客様から「急コール」にご相談をいただきました。
チェーンストア向けDXソリューション「店番長」を日々活用し、店舗運営の実行力向上と効率化を推進している中でのご相談でした。

本部としては、どの店舗でも抜け漏れのないサービス品質を提供することが重要です。店舗間にばらつきがあると、顧客の満足度やブランドの信頼性に影響が出るため、すべての店舗で高水準のサービスを実現したいと考えています。そのため、業務指示や店舗運営に関する情報を各店舗に確実に伝え、店舗の実行力向上をサポートできることが求められます。

チェーンストアの店舗では、スタッフが顧客対応やレジ業務、商品管理など多岐にわたる業務をこなすため、常に忙しく動き回っています。そのため、なるべく定刻に指示の確認を行いますので、業務中に本部からのメール通知を受け取っても、すぐに確認する時間が取れないことも多く、緊急の指示や情報を見落とすことがあります。特に、ピークタイムや少人数での運営中は、メールの確認が後回しになりやすく、迅速な対応が難しくなることが課題となっています。

店舗に負担をかけずに指示を確実に伝えたい

店舗スタッフに過度な負担をかけることなく、現場の混雑状況や忙しさに左右されずに本部の指示を確実に伝えたいというニーズは、チェーンストアには共通しているのではないでしょうか。

顧客対応や商品管理など多岐にわたる業務をこなす現場では、余計な手間や時間を取らずにスムーズに情報が伝達されることが求められます。

「店番長」には、店舗に宛てて業務指示の新着通知や進捗状況をメールで通知できる、便利な機能があります。その機能と「急コール」を連携することで、スムーズな情報伝達による業務の効率化が期待できます。ここからは、具体的な連携方法についてご案内します。

チェーンストア向けDXソリューション「店番長」

「店番長(みせばんちょう)」は、株式会社リンコムが提供する、店舗運営の見える化と業務改善をサポートするクラウドサービスです。本部から店舗へリアルタイムで業務指示を伝達し、実行状況を管理できるため、抜け漏れのない高いサービス品質を実現できます。

「店番長」Webサイトはこちら

例えば、本部から各店舗へ「商品の陳列変更」や「プロモーション実施に関する指示」を伝えたい場合、「店番長」を使えば、簡単に業務指示を送信し、進捗状況をリアルタイムで確認することができます。さらに、指示内容に対して写真付きの報告を受け取ることもできるため、店舗ごとの対応状況や品質をすぐに把握でき、効率的な店舗管理を実現できます。

新着メールにプライオリティを付けるには？

「店番長」の店舗向けメール通知には大きく2種類あります。

• 新着メール・・・本部からの業務指示の新着ややり直し、催促など、最新の情報をリアルタイムで通知するメール
• まとめメール・・・一定期間に店舗に向けた対応すべき業務指示の進捗状況を集約して、送信されるメール

いずれのメールも、重要度の異なる指示やアラートが一度に届くため、担当者がそれらを区別するのが難しく、対応の優先順位をつけづらいという問題があります。例えば、新着メールで緊急性の高い商品の回収指示と日常的な作業指示が同じタイミングで届くと、どちらを先に対応すべきか判断しづらくなり、結果として対応の遅れや混乱が生じる可能性が高まります。

そこで「急コール」の出番です。
メールの中にあらかじめ設定した特定のキーワードが含まれている場合、そのメール受信を電話で自動的に通知することができます。これにより、担当者がメールを見逃してしまうリスクを低減し、緊急の要件にも迅速に対応することが可能になります。

「店番長」と「急コール」具体的な連携方法

連携方法はとてもシンプルです。
「急コール」の設定画面で特定のキーワードを登録するだけです。「店番長」から配信されるメールの中に、そのキーワードが含まれていれば、メールの受信を電話による通知で知ることができます。

例えば、新着メールは以下のようなフォーマットで届きます。電話通知したい用件は、タイトルの中に【緊急】などを含めるようにします。「急コール」は着信したメールを自動的に解析し、電話で通知する条件（【緊急】）を満たすと、担当者の携帯電話や固定電話にリアルタイムで音声通知を行います。

複数受信するメールの中から緊急度の高いものを自動でピックアップして通知を受け取れるため、メールの受信件数が多い店舗でも必要な情報を見逃すことなく、スタッフへの業務指示ができ、効果的に活用できるのではないでしょうか。

さらに、「急コール」は電話通知を送るだけではなく、本部や管理者宛に簡単なボタン操作で対応結果を送信することもできます。

対応可否の回答取得ができる

「急コール」の「対応可否の回答取得」とは、電話通知を受けた担当者が、その場で簡単に対応状況を管理者に報告できる機能です。通知内容を確認した担当者は、電話の音声ガイダンスに従ってボタン操作を行い、対応の意思を伝えることができます。

「店番長」を活用する店舗でこの機能を使う場合には、
1．急コールからの架電によって、緊急性の高いメールが発せられていることを知る
2．対応可否の回答を送付することによって、本部にメールを認識していることを報告する
3．その後「店番長」にて内容の確認を行い、対応完了の報告をする

このようなフローが確立されることで、本部と店舗の連携がスムーズに行われ、必要な行動を速やかに・確実に実行することができます。

呼び出し方法が選べる

さらに「急コール」には、電話通知の呼び出し方法が選べるため、より確実な対応が実現できます。

（急コールの架電方法）

• 順次架電・・・登録している電話番号へ順番に架電します
• 一斉架電（一人回答）・・・登録している全ての電話番号へ一斉に架電します（最初に繋がった1名から回答を取得）
• 一斉架電（全員回答）・・・登録している全ての電話番号へ一斉に架電します（全員から回答を取得）

特定メールの受信を知らせる電話通報を、確実に対応したい場合には「順次架電」が、対応の速さを優先したい場合には「一斉架電」がお勧めです。

「急コール」Webサイトはこちら

「店番長」と「急コール」の連携によるメリット

ご紹介したとおり、「店番長」からのメール通知を「急コール」と連携させることで、担当者がメールを見逃してしまうリスクを低減できます。つまり、重要な通知を見逃さない仕組みが構築できます。メールだけでは気づかないことが多い緊急のアラートも、音声通知により即座に把握できるため、迅速な対応も実現できます。

また、メール通知を電話で自動的に伝えることで、店舗スタッフがメール確認に費やす時間を削減し、現場の業務負担を軽減できます。スタッフの効率的な業務遂行をサポートできるため、省人化を実現しつつ、指示の見落としや対応遅れを防ぐことができます。

さらに、対応可否の確認や進捗状況の把握が容易になることで、業務指示の実行力が向上し、高いサービス品質の維持が期待できます。これにより、従来のメール通知だけでは対応が難しかった問題を解決し、より迅速かつ正確な店舗運営が実現できます。

まとめ

「店番長」は、特にチェーンストアにおける運営の課題を解決するために設計された、非常に優れたソリューションです。本部と店舗間の指示伝達をスムーズに行い、進捗管理や状況把握が容易になるため、店舗間でばらつきのない高品質なサービスを提供できます。

特に、写真報告による現場状況の把握、進捗の可視化、データによる実行力の定量化など、店舗管理における見える化を実現し、働きやすい環境を提供する点が大きな魅力です。

加えて、「急コール」と連携をすることで、店舗運営の効率化と情報伝達の確実性をさらに向上させる大きなメリットがあります。店番長からの業務指示メールを急コールが自動で電話通知することで、緊急性の高い重要な通知をリアルタイムで把握でき、対応のスピードと実行力が向上します。また、メールの見落としを防ぎ、現場スタッフの業務負担を軽減することも可能です。結果として、全店舗で均一なサービス品質を提供し、より効果的な店舗運営の実現が期待できます。

多忙な店舗運営をサポートするツールの一つとして、「急コール」の導入もぜひご検討ください。

アラートメールが1日に何百通も届き、重要なアラートを見逃してしまうことはありませんか？現代のシステム運用において、アラートメールの増加は避けられない現象です。しかし、その過剰な通知が日常業務に多大なストレスを与え、効率を低下させています。

特に、複数の企業や団体から依頼を受けて、ITシステムの安定稼働をサポートする業務を行っている現場やチームでは、顧客ごとに異なるシステムや要件に対応するため、幅広い技術スキルや知識が求められます。

24時間体制で監視や対応が必要な場合も多く、信頼性の高い運用が求められることが一般的なため、アラートメールが多くても、それぞれに慎重かつ適切に対応することが必要です。重要度の高いアラートを適切に順位付けすることで、対応の優先度を明確にし、不要な通知に振り回されることなく、より迅速な問題解決が可能になります。

本記事では、アラートメールの自動化や優先度付けを行うことで、効率的にシステムを監視し、迅速かつ適切な対応を実現するための対策についてご紹介します。

アラートメール対応の現状と課題

アラートメールを受信した後、システム運用保守・監視オペレーターはすぐにシステムの異常を確認し、適切な対応を取る必要があります。対応プロセスが早いほど、システムの安定性を保ち、ビジネスの継続性を確保できます。

ですが、アラートメールへの対応については解決すべき課題がいくつかあります。システム運用保守・監視業務の現状をご紹介します。

通知の多さによる過剰アラート

過剰なアラート通知がシステム運用保守において大きな問題となっています。
システムの安定稼働を保つために、各種の監視ツールがアラートを送信しますが、膨大な量のメールに埋もれ、本当に重要なアラートを見逃してしまうリスクが生じます。

また、オペレーターがどのアラートに対処すべきかを常に優先づけする必要があり、監視システムから毎日何百件ものアラートメールが送信されると、どれが緊急で対応が必要なアラートなのかを判断するのに時間がかかり、業務効率を大幅に低下させます。

この結果、迅速な対応が遅れたり、重大な障害を見逃してしまう等のリスクが高まります。また、顧客ごとに指定された手順による対応業務や、経験や知識が求められるトラブルシューティングに集中する時間が削がれるリスクもあります。

メールの仕分けと転送、電話に手間がかかる

アラートメールの対応には、手作業で行う作業が多く含まれており、業務効率悪化の要因にもなっています。例えば以下のような業務です。

休日、夜間などメール受信に気づかない、気づいてもタイムラグがあるケースがあります。また、電話に出ない、かけ直しに多くの時間が費やされ手間が多いことも課題です。

電話による連絡を希望する顧客

手間がかかる電話連絡を別の方法に変えることができれば良いのですが、緊急時のシステム障害などの場合、「電話による通知」を希望する顧客が少なからずいるため現実的ではありません。メールやチャットに比べて迅速で確実な対応が期待でき、オペレーターからの即時的なフィードバックが得られるからです。

フィルタリング（メール抽出）・連絡の自動化で対策

前述のように、数多く発生するアラートに対する手作業での対応は効率が悪くなり、重要なアラートに対する対応が遅れるリスクが高まります。そのためには、定型的な作業や繰り返し発生するルーチン業務を可能な限り自動化し、対応の優先順位を明確にすることで、効率化を図ることが重要です。

具体的には、メールを分類する・決められた連絡先に転送や電話をする、といった人が介在する必要のない定型業務は自動化を進めることによって業務の効率化を図り、重大なインシデントへの迅速な対応を可能にします。

非定型業務に集中できる

定型業務の自動化を進めることの最大のメリットが「非定型業務に集中できる」点です。

アラートメールの対応には、前述の通り定められたルールに基づいて行う定型的な作業の他に、以下のような技術や知識、判断力を必要とする業務があります。

これらの業務はその時々の状況に応じた柔軟性が必要で、かつ専門性の高い対応が求められ、自動化や標準化が困難です。

メールのフィルタリングや電話連絡といった、人が介在する必要のない作業を自動化することで、これらの非定型業務に集中することができ、日常業務の負担を軽減すると同時に、より高度な問題解決などの付加価値を生み出す業務に時間とリソースを割くことが可能になります。

定型業務（フィルタリング・電話連絡）を自動化する方法

アラートメールのフィルタリングや電話連絡を自動化する方法として、例えば緊急時に自動的に顧客に電話をかけるシステムを導入することが考えられます。迅速な対応が実現できるほか、担当者の負担も軽減されます。

ここからは、電話連絡を効率化する方法として、特定メールの受信を電話で通知する「急コール」をご紹介します。

急コールの「自動架電」で得られるメリット

「急コール」とは、特定メールの受信を自動で電話通知するクラウドサービスです。サーバー等の機器から、障害などトラブル発生時に発報される「アラートメール」を急コールが解析し、条件に合致しているメールを抽出し、担当者へ自動架電します。

アラートメール確認後のオペレーターの対応内容は大きく二つに分かれますが、
（１）顧客ごとに指定されている連絡先にメール・電話をする
（２）顧客ごとに指定されている手順を行う。その後、原因・対応内容・結果など指定の連絡先にメール・電話で報告をする

（運用イメージ：急コール導入前）

（１）は単純な作業ではあるものの、
・電話に出ない、不在かけ直しの手間が多い
・連絡先間違いによる連絡遅れ・漏れが起こる
など繰り返し行う単純な作業となり、業務が非生産的となるケースが多々発生しています。

この単純な作業を自動化できるのが、「急コール」です。

非定型業務に集中できる

決められた連絡先に電話をする定型業務を「急コール」によって自動化することで、個別手順書の業務対応に注力することができるようになります。専門性が求められ、重要度の高い非定型業務に集中できることで、生産性が向上し問題解決に迅速に対応できるようにもなります。

オペレーターの業務負荷が軽減することも大きなメリットです。
全体の作業量が減ることはもちろんですが、アラートメールを常に注視しなければならない担当者の精神的な負担の芸減にもつながります。

非定型業務に集中できる環境を整えることで、思考力や専門知識を活かした業務に注力できるようになるため、従業員のモチベーションや業務品質、組織全体のパフォーマンスが向上し、成果を最大化することが期待できます。

（運用イメージ：急コール導入後）

緊急時の初動対応が早まる

「急コール」導入のメリットには、定型業務の自動化の他に、緊急時の初動対応がスムーズになることもあります。

サーバーやネットワーク機器から発報されたアラートメールの中から重要なメールだけを自動抽出・自動架電で担当者に通知し回答を取得するため、最短時間でトラブルに気づくことができ、即応性がアップします。

そもそも、休日や夜間などはメールの受信に気が付きにくいものですが、電話によるリアルタイムの通知は、メールや他の手段に比べ、見逃されるリスクが少なくなります。

確実に通知と追跡ができる

また、「急コール」には一斉架電や順次架電の機能を使うことで、対応の遅れを最小限に抑えることができます。

加えて、「急コール」は単に通知を行うだけでなく、対応可否の回答取得ができるため、通知を受けた担当者が実際にアラートに対して対応したかどうかを確認し、対応状況を追跡することが可能になります。

管理者側は誰がどのタイミングで対応しているかの状況把握が正確にできるため、「急コール」はアラートメールに対する単なる通知手段に留まらず、対応状況の確認と追跡が可能なシステムとして、確実な対応を実現します。

（図：急コールの処理フロー）

「急コール」の導入が進んでいる用途

「急コール」は、サーバーダウンやネットワーク障害など、システム運用保守の現場での急なトラブルに対応するために急コールが導入されています。アラートメールやシステム通知だけでは担当者が気づかない場合があるため、電話で直接通知し、即時対応を促すことが重要です。

その他、以下のような様々な用途で活用されています。

Zabbixとの連携

「急コール」は、Zabbixと連携して、システム監視の現場で効果的に活用されています。Zabbixは、システムやネットワークの監視を行うオープンソースの監視ツールで、サーバーやネットワークの異常を検知し、アラートを発生させる役割を担っています。通常、Zabbixではアラートはメールやメッセージで通知されますが、急コールとの連携により、より迅速で確実な対応が可能となります。

具体的には、Zabbixが検出した異常に基づいて、急コールが自動的に電話を発信し、担当者にリアルタイムで通知を行います。これにより、メールの見逃しや、確認が遅れるリスクを軽減し、重要なアラートに対して即座に対応できるようになります。

参考：Zabbixのアラートメール通知の設定方法｜飛ばない原因や見落とし対策は？

災害時の連絡

自然災害や火災などの緊急事態発生時に、従業員や関係者に一斉に電話で連絡を取る手段として急コールが利用されます。一斉架電や順次架電の機能を活用し、迅速に安全確認や対応指示が行われます。

また、自然災害発生時に発報される警報メール（例えば、河川の水位が規定を上回った、など）に確実に気づき素早く対応することを目的とした導入も進んでいます。

施設管理や保守点検

施設管理では、建物の電気、水道、空調などの重要なインフラが関わっているため、故障が発生すると安全性に直結します。そのような重要インフラや設備の管理において、故障や異常発生時の緊急連絡手段として急コールが導入されています。

24時間365日体制で、施設の運用担当者や保守スタッフに即座に連絡を取り、迅速な修復作業が行えるようにしています。

営業・顧客サポート・コールセンター

営業や顧客サポートでは、顧客からの問い合わせやトラブルに迅速に対応することが求められます。急コールを導入することで、顧客からの連絡を確実に受け取り、早急に対応することが可能です。特に、重要なクライアントからの電話を見逃すことがないよう、優先度の高い通知が必要な場面で効果を発揮します。

まとめ：電話をするだけの業務を自動化する

アラートメールの増加により、システム運用保守・監視における業務負担が高まっており、定型業務を自動化し、オペレーターの負担を軽減することが不可欠です。特に電話をするだけの単純な業務は自動化することで大幅に効率化できます。

電話を自動化することで作業効率が上がり、重要で専門性が求められる非定型業務に集中する時間を増やすことができます。これにより、労働時間の短縮やミスの減少、ひいては従業員のストレス軽減といった効果も期待できます。

さらに、急コールを導入することで、緊急時にアラートメールを見逃すことなく、迅速に担当者へ電話通知を行うことが可能となります。これにより、即時対応が求められる状況でも確実に対処できる体制を構築でき、システムの安定運用がより効率的に行えるようになります。



随時変化する気候の中で、日本の道路インフラが直面している水害への対応は、ますます重要な課題となっています。豪雨による道路の冠水や洪水は、交通の安全と流動性に甚大な影響を及ぼすため、効果的な水害対策の必要性が高まっています。

水害対策の必要性の高まりとともに、特定メールの受信を電話で通知するクラウドサービス「急コール」への問い合わせも増加しています。アンダーパスや道路に設置されたセンサーからは、冠水時にメールが自動発信されますが、そのアラートメールを「電話で気づきたい」という自治体や関連企業からのアラート対策のニーズが日々高まっています。
このコラムでは、冠水が引き起こす影響と、それを最小限に抑えるための方策、特に電話を活用したアラート対策についてご紹介します。

集中豪雨による道路冠水の影響とは

気候変動に伴い、集中豪雨やゲリラ豪雨による水害が各地で増加しています。これら突発的な大雨は、都市部の日常生活に深刻な影響を及ぼすだけでなく、地域社会のインフラにも大きな負担をかけています。中でも、豪雨による道路の冠水や洪水は、生活にさまざまな深刻な影響をもたらします。

道路が遮断されることによる直接的な影響

道路が冠水すると、自動車や公共交通機関の運行が停止するため、日常生活に影響するだけでなく、緊急車両の迅速な対応も妨げられます。輸送手段が断絶されることになるため、小売業やサービス業に影響が出て、経済活動と市民生活の両方に影響が出ます。

また、冠水によって道路や橋梁などのインフラが損傷してしまうと、修復には時間と費用がかかるため、長期的な経済的および社会的コストが伴います。

人命にもかかわる、道路冠水から発生する交通事故

道路が見えにくくなることや、水流による車の制御が困難になること、エンジンが水を吸い込むと車両が停止し場合によっては完全に水没する可能性があります。冠水した道路を通行する車両は、水の浮力によってタイヤの接地性が低下し、制御を失いやすくなります。これが原因で、車がスピンしたり、他の車両や障害物に衝突する事故が発生します。

また、地下の電気設備が浸水し、冠水した道路に電流が流れることによる感電事故発生のリスクもあります。

このように、道路の冠水は単なる通行の妨げとなる以上に、深刻な安全リスクを伴う事態であり、対策を講じるとともに、「発生した時の初動対応を早める」ことの重要性を理解する必要があります。

道路冠水時における初動対応の重要性

事故の防止を目的とした冠水時の初動対応策は、その最たるものとしては、「道路の速やかな通行止め」があります。冠水した道路に対する通行止めや警告表示の設置は、ドライバーや歩行者が危険な状況に足を踏み入れることを防ぐ、確実な手段です。

そのため、冠水発生から通行止め対応までのスピードを速める必要がありますが、冠水による交通事故の増加について、総務省の調査報告（※）では、「車の水没事故の多くは、道路管理者が冠水箇所で通行止措置を完了させるまでに発生」と報告されており、初動対応の内容にまだ改善の余地があるように読み取れます。
※総務省 中部管区行政評価局「道路冠水時における事故の防止対策に関する調査」（平成30年3月29日）

さらに近年では、ゲリラ豪雨によって想定以上に想起に冠水してしまうことを苦慮し、これまで以上に確実で素早い通行止め措置を完了させる必要があります。

次の章では、道路管理者（自治体や関連業者）によるアンダーパス冠水対策の中から特に、「通行止め措置」の取り組みをご紹介します。

アンダーパスの冠水時の通行止め措置とは

アンダーパスや道路冠水時の車両通行止めは、自治体の道路管理者（道路維持課）やそこから委託されている事業者等が冠水箇所に向かって行います。冠水の情報収集から通行止めまでには複数の方法があり、監視員の委託、バルーンや遮断機による仮封鎖、自動水位計や監視システムの導入などが挙げられます。

中でも自動水位計（水位センサー）による遠隔監視は、リアルタイムで監視ができ、データを集約することで未来の防災計画やインフラ整備に役立てることができる等、コストパフォーマンスの観点からのメリットがあります。

自動水位計やシステムによる監視の方法

水位を計測できるセンサーをアンダーパスや道路に設置し、冠水危険水位に達した際に、自動でメールによる警報を発報する、というシステムです。道路管理者は冠水警報メールを受信しだい、速やかに現地に赴き通行止めの措置を行う、という方法です。

この方法は、システム導入コストの負担がかかりますが、監視員を設置する方法とはことなり安全リスクがないことは大きなメリットです。水位の変化をリアルタイムで把握できるため、冠水が始まった初期段階で気づくことができます。

冠水警報メールに素早く・確実に気づくことの重要性

さて、アンダーパスや道路の冠水時には、交通事故防止や人命救助の観点から、初動対応の速さが求められますが、前提として「確実に気づく」ことがあります。

災害は突発的に発生します。常時パソコンやスマホ、携帯電話を使ってメールが確認できる環境にいられることは現実的ではありませんし、休日や夜間など、対応できる要員が少ないタイミングだと、さらに「メールに気づかない」「メールを見落としてしまう」リスクが高まります。

冠水から発生する災害への対策には、冠水状況を監視できるセンサーやシステムの導入と同時に、「確実に警報メールに気づく」アラート対策の体制構築も重要です。ここからは、アラートメールの見落とし防止と確実な対応に役立つサービスをご紹介します。

冠水情報メールを電話で知らせる「急コール」

「急コール」とは、メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する、クラウドサービスです。メールだけで受け取っていた冠水情報は、「急コール」をご利用いただくと電話の音声ガイダンスでも受け取ることができるようになり、アラート対策に電話を活用できるようになります。

「警報メールに確実に気づきたい」お客様の声

まずは、冠水に対する防災対策として「急コール」の導入を検討いただいたお客様の声をご紹介します。

迅速な対応ができる理由

「急コール」は電話をかける際の呼出秒数を10秒～30秒の間で自由に設定ができます。

例えば、担当者につながるまで順番に電話をかける「順次架電」で呼出秒数を10秒に設定した場合、1人目が10秒以内に出なければ次の担当へ、2人目が10秒以内に出なければ次の担当へ…スピーディに電話を回すことができるため、緊急時に対応可能な担当者をいち早く見つけ出すことができます。

確実な対応ができる理由

担当者が行ったボタン操作による「対応可」の回答は、管理者にメールやSMSで通知されます。

管理者宛には、上記の担当の対応状況の他に「架電対象メール＝冠水情報メールを受信した」という受付メールの配信も可能です。架電された担当だけではなく、管理者まで状況が把握できるため、確実な対応ができるようになります。

メールの見落とし防止に様々な業界で活用

特定メールの受信を電話で通知する「急コール」は、メールの見落とし防止、というシンプルながらも重大な課題を解決できる方法として、様々な業界で活用をいただいています。

（自治体での活用事例）
24時間監視システムにより地滑りの監視を行う総合建設コンサルタント企業では、夜間・休日に担当者がメールを見落とす不安が常にありましたが、「急コール」の導入によって警報への気づきを早め、見落とし等のミスを減らすことができました。
株式会社ニュージェック 地圏グループ（東京）様



「急コール」の導入メリットは、「素早く・確実に対応ができる」という点です。
冠水情報メールの見落としを防止して、早く確実な対応をすることへの課題をお持ちの方はぜひ、急コールをご検討ください。無料のトライアルもご案内しています。
お問い合わせ・無料トライアルからアカウント開設まで

アンダーパス冠水時の情報連携の具体例

日本の自治体におけるアンダーパスや道路の冠水対策には、警報システムの強化、インフラの整備、都市計画の見直しなど、その地域特有の状況を踏まえた多角的なアプローチで行われています。今後の対策としては、既存の対策方法を強化すると同時に、新しい技術を取り入れることによるさらに効果的な管理が求められるでしょう。

特に、技術の進化による監視強化はさらに発展していくと考えられます。
IoT技術を活用した水位センサーやカメラのさらなる普及により、リアルタイムで正確な水位情報を得られるようになります。これにより、冠水のリスクがある時点で即座に警報を発するシステムが更に発展します。

いずれにせよ、アンダーパス冠水時には、事故防止のために適切な通行止め措置が必要で、そのためには正確で迅速な情報連携が極めて重要です。自治体を始めとした地域がどのように情報を共有し、連携して対応しているのかをご紹介します。

自動発信メールによるメディアとの情報共有

先に紹介しました総務省の調査報告（道路冠水時における事故の防止対策に関する調査）から、メディアとの情報共有例をご紹介します。

愛知県一宮市では、アンダーパスにセンサーを設置し、冠水時には自動でメールを発信するシステムを導入しています。このメールは、市の関係する課のメールや個人に送信されると同時に、ケーブルテレビやFM局にも送信されるようになっています。それによって、ケーブルテレビは画面で、FM局では放送によって速やかに地域住民への周知を行うことができます。

冠水情報の警察との連携

同じく総務省の調査報告によると、三重県が管理する伊勢市内のアンダーパスでは、県と警察が連携して通行止め措置を行っています。

導入されている冠水警報システムによって、情報が県と警察署に自動で通報され、当該アンダーパスの東側は警察署が、西側は件がそれぞれ分担して対応するといった連携体制がとられています。

上記の他、交通管理センターや災害対策本部といった統合管理センターを設け、収集された情報を一元管理しながら、各関係機関間での情報共有を行う、という連携方法もあります。いずれの方法でも重要なのが「発信された冠水警報メールに確実に気づくこと」です。

冠水情報に確実に気づき、その情報を連携していくためにも「急コール」の導入をぜひご検討ください。



電話による顧客対応や情報伝達は多くの企業にとって重要な業務ですが、同時に多大な時間と労力を要するものでもあります。オートコールシステムは、こうした電話業務を自動化することで、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現します。

この記事では、オートコールの基本的な概念から、その仕組み、導入効果、具体的な活用事例まで幅広く解説します。

1. オートコールシステムの代表的な2つの仕組み

オートコールシステムは、電話を介したコミュニケーションを効率化・自動化するために開発された技術です。この仕組みには大きく分けて2つの種類があり、それぞれ異なる用途や特徴を持っています。

1つ目は、コールセンターで使用されるオートコールシステムです。これは主に顧客からの問い合わせに対応するための自動音声応答システム（以降、「自動音声応答のオートコール」といいます）を指します。顧客が電話をかけると、あらかじめ録音された音声ガイダンスが流れ、顧客はプッシュボタンや音声で必要な情報を入力します。システムはその入力に基づいて適切な情報を提供したり、必要に応じてオペレーターに転送したりします。

このシステムの利点は、24時間365日対応が可能なことや、単純な問い合わせを自動化することでオペレーターの負担を軽減できる点です。従来人手で行うと膨大な時間と労力がかかっていましたが、自動音声応答のオートコールシステム導入によって、業務効率向上が期待できます。また、顧客にとっても待ち時間の短縮や、簡単な情報取得の迅速化というメリットがあります。

2つ目は、自動で電話をかけるシステムです。このタイプのオートコールシステムは、事前に設定した電話番号リストに対して一斉に自動発信を行います。主な用途としては、テレマーケティング、債権回収の督促、アンケート調査、予約確認などがあります。システムが自動的に電話をかけ、相手が応答した場合にあらかじめ録音されたメッセージを再生したり、場合によってはオペレーターに接続したりします。

このシステムの最大の利点は、短時間で多数の相手に連絡できる効率性です。人手で一件ずつ電話をかける場合と比べ、大幅な時間とコストの削減が可能となります。また、全ての相手に同じ内容を伝えられるため、情報伝達の均一性も確保できます。一方で、一方的な自動発信に不快感を示す相手もいるため、使用には十分な配慮が必要です。

2. コールセンターで活用されるオートコール

お客様からの問い合わせを受け付けるコールセンター（カスタマーセンター）では、自動音声応答のオートコールシステムが幅広く活用されています。例えば、問合せ内容に応じて適切な担当者に自動的に振り分けることで、対応時間の短縮と効率化を図ることができます。予約受付やスケジュール調整の自動化にも活用されています。

また、コールセンターの繁忙時や営業時間外の対応にも役立ちます。システムが自動で電話に応答し、基本的な情報提供や問い合わせ内容の振り分けを行うことで、オペレーターの負担を軽減し、顧客サービスの質を維持することができるのです。

3. 自動で電話がかけられるオートコール

自動で電話をかけられるオートコールシステムは、前述のテレマーケティング、債権回収の督促、アンケート調査、予約確認といった用途の他に、緊急時の一斉連絡ツールとしても有効です。災害発生時や重要な情報を迅速に伝達する必要がある場合、事前に登録された電話番号に対して自動で連絡を行うことができます。

これにより、短時間で多くの人々に重要な情報を伝達し、安全確保や迅速な対応に貢献できます。企業にとって非常に強力なツールとなります。

4. オートコールシステムの導入効果

オートコールシステムを導入することで、企業や組織にはさまざまな効果がもたらされます。ここでは、自動音声応答システムのオートコールと、自動で電話がかけられるオートコール、それぞれの主な導入効果について詳しく説明します。

顧客満足度の向上

自動音声応答のオートコールシステム導入により、顧客満足度が大幅に向上します。24時間365日対応が可能となり、顧客は時間帯を問わず必要な情報を得られるようになります。待ち時間の短縮も実現し、顧客のストレスを軽減します。

また、音声認識技術の進歩により、自然な対話が可能になり、顧客は簡単に目的の情報にアクセスできます。

業務効率の向上とコスト削減

また自動音声応答のオートコールは、コールセンターの業務効率を大幅に向上させ、コスト削減に貢献します。反復的な問い合わせや簡単な情報提供を自動化することで、人的リソースを複雑な案件や高度な判断が必要な業務に集中させることができます。

システムによる24時間対応が実現することで、人員の夜間・休日シフトを削減でき、人件費の抑制につながります。AIや機械学習技術の活用により、システムの応答精度が継続的に向上し、人的介入なしで解決できる問い合わせの割合が増加します。

緊急時の迅速な対応が可能に

自動で電話をかけるオートコールシステムは、天候やその他の緊急事態に関する重要な情報を速やかに顧客に通知できるため、緊急時の迅速な対応が可能になります。

センサー等システムから発せられる緊急メールのチェックでは、常に監視要員を配置する必要があります。見落としなどヒューマンエラーが発生する可能性もぬぐえません。しかし、オートコールシステムを導入することで、緊急メールの受信から2〜3分後には担当者に確実に電話連絡が入り、迅速な対応が可能となります。

これにより、危機管理業務の品質が大きく向上し、顧客の安全確保に貢献します。

従業員の負担軽減

自動で電話をかけるオートコールシステムの導入は、従業員の負担軽減にも効果があります。例えば夜間救急の遠隔医療サービスになどでは、緊急の連絡に備えて常にメールをチェックする必要があり、十分な休息が取れません。

しかし、オートコールの導入により、電話が鳴るまで安心して休むことができるようになります。これにより、医師の精神的なストレスが軽減され、より良質な医療サービスの提供につながっています。また、緊急時の対応漏れによる不安も解消され、従業員の心理的安全性の向上にも寄与しています。

5. オートコールシステムの活用事例

ここでは、自動音声応答システムのオートコールと、自動で電話がかけられるオートコール、それぞれの活用事例を紹介します。

医療業界での活用

医療業界で自動音声応答システムのオートコール機能が予約管理に効果的に活用されています。この技術は、患者のサービス向上と医療機関の業務効率化に大きく貢献しています。

主な活用方法として、予約の確認と変更案内が挙げられます。患者は音声ガイダンスに従って予約を確認したり、必要に応じて変更したりすることができます。

運輸・物流業界での活用

運輸・物流業界で、自動音声応答システムオートコールの機能が配達日時の変更や再配達の依頼に使用されています。

顧客は自動音声ガイダンスに従って、希望の配達日時を指定したり、再配達を依頼したりすることができます。これにより、配達の効率が向上し、不在による再配達の回数を減らすことができます。

教育業界での活用

教育業界でも、自動で電話がかけられるオートコールを活用して顧客対応の迅速化を図っている事例があります。このケースでは、Webからの問い合わせに対する即時対応を実現するためにオートコールを導入しました。

オートコールの導入により、問い合わせがあると即座に担当者に電話で通知されるようになりました。これにより、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになり、見学率が数％アップするなどの成果が出ています。また、担当者の負担も軽減され、より質の高い顧客対応が可能となりました。

（導入事例のご紹介）特定メールの受信を電話で通知「急コール」
Webからの問い合わせ顧客に即対応！架電通知で確実かつスムーズな対応が可能に

農業分野での活用

農業分野でも、自動で電話がかけられるオートコールが活用されています。肉牛の起立困難状態を早期に発見するためにオートコールを導入した事例があります。

このケースでは、起立困難アラートメールを受信しても気づかないことがあり、貴重な牛を失うリスクがありましたが、オートコールの導入により、アラートメールを受信すると即座に担当者に電話で通知されるようになり、牛の救助率が向上し、経営的な損失を最小限に抑えることができるようになりました。

（導入事例のご紹介）特定メールの受信を電話で通知「急コール」
助けられる牛を1頭でも多く！アラートメールの気づきを早めるために

6. オートコールによる自動電話の導入効果

「急コール」は、特定のメールの受信を自動で電話通知するクラウドサービスです。このシステムは、指定したキーワードを含むメールを抽出し、担当者に自動で電話をかけ、回答を取得する機能を持っています。急コールの導入により、企業や組織は緊急時の連絡を迅速かつ確実に行うことができ、初動対応の大幅な改善が期待できます。

迅速な対応と見落とし防止

「急コール」の最大の利点は、緊急時の初動対応を著しく早められることです。通常のメール通知では見落としのリスクがありますが、電話通知により確実に担当者に情報が伝わります。呼び出し時間は10秒から30秒の間で自由に設定可能で、1秒単位で調整できるため、状況に応じて最適な設定が可能となります。

また、担当者はボタン操作で「対応可」を簡単に回答できるため、迅速な対応が可能になります。これにより、システム障害や緊急事態の際の対応時間を大幅に短縮できるでしょう。

柔軟な設定と使いやすさ

「急コール」は、使いやすさと柔軟性も特長です。管理画面のユーザーインターフェースが優れており、簡単な設定だけですぐに利用を開始できます。また、シフト設定機能により、平日日中や時間外、土日祝日など、異なる時間帯で自動的に担当者を切り替えることができます。

さらに、スケジュール機能（オプション）を使用すれば、担当者の自動入れ替えも可能です。これらの機能により、休日や夜間の緊急対応も効率的に行えるようになります。急コールは、情報通信業界だけでなく、医療、自治体、物流など様々な分野で活用されており、多様なニーズに対応できる柔軟性を持っています。

7. まとめ

オートコールシステムは、架電業務の効率化、従業員の負担軽減、サービス品質の担保、コスト削減など、多くの導入効果をもたらします。

活用事例としては、コールセンターで問合せ対応、テレアポ業務、入金等の督促、アンケート調査、予約の確認連絡、高齢者等の安否確認の他、緊急時の一斉連絡など、幅広い用途があります。これらの業務において、電話業務を自動化するオートコールシステムは業務の迅速化、コスト削減、顧客満足度の向上が見込まれます。ビジネスプロセスを自動化する方法の一つとして、オートコールシステムの導入をぜひご検討ください。



設備の安定稼働は、あらゆる施設や建物の管理において重要な課題です。設備の異常や故障は、業務の中断やサービスの停止につながり、大きな損失を招く可能性があります。

本記事では、設備監視の概要や目的、課題点、そして効果的な監視方法について詳しく解説します。

1. 設備監視とは

設備監視とは、施設や建物に設置されている様々な設備の稼働状況や性能を継続的に観察し、管理する活動のことです。具体的には、空調設備、電気設備、給排水設備、エレベーターなどの各種設備の動作状態、温度、圧力、消費電力などのパラメータを定期的にチェックし、正常に機能しているかを確認します。

設備監視の方法は、人による目視確認から自動化されたシステムによる監視まで、様々な手法があります。近年では、IoT技術の発展により、センサーやカメラを活用したリアルタイムモニタリングが可能になっています。これにより、異常の早期発見や予防保全が実現し、設備の長寿命化やコスト削減につながっています。

設備監視の目的

設備監視の主な目的は、設備の安定稼働の確保、予防保全の実現、エネルギー効率の最適化の3点に集約されます。

1．設備の安定稼働の確保
設備の異常や故障を早期に発見し、迅速に対応することで、設備の安定稼働を維持し、施設やサービスの継続的な運営が可能となります。

2．予防保全の実現
定期的な監視データの蓄積と分析により、設備の劣化傾向や故障の予兆を把握し、計画的な保守や部品交換が可能となり、突発的な故障を防ぐことができます。

3．エネルギー効率の最適化
さ設備の稼働状況や消費電力を監視することで、無駄な運転を削減し、エネルギー効率を向上させることができます。これは、コスト削減だけでなく、環境負荷の低減にも貢献します。

これらの目的を達成することで、施設の安全性と快適性を向上させ、利用者満足度の向上やコスト削減を実現することができます。

設備監視の作業例

設備監視では、様々な作業が日々行われています。例えば、機械室や電気室に設置されたアナログメーターの数値を目視で確認し、記録する作業があります。また、空調設備の効率的な運転のため、各エリアの温度と湿度データを収集し分析する作業も重要です。施設全体や主要設備ごとの電力使用量をモニタリングし、異常な消費パターンを検知することも設備監視の一環です。

エレベーターの運転状況確認も欠かせません。稼働回数、扉の開閉時間、待ち時間などを監視し、効率的な運用を図ります。給排水設備においては、配管システムの圧力を定期的に確認し、漏水や詰まりの早期発見に努めます。

これらの作業を通じて、設備の正常な稼働を確認するとともに、異常の兆候を早期に発見することができます。

2. 設備監視をアナログで行う際の課題点

設備監視をアナログ方式で行う場合、いくつかの課題が存在します。これらの課題は、効率的な設備管理を妨げ、結果として施設の運営に支障をきたす可能性があります。

作業員の業務負担

まず、作業員の業務負担が大きいことが挙げられます。定期的な巡回や目視確認、手作業でのデータ記録など、人的リソースへの依存度が高く、作業員の負担が増大します。

また、リアルタイム性の欠如も問題です。定期的な巡回では、異常の発生から発見までにタイムラグが生じ、迅速な対応が困難になります。監視システムを活用した遠隔監視の場合にはリアルタイムのモニタリングが可能ですが、アナログの場合にはそれができず、緊急時の対応に課題が残ります。

データ分析や傾向把握が困難

データの信頼性と分析の限界も課題となります。手動での記録は人為的ミスが避けられず、長期的なデータ分析や傾向把握が難しくなります。

設備管理における振動や温度等のデータ分析は、異常発生時への対応を目的とするだけではなく、データを蓄積することによる将来の事故や故障の予防への活用も目的です。予防保全ができないことは、アナログ監視の大きな課題です。

これらの課題は、コスト効率の悪さも引き起こします。人手に頼る監視は、長期的に見て人件費の増大につながり、コスト効率が悪化します。これらの課題を解決するためには、アナログからの脱却、つまり設備監視システムを導入し設備の稼働状況を「見える化」することが有効です。デジタル技術を活用し、リアルタイムでの状況把握や自動データ収集が可能となり、効率的かつ効果的な設備監視を実現できます。

3. 設備の稼働状況を「見える化」する方法

設備の稼働状況を「見える化」することで、アナログ監視の課題を解決し、効率的な設備管理が可能になります。以下に、主な「見える化」の方法を紹介します。

これらの方法を組み合わせることで、設備の稼働状況を多角的に「見える化」し、効率的な監視体制を構築することができます。

4. ファシリティマネジメントとは

ファシリティマネジメント（FM）は、企業や組織が保有する施設とそれに付随する設備、環境などを総合的に企画、管理、活用する経営活動を指します。単なる建物や設備の維持管理にとどまらず、経営戦略と連携した施設運用を目指す点が特徴です。

FMの主な目的には、コスト最適化、生産性向上、リスク管理、資産価値の維持・向上があります。施設の運用コストを削減し、効率的な資源配分を実現するとともに、快適で機能的な職場環境を整備し、従業員の生産性を高めます。また、施設に関わる様々なリスクを特定し、適切に管理することで、安全性を確保します。さらに、適切な維持管理により、施設の長寿命化と資産価値の維持を図ります。

FMの実践においては、設備監視が重要な役割を果たします。効果的な設備監視により、施設の安全性と快適性を確保しつつ、エネルギー効率の向上やコスト削減を実現することができます。

5. 設備稼働監視システムを有効活用するポイント

設備稼働監視システムを導入しても、それを効果的に活用しなければ、その価値を最大限に引き出すことはできません。システムを有効活用するためには、まずリアルタイムデータの活用が重要です。監視システムが収集するリアルタイムデータを積極的に活用することで、異常の早期発見だけでなく、設備の運転パターンの最適化や省エネ施策の立案にも役立てることができます。

次に、アラート設定の最適化が必要です。監視システムのアラート機能を適切に設定することが重要で、重要度に応じてアラートレベルを分け、誤報や見逃しを最小限に抑える工夫が必要です。データ分析の実施も欠かせません。蓄積されたデータを定期的に分析し、設備の劣化傾向や異常の予兆を把握することで、予防保全の実現や設備投資の最適化が可能になります。

また、マニュアルの整備と教育も重要です。監視システムの操作方法や異常時の対応手順をマニュアル化し、関係者への教育を徹底することで、迅速かつ適切な対応が可能になります。

異常検知メールの見落とし防止は「急コール」

最後に、担当者への連絡の効率化が重要です。異常を検知しても、担当者への連絡が遅れては効果が限定的になってしまいます。この課題を解決する有効な手段として、ワイドテックの「急コール」があります。「急コール」は、設備異常を示すメールを受信すると、自動的に担当者へ電話連絡を行うシステムです。

異常検知メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡します。 メールをいち早く気づくことにより、緊急時の初動対応を早めることができるだけではなく、異常検知メールの見落とし防止に効果的です。

昼夜を問わず、24時間365日で稼働しているシステムで異常が発生した時の対応には万全を期する必要があります。そのため施設や設備管理に限らず、急コールは

• IT・情報通信
• 運輸・物流・倉庫・貨物運送
• 建設・建設コンサルティング

様々な業界で豊富な導入実績があります。

6. まとめ

設備監視は、施設の安全性と効率的な運営を確保するために不可欠な活動です。アナログ方式での監視には多くの課題がありますが、デジタル技術を活用した「見える化」により、これらの課題を解決することができます。設備稼働監視システムの導入は、リアルタイムでの状況把握や予防保全の実現など、多くのメリットをもたらします。

しかし、システムの導入だけでなく、それを効果的に活用することが重要です。特に、異常検知時の迅速な対応は、システムの価値を最大化する上で欠かせません。この点で、ワイドテックの「急コール」は非常に有効なツールとなります。設備異常を自動で電話連絡することで、対応の遅延を防ぎ、被害を最小限に抑えることができます。

効果的な設備監視体制の構築は、施設の安全性向上、コスト削減、そして利用者満足度の向上につながります。本記事の情報を参考に、自社の設備監視体制を見直し、より効率的な施設運営を実現してください。設備監視の効率化を検討されている方は、ぜひ「急コール」の導入をご検討ください。



このページでは、メール通知に課題があり、その解決のために「急コール」をご導入いただいたお客様の声をご紹介します。

特定メールの受信を電話で通知する急コールの導入メリットは、「素早く・確実に・効率的に対応ができる」という点に集約されますが、お客様のニーズ（目的）は多様です。そこで、ユースケースとしても活用できるよう、お客様の声を集めました。急コール導入のご検討にお役立てください。

1. 24時間365日体制の監視システムで活用したい

監視システムと言えば、IT・情報通信産業におけるサーバーの状態やトラフィックの流れ、セキュリティ脅威などの監視システムをイメージする方も多いと思いますが、24時間365日体制の監視システムは、それ以外にも多くの業界で多様な用途で、それぞれ重要な役割を果たしています。

医療監視システム

病院や介護施設での患者の健康状態を24時間監視するシステム。重要な生命徴候や緊急事態が発生した場合に、迅速な対応が可能です。

エネルギー監視システム

電力供給網や再生可能エネルギーファームなど、エネルギー産業における施設を監視するシステム。エネルギーの生産、供給、消費の効率を最大化し、障害が発生した場合にはすぐに警告を発することができます。

医薬品保管庫の温度管理システム

医薬品やバイオロジカル製品は、品質維持のために特定の温度範囲内で保管する必要があります。冷凍庫内の温度を連続的に監視し、データを管理システムに送信することで、リアルタイムでの温度監視が可能となります。

交通管理・災害対策システム

都市部や高速道路の交通を管理するためのシステム。交通量、事故、道路の状態などを監視する交通インフラ整備だけではなく、道路の冠水や河川の氾濫を監視し災害対策に活かす社会インフラ整備のシステムもあります。

これら24時間365日体制で監視・管理を行うシステムでは、障害が発生した時に配信されるアラートメール（異常検知メール）に「いち早く」「確実に」気づき対応する必要があります。

急コールは、メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する、クラウドサービスです。アラートメールを解析し、担当者に自動架電を行うため、アラートメールの見落とし防止に効果的です。「一斉架電」「順次架電」と架電方法が選択できるだけではなく、呼出秒数を自由に設定できるため、初動対応を早めることも期待できます。

2. 見逃せない通知システムに確実に気づきたい

前述の24時間365日体制のシステム監視・管理でのニーズに近いものが「通知システムに確実に気づきたい」というものです。これはシステム監視・管理におけるアラートメール（異常検知メール）に限らず、例えば、お客様からのお問い合わせメールを営業活動のためにいち早く気づきたい、というニーズも含まれます。

急コール導入事例：株式会社湘南ゼミナール 様

Web問合せにメールだけでは気づかず、営業の機会損失につながっていましたが、急コール導入後は電話で確実かつ即時に対応することができるようになり、問合せから施設見学につながる割合が向上しました。
Webからの問い合わせ顧客に即対応！架電通知で確実かつスムーズな対応が可能に

対応可否の回答取得ができる急コール

また急コールは、架電された対応者が「簡単なボタン操作で対応可否の回答を送信する」ことができます。管理者は担当者からの回答をメール通知や管理画面から確認することができます。

アラートメールを自動で電話通知するだけではなく、対応可否の回答を受けることで管理者が状況把握できることも、確実な気づきと確実な対応につながっています。

3. 通知の方法を柔軟に選びたい

アラートメール（異常検知メール・通知メール）を受信したら、自動的に電話で音声案内を行うサービスは急コール以外にも複数あります。その中で、複数サービスを検討した上で急コールを選択いただいたお客様は、「通知方法が柔軟に選べることがメリット」とその理由を挙げられます。

一斉・順次、電話の架電方法が選べる

急コールの架電方法は2種類あります。

１．一斉架電…予め登録された担当者へ「一斉に」架電を行います。
２．順次架電…予め登録された担当者へ「順番に」架電を行います。

一斉架電は「いち早く気づく」ことを重視するお客様にお勧めしています。一斉架電の標準の回答方法は、最初に繋がった1名から回答を取得する「一人回答」ですが、オプションで全員から回答を得る「全員回答」も選択できます。
順次架電は「確実に気づく」ことを重視するお客様にお勧めしています。

呼出秒数が自由に設定できる

他にはない急コール独自の特長が、順次架電時の呼出秒数を10秒～30秒から自由に設定できることです。「対応可」の回答がなければ、最速10秒で直ちに次の担当者に架電しますので、緊急時に対応可能な担当者に早くつながります。

メール通知で対応状況を「全員が」把握できる

急コールから管理者に送信するメール通知は2種類あります。

１）受付メール・・・架電対象メールを受信時、受付日時、メール件名、本文が記載された受付メールを自動送信
２）架電処理結果メール・・・管理者向けに受付メールの架電処理結果を自動送信

管理者として登録するメールアドレスに、架電先担当者のメールアドレスやメーリングリストを設定することにより、管理者だけではなく担当者間でも「誰が対応可能と回答したのか」を全員で共有することができます。これも急コールの独自機能の一つです。

SMSでの通知ができる

管理者向け急コールの受付メール、架電処理結果メールをSMSでも送信できます。受付メールは、標準で架電先担当者にもSMS送信ができます。

SMSの開封率は99%（※）と他のコミュニケーション手段と比べて高いことは、情報を取得する手段としてSMSが活用できる証左です。急コールでも、管理者の状況把握を確実にするためにSMS通知が活用されています。
（※出典：デロイトミック「ミックITレポート2022年10月号：A2P-SMSの配信数と売上高の現状(38.9億通207.6億円)と中期予測」）

4. 多様な監視対象

冒頭でご紹介した通り、急コールは様々な業種・業界のお客様に多様な用途でご活用いただいています。
急コールのサービス内容が「メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する」という非常にシンプルであるからこそ、「メールを使用する」ことを条件としたあらゆるシステムに活用いただけます。

多様な監視対象に対応できること、IT・情報通信、運輸・物流・倉庫運送、建設、自治体、教育、施設・設備、エネルギーなど、業種問わず様々なお客様にご活用いただけることも、お客様から好評の声をいただく理由の一つです。

5. 自動化で業務効率を上げたい

これまでご紹介してきたお客様の課題は、アラートメール（異常検知メール）に「早く・確実に気づく」ことでしたが、それに加えて「業務効率を上げる」をキーワードに急コールを導入いただいているお客様もいらっしゃいます。

お客様の声にあるように「手動での対応作業を減らす」ことによる人的リソースの削減が、結果的に業務効率の向上につながるケースに加え、RPA等、既存システムの自動化対応のために急コールによる自動電話通報が必要になったケースもあります。

以下にお客様事例をご紹介します。

急コール導入事例：株式会社学研ロジスティクス 様

夜間は入出庫を行わず、外部業者に委託してバックヤード業務に専念していましたが、省人化によるコスト削減を目的にRPAを導入。これに伴い、夜間業務が自動化され無人となり、人による監視の目がなくなりました。

これまではサーバーのエラー等が発生しても、誰かが異常に気づくことができ、その都度システム担当者に電話をかけることで復旧対応をしてきました。しかしRPAへの切り替え後は、異常を知らせる通知メールの配信はできても、電話まではできません。

そこで、エラーメールを受信すると同時に、自動的に電話を鳴らしてくれる架電システムである「急コール」を採用する運びとなりました。
「急コール」の強力バックアップでRPA業務が“100％”に近づく

6. 夜間・休日も迅速に対応したい

24時間365日体制のシステム監視において、アラートメール（異常検知メール）が発報されたら電話通知し、担当者による素早く・確実な対応を促進する、という用途は、急コールの得意とするところです。
逆に、「夜間や休日のみ」といったニーズにも応えることができるのが急コールの特長です。

平日夜間と休日（土日祝）だけ電話通知

急コールは2シフト利用いただけます。夜間や休日のみ電話通知する場合には、以下のようにシフトをご活用ください。
１シフト・・・平日日中（架電しない設定を行う）
２シフト・・・平日夜間・休日

なお、特定の日時を指定して電話通知を中断したい場合には、オプション機能である「架電中断予約」をお勧めいたします。

7. 特定状況へ対応したい

急コールのサービス内容は、「メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する」という非常にシンプルなものです。ですので、医療や金融などで使用されているユニークな基幹システムであっても、「メールを使用している」状況であれば急コールをご活用いただけます。

医療関連企業での活用事例をご紹介します。

急コール導入事例：株式会社STERS 様

夜間に特化した救急時の遠隔即時コンサルテーションを行う企業が、医療機関と国内外の放射線科医を結ぶ遠隔医療システムを活用。夜間救急時の対応に急コールを導入いただきました。電話が鳴るまでは「確実に休める」ため、働く方の負荷軽減にも効果を感じていただけました。
即時性と確実性が上がり、遠隔医療を行う医師の働き方改善に貢献

8. その他

最後に、プラスαとして届くお客様の声として「外部ツールとの連携」をご紹介します。

急コールは、他のシステムとの連携が可能です。農業IoTデバイス、工場排水施設の監視システムなどの連携実績があります。

連携したいシステムにメールを送信する機能があれば、システムのメール送信先に、急コールの受信用メールアドレスをはじめ、いくつかの項目を設定いただければ実現できます。以下のページでは、サーバーやネットワークの監視、アプリケーションを集中監視する総合システム監視ソフトウェア「Zabbix」の設定方法についてご紹介しています。あわせてご参考ください。
Zabbixのアラートメール通知の設定方法｜飛ばない原因や見落とし対策は？



メール通知に課題があり、その解決のために「急コール」をご導入いただいたお客様の声をご紹介いたしました。

特定メールの受信を電話で通知する急コールの導入メリットは、「素早く・確実に・効率的に対応ができる」という点に集約されますが、お客様のニーズ（目的）は多様です。見逃し防止などアラートメールに関わる課題をお持ちの方はぜひ、急コールをご検討ください。無料のトライアルもご案内しております。

お問い合わせ・無料トライアルからアカウント開設まで

近年の保育園・幼稚園バスにおける置き去り事故について、ニュースなどで目にしたことがある方も多いでしょう。バスの置き去り事故を防ぐためには、人数確認に加えて見落とし対策ができるツールの活用などが不可欠です。

そこで今回は、バスでの置き去り事故の要因を詳しく解説したうえで、悲惨な事故を未然に防ぐための有用な対策についてもご紹介します。保育園・幼稚園にお勤めの方や事業主の方はもちろん、保育園・幼稚園に我が子を通わせる保護者にとっても重要な内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。



1. 保育園・幼稚園バスの置き去り事故対策は必須

記憶に新しい置き去り事故の事例として、直近の2つの事故をご紹介します。

2021年7月、福岡県中間市では、保育園の送迎バス内に当時５歳の園児が取り残され、熱中症で死亡した事件がありました。この事件の裁判の主な争点としては、保育園側の安全管理注意義務が挙げられています。母親側の主張では、確認が不十分なままドアを施錠したとして園側の過失が指摘されていました。

また、2022年9月には静岡県の認定こども園において、女児の通園バス置き去り事故が発生しました。同年12月には元園長ら４人が業務上過失致死の疑いで書類送検されています。

どちらのケースにおいても、園児を預かる施設側の管理責任が重要なポイントとなっており、痛ましい事故をこれ以上引き起こさないためにも、施設での対策は急務となっています。

2. 政府の緊急対策「こどものバス送迎・安全徹底プラン」について

度重なる送迎バスの置き去り事故発生を受け、2022年10月、この深刻な問題に対処すべく、政府は緊急対策として「こどものバス送迎・安全徹底プラン」を発表し、こどもの安全を最優先事項として位置づけました。緊急対策は以下のような内容となっています。

緊急対策の概要

引用：文部科学省｜こどものバス送迎・安全徹底プラン〜バス送迎に当たっての安全管理の徹底に関する緊急対策〜

いずれのポイントも、直近の事故を受け問題となっていた点を基に、バスの乗降時の所在確認や安全装置の導入などを義務付けたものとなっています。施設ごとに政府のガイドラインやマニュアルに準拠した対策を、策定・実践することが重要です。

3. 送迎バスでの園児の置き去り事故が起きる原因

なぜ園児送迎バスでの置き去り事故は発生してしまうのでしょうか。最近の事例から推測される主な原因は、以下の3つです。

• 降車時の人数確認の漏れ
• 降車後の車内点検の漏れ
• 登園後の出欠確認の漏れ

一つずつ解説します。

降車時の車内確認の漏れ

送迎バスではこどもをバスから降ろした際に、運転手や乗務員が車内に残っているこどもがいないか点検し、園では降りたこどもの人数を把握します。

置き去りが発生してしまう要因は様々ですが、乗車時と降車時に人数を把握していなかったり、点呼をしていなかったり、そもそも必須業務として降車時の車内確認を実施していなかったりといったことが挙げられます。

特に外部からの派遣人員などが乗務を担当する場合は、人数の確認漏れが起こりやすく、注意が必要でしょう。

降車後の車内点検の漏れ

園児が降車した後の車内点検も、置き去り事故の防止は不可欠といえます。

幼児・園児はからだが小さく、運転席側からの確認だけでは見落としてしまうことがあります。多くの幼稚園や保育園では降車時に車内点検を行い、バス内の死角の確認を実施していますが、もし降車時の車内点検が漏れていると、置き去り事故に直結してしまうことになります。

登園後の出欠確認の漏れ

保育園や幼稚園では通常、登降園管理システムや出欠確認などで園児の登園状況を確認します。万が一、降車時の点検漏れにより置き去りが発生してしまった場合でも、出欠確認を徹底することで早期に発覚・対処が可能になります。

もし登園後の出欠確認が行われず、保護者へ連絡が取られていなかったとしたら、置き去りの危険に気づかない可能性が高まります。迅速な対応を可能にし、置き去り事故を未然に防ぐためにも、登園時の確認を徹底するのが大切です。

4. 送迎バスの置き去り事故を防止するための対策

保育園や幼稚園の送迎バスでの置き去り事故を防止するための対策として、次のいくつかの方法が挙げられます。

• 乗降時の人数確認の徹底
• 降車後すぐの車内点検の実施
• 欠席連絡がない場合の保護者への確認
• 万が一の事態に備えた訓練の実施

乗降時の人数確認の徹底

乗降時の人数確認は、置き去り事故を迅速に察知するために不可欠です。人数確認といっても、ただ呼びかけるだけでは実効性に欠ける場合もあります。

具体的には、日々の義務である日報に乗降人数を記録する仕組みを作るなど、人数確認を組み込んだ業務プロセスを構築するのが効果的でしょう。これにより早い段階で人数確認の見落としに気づき、車内点検や保護者への通報などの次の段階の対応を迅速に行えます。

降車後すぐの車内点検の実施

園児の降車後に車内点検をすぐに行うことも、重要なポイントです。特に幼稚園バスでは登園から降園までの間バスを使わないことが多く、一度見落としてしまうと長時間の置き去りのリスクが高まります。

そのため、車内点検と清掃を同時に行うことで、より細やかな点検が可能となります。降車後に速やかに車内点検を行えば、置き去り事故のリスク軽減、ひいてはこどもたちの安全確保に繋がるでしょう。

欠席連絡がない場合の保護者への確認

保護者の方へのタイムリーな連絡も、有効な対策の一つになります。保護者側の都合によっては、多忙な日々の中で欠席の連絡を忘れてしまうケースもあるかもしれません。

しかし、バスの中に置き去りにされていたにもかかわらず、園側が「多忙による連絡漏れだろう」という思い込みで確認をしなかったために事故に繋がったというケースもありました。保護者側から欠席の連絡がきていないにも関わらず園児が登園していない場合は、保護者へ必ず連絡を実施するべきです。

万が一の事態に備えた訓練の実施

たとえ万全の対策を講じていたとしても、万が一の可能性はぬぐい切れません。そのため、こどもがクラクションを鳴らす訓練を定期的に実施することが大切です。

「万が一のときはクラクションを鳴らす」をこどもたちにルール化して周知しておくことで、周囲に助けを求められます。また、クラクションを鳴らすには大人でも力が必要なため、こどもの力でも鳴らすことができるように練習させておくことも欠かせません。

5. 2023年4月から安全装置の設置が義務化

2023年4月から、置き去り防止のための安全装置の設置が義務化しました。以下では対象施設の種類をご紹介します。

安全装置義務化の対象施設

参照：文部科学省｜こどものバス送迎・安全徹底プラン〜バス送迎に当たっての安全管理の徹底に関する緊急対策〜

なお、設置義務については2023年4月から1年間の経過措置が設けられているため、もし未設置であれば早急に安全装置の情報収集、設置を進める必要があるでしょう。

6. 国土交通省認定の安全装置のガイドライン

国土交通省が認定する安全装置には、以下の種類があります。

安全装置の種類

参照：国土交通省｜送迎用バスの置き去り防止を支援する安全装置のガイドライン

また、国土交通省のガイドラインにより、それぞれの装置には最低限の要件が定められています。これらの装置は置き去り事故を防ぐために設計されているため、装置の品質と性能を担保し、信頼性を高める意味でも認定を受けている装置を選ぶことが大切です。

認定を受けている安全装置は、以下のこども家庭庁のウェブサイトで確認できます。

こども家庭庁｜送迎用バスの置き去り防止を支援する安全装置リスト

降車時確認式の装置の要件

降車時確認式の装置は、運転手や乗務員がこどもの降車後に確認を実施するよう促す方式の装置です。最低限の要件は以下になっています。

運転手がエンジンを停止した後に必ず車内後方の停止ボタンを押さなければ警報が止まらない、という仕組みを要件にしています。

一定時間警報が止まらなかった場合は、車外への発報も要件として盛り込まれているため、万が一警報を解除しなかった場合でもスピーカーなどで第三者に危険を知らせ、二重に防止策としての機能が期待できます。

自動検知式の装置の要件

自動検知式の装置は降車時確認式と異なり、搭載されたセンサーによって車内が自動で確認される装置です。要件は以下の通りになっています。

自動検知式の装置の要件

エンジン停止を起点とする、という点では降車時確認式と同様ですが、自動検知式の場合は停止後一定時間が経過すると、センサーが自動で社内確認を実施します。そして動きなどでこどもを検知すると外部にスピーカーや乗務員へのメール通知などで発報し、置き去りを未然に防ぐ仕組みになっています。

あくまで機械によるセンサー確認になりますので、人の手で必ず車内確認を実施して自動検知式の装置は補助的な役割で活用する、という意識は常に持っておく必要があるでしょう。

両装置に共通する要件

降車時確認式と自動検知式、両方に共通する要件もあります。

両装置に共通する要件

①については、エンジン停止後15分以内に必ず車外へ警報を発出する仕組みを必須とするものです。

また、②では車両の下部等に設置することは基本的にNGです。必ずこどもの手が届かない、車両の上部に設置するようガイドラインに記載されていますので、取り付けなどの際は注意しましょう。

7. 安全装置の導入で受けられる補助金

前述した通り、政府の「こどものバス送迎・安全徹底プラン」の緊急対策の一つである「こどもの安心・安全対策支援パッケージ」として、ガイドラインに適合した安全装置を導入する場合には、国からの定額補助があります。

安全装置の設置が義務化された施設か・そうでない施設か、また安全装置の使用に関するガイドラインに適合した製品かどうか、などの要件によって補助額に変動があります。

保育園や認定こども園などの装置設置が義務化された施設では17万5000万円、そうでない施設の場合は、ガイドラインに準拠した製品を購入することで、8万8000円の補助金を受け取ることができます。

8. おすすめの安全装置は「メール通知」機能付きのシステム

置き去り防止のための安全装置における大切な要件は、置き去りにされたこどもを検知したときにブザーを発報し、外部に知らせるという機能を満たしていることです。

安全装置は様々な種類がありますが、その中でも特におすすめなのは、危険を検知した際の外部への通報機能が充実したものです。送迎バスの駐車場と保育スペースに距離があるなどの理由で、停車後に送迎バスから大人が離れてしまう場合、ブザータイプの外部通知システムでは置き去りにいち早く気づくことができない危険性があります。

たとえば、メール通知やスマートフォンへの連携の機能を搭載した装置であれば、置き去り発生時の警報を乗務員や運転手のスマートフォン宛にアラートメールを送信できます。通知を受け取れば万が一の場合に送迎バスの近くにいなくても、迅速に事態を把握、対処することが可能です。

9. 「急コール」との連携で電話通知も！見逃しを徹底防止

メール通知の機能が付いた安全装置を導入する場合、通知がくる仕組みを構築することも大切ですが、届いたメールの見逃しを防ぐことも同じくらい重要です。ここでは、緊急性の高いメールの見逃しを防ぐことができるサービスとして、「急コール」を紹介いたします。

「急コール」はワイドテックのクラウドサービスで、特定のメール受信を担当者へ自動で電話通知できるサービスです。

メールの件名、本文を解析し、特定のメールだけを必要なときにタイムリーに自動連絡する当システムですが、先に述べた置き去り防止の安全装置におけるメール通知システムとの連携が可能です。

たとえば置き去り防止安全装置の警報システム要件を満たし、メール通知が遠隔地の担当者に届いた際に、最短15秒以内に電話通知を実施。見落としのリスクを極限まで下げつつ、迅速な二次対応が可能になるのです。

また、「急コール」はクラウドサービスのためサーバーや電話機、専用の機器などの導入が不要で、初期費用を抑えながらすぐにシステムを構築することができます。

安全装置と組み合わせることで、見落としの危険性をカバーしながら理想的な形で置き去り防止の仕組みを実現できるため、業界から注目を集めているサービスです。

10. まとめ

本記事では保育園・幼稚園における置き去り事故防止の重要性から政府のガイドライン、安全装置とメール見逃し防止システム「急コール」についてご紹介しました。

「急コール」を導入することでメールを受信してから最短15秒で登録済みの担当者に自動的に電話通報を行えるため、速やかで正確な対応が期待できます。置き去り防止装置のご導入を検討しており、自動電話通報に興味をお持ちであれば「急コール」の導入をご検討ください。

温度管理は、食品や医薬品の品質保持、データセンターの安定運用、冷蔵倉庫の機能維持など、さまざまな業界で欠かせない要素です。特にコロナ禍では、ワクチンの有効性を保つために、厳密な温度管理が求められ、その重要性が一層注目されました。しかし、温度異常を監視する現場では、アラートの見逃しや対応の遅れが大きな課題となっています。

そこで注目されるのが、「急コール」の仕組みです。「急コール」は、温度監視システムからのアラートメールを受信すると、自動で担当者に電話通知を行い、リアルタイムで異常を伝達します。この音声通知により、重要なアラートを確実に届けると同時に、対応漏れや遅れを最小限に抑えることが可能になります。

本記事では、温度監視の重要性と現場が直面する課題を解説し、それを解決する手段として「急コール」がどのような利点をもたらすのかを詳しくご紹介します。業務効率化や品質管理の向上を目指す方々にとって、必見の内容です。



1. 温度監視の重要性と現場での課題

温度監視が重要な理由

温度監視は、さまざまな業界で欠かせない役割を担っています。食品製造業や医薬品製造業、半導体製造業、化学工業、冷凍・冷蔵倉庫業などでは、品質や安全性を確保するために、厳格な温度管理が求められます。これらの現場では、高精度な温度センサーや測定機器が活用され、リアルタイムでのデータ取得と監視が不可欠です。

また、空調設備業、病院・医療機関、研究所・実験室、飲食業、農業、養殖業、酒造業、石油・ガス産業、データセンター運営、電力・エネルギー業、自動車製造業、航空宇宙産業、鉄道車両メンテナンス、冷蔵・冷凍輸送業、環境監視・測定業など、多岐にわたる業界で温度監視が重要視されています。特に温湿度計やセンサーを用いることで、温度や湿度のわずかな変化にも迅速に対応し、製品やサービスの品質を守ることが可能です。

温度監視は、単に現場のトラブルを未然に防ぐだけでなく、法規制の遵守や消費者の信頼を得るためにも欠かせません。適切な測定機器と監視体制の導入により、安全性と効率性を大幅に向上させることができます。こうした背景から、温度監視はあらゆる業界において非常に重要であると言えるでしょう。

法規制に基づく温度管理の必要性

更に「医薬品の適正流通」と定義されるGDP（Good Distribution Practice）や、「食品製造工程の危害分析重要管理点」と定義されるHACCP（Hazard Analysis and Critical Control Point）、といった法規制や基準において、温度監視の重要性はますます高まっています。これらの法規制や基準は、製品の品質と安全性を確保するために設定されており、適切な温度監視と管理がその中心的な役割を担っています。

特に、医薬品や食品といった厳密な管理が必要な分野では、温度管理は品質維持の基盤であり、法令遵守においても不可欠です。このような背景から、温度管理は法規制を遵守するだけでなく、消費者の信頼を築く上でも欠かせない要素となっています。

現場での課題

温度管理が重要視される一方で、現場ではいくつかの課題が浮き彫りになっています。そのひとつが、アラートの見逃しや対応遅延によるリスクです。たとえば、温度が適切な範囲を外れているにもかかわらず、担当者が異常に気づけなければ、食品や医薬品の品質が低下し、消費者の健康被害や企業の信用問題に発展する恐れがあります。また、アラートに気づいても対応が遅れることで、機器の故障や施設全体の運用停止につながる可能性もあります。こうした事態は、事前の監視体制が整っていない場合に起こりやすく、リスク管理の観点から重大な課題となっています。

さらに、夜間や休日などの時間帯では、監視や対応にあたる人員が限られることが問題となります。限られたスタッフでは、異常の監視や緊急時の対応を迅速かつ確実に行うのが難しくなりがちです。特に遠隔地や複数の拠点を抱える現場では、対応が遅れるリスクが高まります。このような状況では、アラートの見逃しや遅延のリスクが増大し、企業にとって大きな課題となるのです。

これらの課題を放置すれば、重大なリスクを招く可能性があります。そうした中、温度監視の課題を解決する有効な手段の一つが「電話による音声通知」です。リアルタイムかつ確実にアラートを届けることで、現場の負担を軽減し、対応の迅速化を可能にします。

2. 温度監視アラートが電話で音声通知されるメリットとは？

「電話による音声通知」とは、温度監視システムが異常を検知した際、指定された担当者に自動で電話をかけ、音声でアラートを伝える仕組みです。監視業務での重要事項通知を含め、温度監視アラートを電話通知する利点は、数多く存在します。

リアルタイムで対応ができる

まず、電話の特性として、対応者がリアルタイムで状況を把握し、即座に対応できる点が挙げられます。問題が発生した際に、アラートを迅速に受け取れるため、通知のタイムラグが発生しません。これにより、重要なアラートに対して最短時間での対処が可能となります。

対応漏れの防止ができる

次に電話による通知は、メールやアプリの通知とは異なり、応答があるまで継続するため、通知が確実に伝わることが期待できます。さらに、複数の担当者に順次連絡をすることにより、万が一、責任者が対応できない場合でも、他の担当者が迅速に対応できます。この特性により、通知の見逃しや対応漏れが防止され、誰も対応しないまま重要なアラートが放置されるといったリスクを回避することができます。

遠隔監視に最適

加えて電話による通知は、PCの前にいなくても受け取ることができるため、テレワークや遠隔地での監視業務に最適な手段です。例えば、担当者がオフィスに不在の場合でも、異常をリアルタイムで把握できるため、迅速な対応が可能になります。複数の拠点を持つ企業や、広範囲での温度管理が求められる現場で特に有効です。
さらに、移動中や外出先でも電話で通知を受け取れることで、監視体制を途切れさせることなく維持することができます。これにより、従来の「監視者はその場にいるべき」という制約から解放され、業務効率の向上が期待できます。

メール選別の効率化

更に、急コールは「対象メールのフィルタリング」機能があるため、大量のアラートメールが発報されるような環境下においても、効率的に対応できます。この機能により、予め設定した条件に合致する「重要なメール」のみを架電通知します。これにより、メール選別のタイムロスもなく、誤って重要なメールを見逃すリスクを軽減しながら、対応が必要なアラートメールに集中することができます。この仕組みは、特に多忙な現場やリソースが限られた環境で有効です。対応者が短時間で正確な判断を行えるようサポートすることで、業務効率の向上と迅速な意思決定を可能にします。

3. 温度監視の品質を高める「急コール」

薬品系の温度監視業務では、コンマ何度の温度変化も許されない場合があり、そのわずかな変化をいかに早くキャッチするかが非常に重要です。高精度の計測やセンサーを活用した監視が求められる中、「急コール」の通知機能を導入することで、リアルタイムに異常を把握し、迅速な対応を実現します。また、認識漏れを防ぐ「保険」としても役立ち、温度監視業務の運用品質向上に寄与します。

さらに、夜間や休日など、限られた人員での対応が必要となる場面や、24時間365日の監視体制を維持するのが難しい場合にも、「急コール」の「アラートの電話通知」機能と「遠隔監視対応可能」という特性が効果を発揮します。これにより、温度異常に対する対応速度を向上させ、監視体制の信頼性を高めることができます。

このような背景から、「温度監視」と「急コール」の連携は、業務効率化だけでなく、規制や法令の遵守という観点からも、企業価値をさらに高めることが期待できます。

4. 特定メールの受信を電話で通知する「急コール」とは？

急コールは、「特定のメールを受信すると担当者に自動で電話通知する」クラウドサービスです。サーバー監視のアラートを通知することを目的として企画・開発・販売されましたが、その高い利便性と信頼性から、現在ではメール発報を伴うあらゆる監視業務でご利用いただいています。
さらに、急コールはその独自技術が評価され、特許を取得しています。この特許により、他サービスにはない独自の機能と仕組みを提供しており、これが高い利用継続率と顧客満足度につながっています。実際、サービス利用継続率は94.8％（当社調べ）と非常に高く、多くのお客様から信頼と高い評価をいただいています。

急コールは、温度監視をはじめとしたさまざまな監視業務の効率化と信頼性向上を実現するサービスです。詳細な情報や導入事例については、Webサイトでご紹介しています。また、ご不明点や導入に関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。

サーバーやネットワークの監視、アプリケーションを集中監視する総合システム監視ソフトウェアであるZabbix。不具合発生時には、アラートをメールによって通知するのが一般的です。しかし、メールでの障害通知には、運用・保守担当者が気づかないという問題があります。この記事では、Zabbixによるアラートメール通知に気づきやすい設定方法について分かりやすく解説します。



1. Zabbixのアラートをメール通知に設定する方法

Zabbixの利用においては、アラートをメール通知に設定するのが一般的です。アラートの発砲をメール通知にするためには、Zabbixマネージャーのコンソールから設定を行います。

Zabbixマネージャーのコンソールから、下記の手順で設定を行います。

それぞれの手順について詳しく見ていきましょう。

1. メディアタイプで「メール」を選択する

メディアタイプで「メール」を選択します。

【操作方法】
「管理」＞「メディアタイプ」＞「Email(HTML)」

2. SMTPサーバーやアカウント情報を設定する

メールの送信に必要な項目をそれぞれ入力します。有効なSMTPサーバーとアカウント情報の入力を行い、最後に「更新」ボタンを押してください。

3. 送信先アドレスを入力してテストを実行する

「送信先」にメールアドレスを入力し、「テスト」ボタンを押します。

4. テストメールの受信を確認する

テストメールが届いていることを確認します。

5. メール設定をユーザー（管理者）に紐づけする

メールの設定を、ユーザー「管理者」に紐づけします。

【操作方法】
「管理」＞「ユーザー」＞「Admin」

「メディア」＞「追加」より、メディアタイプのプルダウンから（1. メディアタイプで「メール」を選択する）で設定した「Email(HTML)」を選択します。

「送信先」に、アラート通知を受信するメールアドレスを設定し「追加」ボタンを押下します。

画面が変更されたら「更新」をクリックします。
デフォルトではAdminに設定されていますが、個別でユーザーを作成することも可能です。

2. Zabbixのアラートメールが送信されるか確認する方法

メール通知の設定完了後、障害が発生した際、実際にメール通知が行われるかどうかテストを実施します。通知テストのためには、意図的に障害を発生させなければなりません。

意図的に障害を発生させるための方法として、監視対象のサーバーでCPUの使用率を100%にすることが挙げられます。障害を発生させた後、メール通知によるアラート発砲が確認できていれば、アラートメールの設定は完了です。

3. Zabbixのアラートメールが飛ばないときによくある原因

意図的に障害を発生させても、Zabbixがアラートメールを送信できていない場合は、以下の原因が考えられます。

それぞれの対策について見てきましょう。

■対応①：障害発生時のアクションの設定を確認する
障害発生時に、何を実施するか設定します。

「設定」＞「アクション」から設定画面を表示し、以下についてチェックします。

この設定は、一見全ての障害でアラートを飛ばすように思えるかもしれませんが、実際はユーザーの通知設定によって必要な障害レベルを限定できます。

■対応②：通知メディアを指定する
どの手段で障害を通知して欲しいか設定します。

【操作方法】
「管理」＞「ユーザー」＞「ユーザーを選択」＞「メディア」をクリックします。

「有効な時間帯」の、1-7,00:00-24:00という記載は、24 時間365日という意味です。

「指定した深刻度の時に使用」のチェックボックスでは、通知が欲しい深刻度をそれぞれ指定できます。

この設定で、チェックボックスがひとつも指定されてない場合、アクションログにはエラー表示である「！」マークが表示されます。

4. Zabbixのアラートメールの見落としを防ぐための対策

Zabbixからアラートメールが問題なく送信されていても、デフォルトでのメールの内容はシンプルなため、ユーザーがアラートに気付きづらいという問題が発生することが少なくありません。アラートメールの見落としを防ぐためには、以下のような対策方法があります。

それぞれの対策方法について解説します。

メール内容を目立つようにカスタマイズする

Zabbixのアラートメールは、件名や本文をカスタマイズできるため、以下のように工夫することでメールに気づきやすくなります。

件名で障害発生が分かるように設定する

「管理」＞「メディアタイプ」＞「Email(HTML)」より、「メッセージテンプレート」タブを開きます。
続いて、「障害」のアクション「変更」を押下します。

障害が発生したことを分かりやすくするため、件名に「障害が発生しました」と記入します。

本文の冒頭に色づけした見出しを入れる

本文の冒頭に色づけした見出しを入れるため、「メッセージ」の最上段に以下のように記載します。

<h2 style=”colored”>障害が発生しました</h2><br>

「更新」をクリックし、元の画面に戻った後、さらに「更新」をクリックして設定は完了です。

見出しで障害が発生したホストがわかるようにする

見出しで障害が発生したホストがわかるように設定します。

<b>Host IP:</b>{HOST.IP}<br>

障害テストメールで、メールの内容を確認する

設定完了後、実際の画面を確認するため再度意図的に障害を発生させ、障害メールを確認します。

このように、赤い太字で「障害発生」の本文が目立つようになりました。

特定のメール受信を知らせるサービスを活用する

Zabbixを始めとするシステム監視ツールのアラートメールは、特定のメール受信を電話で知らせるサービスがあります。

メールでは、他の業務メールに埋もれてしまう可能性があり、そもそもメールを受信しているのに気づけないケースがあります。そのような課題を解決するために、障害アラートメールだけを検知して、電話で知らせるサービスがあります。

メールは、受信に気づくまでに時間がかかりますが、電話であれば障害発生からすぐに気づけるため、初動が早くなることで障害復旧までの時間短縮に役立ちます。

5. 必要なアラートのみを注視可能なフィルタリング機能

Zabbixには「フィルタリング機能」があり、監視対象の情報を絞り込んで表示することが可能です。デフォルトの設定では、監視しなくてもよいアラートまでメールで通知されるケースもあります。

検知したイベント（トリガー）ごとに重大度カスタマイズすることで、必要なアラートにのみ注視できるようになります。

またZabbixでは、他にも以下のようなカスタマイズが可能です。

■設定方法

「管理」＞「一般」＞「トリガー表示オプション」

パラメータ	詳 　細
イベントのステータス文字の色を変更	チェックすると「確認済み/未確認」の色のカスタマイズがオンになる
未確認の障害イベント 確認済の障害イベント 未確認の解決済みイベント 確認済みの解決済みイベント	新しいカラーコードの入力、または色をクリックし、表示されたパレットから新しいカラーコードを選ぶ 点滅のチェックボックスがONとなっている場合は、ステータスが変化するとトリガーがしばらく点滅するため発見しやすい
未分類 情報 警告 軽度の障害 重度の障害 致命的な障害	システムデフォルトの代わりに表示するカスタムの重大度の名称や色について設定できる 新しいカラーコードの入力、または色をクリックし、表示されたパレットから新しいカラーコードを選択する 設定された重大度の名称は、すべてのイベントで使用される

6. アラートメールの見落とし対策には「急コール」がおすすめ

アラートメールの見落とし対策には、ワイドテックのクラウドサービス「急コール」の活用をおすすめします。急コールとは、メールの件名と本文を自動でチェックすることで、特定のメールだけを音声によって電話通知するクラウドサービスです。

24時間365日の監視システムは、異常を検知するとメールでアラートを通知しますが、メールだけでは保守担当者が見落すリスクがあります。Zabbixを始めとした監視システムのアラートメールの見落とし対策として、電話による通知が可能な「急コール」がおすすめです。

「急コール」は、株式会社学研ロジスティクス 様や株式会社JTBグローバルアシスタンス 様を始めとする多くのお客様に、ご活用いただいている、「重要なメールの気づきを早め、確実に伝えるソリューション」です。

また、「急コール」を開発した株式会社ワイドテックは、Zabbixと認定パートナー契約を締結し、Zabbix運用にお役立ていただける別製品、ITインフラ運用自動化ソリューション「POLESTAR Automation」および、ITインフラ運用サポートサービス「ITインフラ運用DX支援サービス」も展開しております。

POLESTAR Automationは、サーバー・ネットワーク機器の運用管理作業を自動化する「ITインフラ運用自動化ソリューション」で、運用管理作業の自動化により、ヒューマンエラーの低減に役立てられます。また、作業内容が標準化されることで、属人性の排除・人件費の削減へとつなげることが可能です。

両製品につきましては、インターネットテクノロジーのイベント「Interop Tokyo 2023」にて、Zabbix社ブース内での出展を行いました。
会期中は、たいへん多くのお客様にご来場いただきまして、誠にありがとうございました。

7. まとめ

Zabbixのアラート通知メールは、保守担当者がアラートの発生を見落とさないよう設定が可能です。障害が発生したホスト名の本文への記載や文字を赤字や太字にすることで、一目でどの機器の障害が発生したか分かりやすいように設定できます。

また、ワイドテックの「急コール」と併用することで、見落としがちな障害アラートメールに気づくことが可能です。急コールは、Zabbixからのアラートメールの件名と本文を確認し、特定のメールのみを自動音声により担当者へ電話でお知らせします。

コールセンターにおけるメール対応では、「返信が遅れる」「返信漏れがある」といった問題が発生しやすいとされています。そのため、メール対応ミスによる顧客満足度の低下に危惧を感じている管理者も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、コールセンターにおけるスピード対応にスポットを当て、メール対応の課題解決方法を紹介します。

後半部分では、メールを受けると担当者へ架電、コールセンターの担当者が顧客へ電話連絡する「急コール」というソリューションも紹介しております。このサービスを導入すれば、「返信が遅れる」「返信漏れがある」といった問題を防げる可能性は高まるので、一度チェックしてみてください。



1. コールセンターにおけるメール対応の重要性

コールセンターでは、電話対応だけでなくメール対応も重要性を増すようになりました。メール対応が注目されるようになった理由としては、インターネットの社会インフラ化に加えて広くモバイルが普及したことによって、いつでもどこでも場所や時間を問わずに、問い合わせを行えるようになったことが挙げられます。

とはいえ、「即時対応」という側面を重視する企業では、昨今では問い合わせメールに対し、メールで返信するのではなく、担当者がメールの送り主に直接電話して対応するケースも増えてきているようです。
コールセンターでメール対応の仕組み作りや品質向上に取り組み、問い合わせへの対応品質を高めておけば、顧客満足度の上昇にも繋がります。

2. コールセンターのメール対応に関する課題点

コールセンターで発生するメール対応の問題は多種多様です。例えば、メール対応の遅れや対応漏れ、対応の重複、といったケースが挙げられます。いずれも顧客の信用を損ないかねないため、あらかじめ問題を把握する必要があるでしょう。ここでは具体的な課題点を紹介しますので、問題発生を防ぐための参考にしてください。

メールの対応が遅れる

大量のメールに追われたりして対応が遅れることがあります。リアルタイムでのやり取りに慣れている顧客は、少しでも対応が遅れれば企業に対して不満を感じる可能性があります。顧客満足度を上げるためにも、スムーズな対応が求められるでしょう。

メールの対応漏れが起こる

1日に送られるメール量とスタッフ数のバランスが取れていないと、全てのメールに対応しきれず対応漏れが起きる場合があります。管理体制が整っていなければ、顧客から「反応がない」「連絡が遅い」などという問い合わせが来て初めて対応漏れを把握することもあるでしょう。企業の信頼を下げる要因に繋がるため注意が必要です。

こうしたミスは、スタッフ数の不足や対応状況の管理不足から起きると考えられます。スタッフの配置を見直し、余裕を持ってメール対応ができる環境を作るのがおすすめです。また、対応履歴の確認・共有フローを作り、抜け漏れのない管理体制を構築することも意識してみてください。

別のスタッフが重複して対応する

メールの管理体制が構築されていないと、既に対応したメールに別のスタッフが重複して対応する事態も起きやすくなります。対応したメールと未対応のメールの区分けができていないため、こういったミスが発生すると考えられるでしょう。異なる内容の対応は顧客の混乱を招き、トラブルに発展するリスクがあります。

ミスを防ぐには、メール内容に応じた担当者の振り分けを行うのも1つの方法です。あらかじめ担当者が決まっていれば、他のスタッフが間違えて重複メールを送る事態を回避できます。

常に監視していなければならない問い合わせメールへの対応スピードは、企業の信頼性を高める大切な要素のひとつ。顧客満足度を上げるにはメールの着信を常に監視、チェックする必要があります。そのためメールチェックだけのためにスタッフを用意しなければならず、人件費の高騰、業務効率の低下を招いてしまうのです。

3. コールセンターにおけるメールの応対品質を上げるコツ

コールセンターでは、メール対応の早さや正確さだけでなく、品質を維持することも重要です。メール応対における品質とは「顧客のニーズを捉えて解決に導ける」「顧客への共感性を持っている」「過不足のない情報を伝えられている」といったことが挙げられます。

コールセンターに勤めるスタッフの中には、応対に慣れている人もいれば、どのように応対すべきか理解しきれていない人もいるため、応対品質に差が出ることも少なくありません。応対品質を均一に上げるには、管理者やマネージャーによる取り組みが不可欠です。そこで、ここからは応対品質を上げるコツを紹介します。

メールのチェック体制を強化する

オペレーター同士や管理者によるチェック体制の強化も、応対品質向上に有効な手段です。例えば、オペレーターのリーダーや管理者から定期的にメール内容のダブルチェックを受け、アドバイスをもらうようにすると今後の品質向上に役立つでしょう。

また対応の電話連絡を録音するなどして、同様に上長のチェックを受け、品質を向上させる方法もあります。

チェック体制を強化するには、ツールを用いたダブルチェック体制の構築もおすすめです。ミスがあったらエラーのポップアップ画面が現れるなど、ツールによる自動チェックを整えることでヒューマンエラーを減らしやすくなります。

オペレーター向けの研修を実施する

オペレーター向けの研修は、実践的なメール対応力をつけるのに役立ちます。入社したてのスタッフはもちろんのこと、長期間業務にあたっているスタッフも定期的に研修を受けることで応対品質の低下を防げるでしょう。

オペレーター向け研修を実施する際には、社員研修ポータルサイト経由でプロの講師に依頼したり、研修に特化したコンサルティング会社に任せたりといった方法があります。また、基礎知識を学べる座学研修や基礎知識を実践できるロールプレイング研修など、研修にも複数の種類があるため、スタッフに合わせた方法を取り入れることも意識してみてください。

4. コールセンターのメール対応に「急コール」を活用できる理由

ここまで、メール対応の課題と解決策を説明してきましたが、じつはメールが届いたことを、自動で電話通知するサービスがあるのをご存知でしょうか？ここで紹介する、ワイドテックのコールセンター向けクラウドサービス「急コール」は、コールセンターのメール対応における下記の課題解決に役立ちます。

「急コール」で解決できるメール対応の課題

「急コール」とは、特定のメールを受信すると担当者に自動で電話通知を行うクラウドサービスです。例えば、指定のキーワードを含むメールを受信した際には、優先順位に応じて指定担当者へ電話をかけ、電話を受けた担当者はボタンプッシュで対応可否の回答ができます。

電話通知で担当者が決まれば、トラブルの初動対応が遅れたり、対応漏れが起きたりといった事態を防げるでしょう。あらかじめ担当者が指定されているため、別のスタッフが重複して対応する事態も回避できます。

また、指定担当者が対応不可の場合は、2番目3番目に指定された他の指定担当者に転送されるため、チーム体制で対応できるのも「急コール」の特徴です。1人だけに負担が偏るのではなく、チームワークの中で対応できるため精神的負担が減り、管理者のストレス軽減にも役立ちます。

上記の課題が解決されてメール対応の仕組みが整えば、余裕のある対応が可能となるのが嬉しいポイントです。また、管理者は対応状況をメール通知もしくはWebサイト上で確認できますので、必要に応じてメールチェックや担当者へのアドバイスも実施できます。余裕のある対応環境を構築し、「スタッフごとに対応品質の差が出る」という課題の解決にも繋がるでしょう。

5. まとめ

インターネットの普及により、コールセンターにおけるメール対応の重要度は高まりつつあります。メール対応だからこそ、初動対応が遅れたり、漏れたりといった問題が発生する可能性があるため、現状の課題を理解して対策を立てることが大切です。

ワイドテックの「急コール」は、特定のメールを受信すると担当者に自動で電話通知を行うクラウドサービスです。担当者は電話のボタンプッシュで対応可否を回答し、早急にそのメールへの対応に着手することができます。また、対応可能な担当者が決まった際には管理者にメールが送られ、管理者も必要なときに対応状況を確認することが可能です。これらの機能により、メール対応の遅れや抜け漏れなどのケアレスミスを防げるでしょう。

「急コール」をコールセンター業務に取り入れることで、メール対応の時間短縮やミスの削減など、スムーズなメール対応、質の高いメール対応に繋がります。メール対応に関する課題でお悩みの方は、ぜひワイドテックの「急コール」の導入をご検討ください。