自動電話通報は、特定のメール着信を自動的に電話通報で知らせてくれるもので、夜間のトラブルや顧客対応などのシーンで活用されています。人による対応が必要であった電話連絡の業務に導入すれば、スピードアップや効率化とともに、人件費の負担を軽減することにも繋がるでしょう。

この記事では、自動電話通報の概要やメリット、活用事例について紹介します。併せて、自動電話通報サービス「急コール」の特徴も詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。



1. 自動電話通報とは

自動電話通報サービスとは、受信したメールの中からアラートメールなどを抽出して、事前に登録していた担当者に対して自動的に電話を掛けてくれるサービスのことです。クラウド型サービスのため、インターネット環境があればどこでも利用可能で、専用機器を導入したり機器の設置スペースを新たに作る必要がありません。自動電話通報サービスは、電話通知システム、自動電話発信システムなどとも呼ばれており、多くの業種で活用されています。

自動電話通報の仕組み

自動電話通報の仕組みは、受信したメールに指定したキーワードが含まれていた場合、事前登録済みの担当者の電話番号へ、順に電話連絡してくれるというものです。音声アナウンスの案内に従って、担当者は対応可否についてボタンプッシュ操作で解答できます。

例えば、1人目の担当者が対応不可の場合は、自動的に2人目の担当者へと電話を掛けてくれることから、確実かつ迅速な対応が求められる場面でも安心です。

アラートメールを電話で知らせてくれるため、深夜のメールに気づかないまま過ごす事態も回避しやすくなります。さらに、日中や深夜などのチーム分けをした上で順次転送できるため、担当者自身の負担軽減にも繋がるでしょう。

電話対応のDX化が実現

社会全体においてDX（Digital Transformation）化が推進されている中で、これまで人間が対応することが一般的であった電話対応も、ITを用いた自動化の流れに乗りつつあります。そもそもDXとは、2004年にスウェーデンの大学教授によって提唱された概念です。その意味には「進化したデジタル技術を活用して、人々の暮らしを変革すること」という内容が含まれており、2018年には経済産業省が「DXレポート」を発表するなど、日本の社会全体がDX化の足並みを揃えつつあります。

例えば、これまで電話対応にはスタッフが必要でしたが、自動電話通報サービスを導入することでDX化を実現できます。人件費やヒューマンエラーの削減が可能となり、企業にとってのコスト削減へも繋がるでしょう。

2. 自動電話通報のメリット

自動電話通報を導入するメリットには、以下3つの項目が挙げられます。

「業務改善の課題を解決」や「省人化によるコスト削減」など、会社のパフォーマンスを向上させるメリットが多数あります。ここでは、各詳細についてひとつずつ確認していきましょう。

対応時間が早くなる

1つ目のメリットは、自動電話通報を導入することにより、業務改善の課題を解決してくれる点です。通常、アラートメールを受信しても、メールを開くまではどのような内容が記載されているか分かりません。そのため、現在取り掛かっている業務を優先してしまい、早急に対応すべきであった業務が後回しになってしまうケースも少なくないでしょう。

しかし、自動電話通報サービスであれば、指定のキーワードを含むアラートメールを受信した場合のみ電話で知らせてくれるため、メールを確認する手間が省けます。その上、対応すべき業務の優先順位を瞬時に変更でき、通報に対して迅速に対応できます。

省人化によるコスト削減

2つ目のメリットは、省人化によるコスト削減が可能な点です。緊急対応時に備えて警備スタッフを配備しているケースでは、緊急な事由がないと担当者はそのまま待機しておくことになり、その分コストが発生します。自動電話通報サービスを導入することで、その分の人件費のコスト削減が期待できます。

また、これまで3人のスタッフを配備していた中に自動電話通報サービスを導入すれば、1人のスタッフでも対応が可能です。指定キーワードに沿ったアラートメールを抽出して、担当者へ自動的に電話を掛けてくれるため、電話対応が格段に迅速化するでしょう。複数のチームを管理している場合も、電話を掛け間違えるなどのヒューマンエラーの心配がなく、電話対応の品質の向上にも繋がりやすくなります。

メールの見落とし予防

3つ目のメリットは、重要なメールの見落としを防げる点です。例えば同時多発的にシステム障害などが発生した場合、人間が対応していると、メールそのものを見逃してしまう可能性があります。しかし、自動電話通報サービスであれば、メール内容を解析後、担当者への連絡まで自動で行ってくれるため、メール見落としの心配がありません。迅速かつ確実にアラートメールに対する処理をしてくれるので、業務の効率化にも期待できます。

3. 自動電話通報の活用事例

ここでは、実際に自動電話通報サービスの活用事例を紹介します。今回紹介する活用事例は以下の3つです。

上記の項目からも、幅広い産業で自動電話通報サービスが活用されていることが見受けられます。まず1つ目の活用事例「在宅にシフトしたコールセンター」から見ていきましょう。

在宅にシフトしたコールセンター

さまざまな職種でコールセンターも含め、夜間のバックヤード業務の無人化を進めています。その際には、RPA（Robotic Process Automation）といわれる、人が担っていた業務をルールエンジンやAIが代行し、自動化することが一般的です。

この無人化の懸念点は、サーバーエラー時に発見が遅れやすいため、迅速に対応できない点が挙げられます。そこで自動電話通報サービスを導入することで、夜間にサーバーエラーなどが発生した場合も、速やかに担当者へ電話で連絡ができる仕組みを構築できます。それゆえに、夜間に掛かる人的コストの削減にも格段に繋がります

どこよりも早く対応！ポータルサイト運営

不動産取引業のポータルサイトで自動電話通報サービスを活用することで、他社よりも早く対応することが可能です。不動産ポータルサイトには、基本的に「一括査定機能」と呼ばれるものが備わっており、お客様は複数の不動産会社に対して、問い合わせメールを一斉に送信できます。その仕組みに自動電話通報サービスを導入することにより、そのお客様からの問い合わせメールに対して、競合他社よりも迅速に対応できるようになります。

大手の不動産会社の中には、メール画面の前に専門オペレーターが常に待機して、すぐに折り返し連絡できる体制を取っている会社も少なくありません。しかし、小規模の企業ではそのような体制を実現することが難しいものですが、自動電話通報サービスを導入することで、余分な人件費や工数を割くことなく、迅速に対応できる体制を整えることが可能になります。

動物の危機を察知し命を救う

畜産業において、出荷間際になると牛の体が大きくなることから、自力で立ち上がることができない「起立困難状態」に陥ってしまう牛がいます。「起立困難状態」が長引くと牛は窒息死してしまうため、出荷することで得られるはずの利益がなくなるばかりか、飼育に掛けた餌代や人件費も無駄になってしまいます。

牛の採食や起立、歩行状態などをセンサーで観察できるIoTシステムと自動電話通報サービスを併用することで、起立困難アラートメールを自動電話通報サービスが読み取り、迅速に電話で連絡してくれるシームレスなシステムを構築できます。それゆえに、深夜に「起立困難状態」が発生した場合も、すぐに牛の命を救うことが可能になります。

4. 自動電話通報サービス「急コール」

ここからは、自動電話通報サービス「急コール」の特徴や導入事例について紹介します。「急コール」の大きな特徴は、メールの有無を1分間隔で確認してくれるとともに、既定のキーワードが含まれていた場合、メールを受信してから最短15秒で担当者へ自動的に電話連絡してくれることです。担当者の回答はボタンプッシュで簡単にできるため、スピード感のある対応へと繋がります。

以下の項目では、「急コール」の機能や利用方法、導入事例を見ていきましょう。

機能

「急コール」の主な機能として、以下の4つが挙げられます。

まず「架電パターン設定機能」では、メール件名、もしくは本文に対して最大5個までのキーワード設定が可能です。もちろんメールアドレスの設定もできるため、提携先の企業を登録するなどの自社のニーズに応じて上手く活用できるでしょう。また、架電対象となる担当者名と電話番号は、2つのシフトでそれぞれ10件ずつ登録できます。

例えば、シフト1を日中、シフト2を夜間というように設定しておけば、対象のメールを受信してからすぐに電話で連絡してくれます。さらに「発信情報設定機能」では、担当者の呼出時間や、登録リスト内に担当できる者が不在だった場合のリトライ回数の設定も可能です。担当者の架電結果は、管理者にメールで通知されるため、対応状況を迅速に把握できるでしょう。

電話連絡する際の自動音声アナウンスは、対応可なら「1」のボタンプッシュ、対応不可なら「2」のボタンプッシュを促すオリジナルのアナウンスが付いています。「アナウンス名称設定機能」のオプションでは、自社独自のアナウンスを用意して設定を依頼することも可能です。

「履歴管理機能」を活用することで、メール通知だけでなくWeb画面上でも対応状況を把握できます。インターネット環境さえあれば、どこでも架電結果の履歴を一覧で確認できるため、スムーズな管理を実現できるでしょう。

利用方法

「急コール」を利用するにあたり、事前にサーバーを用意したり、専用の設備を導入したりする必要はありません。「急コール」お問い合わせフォームから、必要事項を入力しお申し込みいただくと、お客様アカウント用の「お客様ID」「パスワード」「ログイン画面URL」と併せて、1架電パターンが提供されます。ログイン画面では、上記のIDやパスワードを使ってログインします。その後、受信メールの解析用キーワード、担当者リストの電話番号などを設定すれば運用が開始できます。

まずは無料のデモ環境を2週間お試しいただき、急コールの機能ついて、自社ビジネスに活かせるベネフィットについてご確認ください。
＞お申込みや詳細はこちらからご確認ください：「急コール」導入フロー

クラウド型システムの「急コール」なら、専用のサーバー・設備を導入するためのスペースは必要ありません。デモ環境は概ね3営業日以内にご提供いたしますので、お気軽にお試しください。

導入事例

出版物、レンタル物品など幅広い分野の物流事業を手掛ける株式会社学研ロジスティクス様では、夜間のバックヤード業務の無人化を図るため、エラーメールの見落としに対する課題を解決する必要がありました。従来は、常にスタッフがいたため、サーバーエラーなどが発生しても気づくことが可能でした。しかし、自動化に伴い導入したRPAでは、エラーメールによる通知はしてくれますが、人間側のチェック次第で見落としてしまう恐れもあります。

そこで複数の自動電話通報サービスを検討したところ、導入が簡単で、かつ負担が少ない「急コール」が選ばれました。サーバーエラーの発生頻度は少ないものの、対応の遅れは大きな損害をもたらしますが「急コール」の導入によってエラーメールの見逃しを防ぐことができました。今後の展開としては、夜間のサポートツールだけではなく、日中の入出庫管理のエラーメールなどにも「急コール」を活用したいとのことです。
＞事例の詳細はこちら：「急コール」の強力バックアップでRPA業務が“100％”に近づく



5. まとめ

自動電話通報サービスは、アラートメールにキーワードを指定することで、自動的に架電してくれるサービスです。導入すれば、省人化によるコスト削減や、メールの見落とし予防など多くのメリットがあります。既存のアラートメール通知システムと組み合わせれば、活用できる分野はさらに大きく広がるでしょう。

連絡情報解析＆通知システムの「急コール」は、「架電パターン設定機能」や「発信情報設定機能」など4つの機能を持ち、簡単に利用が開始できます。また、メールを受信してから最短15秒で、登録済みの担当者へ正確に架電してくれるため、スピード感のある対応はもちろん、トラブル対応の品質向上などの効果も期待できます。自動電話通報サービスに興味を持っているという方は、ぜひ「急コール」の導入をご検討ください。