【緊急時に使える連絡手段】メール・電話のメリットをひとつにした「急コール」とは?

TOP > コラム 2020年8月3日

【緊急時に使える連絡手段】メール・電話のメリットをひとつにした「急コール」とは?

【緊急時に使える連絡手段】メール・電話のメリットをひとつにした「急コール」とは?

この記事では、緊急時における社員や関係者への迅速な連絡を可能にするクラウドサービス「急コール」についてご紹介します。

地震や台風、豪雨といった自然災害によって大規模なシステム障害が起きた場合、事業全体がストップする恐れがあります。こうした緊急時を想定し、迅速に対応するための緊急連絡手段を事前に用意しておくことは、とても重要です。しかし連絡手段によってはスピーディーに伝達できないケースも。

そんな時に活用できるのが「急コール」です。緊急時における社員や関係者への迅速な連絡を可能にします。

1. 特定のメールを電話で知らせる「急コール」

急コールは、特定のメールを受信すると担当者へ自動で音声電話をかけて通知、および担当者からのレスポンスを取得するサービスです。

電話で確実に担当者へ連絡をするので、初動対応が遅れることを防ぎます。緊急時にスピーディーかつ効率的な連絡が必要となる企業様での導入が進んでいます。情報通信、電気・ガス、エネルギー、商社、カスタマーサービス、畜産業、農業など、様々な業種で活用いただいています。

【緊急時に使える連絡手段】メール・電話のメリットをひとつにした「急コール」とは?

電話とメールのメリットを組み合わせたサービスが「急コール」ですが、一般的な緊急時の連絡手段とどのような違いがあるのでしょうか。以降に詳しくご紹介します。


2. 緊急時の連絡手段はなにがある?

緊急時は、安否確認や業務上の確認を行うため多くの人が一斉に電話をかけ、回線が混みあってつながらないケースがほとんどです。そのため、最近では「災害時に被災地への電話は控えよう」と考える人も増えています。

とはいえ、災害大国である日本は、いつ緊急事態が起きてもおかしくない状況といっても過言ではありません。そのため現在、緊急時の連絡手段として以下のような方法が設けられています。

●伝言ダイヤル171
災害などが発生し、被災地への通信がつながりづらい状態になった場合に使用ができるサービスです。「171」をダイヤルし、固定電話や携帯電話の電話番号を宛先として音声による伝言の録音・再生ができます。

●災害用伝言版web171
インターネットを利用して被災地にいる人の安否確認が行えるサービスです。緊急時、被災地域の住居者がインターネットを経由してweb171へアクセスし、電話番号をキーとして伝言情報を登録します。登録された伝言情報は、海外を含む全国から確認・追加登録できます。

●各キャリアの災害用伝言版
大手3大キャリアといわれる「NTTドコモ」「au」「ソフトバンク」でも、各社で災害用伝言板サービスを提供しています。緊急事態などで通信がつながりづらくなった際にメッセージを預かってくれ、そのメッセージを家族や友人などに届けてくれます。

●SNSのダイレクトメッセージ
緊急時は、電話よりもLINEやTwitter、FacebookといったSNSの方がつながりやすいことがあります。家族や友人といった親しい人たちへの安否確認にSNSのダイレクトメッセージを利用するケースもあります。


3. 一般的な連絡手段「電話」「メール」のメリット・デメリット

災害時の緊急連絡手段は上記の通り複数ありますが、緊急時の連絡手段としては、携帯電話や固定電話へ電話をするかメールを送るのが一般的ではないでしょうか。それぞれのメリット・デメリットをみていきましょう。

<電話>

●メリット:
携帯電話や固定電話は連絡に気づいてもらいやすく、相手からの返答をその場で受け取れるメリットがあります。

●デメリット:
電話は災害時につながりにくいのも事実。東日本大震災では、平常時の50~60倍以上の通話が集中し、非常につながりにくい状態だったといいます。

また、1対1のコミュニケーションが基本である電話の場合は「内容を一斉周知できない」「連絡網の途中で内容が変わったり、欠落したりする」といったデメリットも挙げられます。

<メール>

●メリット:
メールは、複数人に一斉周知できることが大きなメリットです。1回で送信できる内容に制限もないため、たくさんの確認事項も1通で済ませられます。

●デメリット:
緊急連絡の件数が多すぎる場合や通常のメール、メルマガや営業メールなど緊急連絡以外のメールによって緊急の情報が埋もれてしまうというデメリットがあります。また、電話帳から個人のメールアドレスを探すため、送信に手間がかかります。


4. メールと電話のメリットを組み合わせた「急コール」

電話・メールは緊急時の連絡手段としてはいずれもデメリットが存在します。しかし、ワイドテックの自動電話システム「急コール」を利用すれば、電話とメールの両方のメリットを得られます。

災害時には、社内のITシステムなどが停止する恐れがあります。社員の安全確認が済んだら、早急にシステムを復旧させる必要があります。このような場面で活躍するのが「急コール」です。

緊急対応が必要な事態が発生した際、担当者へ連絡してシステム復旧を行いますが、その際によくある「つながりにくい」「気づいてもらえない」という難点をクリアすることができます。

サーバー障害やネットワーク異常などの問題を監視システムが検知した場合、アラートを発報します。急コールは、そのメールを受信すると指定の連絡先に自動架電するクラウドサービスです。メール受信から最短10~15秒で、登録されたシステム担当者の連絡先へ自動で電話をかけます。

自動で電話をかけ担当者に通知をするので、対象者を探したり、メール送信したりするよりも格段に早いのが特徴です。災害によるシステム障害発生時の迅速な連絡を可能にします。


5. 電話回線が混線してもクラウドサービスだから安心

「急コール」はクラウドサービスなので、電話回線に障害があってもインターネット環境さえあれば問題なく稼動します。月額費用10,000円~(税別)という価格の安さに加え、社内サーバーを用意する必要もメンテナンスの手間もないため、導入コストが抑えられるという点でもメリットがあります。


6. まとめ

【緊急時に使える連絡手段】メール・電話のメリットをひとつにした「急コール」とは?

【緊急時に使える連絡手段】メール・電話のメリットをひとつにした「急コール」とは?

「急コール」は自然災害などの緊急時のみならず、ネットワークやサーバー運用保守の現場、事業所や工場などでのシステムダウン時のアラートを発端とする障害対応の連絡効率化にも利用できます。

緊急連絡手段の見直しに、ぜひ急コールの導入を検討してみてください。

「急コール」機能はこちらから

メールの見落とし対策をご検討の方はぜひ、「急コール」の機能について知ってください。
「急コール」は、ご指定のキーワードを含むメールを受信すると、事前にリスト登録した架電先担当者へ自動で架電するシステムです。機能は便利でシンプル。ぜひ詳細をご確認ください。

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