「本部の指示が店舗に浸透せず、現場の対応にばらつきがある」
「スタッフ同士の情報伝達がスムーズではなく、ミスや作業の重複が発生している」
「人手不足によるスタッフの負担の増加」

これらの課題は、店舗運営の効率化と人材管理を難しくしており、対応策が求められています。

本コラムでは、チェーンストアの多くが抱える上記の課題を解決し、店舗運営の最適化を実現する方法について、「急コール」に実際にいただいたお問い合わせを元にご紹介します。

はじめに－「急コール」とは？

「急コール」は、様々なシステムから送信されるアラートメールをリアルタイムで解析し、特定の条件に該当する場合に担当者の電話へ自動的に音声通知を行うことで、メール通知を見逃さない仕組みを提供しています。

これにより、担当者は緊急事態に発せられるアラートメールや、重要な通知メールを見逃さず、素早く対応することができます。例えば、店舗の防犯アラートや設備の異常などをメール通知で受け取るだけでは対応が遅れる可能性がありますが、急コールを使えばその通知を電話でリアルタイムに受け取れるため、担当者がすぐに対応可能です。これにより、店舗運営の安全性と業務効率が向上します。

メールによる業務指示の本部と店舗の現状

今回、小売りチェーンの本部のお客様から「急コール」にご相談をいただきました。
チェーンストア向けDXソリューション「店番長」を日々活用し、店舗運営の実行力向上と効率化を推進している中でのご相談でした。

本部としては、どの店舗でも抜け漏れのないサービス品質を提供することが重要です。店舗間にばらつきがあると、顧客の満足度やブランドの信頼性に影響が出るため、すべての店舗で高水準のサービスを実現したいと考えています。そのため、業務指示や店舗運営に関する情報を各店舗に確実に伝え、店舗の実行力向上をサポートできることが求められます。

チェーンストアの店舗では、スタッフが顧客対応やレジ業務、商品管理など多岐にわたる業務をこなすため、常に忙しく動き回っています。そのため、なるべく定刻に指示の確認を行いますので、業務中に本部からのメール通知を受け取っても、すぐに確認する時間が取れないことも多く、緊急の指示や情報を見落とすことがあります。特に、ピークタイムや少人数での運営中は、メールの確認が後回しになりやすく、迅速な対応が難しくなることが課題となっています。

店舗に負担をかけずに指示を確実に伝えたい

店舗スタッフに過度な負担をかけることなく、現場の混雑状況や忙しさに左右されずに本部の指示を確実に伝えたいというニーズは、チェーンストアには共通しているのではないでしょうか。

顧客対応や商品管理など多岐にわたる業務をこなす現場では、余計な手間や時間を取らずにスムーズに情報が伝達されることが求められます。

「店番長」には、店舗に宛てて業務指示の新着通知や進捗状況をメールで通知できる、便利な機能があります。その機能と「急コール」を連携することで、スムーズな情報伝達による業務の効率化が期待できます。ここからは、具体的な連携方法についてご案内します。

チェーンストア向けDXソリューション「店番長」

「店番長(みせばんちょう)」は、株式会社リンコムが提供する、店舗運営の見える化と業務改善をサポートするクラウドサービスです。本部から店舗へリアルタイムで業務指示を伝達し、実行状況を管理できるため、抜け漏れのない高いサービス品質を実現できます。

「店番長」Webサイトはこちら

例えば、本部から各店舗へ「商品の陳列変更」や「プロモーション実施に関する指示」を伝えたい場合、「店番長」を使えば、簡単に業務指示を送信し、進捗状況をリアルタイムで確認することができます。さらに、指示内容に対して写真付きの報告を受け取ることもできるため、店舗ごとの対応状況や品質をすぐに把握でき、効率的な店舗管理を実現できます。

新着メールにプライオリティを付けるには？

「店番長」の店舗向けメール通知には大きく2種類あります。

• 新着メール・・・本部からの業務指示の新着ややり直し、催促など、最新の情報をリアルタイムで通知するメール
• まとめメール・・・一定期間に店舗に向けた対応すべき業務指示の進捗状況を集約して、送信されるメール

いずれのメールも、重要度の異なる指示やアラートが一度に届くため、担当者がそれらを区別するのが難しく、対応の優先順位をつけづらいという問題があります。例えば、新着メールで緊急性の高い商品の回収指示と日常的な作業指示が同じタイミングで届くと、どちらを先に対応すべきか判断しづらくなり、結果として対応の遅れや混乱が生じる可能性が高まります。

そこで「急コール」の出番です。
メールの中にあらかじめ設定した特定のキーワードが含まれている場合、そのメール受信を電話で自動的に通知することができます。これにより、担当者がメールを見逃してしまうリスクを低減し、緊急の要件にも迅速に対応することが可能になります。

「店番長」と「急コール」具体的な連携方法

連携方法はとてもシンプルです。
「急コール」の設定画面で特定のキーワードを登録するだけです。「店番長」から配信されるメールの中に、そのキーワードが含まれていれば、メールの受信を電話による通知で知ることができます。

例えば、新着メールは以下のようなフォーマットで届きます。電話通知したい用件は、タイトルの中に【緊急】などを含めるようにします。「急コール」は着信したメールを自動的に解析し、電話で通知する条件（【緊急】）を満たすと、担当者の携帯電話や固定電話にリアルタイムで音声通知を行います。

複数受信するメールの中から緊急度の高いものを自動でピックアップして通知を受け取れるため、メールの受信件数が多い店舗でも必要な情報を見逃すことなく、スタッフへの業務指示ができ、効果的に活用できるのではないでしょうか。

さらに、「急コール」は電話通知を送るだけではなく、本部や管理者宛に簡単なボタン操作で対応結果を送信することもできます。

対応可否の回答取得ができる

「急コール」の「対応可否の回答取得」とは、電話通知を受けた担当者が、その場で簡単に対応状況を管理者に報告できる機能です。通知内容を確認した担当者は、電話の音声ガイダンスに従ってボタン操作を行い、対応の意思を伝えることができます。

「店番長」を活用する店舗でこの機能を使う場合には、
1．急コールからの架電によって、緊急性の高いメールが発せられていることを知る
2．対応可否の回答を送付することによって、本部にメールを認識していることを報告する
3．その後「店番長」にて内容の確認を行い、対応完了の報告をする

このようなフローが確立されることで、本部と店舗の連携がスムーズに行われ、必要な行動を速やかに・確実に実行することができます。

呼び出し方法が選べる

さらに「急コール」には、電話通知の呼び出し方法が選べるため、より確実な対応が実現できます。

（急コールの架電方法）

• 順次架電・・・登録している電話番号へ順番に架電します
• 一斉架電（一人回答）・・・登録している全ての電話番号へ一斉に架電します（最初に繋がった1名から回答を取得）
• 一斉架電（全員回答）・・・登録している全ての電話番号へ一斉に架電します（全員から回答を取得）

特定メールの受信を知らせる電話通報を、確実に対応したい場合には「順次架電」が、対応の速さを優先したい場合には「一斉架電」がお勧めです。

「急コール」Webサイトはこちら

「店番長」と「急コール」の連携によるメリット

ご紹介したとおり、「店番長」からのメール通知を「急コール」と連携させることで、担当者がメールを見逃してしまうリスクを低減できます。つまり、重要な通知を見逃さない仕組みが構築できます。メールだけでは気づかないことが多い緊急のアラートも、音声通知により即座に把握できるため、迅速な対応も実現できます。

また、メール通知を電話で自動的に伝えることで、店舗スタッフがメール確認に費やす時間を削減し、現場の業務負担を軽減できます。スタッフの効率的な業務遂行をサポートできるため、省人化を実現しつつ、指示の見落としや対応遅れを防ぐことができます。

さらに、対応可否の確認や進捗状況の把握が容易になることで、業務指示の実行力が向上し、高いサービス品質の維持が期待できます。これにより、従来のメール通知だけでは対応が難しかった問題を解決し、より迅速かつ正確な店舗運営が実現できます。

まとめ

「店番長」は、特にチェーンストアにおける運営の課題を解決するために設計された、非常に優れたソリューションです。本部と店舗間の指示伝達をスムーズに行い、進捗管理や状況把握が容易になるため、店舗間でばらつきのない高品質なサービスを提供できます。

特に、写真報告による現場状況の把握、進捗の可視化、データによる実行力の定量化など、店舗管理における見える化を実現し、働きやすい環境を提供する点が大きな魅力です。

加えて、「急コール」と連携をすることで、店舗運営の効率化と情報伝達の確実性をさらに向上させる大きなメリットがあります。店番長からの業務指示メールを急コールが自動で電話通知することで、緊急性の高い重要な通知をリアルタイムで把握でき、対応のスピードと実行力が向上します。また、メールの見落としを防ぎ、現場スタッフの業務負担を軽減することも可能です。結果として、全店舗で均一なサービス品質を提供し、より効果的な店舗運営の実現が期待できます。

多忙な店舗運営をサポートするツールの一つとして、「急コール」の導入もぜひご検討ください。

アラートメールが1日に何百通も届き、重要なアラートを見逃してしまうことはありませんか？現代のシステム運用において、アラートメールの増加は避けられない現象です。しかし、その過剰な通知が日常業務に多大なストレスを与え、効率を低下させています。

特に、複数の企業や団体から依頼を受けて、ITシステムの安定稼働をサポートする業務を行っている現場やチームでは、顧客ごとに異なるシステムや要件に対応するため、幅広い技術スキルや知識が求められます。24時間体制で監視や対応が必要な場合も多く、信頼性の高い運用が求められることが一般的なため、アラートメールが多くても、それぞれに慎重かつ適切に対応することが必要です。

本記事では、アラートメールの自動化や優先度付けを行うことで、効率的にシステムを監視し、迅速かつ適切な対応を実現するための対策についてご紹介します。

アラートメール対応の現状と課題

アラートメールを受信した後、システム運用保守・監視オペレーターはすぐにシステムの異常を確認し、適切な対応を取る必要があります。対応プロセスが早いほど、システムの安定性を保ち、ビジネスの継続性を確保できます。

ですが、アラートメールへの対応については解決すべき課題がいくつかあります。システム運用保守・監視業務の現状をご紹介します。

通知の多さによる過剰アラート

過剰なアラート通知がシステム運用保守において大きな問題となっています。
システムの安定稼働を保つために、各種の監視ツールがアラートを送信しますが、膨大な量のメールに埋もれ、本当に重要なアラートを見逃してしまうリスクが生じます。

また、オペレーターがどのアラートに対処すべきかを常に優先づけする必要があり、監視システムから毎日何百件ものアラートメールが送信されると、どれが緊急で対応が必要なアラートなのかを判断するのに時間がかかり、業務効率を大幅に低下させます。

この結果、迅速な対応が遅れたり、重大な障害を見逃してしまう等のリスクが高まります。また、顧客ごとに指定された手順による対応業務や、経験や知識が求められるトラブルシューティングに集中する時間が削がれるリスクもあります。

メールの仕分けと転送、電話に手間がかかる

アラートメールの対応には、手作業で行う作業が多く含まれており、業務効率悪化の要因にもなっています。例えば以下のような業務です。

休日、夜間などメール受信に気づかない、気づいてもタイムラグがあるケースがあります。また、電話に出ない、かけ直しに多くの時間が費やされ手間が多いことも課題です。

電話による連絡を希望する顧客

手間がかかる電話連絡を別の方法に変えることができれば良いのですが、緊急時のシステム障害などの場合、「電話による通知」を希望する顧客が少なからずいるため現実的ではありません。メールやチャットに比べて迅速で確実な対応が期待でき、オペレーターからの即時的なフィードバックが得られるからです。

フィルタリング（メール抽出）・連絡の自動化で対策

前述のように、数多く発生するアラートに対する手作業での対応は効率が悪くなり、重要なアラートに対する対応が遅れるリスクが高まります。そのためには、定型的な作業や繰り返し発生するルーチン業務を可能な限り自動化し、効率化を図ることが重要です。

具体的には、メールを分類する・決められた連絡先に転送や電話をする、といった人が介在する必要のない定型業務は自動化を進めることによって業務の効率化を図り、重大なインシデントへの迅速な対応を可能にします。

非定型業務に集中できる

定型業務の自動化を進めることの最大のメリットが「非定型業務に集中できる」点です。

アラートメールの対応には、前述の通り定められたルールに基づいて行う定型的な作業の他に、以下のような技術や知識、判断力を必要とする業務があります。

これらの業務はその時々の状況に応じた柔軟性が必要で、かつ専門性の高い対応が求められ、自動化や標準化が困難です。

メールのフィルタリングや電話連絡といった、人が介在する必要のない作業を自動化することで、これらの非定型業務に集中することができ、日常業務の負担を軽減すると同時に、より高度な問題解決などの付加価値を生み出す業務に時間とリソースを割くことが可能になります。

定型業務（フィルタリング・電話連絡）を自動化する方法

アラートメールのフィルタリングや電話連絡を自動化する方法として、例えば緊急時に自動的に顧客に電話をかけるシステムを導入することが考えられます。迅速な対応が実現できるほか、担当者の負担も軽減されます。

ここからは、電話連絡を効率化する方法として、特定メールの受信を電話で通知する「急コール」をご紹介します。

急コールの「自動架電」で得られるメリット

「急コール」とは、特定メールの受信を自動で電話通知するクラウドサービスです。サーバー等の機器から、障害などトラブル発生時に発報される「アラートメール」を急コールが解析し、条件に合致しているメールを抽出し、担当者へ自動架電します。

アラートメール確認後のオペレーターの対応内容は大きく二つに分かれますが、
（１）顧客ごとに指定されている連絡先にメール・電話をする
（２）顧客ごとに指定されている手順を行う。その後、原因・対応内容・結果など指定の連絡先にメール・電話で報告をする

（運用イメージ：急コール導入前）

（１）は単純な作業ではあるものの、
・電話に出ない、不在かけ直しの手間が多い
・連絡先間違いによる連絡遅れ・漏れが起こる
など繰り返し行う単純な作業となり、業務が非生産的となるケースが多々発生しています。

この単純な作業を自動化できるのが、「急コール」です。

非定型業務に集中できる

決められた連絡先に電話をする定型業務を「急コール」によって自動化することで、個別手順書の業務対応に注力することができるようになります。専門性が求められ、重要度の高い非定型業務に集中できることで、生産性が向上し問題解決に迅速に対応できるようにもなります。

オペレーターの業務負荷が軽減することも大きなメリットです。
全体の作業量が減ることはもちろんですが、アラートメールを常に注視しなければならない担当者の精神的な負担の芸減にもつながります。

非定型業務に集中できる環境を整えることで、思考力や専門知識を活かした業務に注力できるようになるため、従業員のモチベーションや業務品質、組織全体のパフォーマンスが向上し、成果を最大化することが期待できます。

（運用イメージ：急コール導入後）

緊急時の初動対応が早まる

「急コール」導入のメリットには、定型業務の自動化の他に、緊急時の初動対応がスムーズになることもあります。

サーバーやネットワーク機器から発報されたアラートメールの中から重要なメールだけを自動抽出・自動架電で担当者に通知し回答を取得するため、最短時間でトラブルに気づくことができ、即応性がアップします。

そもそも、休日や夜間などはメールの受信に気が付きにくいものですが、電話によるリアルタイムの通知は、メールや他の手段に比べ、見逃されるリスクが少なくなります。

確実に通知と追跡ができる

また、「急コール」には一斉架電や順次架電の機能を使うことで、対応の遅れを最小限に抑えることができます。

加えて、「急コール」は単に通知を行うだけでなく、対応可否の回答取得ができるため、通知を受けた担当者が実際にアラートに対して対応したかどうかを確認し、対応状況を追跡することが可能になります。

管理者側は誰がどのタイミングで対応しているかの状況把握が正確にできるため、「急コール」はアラートメールに対する単なる通知手段に留まらず、対応状況の確認と追跡が可能なシステムとして、確実な対応を実現します。

（図：急コールの処理フロー）

「急コール」の導入が進んでいる用途

「急コール」は、サーバーダウンやネットワーク障害など、システム運用保守の現場での急なトラブルに対応するために急コールが導入されています。アラートメールやシステム通知だけでは担当者が気づかない場合があるため、電話で直接通知し、即時対応を促すことが重要です。

その他、以下のような様々な用途で活用されています。

Zabbixとの連携

「急コール」は、Zabbixと連携して、システム監視の現場で効果的に活用されています。Zabbixは、システムやネットワークの監視を行うオープンソースの監視ツールで、サーバーやネットワークの異常を検知し、アラートを発生させる役割を担っています。通常、Zabbixではアラートはメールやメッセージで通知されますが、急コールとの連携により、より迅速で確実な対応が可能となります。

具体的には、Zabbixが検出した異常に基づいて、急コールが自動的に電話を発信し、担当者にリアルタイムで通知を行います。これにより、メールの見逃しや、確認が遅れるリスクを軽減し、重要なアラートに対して即座に対応できるようになります。

参考：Zabbixのアラートメール通知の設定方法｜飛ばない原因や見落とし対策は？

災害時の連絡

自然災害や火災などの緊急事態発生時に、従業員や関係者に一斉に電話で連絡を取る手段として急コールが利用されます。一斉架電や順次架電の機能を活用し、迅速に安全確認や対応指示が行われます。

また、自然災害発生時に発報される警報メール（例えば、河川の水位が規定を上回った、など）に確実に気づき素早く対応することを目的とした導入も進んでいます。

施設管理や保守点検

施設管理では、建物の電気、水道、空調などの重要なインフラが関わっているため、故障が発生すると安全性に直結します。そのような重要インフラや設備の管理において、故障や異常発生時の緊急連絡手段として急コールが導入されています。

24時間365日体制で、施設の運用担当者や保守スタッフに即座に連絡を取り、迅速な修復作業が行えるようにしています。

営業・顧客サポート・コールセンター

営業や顧客サポートでは、顧客からの問い合わせやトラブルに迅速に対応することが求められます。急コールを導入することで、顧客からの連絡を確実に受け取り、早急に対応することが可能です。特に、重要なクライアントからの電話を見逃すことがないよう、優先度の高い通知が必要な場面で効果を発揮します。

まとめ：電話をするだけの業務を自動化する

アラートメールの増加により、システム運用保守・監視における業務負担が高まっており、定型業務を自動化し、オペレーターの負担を軽減することが不可欠です。特に電話をするだけの単純な業務は自動化することで大幅に効率化できます。

電話を自動化することで作業効率が上がり、重要で専門性が求められる非定型業務に集中する時間を増やすことができます。これにより、労働時間の短縮やミスの減少、ひいては従業員のストレス軽減といった効果も期待できます。

さらに、急コールを導入することで、緊急時にアラートメールを見逃すことなく、迅速に担当者へ電話通知を行うことが可能となります。これにより、即時対応が求められる状況でも確実に対処できる体制を構築でき、システムの安定運用がより効率的に行えるようになります。

随時変化する気候の中で、日本の道路インフラが直面している水害への対応は、ますます重要な課題となっています。豪雨による道路の冠水や洪水は、交通の安全と流動性に甚大な影響を及ぼすため、効果的な水害対策の必要性が高まっています。

水害対策の必要性の高まりとともに、特定メールの受信を電話で通知するクラウドサービス「急コール」への問い合わせも増加しています。アンダーパスや道路に設置されたセンサーからは、冠水時にメールが自動発信されますが、そのアラートメールを「電話で気づきたい」という自治体や関連企業からのアラート対策のニーズが日々高まっています。
このコラムでは、冠水が引き起こす影響と、それを最小限に抑えるための方策、特に電話を活用したアラート対策についてご紹介します。

集中豪雨による道路冠水の影響とは

気候変動に伴い、集中豪雨やゲリラ豪雨による水害が各地で増加しています。これら突発的な大雨は、都市部の日常生活に深刻な影響を及ぼすだけでなく、地域社会のインフラにも大きな負担をかけています。中でも、豪雨による道路の冠水や洪水は、生活にさまざまな深刻な影響をもたらします。

道路が遮断されることによる直接的な影響

道路が冠水すると、自動車や公共交通機関の運行が停止するため、日常生活に影響するだけでなく、緊急車両の迅速な対応も妨げられます。輸送手段が断絶されることになるため、小売業やサービス業に影響が出て、経済活動と市民生活の両方に影響が出ます。

また、冠水によって道路や橋梁などのインフラが損傷してしまうと、修復には時間と費用がかかるため、長期的な経済的および社会的コストが伴います。

人命にもかかわる、道路冠水から発生する交通事故

道路が見えにくくなることや、水流による車の制御が困難になること、エンジンが水を吸い込むと車両が停止し場合によっては完全に水没する可能性があります。冠水した道路を通行する車両は、水の浮力によってタイヤの接地性が低下し、制御を失いやすくなります。これが原因で、車がスピンしたり、他の車両や障害物に衝突する事故が発生します。

また、地下の電気設備が浸水し、冠水した道路に電流が流れることによる感電事故発生のリスクもあります。

このように、道路の冠水は単なる通行の妨げとなる以上に、深刻な安全リスクを伴う事態であり、対策を講じるとともに、「発生した時の初動対応を早める」ことの重要性を理解する必要があります。

道路冠水時における初動対応の重要性

事故の防止を目的とした冠水時の初動対応策は、その最たるものとしては、「道路の速やかな通行止め」があります。冠水した道路に対する通行止めや警告表示の設置は、ドライバーや歩行者が危険な状況に足を踏み入れることを防ぐ、確実な手段です。

そのため、冠水発生から通行止め対応までのスピードを速める必要がありますが、冠水による交通事故の増加について、総務省の調査報告（※）では、「車の水没事故の多くは、道路管理者が冠水箇所で通行止措置を完了させるまでに発生」と報告されており、初動対応の内容にまだ改善の余地があるように読み取れます。
※総務省 中部管区行政評価局「道路冠水時における事故の防止対策に関する調査」（平成30年3月29日）

さらに近年では、ゲリラ豪雨によって想定以上に想起に冠水してしまうことを苦慮し、これまで以上に確実で素早い通行止め措置を完了させる必要があります。

次の章では、道路管理者（自治体や関連業者）によるアンダーパス冠水対策の中から特に、「通行止め措置」の取り組みをご紹介します。

アンダーパスの冠水時の通行止め措置とは

アンダーパスや道路冠水時の車両通行止めは、自治体の道路管理者（道路維持課）やそこから委託されている事業者等が冠水箇所に向かって行います。冠水の情報収集から通行止めまでには複数の方法があり、監視員の委託、バルーンや遮断機による仮封鎖、自動水位計や監視システムの導入などが挙げられます。

中でも自動水位計（水位センサー）による遠隔監視は、リアルタイムで監視ができ、データを集約することで未来の防災計画やインフラ整備に役立てることができる等、コストパフォーマンスの観点からのメリットがあります。

自動水位計やシステムによる監視の方法

水位を計測できるセンサーをアンダーパスや道路に設置し、冠水危険水位に達した際に、自動でメールによる警報を発報する、というシステムです。道路管理者は冠水警報メールを受信しだい、速やかに現地に赴き通行止めの措置を行う、という方法です。

この方法は、システム導入コストの負担がかかりますが、監視員を設置する方法とはことなり安全リスクがないことは大きなメリットです。水位の変化をリアルタイムで把握できるため、冠水が始まった初期段階で気づくことができます。

冠水警報メールに素早く・確実に気づくことの重要性

さて、アンダーパスや道路の冠水時には、交通事故防止や人命救助の観点から、初動対応の速さが求められますが、前提として「確実に気づく」ことがあります。

災害は突発的に発生します。常時パソコンやスマホ、携帯電話を使ってメールが確認できる環境にいられることは現実的ではありませんし、休日や夜間など、対応できる要員が少ないタイミングだと、さらに「メールに気づかない」「メールを見落としてしまう」リスクが高まります。

冠水から発生する災害への対策には、冠水状況を監視できるセンサーやシステムの導入と同時に、「確実に警報メールに気づく」アラート対策の体制構築も重要です。ここからは、アラートメールの見落とし防止と確実な対応に役立つサービスをご紹介します。

冠水情報メールを電話で知らせる「急コール」

「急コール」とは、メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する、クラウドサービスです。メールだけで受け取っていた冠水情報は、「急コール」をご利用いただくと電話の音声ガイダンスでも受け取ることができるようになり、アラート対策に電話を活用できるようになります。

「警報メールに確実に気づきたい」お客様の声

まずは、冠水に対する防災対策として「急コール」の導入を検討いただいたお客様の声をご紹介します。

迅速な対応ができる理由

「急コール」は電話をかける際の呼出秒数を10秒～30秒の間で自由に設定ができます。

例えば、担当者につながるまで順番に電話をかける「順次架電」で呼出秒数を10秒に設定した場合、1人目が10秒以内に出なければ次の担当へ、2人目が10秒以内に出なければ次の担当へ…スピーディに電話を回すことができるため、緊急時に対応可能な担当者をいち早く見つけ出すことができます。

確実な対応ができる理由

担当者が行ったボタン操作による「対応可」の回答は、管理者にメールやSMSで通知されます。

管理者宛には、上記の担当の対応状況の他に「架電対象メール＝冠水情報メールを受信した」という受付メールの配信も可能です。架電された担当だけではなく、管理者まで状況が把握できるため、確実な対応ができるようになります。

メールの見落とし防止に様々な業界で活用

特定メールの受信を電話で通知する「急コール」は、メールの見落とし防止、というシンプルながらも重大な課題を解決できる方法として、様々な業界で活用をいただいています。

（自治体での活用事例）
24時間監視システムにより地滑りの監視を行う総合建設コンサルタント企業では、夜間・休日に担当者がメールを見落とす不安が常にありましたが、「急コール」の導入によって警報への気づきを早め、見落とし等のミスを減らすことができました。
株式会社ニュージェック 地圏グループ（東京）様

「急コール」の導入メリットは、「素早く・確実に対応ができる」という点です。
冠水情報メールの見落としを防止して、早く確実な対応をすることへの課題をお持ちの方はぜひ、急コールをご検討ください。無料のトライアルもご案内しています。
お問い合わせ・無料トライアルからアカウント開設まで

アンダーパス冠水時の情報連携の具体例

日本の自治体におけるアンダーパスや道路の冠水対策には、警報システムの強化、インフラの整備、都市計画の見直しなど、その地域特有の状況を踏まえた多角的なアプローチで行われています。今後の対策としては、既存の対策方法を強化すると同時に、新しい技術を取り入れることによるさらに効果的な管理が求められるでしょう。

特に、技術の進化による監視強化はさらに発展していくと考えられます。
IoT技術を活用した水位センサーやカメラのさらなる普及により、リアルタイムで正確な水位情報を得られるようになります。これにより、冠水のリスクがある時点で即座に警報を発するシステムが更に発展します。

いずれにせよ、アンダーパス冠水時には、事故防止のために適切な通行止め措置が必要で、そのためには正確で迅速な情報連携が極めて重要です。自治体を始めとした地域がどのように情報を共有し、連携して対応しているのかをご紹介します。

自動発信メールによるメディアとの情報共有

先に紹介しました総務省の調査報告（道路冠水時における事故の防止対策に関する調査）から、メディアとの情報共有例をご紹介します。

愛知県一宮市では、アンダーパスにセンサーを設置し、冠水時には自動でメールを発信するシステムを導入しています。このメールは、市の関係する課のメールや個人に送信されると同時に、ケーブルテレビやFM局にも送信されるようになっています。それによって、ケーブルテレビは画面で、FM局では放送によって速やかに地域住民への周知を行うことができます。

冠水情報の警察との連携

同じく総務省の調査報告によると、三重県が管理する伊勢市内のアンダーパスでは、県と警察が連携して通行止め措置を行っています。

導入されている冠水警報システムによって、情報が県と警察署に自動で通報され、当該アンダーパスの東側は警察署が、西側は件がそれぞれ分担して対応するといった連携体制がとられています。

上記の他、交通管理センターや災害対策本部といった統合管理センターを設け、収集された情報を一元管理しながら、各関係機関間での情報共有を行う、という連携方法もあります。いずれの方法でも重要なのが「発信された冠水警報メールに確実に気づくこと」です。

冠水情報に確実に気づき、その情報を連携していくためにも「急コール」の導入をぜひご検討ください。

電話による顧客対応や情報伝達は多くの企業にとって重要な業務ですが、同時に多大な時間と労力を要するものでもあります。オートコールシステムは、こうした電話業務を自動化することで、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現します。

この記事では、オートコールの基本的な概念から、その仕組み、導入効果、具体的な活用事例まで幅広く解説します。

1. オートコールシステムの代表的な2つの仕組み

オートコールシステムは、電話を介したコミュニケーションを効率化・自動化するために開発された技術です。この仕組みには大きく分けて2つの種類があり、それぞれ異なる用途や特徴を持っています。

1つ目は、コールセンターで使用されるオートコールシステムです。これは主に顧客からの問い合わせに対応するための自動音声応答システム（以降、「自動音声応答のオートコール」といいます）を指します。顧客が電話をかけると、あらかじめ録音された音声ガイダンスが流れ、顧客はプッシュボタンや音声で必要な情報を入力します。システムはその入力に基づいて適切な情報を提供したり、必要に応じてオペレーターに転送したりします。

このシステムの利点は、24時間365日対応が可能なことや、単純な問い合わせを自動化することでオペレーターの負担を軽減できる点です。従来人手で行うと膨大な時間と労力がかかっていましたが、自動音声応答のオートコールシステム導入によって、業務効率向上が期待できます。また、顧客にとっても待ち時間の短縮や、簡単な情報取得の迅速化というメリットがあります。

2つ目は、自動で電話をかけるシステムです。このタイプのオートコールシステムは、事前に設定した電話番号リストに対して一斉に自動発信を行います。主な用途としては、テレマーケティング、債権回収の督促、アンケート調査、予約確認などがあります。システムが自動的に電話をかけ、相手が応答した場合にあらかじめ録音されたメッセージを再生したり、場合によってはオペレーターに接続したりします。

このシステムの最大の利点は、短時間で多数の相手に連絡できる効率性です。人手で一件ずつ電話をかける場合と比べ、大幅な時間とコストの削減が可能となります。また、全ての相手に同じ内容を伝えられるため、情報伝達の均一性も確保できます。一方で、一方的な自動発信に不快感を示す相手もいるため、使用には十分な配慮が必要です。

2. コールセンターで活用されるオートコール

お客様からの問い合わせを受け付けるコールセンター（カスタマーセンター）では、自動音声応答のオートコールシステムが幅広く活用されています。例えば、問合せ内容に応じて適切な担当者に自動的に振り分けることで、対応時間の短縮と効率化を図ることができます。予約受付やスケジュール調整の自動化にも活用されています。

また、コールセンターの繁忙時や営業時間外の対応にも役立ちます。システムが自動で電話に応答し、基本的な情報提供や問い合わせ内容の振り分けを行うことで、オペレーターの負担を軽減し、顧客サービスの質を維持することができるのです。

3. 自動で電話がかけられるオートコール

自動で電話をかけられるオートコールシステムは、前述のテレマーケティング、債権回収の督促、アンケート調査、予約確認といった用途の他に、緊急時の一斉連絡ツールとしても有効です。災害発生時や重要な情報を迅速に伝達する必要がある場合、事前に登録された電話番号に対して自動で連絡を行うことができます。

これにより、短時間で多くの人々に重要な情報を伝達し、安全確保や迅速な対応に貢献できます。企業にとって非常に強力なツールとなります。

4. オートコールシステムの導入効果

オートコールシステムを導入することで、企業や組織にはさまざまな効果がもたらされます。ここでは、自動音声応答システムのオートコールと、自動で電話がかけられるオートコール、それぞれの主な導入効果について詳しく説明します。

顧客満足度の向上

自動音声応答のオートコールシステム導入により、顧客満足度が大幅に向上します。24時間365日対応が可能となり、顧客は時間帯を問わず必要な情報を得られるようになります。待ち時間の短縮も実現し、顧客のストレスを軽減します。

また、音声認識技術の進歩により、自然な対話が可能になり、顧客は簡単に目的の情報にアクセスできます。

業務効率の向上とコスト削減

また自動音声応答のオートコールは、コールセンターの業務効率を大幅に向上させ、コスト削減に貢献します。反復的な問い合わせや簡単な情報提供を自動化することで、人的リソースを複雑な案件や高度な判断が必要な業務に集中させることができます。

システムによる24時間対応が実現することで、人員の夜間・休日シフトを削減でき、人件費の抑制につながります。AIや機械学習技術の活用により、システムの応答精度が継続的に向上し、人的介入なしで解決できる問い合わせの割合が増加します。

緊急時の迅速な対応が可能に

自動で電話をかけるオートコールシステムは、天候やその他の緊急事態に関する重要な情報を速やかに顧客に通知できるため、緊急時の迅速な対応が可能になります。

センサー等システムから発せられる緊急メールのチェックでは、常に監視要員を配置する必要があります。見落としなどヒューマンエラーが発生する可能性もぬぐえません。しかし、オートコールシステムを導入することで、緊急メールの受信から2〜3分後には担当者に確実に電話連絡が入り、迅速な対応が可能となります。

これにより、危機管理業務の品質が大きく向上し、顧客の安全確保に貢献します。

従業員の負担軽減

自動で電話をかけるオートコールシステムの導入は、従業員の負担軽減にも効果があります。例えば夜間救急の遠隔医療サービスになどでは、緊急の連絡に備えて常にメールをチェックする必要があり、十分な休息が取れません。

しかし、オートコールの導入により、電話が鳴るまで安心して休むことができるようになります。これにより、医師の精神的なストレスが軽減され、より良質な医療サービスの提供につながっています。また、緊急時の対応漏れによる不安も解消され、従業員の心理的安全性の向上にも寄与しています。

5. オートコールシステムの活用事例

ここでは、自動音声応答システムのオートコールと、自動で電話がかけられるオートコール、それぞれの活用事例を紹介します。

医療業界での活用

医療業界で自動音声応答システムのオートコール機能が予約管理に効果的に活用されています。この技術は、患者のサービス向上と医療機関の業務効率化に大きく貢献しています。

主な活用方法として、予約の確認と変更案内が挙げられます。患者は音声ガイダンスに従って予約を確認したり、必要に応じて変更したりすることができます。

運輸・物流業界での活用

運輸・物流業界で、自動音声応答システムオートコールの機能が配達日時の変更や再配達の依頼に使用されています。

顧客は自動音声ガイダンスに従って、希望の配達日時を指定したり、再配達を依頼したりすることができます。これにより、配達の効率が向上し、不在による再配達の回数を減らすことができます。

教育業界での活用

教育業界でも、自動で電話がかけられるオートコールを活用して顧客対応の迅速化を図っている事例があります。このケースでは、Webからの問い合わせに対する即時対応を実現するためにオートコールを導入しました。

オートコールの導入により、問い合わせがあると即座に担当者に電話で通知されるようになりました。これにより、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになり、見学率が数％アップするなどの成果が出ています。また、担当者の負担も軽減され、より質の高い顧客対応が可能となりました。

（導入事例のご紹介）特定メールの受信を電話で通知「急コール」
Webからの問い合わせ顧客に即対応！架電通知で確実かつスムーズな対応が可能に

農業分野での活用

農業分野でも、自動で電話がかけられるオートコールが活用されています。肉牛の起立困難状態を早期に発見するためにオートコールを導入した事例があります。

このケースでは、起立困難アラートメールを受信しても気づかないことがあり、貴重な牛を失うリスクがありましたが、オートコールの導入により、アラートメールを受信すると即座に担当者に電話で通知されるようになり、牛の救助率が向上し、経営的な損失を最小限に抑えることができるようになりました。

（導入事例のご紹介）特定メールの受信を電話で通知「急コール」
助けられる牛を1頭でも多く！アラートメールの気づきを早めるために

6. オートコールによる自動電話の導入効果

「急コール」は、特定のメールの受信を自動で電話通知するクラウドサービスです。このシステムは、指定したキーワードを含むメールを抽出し、担当者に自動で電話をかけ、回答を取得する機能を持っています。急コールの導入により、企業や組織は緊急時の連絡を迅速かつ確実に行うことができ、初動対応の大幅な改善が期待できます。

迅速な対応と見落とし防止

「急コール」の最大の利点は、緊急時の初動対応を著しく早められることです。通常のメール通知では見落としのリスクがありますが、電話通知により確実に担当者に情報が伝わります。呼び出し時間は10秒から30秒の間で自由に設定可能で、1秒単位で調整できるため、状況に応じて最適な設定が可能となります。

また、担当者はボタン操作で「対応可」を簡単に回答できるため、迅速な対応が可能になります。これにより、システム障害や緊急事態の際の対応時間を大幅に短縮できるでしょう。

柔軟な設定と使いやすさ

「急コール」は、使いやすさと柔軟性も特長です。管理画面のユーザーインターフェースが優れており、簡単な設定だけですぐに利用を開始できます。また、シフト設定機能により、平日日中や時間外、土日祝日など、異なる時間帯で自動的に担当者を切り替えることができます。

さらに、スケジュール機能（オプション）を使用すれば、担当者の自動入れ替えも可能です。これらの機能により、休日や夜間の緊急対応も効率的に行えるようになります。急コールは、情報通信業界だけでなく、医療、自治体、物流など様々な分野で活用されており、多様なニーズに対応できる柔軟性を持っています。

7. まとめ

オートコールシステムは、架電業務の効率化、従業員の負担軽減、サービス品質の担保、コスト削減など、多くの導入効果をもたらします。

活用事例としては、コールセンターで問合せ対応、テレアポ業務、入金等の督促、アンケート調査、予約の確認連絡、高齢者等の安否確認の他、緊急時の一斉連絡など、幅広い用途があります。これらの業務において、電話業務を自動化するオートコールシステムは業務の迅速化、コスト削減、顧客満足度の向上が見込まれます。ビジネスプロセスを自動化する方法の一つとして、オートコールシステムの導入をぜひご検討ください。

設備の安定稼働は、あらゆる施設や建物の管理において重要な課題です。設備の異常や故障は、業務の中断やサービスの停止につながり、大きな損失を招く可能性があります。

本記事では、設備監視の概要や目的、課題点、そして効果的な監視方法について詳しく解説します。

1. 設備監視とは

設備監視とは、施設や建物に設置されている様々な設備の稼働状況や性能を継続的に観察し、管理する活動のことです。具体的には、空調設備、電気設備、給排水設備、エレベーターなどの各種設備の動作状態、温度、圧力、消費電力などのパラメータを定期的にチェックし、正常に機能しているかを確認します。

設備監視の方法は、人による目視確認から自動化されたシステムによる監視まで、様々な手法があります。近年では、IoT技術の発展により、センサーやカメラを活用したリアルタイムモニタリングが可能になっています。これにより、異常の早期発見や予防保全が実現し、設備の長寿命化やコスト削減につながっています。

設備監視の目的

設備監視の主な目的は、設備の安定稼働の確保、予防保全の実現、エネルギー効率の最適化の3点に集約されます。

1．設備の安定稼働の確保
設備の異常や故障を早期に発見し、迅速に対応することで、設備の安定稼働を維持し、施設やサービスの継続的な運営が可能となります。

2．予防保全の実現
定期的な監視データの蓄積と分析により、設備の劣化傾向や故障の予兆を把握し、計画的な保守や部品交換が可能となり、突発的な故障を防ぐことができます。

3．エネルギー効率の最適化
さ設備の稼働状況や消費電力を監視することで、無駄な運転を削減し、エネルギー効率を向上させることができます。これは、コスト削減だけでなく、環境負荷の低減にも貢献します。

これらの目的を達成することで、施設の安全性と快適性を向上させ、利用者満足度の向上やコスト削減を実現することができます。

設備監視の作業例

設備監視では、様々な作業が日々行われています。例えば、機械室や電気室に設置されたアナログメーターの数値を目視で確認し、記録する作業があります。また、空調設備の効率的な運転のため、各エリアの温度と湿度データを収集し分析する作業も重要です。施設全体や主要設備ごとの電力使用量をモニタリングし、異常な消費パターンを検知することも設備監視の一環です。

エレベーターの運転状況確認も欠かせません。稼働回数、扉の開閉時間、待ち時間などを監視し、効率的な運用を図ります。給排水設備においては、配管システムの圧力を定期的に確認し、漏水や詰まりの早期発見に努めます。

これらの作業を通じて、設備の正常な稼働を確認するとともに、異常の兆候を早期に発見することができます。

2. 設備監視をアナログで行う際の課題点

設備監視をアナログ方式で行う場合、いくつかの課題が存在します。これらの課題は、効率的な設備管理を妨げ、結果として施設の運営に支障をきたす可能性があります。

作業員の業務負担

まず、作業員の業務負担が大きいことが挙げられます。定期的な巡回や目視確認、手作業でのデータ記録など、人的リソースへの依存度が高く、作業員の負担が増大します。

また、リアルタイム性の欠如も問題です。定期的な巡回では、異常の発生から発見までにタイムラグが生じ、迅速な対応が困難になります。監視システムを活用した遠隔監視の場合にはリアルタイムのモニタリングが可能ですが、アナログの場合にはそれができず、緊急時の対応に課題が残ります。

データ分析や傾向把握が困難

データの信頼性と分析の限界も課題となります。手動での記録は人為的ミスが避けられず、長期的なデータ分析や傾向把握が難しくなります。

設備管理における振動や温度等のデータ分析は、異常発生時への対応を目的とするだけではなく、データを蓄積することによる将来の事故や故障の予防への活用も目的です。予防保全ができないことは、アナログ監視の大きな課題です。

これらの課題は、コスト効率の悪さも引き起こします。人手に頼る監視は、長期的に見て人件費の増大につながり、コスト効率が悪化します。これらの課題を解決するためには、アナログからの脱却、つまり設備監視システムを導入し設備の稼働状況を「見える化」することが有効です。デジタル技術を活用し、リアルタイムでの状況把握や自動データ収集が可能となり、効率的かつ効果的な設備監視を実現できます。

3. 設備の稼働状況を「見える化」する方法

設備の稼働状況を「見える化」することで、アナログ監視の課題を解決し、効率的な設備管理が可能になります。以下に、主な「見える化」の方法を紹介します。

これらの方法を組み合わせることで、設備の稼働状況を多角的に「見える化」し、効率的な監視体制を構築することができます。

4. ファシリティマネジメントとは

ファシリティマネジメント（FM）は、企業や組織が保有する施設とそれに付随する設備、環境などを総合的に企画、管理、活用する経営活動を指します。単なる建物や設備の維持管理にとどまらず、経営戦略と連携した施設運用を目指す点が特徴です。

FMの主な目的には、コスト最適化、生産性向上、リスク管理、資産価値の維持・向上があります。施設の運用コストを削減し、効率的な資源配分を実現するとともに、快適で機能的な職場環境を整備し、従業員の生産性を高めます。また、施設に関わる様々なリスクを特定し、適切に管理することで、安全性を確保します。さらに、適切な維持管理により、施設の長寿命化と資産価値の維持を図ります。

FMの実践においては、設備監視が重要な役割を果たします。効果的な設備監視により、施設の安全性と快適性を確保しつつ、エネルギー効率の向上やコスト削減を実現することができます。

5. 設備稼働監視システムを有効活用するポイント

設備稼働監視システムを導入しても、それを効果的に活用しなければ、その価値を最大限に引き出すことはできません。システムを有効活用するためには、まずリアルタイムデータの活用が重要です。監視システムが収集するリアルタイムデータを積極的に活用することで、異常の早期発見だけでなく、設備の運転パターンの最適化や省エネ施策の立案にも役立てることができます。

次に、アラート設定の最適化が必要です。監視システムのアラート機能を適切に設定することが重要で、重要度に応じてアラートレベルを分け、誤報や見逃しを最小限に抑える工夫が必要です。データ分析の実施も欠かせません。蓄積されたデータを定期的に分析し、設備の劣化傾向や異常の予兆を把握することで、予防保全の実現や設備投資の最適化が可能になります。

また、マニュアルの整備と教育も重要です。監視システムの操作方法や異常時の対応手順をマニュアル化し、関係者への教育を徹底することで、迅速かつ適切な対応が可能になります。

異常検知メールの見落とし防止は「急コール」

最後に、担当者への連絡の効率化が重要です。異常を検知しても、担当者への連絡が遅れては効果が限定的になってしまいます。この課題を解決する有効な手段として、ワイドテックの「急コール」があります。「急コール」は、設備異常を示すメールを受信すると、自動的に担当者へ電話連絡を行うシステムです。

異常検知メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡します。 メールをいち早く気づくことにより、緊急時の初動対応を早めることができるだけではなく、異常検知メールの見落とし防止に効果的です。

昼夜を問わず、24時間365日で稼働しているシステムで異常が発生した時の対応には万全を期する必要があります。そのため施設や設備管理に限らず、急コールは

• IT・情報通信
• 運輸・物流・倉庫・貨物運送
• 建設・建設コンサルティング

様々な業界で豊富な導入実績があります。

6. まとめ

設備監視は、施設の安全性と効率的な運営を確保するために不可欠な活動です。アナログ方式での監視には多くの課題がありますが、デジタル技術を活用した「見える化」により、これらの課題を解決することができます。設備稼働監視システムの導入は、リアルタイムでの状況把握や予防保全の実現など、多くのメリットをもたらします。

しかし、システムの導入だけでなく、それを効果的に活用することが重要です。特に、異常検知時の迅速な対応は、システムの価値を最大化する上で欠かせません。この点で、ワイドテックの「急コール」は非常に有効なツールとなります。設備異常を自動で電話連絡することで、対応の遅延を防ぎ、被害を最小限に抑えることができます。

効果的な設備監視体制の構築は、施設の安全性向上、コスト削減、そして利用者満足度の向上につながります。本記事の情報を参考に、自社の設備監視体制を見直し、より効率的な施設運営を実現してください。設備監視の効率化を検討されている方は、ぜひ「急コール」の導入をご検討ください。

このページでは、メール通知に課題があり、その解決のために「急コール」をご導入いただいたお客様の声をご紹介します。

特定メールの受信を電話で通知する急コールの導入メリットは、「素早く・確実に・効率的に対応ができる」という点に集約されますが、お客様のニーズ（目的）は多様です。そこで、ユースケースとしても活用できるよう、お客様の声を集めました。急コール導入のご検討にお役立てください。

1. 24時間365日体制の監視システムで活用したい

監視システムと言えば、IT・情報通信産業におけるサーバーの状態やトラフィックの流れ、セキュリティ脅威などの監視システムをイメージする方も多いと思いますが、24時間365日体制の監視システムは、それ以外にも多くの業界で多様な用途で、それぞれ重要な役割を果たしています。

医療監視システム

病院や介護施設での患者の健康状態を24時間監視するシステム。重要な生命徴候や緊急事態が発生した場合に、迅速な対応が可能です。

エネルギー監視システム

電力供給網や再生可能エネルギーファームなど、エネルギー産業における施設を監視するシステム。エネルギーの生産、供給、消費の効率を最大化し、障害が発生した場合にはすぐに警告を発することができます。

医薬品保管庫の温度管理システム

医薬品やバイオロジカル製品は、品質維持のために特定の温度範囲内で保管する必要があります。冷凍庫内の温度を連続的に監視し、データを管理システムに送信することで、リアルタイムでの温度監視が可能となります。

交通管理・災害対策システム

都市部や高速道路の交通を管理するためのシステム。交通量、事故、道路の状態などを監視する交通インフラ整備だけではなく、道路の冠水や河川の氾濫を監視し災害対策に活かす社会インフラ整備のシステムもあります。

これら24時間365日体制で監視・管理を行うシステムでは、障害が発生した時に配信されるアラートメール（異常検知メール）に「いち早く」「確実に」気づき対応する必要があります。

急コールは、メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する、クラウドサービスです。アラートメールを解析し、担当者に自動架電を行うため、アラートメールの見落とし防止に効果的です。「一斉架電」「順次架電」と架電方法が選択できるだけではなく、呼出秒数を自由に設定できるため、初動対応を早めることも期待できます。

2. 見逃せない通知システムに確実に気づきたい

前述の24時間365日体制のシステム監視・管理でのニーズに近いものが「通知システムに確実に気づきたい」というものです。これはシステム監視・管理におけるアラートメール（異常検知メール）に限らず、例えば、お客様からのお問い合わせメールを営業活動のためにいち早く気づきたい、というニーズも含まれます。

急コール導入事例：株式会社湘南ゼミナール 様

Web問合せにメールだけでは気づかず、営業の機会損失につながっていましたが、急コール導入後は電話で確実かつ即時に対応することができるようになり、問合せから施設見学につながる割合が向上しました。
Webからの問い合わせ顧客に即対応！架電通知で確実かつスムーズな対応が可能に

対応可否の回答取得ができる急コール

また急コールは、架電された対応者が「簡単なボタン操作で対応可否の回答を送信する」ことができます。管理者は担当者からの回答をメール通知や管理画面から確認することができます。

アラートメールを自動で電話通知するだけではなく、対応可否の回答を受けることで管理者が状況把握できることも、確実な気づきと確実な対応につながっています。

3. 通知の方法を柔軟に選びたい

アラートメール（異常検知メール・通知メール）を受信したら、自動的に電話で音声案内を行うサービスは急コール以外にも複数あります。その中で、複数サービスを検討した上で急コールを選択いただいたお客様は、「通知方法が柔軟に選べることがメリット」とその理由を挙げられます。

一斉・順次、電話の架電方法が選べる

急コールの架電方法は2種類あります。

１．一斉架電…予め登録された担当者へ「一斉に」架電を行います。
２．順次架電…予め登録された担当者へ「順番に」架電を行います。

一斉架電は「いち早く気づく」ことを重視するお客様にお勧めしています。一斉架電の標準の回答方法は、最初に繋がった1名から回答を取得する「一人回答」ですが、オプションで全員から回答を得る「全員回答」も選択できます。
順次架電は「確実に気づく」ことを重視するお客様にお勧めしています。

呼出秒数が自由に設定できる

他にはない急コール独自の特長が、順次架電時の呼出秒数を10秒～30秒から自由に設定できることです。「対応可」の回答がなければ、最速10秒で直ちに次の担当者に架電しますので、緊急時に対応可能な担当者に早くつながります。

メール通知で対応状況を「全員が」把握できる

急コールから管理者に送信するメール通知は2種類あります。

１）受付メール・・・架電対象メールを受信時、受付日時、メール件名、本文が記載された受付メールを自動送信
２）架電処理結果メール・・・管理者向けに受付メールの架電処理結果を自動送信

管理者として登録するメールアドレスに、架電先担当者のメールアドレスやメーリングリストを設定することにより、管理者だけではなく担当者間でも「誰が対応可能と回答したのか」を全員で共有することができます。これも急コールの独自機能の一つです。

SMSでの通知ができる

管理者向け急コールの受付メール、架電処理結果メールをSMSでも送信できます。受付メールは、標準で架電先担当者にもSMS送信ができます。

SMSの開封率は99%（※）と他のコミュニケーション手段と比べて高いことは、情報を取得する手段としてSMSが活用できる証左です。急コールでも、管理者の状況把握を確実にするためにSMS通知が活用されています。
（※出典：デロイトミック「ミックITレポート2022年10月号：A2P-SMSの配信数と売上高の現状(38.9億通207.6億円)と中期予測」）

4. 多様な監視対象

冒頭でご紹介した通り、急コールは様々な業種・業界のお客様に多様な用途でご活用いただいています。
急コールのサービス内容が「メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する」という非常にシンプルであるからこそ、「メールを使用する」ことを条件としたあらゆるシステムに活用いただけます。

多様な監視対象に対応できること、IT・情報通信、運輸・物流・倉庫運送、建設、自治体、教育、施設・設備、エネルギーなど、業種問わず様々なお客様にご活用いただけることも、お客様から好評の声をいただく理由の一つです。

5. 自動化で業務効率を上げたい

これまでご紹介してきたお客様の課題は、アラートメール（異常検知メール）に「早く・確実に気づく」ことでしたが、それに加えて「業務効率を上げる」をキーワードに急コールを導入いただいているお客様もいらっしゃいます。

お客様の声にあるように「手動での対応作業を減らす」ことによる人的リソースの削減が、結果的に業務効率の向上につながるケースに加え、RPA等、既存システムの自動化対応のために急コールによる自動電話通報が必要になったケースもあります。

以下にお客様事例をご紹介します。

急コール導入事例：株式会社学研ロジスティクス 様

夜間は入出庫を行わず、外部業者に委託してバックヤード業務に専念していましたが、省人化によるコスト削減を目的にRPAを導入。これに伴い、夜間業務が自動化され無人となり、人による監視の目がなくなりました。

これまではサーバーのエラー等が発生しても、誰かが異常に気づくことができ、その都度システム担当者に電話をかけることで復旧対応をしてきました。しかしRPAへの切り替え後は、異常を知らせる通知メールの配信はできても、電話まではできません。

そこで、エラーメールを受信すると同時に、自動的に電話を鳴らしてくれる架電システムである「急コール」を採用する運びとなりました。
「急コール」の強力バックアップでRPA業務が“100％”に近づく

6. 夜間・休日も迅速に対応したい

24時間365日体制のシステム監視において、アラートメール（異常検知メール）が発報されたら電話通知し、担当者による素早く・確実な対応を促進する、という用途は、急コールの得意とするところです。
逆に、「夜間や休日のみ」といったニーズにも応えることができるのが急コールの特長です。

平日夜間と休日（土日祝）だけ電話通知

急コールは2シフト利用いただけます。夜間や休日のみ電話通知する場合には、以下のようにシフトをご活用ください。
１シフト・・・平日日中（架電しない設定を行う）
２シフト・・・平日夜間・休日

なお、特定の日時を指定して電話通知を中断したい場合には、オプション機能である「架電中断予約」をお勧めいたします。

7. 特定状況へ対応したい

急コールのサービス内容は、「メールの件名と本文をチェックし、特定のメールだけを電話の音声ガイダンスで連絡する」という非常にシンプルなものです。ですので、医療や金融などで使用されているユニークな基幹システムであっても、「メールを使用している」状況であれば急コールをご活用いただけます。

医療関連企業での活用事例をご紹介します。

急コール導入事例：株式会社STERS 様

夜間に特化した救急時の遠隔即時コンサルテーションを行う企業が、医療機関と国内外の放射線科医を結ぶ遠隔医療システムを活用。夜間救急時の対応に急コールを導入いただきました。電話が鳴るまでは「確実に休める」ため、働く方の負荷軽減にも効果を感じていただけました。
即時性と確実性が上がり、遠隔医療を行う医師の働き方改善に貢献

8. その他

最後に、プラスαとして届くお客様の声として「外部ツールとの連携」をご紹介します。

急コールは、他のシステムとの連携が可能です。農業IoTデバイス、工場排水施設の監視システムなどの連携実績があります。

連携したいシステムにメールを送信する機能があれば、システムのメール送信先に、急コールの受信用メールアドレスをはじめ、いくつかの項目を設定いただければ実現できます。以下のページでは、サーバーやネットワークの監視、アプリケーションを集中監視する総合システム監視ソフトウェア「Zabbix」の設定方法についてご紹介しています。あわせてご参考ください。
Zabbixのアラートメール通知の設定方法｜飛ばない原因や見落とし対策は？

メール通知に課題があり、その解決のために「急コール」をご導入いただいたお客様の声をご紹介いたしました。

特定メールの受信を電話で通知する急コールの導入メリットは、「素早く・確実に・効率的に対応ができる」という点に集約されますが、お客様のニーズ（目的）は多様です。見逃し防止などアラートメールに関わる課題をお持ちの方はぜひ、急コールをご検討ください。無料のトライアルもご案内しております。

お問い合わせ・無料トライアルからアカウント開設まで

近年の保育園・幼稚園バスにおける置き去り事故について、ニュースなどで目にしたことがある方も多いでしょう。バスの置き去り事故を防ぐためには、人数確認に加えて見落とし対策ができるツールの活用などが不可欠です。

そこで今回は、バスでの置き去り事故の要因を詳しく解説したうえで、悲惨な事故を未然に防ぐための有用な対策についてもご紹介します。保育園・幼稚園にお勤めの方や事業主の方はもちろん、保育園・幼稚園に我が子を通わせる保護者にとっても重要な内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

1. 保育園・幼稚園バスの置き去り事故対策は必須

記憶に新しい置き去り事故の事例として、直近の2つの事故をご紹介します。

2021年7月、福岡県中間市では、保育園の送迎バス内に当時５歳の園児が取り残され、熱中症で死亡した事件がありました。この事件の裁判の主な争点としては、保育園側の安全管理注意義務が挙げられています。母親側の主張では、確認が不十分なままドアを施錠したとして園側の過失が指摘されていました。

また、2022年9月には静岡県の認定こども園において、女児の通園バス置き去り事故が発生しました。同年12月には元園長ら４人が業務上過失致死の疑いで書類送検されています。

どちらのケースにおいても、園児を預かる施設側の管理責任が重要なポイントとなっており、痛ましい事故をこれ以上引き起こさないためにも、施設での対策は急務となっています。

2. 政府の緊急対策「こどものバス送迎・安全徹底プラン」について

度重なる送迎バスの置き去り事故発生を受け、2022年10月、この深刻な問題に対処すべく、政府は緊急対策として「こどものバス送迎・安全徹底プラン」を発表し、こどもの安全を最優先事項として位置づけました。緊急対策は以下のような内容となっています。

緊急対策の概要

引用：文部科学省｜こどものバス送迎・安全徹底プラン〜バス送迎に当たっての安全管理の徹底に関する緊急対策〜

いずれのポイントも、直近の事故を受け問題となっていた点を基に、バスの乗降時の所在確認や安全装置の導入などを義務付けたものとなっています。施設ごとに政府のガイドラインやマニュアルに準拠した対策を、策定・実践することが重要です。

3. 送迎バスでの園児の置き去り事故が起きる原因

なぜ園児送迎バスでの置き去り事故は発生してしまうのでしょうか。最近の事例から推測される主な原因は、以下の3つです。

• 降車時の人数確認の漏れ
• 降車後の車内点検の漏れ
• 登園後の出欠確認の漏れ

一つずつ解説します。

降車時の車内確認の漏れ

送迎バスではこどもをバスから降ろした際に、運転手や乗務員が車内に残っているこどもがいないか点検し、園では降りたこどもの人数を把握します。

置き去りが発生してしまう要因は様々ですが、乗車時と降車時に人数を把握していなかったり、点呼をしていなかったり、そもそも必須業務として降車時の車内確認を実施していなかったりといったことが挙げられます。

特に外部からの派遣人員などが乗務を担当する場合は、人数の確認漏れが起こりやすく、注意が必要でしょう。

降車後の車内点検の漏れ

園児が降車した後の車内点検も、置き去り事故の防止は不可欠といえます。

幼児・園児はからだが小さく、運転席側からの確認だけでは見落としてしまうことがあります。多くの幼稚園や保育園では降車時に車内点検を行い、バス内の死角の確認を実施していますが、もし降車時の車内点検が漏れていると、置き去り事故に直結してしまうことになります。

登園後の出欠確認の漏れ

保育園や幼稚園では通常、登降園管理システムや出欠確認などで園児の登園状況を確認します。万が一、降車時の点検漏れにより置き去りが発生してしまった場合でも、出欠確認を徹底することで早期に発覚・対処が可能になります。

もし登園後の出欠確認が行われず、保護者へ連絡が取られていなかったとしたら、置き去りの危険に気づかない可能性が高まります。迅速な対応を可能にし、置き去り事故を未然に防ぐためにも、登園時の確認を徹底するのが大切です。

4. 送迎バスの置き去り事故を防止するための対策

保育園や幼稚園の送迎バスでの置き去り事故を防止するための対策として、次のいくつかの方法が挙げられます。

• 乗降時の人数確認の徹底
• 降車後すぐの車内点検の実施
• 欠席連絡がない場合の保護者への確認
• 万が一の事態に備えた訓練の実施

乗降時の人数確認の徹底

乗降時の人数確認は、置き去り事故を迅速に察知するために不可欠です。人数確認といっても、ただ呼びかけるだけでは実効性に欠ける場合もあります。

具体的には、日々の義務である日報に乗降人数を記録する仕組みを作るなど、人数確認を組み込んだ業務プロセスを構築するのが効果的でしょう。これにより早い段階で人数確認の見落としに気づき、車内点検や保護者への通報などの次の段階の対応を迅速に行えます。

降車後すぐの車内点検の実施

園児の降車後に車内点検をすぐに行うことも、重要なポイントです。特に幼稚園バスでは登園から降園までの間バスを使わないことが多く、一度見落としてしまうと長時間の置き去りのリスクが高まります。

そのため、車内点検と清掃を同時に行うことで、より細やかな点検が可能となります。降車後に速やかに車内点検を行えば、置き去り事故のリスク軽減、ひいてはこどもたちの安全確保に繋がるでしょう。

欠席連絡がない場合の保護者への確認

保護者の方へのタイムリーな連絡も、有効な対策の一つになります。保護者側の都合によっては、多忙な日々の中で欠席の連絡を忘れてしまうケースもあるかもしれません。

しかし、バスの中に置き去りにされていたにもかかわらず、園側が「多忙による連絡漏れだろう」という思い込みで確認をしなかったために事故に繋がったというケースもありました。保護者側から欠席の連絡がきていないにも関わらず園児が登園していない場合は、保護者へ必ず連絡を実施するべきです。

万が一の事態に備えた訓練の実施

たとえ万全の対策を講じていたとしても、万が一の可能性はぬぐい切れません。そのため、こどもがクラクションを鳴らす訓練を定期的に実施することが大切です。

「万が一のときはクラクションを鳴らす」をこどもたちにルール化して周知しておくことで、周囲に助けを求められます。また、クラクションを鳴らすには大人でも力が必要なため、こどもの力でも鳴らすことができるように練習させておくことも欠かせません。

5. 2023年4月から安全装置の設置が義務化

2023年4月から、置き去り防止のための安全装置の設置が義務化しました。以下では対象施設の種類をご紹介します。

安全装置義務化の対象施設

参照：文部科学省｜こどものバス送迎・安全徹底プラン〜バス送迎に当たっての安全管理の徹底に関する緊急対策〜

なお、設置義務については2023年4月から1年間の経過措置が設けられているため、もし未設置であれば早急に安全装置の情報収集、設置を進める必要があるでしょう。

6. 国土交通省認定の安全装置のガイドライン

国土交通省が認定する安全装置には、以下の種類があります。

安全装置の種類

参照：国土交通省｜送迎用バスの置き去り防止を支援する安全装置のガイドライン

また、国土交通省のガイドラインにより、それぞれの装置には最低限の要件が定められています。これらの装置は置き去り事故を防ぐために設計されているため、装置の品質と性能を担保し、信頼性を高める意味でも認定を受けている装置を選ぶことが大切です。

認定を受けている安全装置は、以下のこども家庭庁のウェブサイトで確認できます。

こども家庭庁｜送迎用バスの置き去り防止を支援する安全装置リスト

降車時確認式の装置の要件

降車時確認式の装置は、運転手や乗務員がこどもの降車後に確認を実施するよう促す方式の装置です。最低限の要件は以下になっています。

運転手がエンジンを停止した後に必ず車内後方の停止ボタンを押さなければ警報が止まらない、という仕組みを要件にしています。

一定時間警報が止まらなかった場合は、車外への発報も要件として盛り込まれているため、万が一警報を解除しなかった場合でもスピーカーなどで第三者に危険を知らせ、二重に防止策としての機能が期待できます。

自動検知式の装置の要件

自動検知式の装置は降車時確認式と異なり、搭載されたセンサーによって車内が自動で確認される装置です。要件は以下の通りになっています。

自動検知式の装置の要件

エンジン停止を起点とする、という点では降車時確認式と同様ですが、自動検知式の場合は停止後一定時間が経過すると、センサーが自動で社内確認を実施します。そして動きなどでこどもを検知すると外部にスピーカーや乗務員へのメール通知などで発報し、置き去りを未然に防ぐ仕組みになっています。

あくまで機械によるセンサー確認になりますので、人の手で必ず車内確認を実施して自動検知式の装置は補助的な役割で活用する、という意識は常に持っておく必要があるでしょう。

両装置に共通する要件

降車時確認式と自動検知式、両方に共通する要件もあります。

両装置に共通する要件

①については、エンジン停止後15分以内に必ず車外へ警報を発出する仕組みを必須とするものです。

また、②では車両の下部等に設置することは基本的にNGです。必ずこどもの手が届かない、車両の上部に設置するようガイドラインに記載されていますので、取り付けなどの際は注意しましょう。

7. 安全装置の導入で受けられる補助金

前述した通り、政府の「こどものバス送迎・安全徹底プラン」の緊急対策の一つである「こどもの安心・安全対策支援パッケージ」として、ガイドラインに適合した安全装置を導入する場合には、国からの定額補助があります。

安全装置の設置が義務化された施設か・そうでない施設か、また安全装置の使用に関するガイドラインに適合した製品かどうか、などの要件によって補助額に変動があります。

保育園や認定こども園などの装置設置が義務化された施設では17万5000万円、そうでない施設の場合は、ガイドラインに準拠した製品を購入することで、8万8000円の補助金を受け取ることができます。

8. おすすめの安全装置は「メール通知」機能付きのシステム

置き去り防止のための安全装置における大切な要件は、置き去りにされたこどもを検知したときにブザーを発報し、外部に知らせるという機能を満たしていることです。

安全装置は様々な種類がありますが、その中でも特におすすめなのは、危険を検知した際の外部への通報機能が充実したものです。送迎バスの駐車場と保育スペースに距離があるなどの理由で、停車後に送迎バスから大人が離れてしまう場合、ブザータイプの外部通知システムでは置き去りにいち早く気づくことができない危険性があります。

たとえば、メール通知やスマートフォンへの連携の機能を搭載した装置であれば、置き去り発生時の警報を乗務員や運転手のスマートフォン宛にアラートメールを送信できます。通知を受け取れば万が一の場合に送迎バスの近くにいなくても、迅速に事態を把握、対処することが可能です。

9. 「急コール」との連携で電話通知も！見逃しを徹底防止

メール通知の機能が付いた安全装置を導入する場合、通知がくる仕組みを構築することも大切ですが、届いたメールの見逃しを防ぐことも同じくらい重要です。ここでは、緊急性の高いメールの見逃しを防ぐことができるサービスとして、「急コール」を紹介いたします。

「急コール」はワイドテックのクラウドサービスで、特定のメール受信を担当者へ自動で電話通知できるサービスです。

メールの件名、本文を解析し、特定のメールだけを必要なときにタイムリーに自動連絡する当システムですが、先に述べた置き去り防止の安全装置におけるメール通知システムとの連携が可能です。

たとえば置き去り防止安全装置の警報システム要件を満たし、メール通知が遠隔地の担当者に届いた際に、最短15秒以内に電話通知を実施。見落としのリスクを極限まで下げつつ、迅速な二次対応が可能になるのです。

また、「急コール」はクラウドサービスのためサーバーや電話機、専用の機器などの導入が不要で、初期費用を抑えながらすぐにシステムを構築することができます。

安全装置と組み合わせることで、見落としの危険性をカバーしながら理想的な形で置き去り防止の仕組みを実現できるため、業界から注目を集めているサービスです。

10. まとめ

本記事では保育園・幼稚園における置き去り事故防止の重要性から政府のガイドライン、安全装置とメール見逃し防止システム「急コール」についてご紹介しました。

「急コール」を導入することでメールを受信してから最短15秒で登録済みの担当者に自動的に電話通報を行えるため、速やかで正確な対応が期待できます。置き去り防止装置のご導入を検討しており、自動電話通報に興味をお持ちであれば「急コール」の導入をご検討ください。

本ページでは、昨今非常に多くのお問い合わせをいただく、「温度監視」と「急コール」との連動について、一般情報とお客様からいただくフィードバックを集約し、お役立ちコラムとしてまとめています。

「温度監視」と「急コール」、この両者は連動することによって、高いパフォーマンスを発揮します。どんな業界や職業で役立つのか、どんな利点があるのか、そして「温度監視」と切り離すことのできない品質管理や安全管理にどのような影響があるのかを見ていきましょう。

1. 温度監視の重要性

温度監視は、さまざまな業界で大切な役割を果たしています。例えば、食品製造業や医薬品製造業、半導体製造業、化学工業、冷凍・冷蔵倉庫業などです。これらの業界では、品質や安全を守るために、厳しい温度管理が必要です。他にも、空調設備業、病院・医療機関、研究所・実験室、飲食業、農業、養殖業、酒造業、石油・ガス産業、データセンター運営、電力・エネルギー業、自動車製造業、航空宇宙産業、鉄道車両メンテナンス、冷蔵・冷凍輸送業、環境監視・測定業など、様々な業種・業界で重要視される「温度監視」は、非常に重要な事項といえるでしょう。

更に「医薬品の適正流通」と定義されるGDP（Good Distribution Practice）や、「食品製造工程の危害分析重要管理点」と定義されるHACCP（Hazard Analysisand Critical Control Point）、という観点から見ても、昨今の温度監視の重要性は増すばかりとなっています。
これらの規制や基準は、製品の品質や安全性を確保するために設定されており、温度管理はその中心的な役割を担っています。

2. 温度監視アラートが電話で音声通知されるメリットとは？

監視業務での重要事項通知を含め、温度監視アラートを電話通知する利点は、数多く存在します。
まず、電話の特性として、対応者はリアルタイムで対応を行う、ということが挙げられます。そのため問題が起こった時に対応者はリアルタイムで知ることができ、タイムラグが発生しません。これによって、重要なアラートに対し最短時間での対処ができるようになります。

次に電話の通知は、メールやアプリの通知とは違って、応答されるまで継続することができるため、もれなく伝えることが期待できます。また、様々な担当者などの連絡先に知らせることができるため、もし責任者が対応できない場合でも、他の担当者が対応できるようになります。この特性により、通知に気づかずに対応が遅れることや、誰も対応しないまま対応が漏れてしまう、ということが回避できるのです。

加えて電話での通知は、PCの前にいなくてもすぐに知ることができるため、テレワークなど、遠隔地での監視業務をも可能にします。

更に、急コールは「対象メールのフィルタリング」機能があるため、大量のアラートメールが発報されるような環境下においても、予め設定した「重要なメール」のみを架電通知します。したがって、メール選別のタイムロスもなく、間違えて不要なメールを通知する心配もありません。

3. 温度監視の品質を高める「急コール」

薬品系の温度監視業務など、コンマ何度の温度変化も許されないような監視業務では、そのわずかな変化をいかに早くキャッチするかがとても重要な事項です。そのような監視業務でも、早期対応の1ツールとして、また万一の認識モレを防ぐ保険的な機能として、「急コール」をご利用いただくことで、温度監視業務の運用品質向上に寄与します。

また、夜間・休日の温度監視業務等、重要性の高い業務ながら、限られた人員での対応が必要な場合、24/365の監視体制を取ることが難しい場合、等においても、急コールの「アラートの電話通知」+「遠隔監視対応可能」といった特性を活用することによって、最大限のパフォーマンスを発揮します。

このような背景から、「温度監視」と「急コール」の連動は、業務効率化だけでなく、規制や法令の遵守という点でも価値を高めています。

■特定メールの受信を電話で通知する「急コール」とは？

急コールは「特定のメールを受信すると担当者に自動で電話通知する」クラウドサービスで、サーバー監視のアラートを通知することを目的として企画・開発・販売され、現在ではメール発報を伴うあらゆる監視業務でご利用いただいています。
また、サービス利用継続率は94.8％（当社調べ）となっており、ご利用いただいているお客様からの高い信頼と評価をいただいております。

サーバーやネットワークの監視、アプリケーションを集中監視する総合システム監視ソフトウェアであるZabbix。不具合発生時には、アラートをメールによって通知するのが一般的です。しかし、メールでの障害通知には、運用・保守担当者が気づかないという問題があります。この記事では、Zabbixによるアラートメール通知に気づきやすい設定方法について分かりやすく解説します。

1. Zabbixのアラートをメール通知に設定する方法

Zabbixの利用においては、アラートをメール通知に設定するのが一般的です。アラートの発砲をメール通知にするためには、Zabbixマネージャーのコンソールから設定を行います。

Zabbixマネージャーのコンソールから、下記の手順で設定を行います。

それぞれの手順について詳しく見ていきましょう。

1. メディアタイプで「メール」を選択する

メディアタイプで「メール」を選択します。

【操作方法】
「管理」＞「メディアタイプ」＞「Email(HTML)」

2. SMTPサーバーやアカウント情報を設定する

メールの送信に必要な項目をそれぞれ入力します。有効なSMTPサーバーとアカウント情報の入力を行い、最後に「更新」ボタンを押してください。

3. 送信先アドレスを入力してテストを実行する

「送信先」にメールアドレスを入力し、「テスト」ボタンを押します。

4. テストメールの受信を確認する

テストメールが届いていることを確認します。

5. メール設定をユーザー（管理者）に紐づけする

メールの設定を、ユーザー「管理者」に紐づけします。

【操作方法】
「管理」＞「ユーザー」＞「Admin」

「メディア」＞「追加」より、メディアタイプのプルダウンから（1. メディアタイプで「メール」を選択する）で設定した「Email(HTML)」を選択します。

「送信先」に、アラート通知を受信するメールアドレスを設定し「追加」ボタンを押下します。

画面が変更されたら「更新」をクリックします。
デフォルトではAdminに設定されていますが、個別でユーザーを作成することも可能です。

2. Zabbixのアラートメールが送信されるか確認する方法

メール通知の設定完了後、障害が発生した際、実際にメール通知が行われるかどうかテストを実施します。通知テストのためには、意図的に障害を発生させなければなりません。

意図的に障害を発生させるための方法として、監視対象のサーバーでCPUの使用率を100%にすることが挙げられます。障害を発生させた後、メール通知によるアラート発砲が確認できていれば、アラートメールの設定は完了です。

3. Zabbixのアラートメールが飛ばないときによくある原因

意図的に障害を発生させても、Zabbixがアラートメールを送信できていない場合は、以下の原因が考えられます。

それぞれの対策について見てきましょう。

■対応①：障害発生時のアクションの設定を確認する
障害発生時に、何を実施するか設定します。

「設定」＞「アクション」から設定画面を表示し、以下についてチェックします。

この設定は、一見全ての障害でアラートを飛ばすように思えるかもしれませんが、実際はユーザーの通知設定によって必要な障害レベルを限定できます。

■対応②：通知メディアを指定する
どの手段で障害を通知して欲しいか設定します。

【操作方法】
「管理」＞「ユーザー」＞「ユーザーを選択」＞「メディア」をクリックします。

「有効な時間帯」の、1-7,00:00-24:00という記載は、24 時間365日という意味です。

「指定した深刻度の時に使用」のチェックボックスでは、通知が欲しい深刻度をそれぞれ指定できます。

この設定で、チェックボックスがひとつも指定されてない場合、アクションログにはエラー表示である「！」マークが表示されます。

4. Zabbixのアラートメールの見落としを防ぐための対策

Zabbixからアラートメールが問題なく送信されていても、デフォルトでのメールの内容はシンプルなため、ユーザーがアラートに気付きづらいという問題が発生することが少なくありません。アラートメールの見落としを防ぐためには、以下のような対策方法があります。

それぞれの対策方法について解説します。

メール内容を目立つようにカスタマイズする

Zabbixのアラートメールは、件名や本文をカスタマイズできるため、以下のように工夫することでメールに気づきやすくなります。

件名で障害発生が分かるように設定する

「管理」＞「メディアタイプ」＞「Email(HTML)」より、「メッセージテンプレート」タブを開きます。
続いて、「障害」のアクション「変更」を押下します。

障害が発生したことを分かりやすくするため、件名に「障害が発生しました」と記入します。

本文の冒頭に色づけした見出しを入れる

本文の冒頭に色づけした見出しを入れるため、「メッセージ」の最上段に以下のように記載します。

<h2 style=”colored”>障害が発生しました</h2><br>

「更新」をクリックし、元の画面に戻った後、さらに「更新」をクリックして設定は完了です。

見出しで障害が発生したホストがわかるようにする

見出しで障害が発生したホストがわかるように設定します。

<b>Host IP:</b>{HOST.IP}<br>

障害テストメールで、メールの内容を確認する

設定完了後、実際の画面を確認するため再度意図的に障害を発生させ、障害メールを確認します。

このように、赤い太字で「障害発生」の本文が目立つようになりました。

特定のメール受信を知らせるサービスを活用する

Zabbixを始めとするシステム監視ツールのアラートメールは、特定のメール受信を電話で知らせるサービスがあります。

メールでは、他の業務メールに埋もれてしまう可能性があり、そもそもメールを受信しているのに気づけないケースがあります。そのような課題を解決するために、障害アラートメールだけを検知して、電話で知らせるサービスがあります。

メールは、受信に気づくまでに時間がかかりますが、電話であれば障害発生からすぐに気づけるため、初動が早くなることで障害復旧までの時間短縮に役立ちます。

5. 必要なアラートのみを注視可能なフィルタリング機能

Zabbixには「フィルタリング機能」があり、監視対象の情報を絞り込んで表示することが可能です。デフォルトの設定では、監視しなくてもよいアラートまでメールで通知されるケースもあります。

検知したイベント（トリガー）ごとに重大度カスタマイズすることで、必要なアラートにのみ注視できるようになります。

またZabbixでは、他にも以下のようなカスタマイズが可能です。

■設定方法

「管理」＞「一般」＞「トリガー表示オプション」

6. アラートメールの見落とし対策には「急コール」がおすすめ

アラートメールの見落とし対策には、ワイドテックのクラウドサービス「急コール」の活用をおすすめします。急コールとは、メールの件名と本文を自動でチェックすることで、特定のメールだけを音声によって電話通知するクラウドサービスです。

24時間365日の監視システムは、異常を検知するとメールでアラートを通知しますが、メールだけでは保守担当者が見落すリスクがあります。Zabbixを始めとした監視システムのアラートメールの見落とし対策として、電話による通知が可能な「急コール」がおすすめです。

「急コール」は、株式会社学研ロジスティクス 様や株式会社JTBグローバルアシスタンス 様を始めとする多くのお客様に、ご活用いただいている、「重要なメールの気づきを早め、確実に伝えるソリューション」です。

また、「急コール」を開発した株式会社ワイドテックは、Zabbixと認定パートナー契約を締結し、Zabbix運用にお役立ていただける別製品、ITインフラ運用自動化ソリューション「POLESTAR Automation」および、ITインフラ運用サポートサービス「ITインフラ運用DX支援サービス」も展開しております。

POLESTAR Automationは、サーバー・ネットワーク機器の運用管理作業を自動化する「ITインフラ運用自動化ソリューション」で、運用管理作業の自動化により、ヒューマンエラーの低減に役立てられます。また、作業内容が標準化されることで、属人性の排除・人件費の削減へとつなげることが可能です。

両製品につきましては、インターネットテクノロジーのイベント「Interop Tokyo 2023」にて、Zabbix社ブース内での出展を行いました。
会期中は、たいへん多くのお客様にご来場いただきまして、誠にありがとうございました。

7. まとめ

Zabbixのアラート通知メールは、保守担当者がアラートの発生を見落とさないよう設定が可能です。障害が発生したホスト名の本文への記載や文字を赤字や太字にすることで、一目でどの機器の障害が発生したか分かりやすいように設定できます。

また、ワイドテックの「急コール」と併用することで、見落としがちな障害アラートメールに気づくことが可能です。急コールは、Zabbixからのアラートメールの件名と本文を確認し、特定のメールのみを自動音声により担当者へ電話でお知らせします。

コールセンターにおけるメール対応では、「返信が遅れる」「返信漏れがある」といった問題が発生しやすいとされています。そのため、メール対応ミスによる顧客満足度の低下に危惧を感じている管理者も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、コールセンターにおけるスピード対応にスポットを当て、メール対応の課題解決方法を紹介します。

後半部分では、メールを受けると担当者へ架電、コールセンターの担当者が顧客へ電話連絡する「急コール」というソリューションも紹介しております。このサービスを導入すれば、「返信が遅れる」「返信漏れがある」といった問題を防げる可能性は高まるので、一度チェックしてみてください。

1. コールセンターにおけるメール対応の重要性

コールセンターでは、電話対応だけでなくメール対応も重要性を増すようになりました。メール対応が注目されるようになった理由としては、インターネットの社会インフラ化に加えて広くモバイルが普及したことによって、いつでもどこでも場所や時間を問わずに、問い合わせを行えるようになったことが挙げられます。

とはいえ、「即時対応」という側面を重視する企業では、昨今では問い合わせメールに対し、メールで返信するのではなく、担当者がメールの送り主に直接電話して対応するケースも増えてきているようです。
コールセンターでメール対応の仕組み作りや品質向上に取り組み、問い合わせへの対応品質を高めておけば、顧客満足度の上昇にも繋がります。

2. コールセンターのメール対応に関する課題点

コールセンターで発生するメール対応の問題は多種多様です。例えば、メール対応の遅れや対応漏れ、対応の重複、といったケースが挙げられます。いずれも顧客の信用を損ないかねないため、あらかじめ問題を把握する必要があるでしょう。ここでは具体的な課題点を紹介しますので、問題発生を防ぐための参考にしてください。

メールの対応が遅れる

大量のメールに追われたりして対応が遅れることがあります。リアルタイムでのやり取りに慣れている顧客は、少しでも対応が遅れれば企業に対して不満を感じる可能性があります。顧客満足度を上げるためにも、スムーズな対応が求められるでしょう。

メールの対応漏れが起こる

1日に送られるメール量とスタッフ数のバランスが取れていないと、全てのメールに対応しきれず対応漏れが起きる場合があります。管理体制が整っていなければ、顧客から「反応がない」「連絡が遅い」などという問い合わせが来て初めて対応漏れを把握することもあるでしょう。企業の信頼を下げる要因に繋がるため注意が必要です。

こうしたミスは、スタッフ数の不足や対応状況の管理不足から起きると考えられます。スタッフの配置を見直し、余裕を持ってメール対応ができる環境を作るのがおすすめです。また、対応履歴の確認・共有フローを作り、抜け漏れのない管理体制を構築することも意識してみてください。

別のスタッフが重複して対応する

メールの管理体制が構築されていないと、既に対応したメールに別のスタッフが重複して対応する事態も起きやすくなります。対応したメールと未対応のメールの区分けができていないため、こういったミスが発生すると考えられるでしょう。異なる内容の対応は顧客の混乱を招き、トラブルに発展するリスクがあります。

ミスを防ぐには、メール内容に応じた担当者の振り分けを行うのも1つの方法です。あらかじめ担当者が決まっていれば、他のスタッフが間違えて重複メールを送る事態を回避できます。

常に監視していなければならない問い合わせメールへの対応スピードは、企業の信頼性を高める大切な要素のひとつ。顧客満足度を上げるにはメールの着信を常に監視、チェックする必要があります。そのためメールチェックだけのためにスタッフを用意しなければならず、人件費の高騰、業務効率の低下を招いてしまうのです。

3. コールセンターにおけるメールの応対品質を上げるコツ

コールセンターでは、メール対応の早さや正確さだけでなく、品質を維持することも重要です。メール応対における品質とは「顧客のニーズを捉えて解決に導ける」「顧客への共感性を持っている」「過不足のない情報を伝えられている」といったことが挙げられます。

コールセンターに勤めるスタッフの中には、応対に慣れている人もいれば、どのように応対すべきか理解しきれていない人もいるため、応対品質に差が出ることも少なくありません。応対品質を均一に上げるには、管理者やマネージャーによる取り組みが不可欠です。そこで、ここからは応対品質を上げるコツを紹介します。

メールのチェック体制を強化する

オペレーター同士や管理者によるチェック体制の強化も、応対品質向上に有効な手段です。例えば、オペレーターのリーダーや管理者から定期的にメール内容のダブルチェックを受け、アドバイスをもらうようにすると今後の品質向上に役立つでしょう。

また対応の電話連絡を録音するなどして、同様に上長のチェックを受け、品質を向上させる方法もあります。

チェック体制を強化するには、ツールを用いたダブルチェック体制の構築もおすすめです。ミスがあったらエラーのポップアップ画面が現れるなど、ツールによる自動チェックを整えることでヒューマンエラーを減らしやすくなります。

オペレーター向けの研修を実施する

オペレーター向けの研修は、実践的なメール対応力をつけるのに役立ちます。入社したてのスタッフはもちろんのこと、長期間業務にあたっているスタッフも定期的に研修を受けることで応対品質の低下を防げるでしょう。

オペレーター向け研修を実施する際には、社員研修ポータルサイト経由でプロの講師に依頼したり、研修に特化したコンサルティング会社に任せたりといった方法があります。また、基礎知識を学べる座学研修や基礎知識を実践できるロールプレイング研修など、研修にも複数の種類があるため、スタッフに合わせた方法を取り入れることも意識してみてください。

4. コールセンターのメール対応に「急コール」を活用できる理由

ここまで、メール対応の課題と解決策を説明してきましたが、じつはメールが届いたことを、自動で電話通知するサービスがあるのをご存知でしょうか？ここで紹介する、ワイドテックのコールセンター向けクラウドサービス「急コール」は、コールセンターのメール対応における下記の課題解決に役立ちます。

「急コール」で解決できるメール対応の課題

「急コール」とは、特定のメールを受信すると担当者に自動で電話通知を行うクラウドサービスです。例えば、指定のキーワードを含むメールを受信した際には、優先順位に応じて指定担当者へ電話をかけ、電話を受けた担当者はボタンプッシュで対応可否の回答ができます。

電話通知で担当者が決まれば、トラブルの初動対応が遅れたり、対応漏れが起きたりといった事態を防げるでしょう。あらかじめ担当者が指定されているため、別のスタッフが重複して対応する事態も回避できます。

また、指定担当者が対応不可の場合は、2番目3番目に指定された他の指定担当者に転送されるため、チーム体制で対応できるのも「急コール」の特徴です。1人だけに負担が偏るのではなく、チームワークの中で対応できるため精神的負担が減り、管理者のストレス軽減にも役立ちます。

上記の課題が解決されてメール対応の仕組みが整えば、余裕のある対応が可能となるのが嬉しいポイントです。また、管理者は対応状況をメール通知もしくはWebサイト上で確認できますので、必要に応じてメールチェックや担当者へのアドバイスも実施できます。余裕のある対応環境を構築し、「スタッフごとに対応品質の差が出る」という課題の解決にも繋がるでしょう。

5. まとめ

インターネットの普及により、コールセンターにおけるメール対応の重要度は高まりつつあります。メール対応だからこそ、初動対応が遅れたり、漏れたりといった問題が発生する可能性があるため、現状の課題を理解して対策を立てることが大切です。

ワイドテックの「急コール」は、特定のメールを受信すると担当者に自動で電話通知を行うクラウドサービスです。担当者は電話のボタンプッシュで対応可否を回答し、早急にそのメールへの対応に着手することができます。また、対応可能な担当者が決まった際には管理者にメールが送られ、管理者も必要なときに対応状況を確認することが可能です。これらの機能により、メール対応の遅れや抜け漏れなどのケアレスミスを防げるでしょう。

「急コール」をコールセンター業務に取り入れることで、メール対応の時間短縮やミスの削減など、スムーズなメール対応、質の高いメール対応に繋がります。メール対応に関する課題でお悩みの方は、ぜひワイドテックの「急コール」の導入をご検討ください。

現場や管理室での設備監視に不便さを感じている方は多いでしょう。従来の設備監視が抱える課題を解決する方法として、近年では「遠隔監視」が注目されています。

この記事では、遠隔監視の基礎知識からできること・メリット、遠隔監視システムを選ぶポイントまで幅広くお伝えします。設備監視の業務改善を実現したい方は、ぜひ参考にしてください。

1. 設備の遠隔監視とは

遠隔監視とは、遠隔地から設備の監視を可能にする仕組みのことです。センサーやカメラで収集した設備の情報を、インターネット経由でパソコンやスマートフォンから閲覧して監視する仕組みとなっています。

従来の設備監視といえば、担当者による目視点検、あるいは有線を用いたオンライン監視が主流でした。目視点検では担当者が現場へ行く手間が発生するほか、設備点検時に怪我のリスクがあります。また、有線によるオンライン監視も、社内ネットワークにアクセス可能な管理室などに担当者が常駐する必要があります。

このような設備監視では、場所・時間的な制約が大きく、担当者の負担も増大してしまいます。こうした課題をIoT（モノのインターネット）などの技術により解決するのが、遠隔監視です。

遠隔監視は、現場や管理室などに担当者がいる必要はなく、場所・時間を問わず監視できるため、効率的な設備監視が可能です。また、設備点検時に危険を伴う作業や、内部にアクセスしにくい設備の監視においても有効となります。企業活動に必要な設備や施設を管理する「ファシリティマネジメント」の一環としても、遠隔監視の重要性は高まっています。

2. 遠隔監視でできることとメリット

遠隔監視でできることは、主に次の3つです。

遠隔監視は、従来の設備監視と比べて監視業務を大幅に効率化でき、担当者の負担を減らせるのが大きなメリットといえます。以下では、遠隔監視でできることについて順番に解説します。

設備の稼働状況の確認

遠隔監視によって、遠隔地から設備の稼働状況を確認できます。従来は設備の稼働状況を把握するために、現場や社内の管理室などに担当者が常駐することが必要でした。

一方で、遠隔監視の場合は、センサーやカメラから収集した設備情報をどこでも見れるため、管理室に担当者が常駐する必要がありません。さらに、担当者が複数いる場合でも、各自のパソコンやスマートフォンから設備情報にアクセスできるため、効率的な情報共有が可能です。

現場やオフィスなどに捉われない監視業務を実現することで、リモートワークの促進にもつながります。結果として、担当者の負担軽減だけでなく生産性向上も期待できます。

データの収集・分析

遠隔監視は、効率的なデータの収集・分析を可能にします。複数の工場を持つ企業の場合、従来の設備監視では工場ごとに設備データを収集する必要があります。この場合、データを管理・分析する担当者を工場ごとに配置しなければなりません。また、全工場のデータを集約する際に、メールなどで情報共有することになるため手間がかかります。

その点、遠隔監視であれば各工場の設備データを無線通信で1か所に集約し、「設備監視システム」で一元管理できます。さらに、設備監視システムに搭載されたデータ分析機能を用いることで、従来よりも多くの知見を得ることが可能です。

例えば設備ごとの稼働実績を可視化・分析することで、ボトルネックとなっている工程を発見できます。遠隔監視は、工場におけるデータ活用基盤を強固にすることで生産ラインの最適化につながるのです。

異常の早期検知

遠隔監視を導入することで、設備の異常を早期検知することが可能です。担当者による目視での点検では、設備の異常を見逃すリスクがあります。また、有線によるオンライン監視でも担当者が管理室から離れていれば、異常の発見が遅れるでしょう。異常の発見が遅れることで生産ラインが停止する可能性があるため、企業にとって甚大な損失となりかねません。

一方で、遠隔監視の場合は、各工場・各設備の稼働状況を集約しリアルタイムに監視できます。あらゆる設備の挙動を可視化して稼働状況を把握できるため、異常があった場合でも迅速に検知できるのです。さらに、検出した異常は、メールなどで直ちに関係者へ情報共有されることから、故障した設備の修理などの早期対応が可能となります。

また、遠隔監視であれば、夜間に起きた異常でも素早く検知・対応できます。そのため、異常が起きにくい夜間の現場に担当者を配置する必要がなくなることから、大幅な人件費削減につながるでしょう。

3. 設備の遠隔監視システムを選ぶときのポイント

企業が遠隔監視システムを導入する場合、適切なシステムを選ぶことが大切です。遠隔監視システムを選ぶ際は、以下の4つのポイントを押さえておきましょう。

ここでは、各ポイントについて順番に解説します。

どんなデータを集めたいか

遠隔監視システムを選ぶ場合は、具体的にどのデータを集める必要があるのかを明確にしましょう。理由としては、どのようなデータを扱うのかによって個々のデータサイズや全体的なデータ量が異なり、それに伴って運用コストが変動するためです。

例えばシステムの稼働ログを監視・収集だけ行うのであれば、データ量が少なくコストを抑えやすいでしょう。一方で、画像・映像データを収集する場合はそもそものデータサイズが大きいため、運用コストが上がるほか、センサーやカメラの設置などに対するイニシャルコストが発生します。

そのため、設備ごとに収集すべきデータを明確にすることで、コストを最適化することが可能なのです。自社の必要なデータを選りすぐった上で、適正なコストで収集できる遠隔監視システムを選びましょう。

システムが現在の設備に対応しているか

自社で使用している設備に対応した遠隔監視システムであるかどうかについても、遠隔監視システムを選ぶ際に重要なポイントです。

設備からデータを収集する際には、無線通信を行うことになります。しかし、設備の通信規格が古かったり、独自の通信規格を採用したりしている場合など、遠隔監視システムによっては無線通信が行えない事態になりかねません。このような事態を防ぐためには、遠隔監視システム導入前に必ず対応している設備を確認することが大切です。

とはいえ、遠隔監視システムによってデータを一元管理したい場合、データ収集の対象となる設備全てが遠隔監視システムに対応している必要があります。それゆえに、対応している設備に買い替えたり、ハードウェア・ソフトウェアの追加導入が必要になったりとコストが増大する可能性があるため注意しましょう。

費用はいくらかかるか

遠隔監視システムの導入・運用には、さまざまなコストが発生します。コストは企業の導入条件によって大きく変動するため、明確な費用をホームページなどで記載していない製品も少なくありません。まずは、見積依頼や問い合わせにより費用をしっかり確認しましょう。

遠隔監視システムにかかる主な費用は、下記の4つです。

製品によって料金体系は異なりますが、遠隔監視システムのソフトウェア自体に導入コストが発生する場合が多いです。また、IoT端末を設備に取り付ける際にも導入コストが発生するとともに、導入後にもIoT端末1台ごとに利用コストが生じる場合があります。IoT端末のスペックや数量によって、こうしたコストは変動するでしょう。

さらに、日々のデータ通信にもコストがかかります。利用量に応じて料金が決まる「従量課金制」の場合は、データ通信量が増えるほど通信コストも増大します。製品や利用プランによっては、定額の場合もあるでしょう。

収集したデータを管理するためには、サーバーも必要です。オンプレミス型システムの場合には、サーバー設置の初期費用がかかります。クラウド型システムであればサービス提供者のサーバーを利用できますが、利用料金にはサーバー代が含まれるのが一般的です。

セキュリティは安全か

遠隔地から設備データにアクセスする際は、サーバー・個人端末間のデータ通信が発生します。インターネットを経由することになるため、データの盗聴や改ざんといったセキュリティ面のリスクが避けられません。

万が一にもデータが流出するようなことがあれば、企業にとって甚大な損失が生じます。このような事態を防ぐためにも、セキュリティ性の高い遠隔監視システムを選ぶことが大切です。SSL通信などによりデータを暗号化できるか、セキュアな通信規格を利用できるかなどを導入前にチェックしましょう。

4. 急コールがおすすめの理由

遠隔監視システムを相応な費用で導入したものの、いざ異常が発生したときに素早く対応できなければ、生産ラインの停止による甚大な損失が生じる可能生があります。とはいえ、遠隔監視システムの中には、異常検知時にメールでの連絡しか行われない製品も少なくありません。メールは担当者の確認が遅れる可能性があるほか、業務連絡に紛れて見逃してしまうリスクがあります。

このような事態を防ぐための有力な手段となるのが、ワイドテック社が提供している「急コール」の導入です。急コールとは、大事なメールを電話でお知らせするクラウドサービスのことです。特定のメールをスピーディーに抽出し関係者へ電話で通知してくれるため、メールの見逃しを防げるとともに、異常に対して迅速な対応が可能となります。

そのため、急コールを遠隔監視システムと併用すれば、異常検知から担当者への通知受け取りまでのフローを限りなく最短化できるのです。また、優先順位をもとに電話をかける「順次架電」と、複数の担当者へ一斉に電話をかける　「一斉架電」が選べますので、適切な担当者へ確実に知らせることができ、遠隔監視システムの補完機能に有効な、急コールの導入がおすすめです。

5. まとめ

遠隔監視とは、遠隔地から設備の監視を可能にする仕組みのことです。インターネットを経由して自宅などから設備の稼働状況を確認できるため、担当者の負担軽減につながります。また、リアルタイムで設備の異常を検知することも可能です。

遠隔監視システムにより「予知保全」を実現するためには、異常を人に素早く伝える仕組みが必要となります。それを実現させるためには、異常検知メールを受けて関係者へ自動で電話をかける「急コール」の導入がおすすめです。遠隔監視システム導入と急コールの併用により、大規模な業務改善を図れるとともに、大幅な人件費の削減が可能になります、ぜひ急コールの導入をご検討ください。

自動電話通報は、特定のメール着信を自動的に電話通報で知らせてくれるもので、夜間のトラブルや顧客対応などのシーンで活用されています。人による対応が必要であった電話連絡の業務に導入すれば、スピードアップや効率化とともに、人件費の負担を軽減することにも繋がるでしょう。

この記事では、自動電話通報の概要やメリット、活用事例について紹介します。併せて、メール見落としのリスクに対応できる自動電話通報サービス「急コール」の特徴も詳しく解説いたします。
ぜひ参考にしてみてください。

1. 自動電話通報とは

自動電話通報は、指定されたメールの受信時に自動的に電話で通知を行うシステムです。これにより、重要なメールを見逃すことなく、迅速に対応することが可能になります。

自動電話通報は、通信技術と自動化の進化により実現されており、その具体的な動作と利点について詳しく見ていきましょう。

自動電話通報の仕組み

自動電話通報の仕組みは、事前に設定された条件に基づいて自動的に電話がかかるようなシステムです。このシステムは、迅速かつ正確に情報を伝達するために設計されています。手動での連絡が不要なため、時間と手間を大幅に削減できます。

例えば、サーバーの異常を検知した際に、運営担当者へ自動で電話がかかり、即対応が可能です。また、災害時に特定の緊急連絡先に自動で通報することもできます。このような自動電話通報の導入により、タイムリーかつ効率的に情報伝達が行われ、業務の効率化が図れます。

自動電話通報の使われ方

自動電話通報の多くは、緊急時の対応の迅速化と省力化を目的に使われます。

例えば、システム障害が発生した際には、設定された条件に応じて自動的に障害通知が行われ、運用担当者が迅速に対応できます。これにより、システムダウンの時間を最短に抑えることが可能です。深夜に発生する問題に対しても24時間365日対応可能な体制を構築できます。

また、自動電話通報は、メールやSMSの連絡手段と連携させることも一般的です。特に、重要な通知を見逃さないよう、複数の連絡手段を組み合わせることで、確実な情報伝達が行われます。

電話対応のDX化が実現

電話対応のデジタルトランスフォーメーション（DX）にも、自動電話通用を活用することができます。

例えば、自動電話通報サービスを導入することで人件費やヒューマンエラーの削減が可能となり、業務効率を向上させることができます。企業にとってのコスト削減へも繋がるでしょう。さらに、顧客からの問い合わせに迅速かつ的確に対応することができれば、顧客満足度の向上も見込めます。DX化により、企業はより効率的かつ効果的な電話対応を実現し、競争力を高めることができます。

2. 自動電話通報のメリット

自動電話通報システムは、現代のビジネス環境で非常に有効なツールです。さまざまなメリットがあり、企業の業務効率を大幅に向上させることができます。ここでは、自動電話通報システムの主なメリット

について、それぞれ具体的にどのような利点をもたらすかを説明していきます。

対応時間が早くなる

自動電話通報によって自動化されたシステムは、手動操作による遅延を防ぎ、即座に情報を伝達できるため、対応時間が飛躍的に向上します。

例えば、緊急時に自動電話通報システムが作動することで、瞬時に関係者全員に通知が行き渡り、迅速な対応や情報共有が可能になります。これは災害時やシステム障害発生時において、問題の早期解決に大いに貢献します。

また、コールセンターやデータセンターが24時間体制で稼働している場合でも、迅速な対応が必要となるシチュエーションにおいて、自動化された通報システムの活用は、人手による対応の必要が減り、コスト削減や運用効率の向上が期待できます。

さらに、特定のメール受信に対して自動電話通報を設定することで、重要な情報を見落とすリスクも軽減されます。例えば、サーバー障害やネットワーク機器の異常を即時に通知することで、問題発生時の初動対応がより迅速に行えるようになります。こうした機能は、企業のシステム運用や保守においても非常に重要な役割を果たします。

省人化によるコスト削減

自動電話通報システムによる自動化は、人的リソースの削減につながります。
24時間対応が求められるカスタマーサポートセンターでは、夜間のシフト要員を減らすことができ、給与やその他労務費を節約できます。自動電話通報システムの導入は人件費の削減に大きく寄与し、企業のコスト効率を向上させます。しかも、深夜や休日など、人手が足りない時間帯でも対応が可能となるため、顧客対応の質を落とさずに業務を継続することができます。

さらに、

総じて、自動電話通報システムは、業務の効率化とコスト削減を同時に実現する強力なツールです。省人化によるコスト削減効果は、企業の競争力を高め、持続可能な成長を支援します。このようなシステムの導入は、今後さらに多くの企業で重要な経営戦略の一環として推進されるでしょう。

メールの見落とし予防

重要なメールの見落とし防止にも、自動電話通報システムが効果的です。
具体的な例として、取引先からの緊急のメール通知がある場合に、自動電話通報システムを通じて担当者へ直接電話がかかってくる仕組みがあります。これにより、受信漏れを心配することなく、迅速に対応することが可能となります。

この自動電話通報システムは、既存のメールシステムと簡単に連携できるものが多く、柔軟な運用が実現します。

3. 自動電話通報の活用事例

ここでは、実際に自動電話通報サービスの活用事例を紹介します。今回紹介する活用事例は以下の3つです。

上記の項目からも、幅広い産業で自動電話通報サービスが活用されていることが見受けられます。まず1つ目の活用事例「在宅にシフトしたコールセンター」から見ていきましょう。

在宅にシフトしたコールセンター

さまざまな職種でコールセンターも含め、夜間のバックヤード業務の無人化を進めています。その際には、RPA（Robotic Process Automation）といわれる、人が担っていた業務をルールエンジンやAIが代行し、自動化することが一般的です。

この無人化の懸念点は、サーバーエラー時に発見が遅れやすいため、迅速に対応できない点が挙げられます。そこで自動電話通報サービスを導入することで、夜間にサーバーエラーなどが発生した場合も、速やかに担当者へ電話で連絡ができる仕組みを構築できます。それゆえに、夜間に掛かる人的コストの削減にも繋がります

どこよりも早く対応！ポータルサイト運営

不動産取引業のポータルサイトで自動電話通報サービスを活用することで、他社よりも早く対応することが可能です。

不動産ポータルサイトには、基本的に「一括査定機能」と呼ばれるものが備わっており、お客様は複数の不動産会社に対して、問い合わせメールを一斉に送信できます。その仕組みに自動電話通報サービスを導入することにより、そのお客様からの問い合わせメールに対して、競合他社よりも迅速に対応できるようになります。

大手の不動産会社の中には、メール画面の前に専門オペレーターが常に待機して、すぐに折り返し連絡できる体制を取っている会社も少なくありません。しかし、小規模の企業ではそのような体制を実現することが難しいものですが、自動電話通報サービスを導入することで、余分な人件費や工数を割くことなく、迅速に対応できる体制を整えることが可能になります。

動物の危機を察知し損失を防ぐ

畜産業において、出荷間際になると牛の体が大きくなることから、自力で立ち上がることができない「起立困難状態」に陥ってしまう牛がいます。「起立困難状態」が長引くと牛は窒息死してしまうため、出荷することで得られるはずの利益がなくなるばかりか、飼育に掛けた餌代や人件費も無駄になってしまいます。

牛の採食や起立、歩行状態などをセンサーで観察できるIoTシステムと自動電話通報サービスを併用することで、起立困難アラートメールを自動電話通報サービスが読み取り、迅速に電話で連絡してくれるシームレスなシステムを構築できます。

4. 自動電話通報システムの導入について

現代のビジネス環境では、迅速な情報共有と効率的な運用が求められており、自動電話通報システムの導入は、企業や組織にとって多大な利点をもたらします。

迅速な情報共有と運用効率の向上がメリット

自動電話通報システムの導入により、迅速な情報共有と運用効率の向上が実現します。

例えば、企業や組織において非常時にシステムが自動的に関連部署へ電話通知することで、必要な対応がすぐに開始されます。これにより、短縮された対応時間が損害を最小限に抑え、迅速に問題を解決する手助けとなります。また、企業の業務プロセスが自動化されることで、人手不足の問題も解消でき、リソースの効率的な利用が可能となります。オフィスから遠隔地まで一元管理ができ、どこからでも同じ対応が可能となります。

自動電話通報システムの導入により、各プロジェクトや業務フローが自動化され、確認作業や手動の連絡手段にかかる時間と手間を大幅に削減できます。これにより、管理者や担当者は重要な業務に集中でき、全体的な生産性の向上に寄与します。特に緊急時には、システムが摩擦なく情報を伝達できるため、ミスや遅延が発生しにくくなるのです。

導入前の準備に必要なプラットフォーム選択

自動電話通報システムを選択する際には、自社のニーズに合わせたステークホルダーの要件とコスト、セキュリティのバランスを慎重に評価することが重要です。各々のシステムの利点と課題を理解し、特定の事例や利用目的によって最適な解決策を見つけることで、業務の効率化や迅速な対応が期待できます。

クラウドベースとオンプレミスのシステムについて、それぞれの強みが異なることをご紹介します。

クラウドベース

クラウドベースのシステムは、インターネット経由でシステムにアクセスできるため、初期投資が比較的少なくスケーラビリティに優れています。これにより、企業は必要に応じてリソースを迅速に拡張できるため、リモートワークのような柔軟な労働環境にも適しています。

コストについては初期費用の負担が軽い反面、月額利用料などのランニングコストがかかる点に注意が必要です。

また、クラウドサービスプロバイダーがデータのセキュリティやバックアップを担当するため、運用管理が簡便な点はメリットです。

オンプレミス

オンプレミスシステムは自組織内で管理することが前提となっているため、高いセキュリティとカスタマイズ性を提供します。例えば、金融機関や政府機関など、高いデータ保護が求められる業界で多く使用される傾向にあります。

ですが、オンプレミスシステムは初期コストが高く、システムの運用や保守における負担が大きくなります。担当者はネットワーク機器やサーバーの管理も行う必要があるため、専門知識が求められることが多くあります。

5. 自動電話通報サービス「急コール」

ここからは、自動電話通報サービス「急コール」の特徴や導入事例について紹介します。「急コール」の大きな特徴は、メールの有無を1分間隔で確認してくれるとともに、既定のキーワードが含まれていた場合、メールを受信してから最短15秒で担当者へ自動的に電話連絡してくれることです。担当者の回答はボタンプッシュで簡単にできるため、スピード感のある対応へと繋がります。

急コールの概要

自動電話通報サービス「急コール」は、企業や個人が重要なメールを見落とすことなく対応できるように設計された革新的なツールです。このサービスの基本機能を理解することで、業務の効率化や迅速な対応が可能となります。

急コールの主要な機能の一つは、特定のメールを受信した際に特定の電話番号に自動で通報する機能です。例えば、データセンターやコールセンター運用中に緊急のメールを受け取った場合でも、即座にメールの受信を電話で通知されることで迅速な対応が可能になります。この機能によって対応の迅速化が図れるだけではなく、メールの見落としによる重要な問題発生を未然に防ぐことができます。

柔軟な設定

さらに、急コールの利用者は、通報先の電話番号や通知方法を柔軟に設定することができる点が大きな特徴です。ユーザーは、特定の条件に応じて通知方法を設定し、複数の連絡先を登録することが可能です。これにより、24時間365日の体制で緊急対応が求められる現場でも、確実な連絡が取れるようになります。

クラウドのため導入が簡単

また、急コールはクラウドベースのサービスとして提供されているため、専用のハードウェアやソフトウェアのインストールが不要です。このため、初期導入の手間を大幅に軽減し、運用開始までの時間を最短に抑えることができます。さらに、クラウドサービスの特性を活かし、常に最新の機能やセキュリティ対策が適用されるため、安心して利用できます。

例えば、緊急事態が発生した際に対応可能なスタッフが深夜に自宅で待機している状況でも、急コールを利用することで即座に電話通知を受け取り、迅速に対応が可能になります。これにより、企業の信頼性を保ち、顧客満足度を高めることができます。

急コールの機能を最大限に活用することで、企業や個人は業務の効率化を図り、重要な通知を見逃さず、迅速かつ的確な対応を実現できます。このように、自動電話通報サービス「急コール」の導入は、現代のビジネス環境において不可欠なソリューションとなり得るのです。

利用方法

「急コール」を利用するにあたり、事前にサーバーを用意したり、専用の設備を導入したりする必要はありません。「急コール」お問い合わせフォームから、必要事項を入力しお申し込みいただくと、お客様アカウント用の「お客様ID」「パスワード」「ログイン画面URL」と併せて、1架電パターンが提供されます。ログイン画面では、上記のIDやパスワードを使ってログインします。その後、受信メールの解析用キーワード、担当者リストの電話番号などを設定すれば運用が開始できます。

まずは無料のデモ環境を2週間お試しいただき、急コールの機能や使い勝手についてぜひご確認ください。

お申し込みや詳細はこちらからご確認ください：「急コール」導入フロー

導入事例

出版物、レンタル物品など幅広い分野の物流事業を手掛ける株式会社学研ロジスティクス様では、夜間のバックヤード業務の無人化を図るため、エラーメールの見落としに対する課題を解決する必要がありました。従来は、常にスタッフがいたため、サーバーエラーなどが発生しても気づくことが可能でした。しかし、自動化に伴い導入したRPAでは、エラーメールによる通知はしてくれますが、人間側のチェック次第で見落としてしまう恐れもあります。

そこで複数の自動電話通報サービスを検討したところ、導入が簡単で、かつ負担が少ない「急コール」が選ばれました。サーバーエラーの発生頻度は少ないものの、対応の遅れは大きな損害をもたらしますが「急コール」の導入によってエラーメールの見逃しを防ぐことができました。今後の展開としては、夜間のサポートツールだけではなく、日中の入出庫管理のエラーメールなどにも「急コール」を活用したいとのことです。
事例の詳細はこちら：「急コール」の強力バックアップでRPA業務が“100％”に近づく

6. 自動電話とアラートシステムの未来と進化

自動電話とアラートシステムは、現代のビジネスや生活の中で重要な役割を果たしています。これらの技術は、今後どのように進化し、未来にどんな影響を与えるのでしょうか。

AIと自然言語処理の統合の可能性

AIと自然言語処理（NLP）の統合は、今日の技術革新の中で欠かせない要素となっており、さまざまな分野で革命的な変化をもたらしています。自然言語処理は、人間が日常的に用いる言葉を理解し、処理する技術であり、これがAIと統合されることで高度な情報解析や自動化が実現されます。

例えば、カスタマーサポートでは、自然言語処理を用いたAIチャットボットが顧客の質問に迅速かつ正確に応答し、人間のオペレーターの負担を大幅に軽減することができます。これにより、24時間対応が可能となり、顧客満足度の向上に寄与します。また、AIの学習能力により、時間が経つにつれて応答の精度も向上し、よりパーソナライズされたサポートを提供することができます。

さらに、AIと自然言語処理の統合は、自動化技術の進化を牽引し、多くの業界において労力の節減と効率化をもたらします。医療分野では、患者の症状を迅速に解析し、適切な医療アドバイスを提供したり、金融業界では、不正取引の検知や投資アドバイスの自動化が進められています。

AIと自然言語処理の統合は、単なる技術革新に留まらず、日常業務の中での適用も拡大し続けており、これにより多くの分野での業務効率が向上し、新たな価値が創出されています。この技術の進化は、上述の分野や用途に限らず、自動電話やアラートシステムにさらなる進展と利便性の向上が期待されています。

物理セキュリティシステムとの統合展望

自動電話通報システムは、カメラやドア、窓のセンサーといった物理セキュリティシステムと統合することで、さらなる効果を発揮する可能性があります。

例えば、ドアや窓のセンサーが侵入者を検出した場合、自動的に管理者やセキュリティサービスに即座に通知が行われます。これにより、侵入者に対する初動対応がスムーズに行われ、大きな事故や損害を未然に防ぐことが可能となります。また、このようなシステムは24時間365日稼働し、人手による監視の負担を大幅に軽減することができます。

実際の運用例を挙げると、夜間や週末のビル管理において、物理セキュリティシステムのアラームが作動した場合、自動電話通報システムが管理者に緊急通知を行い、速やかに現場確認を促します。これにより、迅速かつ適切な対応が可能となり、安全性が確保されます。

今後ますます需要が高まるであろうこのシステムは、さまざまな場面でのリスク管理において重要な役割を果たすでしょう。

7. まとめ

自動電話通報サービスは、アラートメールにキーワードを指定することで、自動的に架電してくれるサービスです。導入すれば、省人化によるコスト削減や、メールの見落とし予防など多くのメリットがあります。既存のアラートメール通知システムと組み合わせれば、活用できる分野はさらに大きく広がるでしょう。

連絡情報解析＆通知システムの「急コール」は、「架電パターン設定機能」や「発信情報設定機能」などの機能を持ち、簡単に利用が開始できます。また、メールを受信してから最短15秒で、登録済みの担当者へ正確に架電してくれるため、スピード感のある対応はもちろん、トラブル対応の品質向上などの効果も期待できます。自動電話通報サービスに興味を持っているという方は、ぜひ「急コール」の導入をご検討ください。

日々の業務に追われるあまり、メールの見落としで悩んでいる方も多いのではないでしょうか。特に、入社したばかりの会社であれば優先すべき業務が山積みで、ついついメールの確認を後回しにしてしまいがちです。メール見落としを防ぐためには、メールフォルダーの工夫や見落とし対策ができるツールの活用などが不可欠です。

そこで今回は、メールを見落とす原因やトラブル事例の紹介と併せて、メールの見落とし対策についても解説します。さらに、おすすめの防止対策ツールも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

1. メールを見落としたことで発生したトラブル事例

ここからは、メールを見落としたことで発生したトラブルについて以下の3つの事例を紹介します。

まずは、1つ目のトラブル事例を確認していきましょう。

システムダウン！真夜中のサーバー監視業務でトラブル

自社の提供しているサービスが24時間対応の場合、深夜にトラブルが発生することもあります。その際には、メールでエラーが発生している旨を自動的に通達されるように設定されています。しかしこの事例では、システムのサーバー監視中にエラーが発生した際の通知メールに気づかずに、対応が遅れてしまいました。

システムダウンなどのエラーは年に数回と頻度自体は低いものの、仮にエラー状態のまま翌朝を迎えてしまうと、夜間のデータ転送作業が止まるなど甚大な損害をもたらしてしまいます。

メールの見落としでまさかの失注！

ポータルサイト経由でお客さまから見積り依頼や問い合わせが来るシステムの場合、競合他社よりも迅速に連絡対応することが重要です。この事例では、お客さまからメールを受信したまま1時間近く気づかず、結果的に問い合わせ案件は失注してしまいました。
また、重要メールの見落としから既存のお客様の信頼を失ったり、場合によっては取引自体が中止になってしまったりする場合もあります。

一般的に、初動が早いほど商談に持ち込める傾向にあるため、メール受信に気づかないことは企業にとって大きな損失に繋がることもあります。

社内評価ダウン！あのメールさえ見ていれば…

顧客のメールだけではなく、会社内でも日々多くのメールがやり取りされています。上司にとってみれば、メールは「見て当たり前」のものであるため、部下がメールを見落としてしまうことは、職務に対する怠慢と取られても仕方ありません。

社内評価が下がるだけではなく、優先されるべきだった業務がスケジュールを圧迫してくる可能性もあります。メール確認を後回しにせず、迅速に処理していくことが重要です。

2. メールを見落とす原因

万が一、メールを見落としてしまうと以下の事態を招く恐れがあります。

これらのトラブルの原因にもなってしまうメールの見落としは、なぜ発生するのでしょうか。この項目では、メール見落としの原因となる以下3つの内容について紹介します。

例えば、「確認・返信の時間を確保していない」や「後回しにしてしまう」という項目は、メールチェックを不要にすることで見落としが解消できるでしょう。また、「メールが多く整理できていない」という項目に関しては、フィルタリング機能の活用で解決へと導くことができます。

また、これらの原因を解消するために、メール見落としを防ぐツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。適切なツール選定を行うためにも、3つの原因について詳しく見ていきましょう。

確認・返信の時間を確保していない

1日の業務スケジュールの中に、メールの確認・返信に要する時間を確保していないと、未読のメールは溜まる一方です。その膨大なメールを短時間で一気に確認しようとすると、重要度の高いメールを見逃す可能性も高まりやすくなります。

改善するには、メールの確認・返信の時間を決まったルーティーンで確保すると良いでしょう。例えば、1日の始業と終業の30分間だけメール確認をするなど、メールの確認・返信に充てられるようにスケジュールを組んでおくことで、毎日の習慣になります。

メールが多く整理できていない

受信するメールの数が多い場合に、フォルダー分けなどをしていないケースもメール見落としの原因になります。優先度の高い顧客や上司からの大事なメールが、営業メールやメールマガジンの中に埋もれ、見落としてしまう恐れがあるためです。

メールを整理するために、まずはフォルダーの振り分けを行いましょう。フリーメールでも自動的にフォルダー分けができる機能が基本的にありますので、設定だけすれば後は自動でやってくれます。これにより、優先度の高いメールがフォルダーで一目瞭然に分かることに加えて、大事なメールを探し出す手間も省けます。また、目を通す必要のないメールマガジンは配信停止の手続きを行うこともおすすめです。

後回しにしてしまう

メールを確認する時間を確保しても、返信を後回しにすると、返信自体を忘れてしまうこともあるため注意が必要です。そのため、忙しい時間帯であってもメールを確認次第、可能な限りすぐに返信するように心がけましょう。

特に複数の案件をやり取りしている場合やマルチタスクをしている場合、メールをチーム全体で管理している場合などに返信を忘れやすくなります。対応が済んだらきちんと「返信対応済み」のフォルダーへ移動させるなどして、管理することが重要です。万が一、顧客に二重対応のメールを送信してしまうと、会社の信用問題へと発展する恐れもあります。

3. メールを見落としてしまった場合には、電話やメールで謝罪の連絡を

万が一、メールの見落としが発生した場合、できる限り迅速に謝罪することが大切です。誠意を持ってスピード感のある対応をすれば、顧客が自社に対してマイナスな印象を抱くことを最小限にできるでしょう。以下では、メールの見落としがあった際の、お詫び文例を紹介します。

場合によっては、メールを送信する前に、お詫びの電話を入れておいた方が良いでしょう。メールと電話で併せてお詫びの気持ちを伝えることで、相手の印象が変わることを期待できます。

4. メールの見落とし防止対策

メールの見落としに対する防止対策には、以下3つの項目が挙げられます。

返信テンプレートの作成や、ツールの活用など、すぐに実践できる内容ばかりです。ここでは、この3つの項目の具体的な内容を見ていきましょう。

対応状況に応じてフラグ付け・ラベル分けをする

未読・既読などメールの対応状況や重要度に応じて、フラグ付け、色ラベルによる分類を行うと良いでしょう。目で見てはっきりとメールの性質が把握できるため、業務の効率化へと繋がります。

代表的なメールサービスとして、GmailとOutlookの色ラベルやフラグ付けなどを紹介します。例えばGmailでは、「その他アイコン」から「ラベルの色」を選択すれば、色ラベルのカラーを自分で設定可能です。一方、Outlookでは、カテゴリーの項目からグループ別に色を選べます。

また、Outlookではカテゴリー項目の横にフラグ付けの項目もあるため、必要に応じてチェックを入れられます。Gmailはフラグの代わりに、重要なメールに対しては重要マークを2種類から選べるため、活用すればメールチェックを簡素化できるでしょう。

フォルダー分けをする

送信元に応じてフォルダー分けしておくことで、大事なメールが埋もれる可能性を減らせます。GmailとOutlookを例に、メールフォルダーの作成方法についてそれぞれ紹介します。（※2022年3月時点の情報です）

ツールを活用する

上記で紹介した2つの方法以外にも、大事なメールを受信した際に、アラートを掛けてくれる便利なツールもあります。特に、メールアカウントをチームで管理しているような場合、膨大な数のメールを受信するため、その効果が大いに期待できます。次の項目で、メール見落とし対策として抜群の効果を発揮するツールの内容を詳しく見てみましょう。

5. 「急コール」を利用したメール見落とし対策

ここからは、メールの見落とし防止に効果的な「急コール」を活用した対策を、具体的に紹介します。「急コール」は、メールの有無を1分間隔でチェックし、メールの件名と本文を解析して特定のメールを抽出後、担当者に対して自動的に電話連絡してくれるシステムです。「急コール」を活用したメリットには、以下3つが挙げられます。

このように「急コール」を導入するメリットは豊富にあります。まずは1つ目の項目から見ていきましょう。。

緊急メールにおける連絡対応の「自動化」で「素早い認知」が可能

「急コール」を活用する大きな利点に、メールを自動でフィルタリングする点、担当者へ自動的に電話連絡してくれる点があります。架電パターンは最大5個設定可能で、電話番号は最大20個まで登録できます。自動化することによって電話対応する人件費も最小限に抑えられるとともに、タスクが多く忙しい場合でも対応せずに済むため、ヒューマンエラーも防ぐことが可能です。

また、登録した電話番号に対して最短15秒で順次電話を掛けてくれるため、トラブルによる緊急メールが来た際などにも迅速に対応ができるので安心です。また、電話番号登録のシフトは2パターンまで登録できるため、例えば日中対応と深夜対応のグループを分けたい場合も便利に使えるでしょう。

緊急メールに確実に気づき、対応結果も把握できる

電話連絡した際、担当者Aが出なければ担当者B に自動的に繋ぎなおすため、緊急時のメールでも確実に気づくことが可能です。また、架電の結果は、「処理状況送信先」に登録していた管理者のメールアドレスへ送信されます。そのため、誰が対応を行うかといった対応結果を確認できるとともに、誰でも時間を問わず状況を把握できます。メールアドレスは複数登録できるため、幅広い状況共有も可能です。

運用に合わせた設定が可能

電話の呼出時間の設定や、他に担当できる人がいない場合のリトライ設定の回数も設定できます。また、電話対応の可否は、対応可能であれば「1」、対応不可であれば「2」をプッシュするだけで良いなど、社内体制に合わせた運用を実現するために自社独自で設定ができるので、電話を受ける担当者側の負担も大幅に軽減できます。

急コールの導入事例

それでは、実際に「急コール」を取り入れて業務改善を行った事例を見ていきましょう。

BtoBtoC市場における企業向け会員制アウトソーシング事業を担われている、株式会社JTBグローバルアシスタンス様では、海外へ渡航されるお客様の安全を24時間365日サポートする受託業務を行っています。 危機やリスクといったそれらの情報の中には時差がある海外発信のものも含まれ、日々休みない情報収集が不可欠で、かつ、収集した情報の内容を迅速に把握し、危機管理方針の判断から実行といった業務を速やかに遂行するため、メール監視が必要でした。担当者はそれをアラートにして定期的にメールをチェックするのですが、見落としてしまうリスクを限りなく回避できる方法を模索していました。

そこで「急コール」を導入した結果、「メール見落としのリスクを最大限に避ける」という最も課題に感じていた点がクリアになっています。 また、導入後は以前のしくみよりも対応が迅速になり、使い勝手も良く、非常に低コストで導入が可能だった点にもご満足いただけたとのことです。

6. まとめ

メールの見落としを防ぐためには、フォルダー分けを実施してメールを整理したり、1日のスケジュールにメールを確認・返信する時間を設けたりするなどの工夫が大切です。メールの見落としが原因で案件の失注や顧客とのトラブルに発展するケースもあるため、見落としにおける対策を怠らないようにしましょう。

「急コール」を導入すれば、既定のキーワードを含むメールを抽出し、担当者に自動的に電話連絡をしてくれます。メールの見落としを防ぎ確実な対応ができるだけではなく、これまで連絡対応に割いていた人件費削減の効果も期待できるでしょう。また、Web画面上で設定・管理できるため、インターネット環境があればどこでも簡単に利用できます。メールの見落とし対策を検討しているという方は、「急コール」を導入してみてはいかがでしょうか。