「店番長」と「急コール」の連携で実現!
メール通知を見逃さない、省人化ソリューションとは?
「本部の指示が店舗に浸透せず、現場の対応にばらつきがある」
「スタッフ同士の情報伝達がスムーズではなく、ミスや作業の重複が発生している」
「人手不足によるスタッフの負担の増加」
これらの課題は、店舗運営の効率化と人材管理を難しくしており、対応策が求められています。
本コラムでは、チェーンストアの多くが抱える上記の課題を解決し、店舗運営の最適化を実現する方法について、「急コール」に実際にいただいたお問い合わせを元にご紹介します。
目次
- はじめに-「急コール」とは?
- メールによる業務指示の本部と店舗の現状
- 店舗に負担をかけずに指示を確実に伝えたい
- チェーンストア向けDXソリューション「店番長」
- 新着メールにプライオリティを付けるには?
- 「店番長」と「急コール」具体的な連携方法
- 対応可否の回答取得ができる
- 呼び出し方法が選べる
- 「店番長」と「急コール」の連携によるメリット
- まとめ
はじめに-「急コール」とは?
「急コール」は、様々なシステムから送信されるアラートメールをリアルタイムで解析し、特定の条件に該当する場合に担当者の電話へ自動的に音声通知を行うことで、メール通知を見逃さない仕組みを提供しています。
これにより、担当者は緊急事態に発せられるアラートメールや、重要な通知メールを見逃さず、素早く対応することができます。例えば、店舗の防犯アラートや設備の異常などをメール通知で受け取るだけでは対応が遅れる可能性がありますが、急コールを使えばその通知を電話でリアルタイムに受け取れるため、担当者がすぐに対応可能です。これにより、店舗運営の安全性と業務効率が向上します。
メールによる業務指示の本部と店舗の現状
今回、小売りチェーンの本部のお客様から「急コール」にご相談をいただきました。
チェーンストア向けDXソリューション「店番長」を日々活用し、店舗運営の実行力向上と効率化を推進している中でのご相談でした。
(お客様の課題)
- 各店舗に配信しているメールの気づきを早めたい
- 特に商品の取り下げなど、緊急性の高い情報を優先的に知らせたい
- 特定の緊急メールにおける対応が後手に回らないよう、対応スピードを上げたい
本部としては、どの店舗でも抜け漏れのないサービス品質を提供することが重要です。店舗間にばらつきがあると、顧客の満足度やブランドの信頼性に影響が出るため、すべての店舗で高水準のサービスを実現したいと考えています。そのため、業務指示や店舗運営に関する情報を各店舗に確実に伝え、店舗の実行力向上をサポートできることが求められます。
チェーンストアの店舗では、スタッフが顧客対応やレジ業務、商品管理など多岐にわたる業務をこなすため、常に忙しく動き回っています。そのため、なるべく定刻に指示の確認を行いますので、業務中に本部からのメール通知を受け取っても、すぐに確認する時間が取れないことも多く、緊急の指示や情報を見落とすことがあります。特に、ピークタイムや少人数での運営中は、メールの確認が後回しになりやすく、迅速な対応が難しくなることが課題となっています。
店舗に負担をかけずに指示を確実に伝えたい
店舗スタッフに過度な負担をかけることなく、現場の混雑状況や忙しさに左右されずに本部の指示を確実に伝えたいというニーズは、チェーンストアには共通しているのではないでしょうか。
顧客対応や商品管理など多岐にわたる業務をこなす現場では、余計な手間や時間を取らずにスムーズに情報が伝達されることが求められます。
「店番長」には、店舗に宛てて業務指示の新着通知や進捗状況をメールで通知できる、便利な機能があります。その機能と「急コール」を連携することで、スムーズな情報伝達による業務の効率化が期待できます。ここからは、具体的な連携方法についてご案内します。
チェーンストア向けDXソリューション「店番長」
「店番長(みせばんちょう)」は、株式会社リンコムが提供する、店舗運営の見える化と業務改善をサポートするクラウドサービスです。本部から店舗へリアルタイムで業務指示を伝達し、実行状況を管理できるため、抜け漏れのない高いサービス品質を実現できます。
「店番長」Webサイトはこちら
例えば、本部から各店舗へ「商品の陳列変更」や「プロモーション実施に関する指示」を伝えたい場合、「店番長」を使えば、簡単に業務指示を送信し、進捗状況をリアルタイムで確認することができます。さらに、指示内容に対して写真付きの報告を受け取ることもできるため、店舗ごとの対応状況や品質をすぐに把握でき、効率的な店舗管理を実現できます。
新着メールにプライオリティを付けるには?
「店番長」の店舗向けメール通知には大きく2種類あります。
- 新着メール・・・本部からの業務指示の新着ややり直し、催促など、最新の情報をリアルタイムで通知するメール
- まとめメール・・・一定期間に店舗に向けた対応すべき業務指示の進捗状況を集約して、送信されるメール
いずれのメールも、重要度の異なる指示やアラートが一度に届くため、担当者がそれらを区別するのが難しく、対応の優先順位をつけづらいという問題があります。例えば、新着メールで緊急性の高い商品の回収指示と日常的な作業指示が同じタイミングで届くと、どちらを先に対応すべきか判断しづらくなり、結果として対応の遅れや混乱が生じる可能性が高まります。
そこで「急コール」の出番です。
メールの中にあらかじめ設定した特定のキーワードが含まれている場合、そのメール受信を電話で自動的に通知することができます。これにより、担当者がメールを見逃してしまうリスクを低減し、緊急の要件にも迅速に対応することが可能になります。
「店番長」と「急コール」具体的な連携方法
連携方法はとてもシンプルです。
「急コール」の設定画面で特定のキーワードを登録するだけです。「店番長」から配信されるメールの中に、そのキーワードが含まれていれば、メールの受信を電話による通知で知ることができます。
例えば、新着メールは以下のようなフォーマットで届きます。電話通知したい用件は、タイトルの中に【緊急】などを含めるようにします。「急コール」は着信したメールを自動的に解析し、電話で通知する条件(【緊急】)を満たすと、担当者の携帯電話や固定電話にリアルタイムで音声通知を行います。
件名:2024年 10月 08日 店番長からのお知らせ
本文:
(店舗名) 様
店番長からお知らせがあります。
———————————————
□新たに開始された業務指示があります。
タイトル:【緊急】新商品展開依頼
開始 :2024/10/08 10:15
期限 :2024/10/11 17:00
登録者 :(登録者名)
◇店番長URL
(ログインURL)
———————————————
複数受信するメールの中から緊急度の高いものを自動でピックアップして通知を受け取れるため、メールの受信件数が多い店舗でも必要な情報を見逃すことなく、スタッフへの業務指示ができ、効果的に活用できるのではないでしょうか。
さらに、「急コール」は電話通知を送るだけではなく、本部や管理者宛に簡単なボタン操作で対応結果を送信することもできます。
対応可否の回答取得ができる
「急コール」の「対応可否の回答取得」とは、電話通知を受けた担当者が、その場で簡単に対応状況を管理者に報告できる機能です。通知内容を確認した担当者は、電話の音声ガイダンスに従ってボタン操作を行い、対応の意思を伝えることができます。
「店番長」を活用する店舗でこの機能を使う場合には、
1.急コールからの架電によって、緊急性の高いメールが発せられていることを知る
2.対応可否の回答を送付することによって、本部にメールを認識していることを報告する
3.その後「店番長」にて内容の確認を行い、対応完了の報告をする
このようなフローが確立されることで、本部と店舗の連携がスムーズに行われ、必要な行動を速やかに・確実に実行することができます。
呼び出し方法が選べる
さらに「急コール」には、電話通知の呼び出し方法が選べるため、より確実な対応が実現できます。
(急コールの架電方法)
- 順次架電・・・登録している電話番号へ順番に架電します
- 一斉架電(一人回答)・・・登録している全ての電話番号へ一斉に架電します(最初に繋がった1名から回答を取得)
- 一斉架電(全員回答)・・・登録している全ての電話番号へ一斉に架電します(全員から回答を取得)
特定メールの受信を知らせる電話通報を、確実に対応したい場合には「順次架電」が、対応の速さを優先したい場合には「一斉架電」がお勧めです。
「急コール」Webサイトはこちら
「店番長」と「急コール」の連携によるメリット
ご紹介したとおり、「店番長」からのメール通知を「急コール」と連携させることで、担当者がメールを見逃してしまうリスクを低減できます。つまり、重要な通知を見逃さない仕組みが構築できます。メールだけでは気づかないことが多い緊急のアラートも、音声通知により即座に把握できるため、迅速な対応も実現できます。
また、メール通知を電話で自動的に伝えることで、店舗スタッフがメール確認に費やす時間を削減し、現場の業務負担を軽減できます。スタッフの効率的な業務遂行をサポートできるため、省人化を実現しつつ、指示の見落としや対応遅れを防ぐことができます。
さらに、対応可否の確認や進捗状況の把握が容易になることで、業務指示の実行力が向上し、高いサービス品質の維持が期待できます。これにより、従来のメール通知だけでは対応が難しかった問題を解決し、より迅速かつ正確な店舗運営が実現できます。
まとめ
「店番長」は、特にチェーンストアにおける運営の課題を解決するために設計された、非常に優れたソリューションです。本部と店舗間の指示伝達をスムーズに行い、進捗管理や状況把握が容易になるため、店舗間でばらつきのない高品質なサービスを提供できます。
特に、写真報告による現場状況の把握、進捗の可視化、データによる実行力の定量化など、店舗管理における見える化を実現し、働きやすい環境を提供する点が大きな魅力です。
加えて、「急コール」と連携をすることで、店舗運営の効率化と情報伝達の確実性をさらに向上させる大きなメリットがあります。店番長からの業務指示メールを急コールが自動で電話通知することで、緊急性の高い重要な通知をリアルタイムで把握でき、対応のスピードと実行力が向上します。また、メールの見落としを防ぎ、現場スタッフの業務負担を軽減することも可能です。結果として、全店舗で均一なサービス品質を提供し、より効果的な店舗運営の実現が期待できます。
多忙な店舗運営をサポートするツールの一つとして、「急コール」の導入もぜひご検討ください。
特定メールの受信を電話で知らせる「急コール」
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